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物业档案管理制度 15 篇

物业档案管理制度 1
依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保 档案的完整和安全，特制定本制度。
一、档案工作的基本原则
档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门 管理，专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成 的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完 的文件、资料及时归档。
二、文件资料点收、整理和归档
1 、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整， 如有短缺，应立即追查归入。
2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的 .签认。
3、文件的处理手续必须完善， 如有遗漏， 应立即退回承办人。
4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合 立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。
三、档卷管理
1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现 问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
2 、做好相关的防范措施，注意保密工作。

3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐 朽工作。
4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材 料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。
四、档案调、借阅
1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查 阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。
2 、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
3 、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。 物业档案管理制度 2
为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性， 理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案管理机构及其职责
1、 公司档案工作实行二级管理， 一级管理是指公司综合办公 室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集 管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。
3、 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定， 认真细致地 做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监

督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设 等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何 个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能 归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、 函件承办后均要及时归档； 以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、 所有科室的业务活动方面的资料， 应将相关资料的复印件 报综合办公室备案。
6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合 管理部保存。
7、 在归档范围内的其他资料， 由经办人整理后连同有关资料 移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的 由各部门自行保管。
三、档案保管制度
1、 公司综合办公室设存放档案的专门档案柜， 各部门应根据 保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫

等安全条件。
2 、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类 目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4 、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的 ' 需求，掌握利用规律。
6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年 年终据此进行整理、剔除。
7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公 司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永 久保存。
8 、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
9、 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作， 方可 办理调动手续。
三、档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人 员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须 在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公

司领导批准。
3 、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、 借阅档案资料者必须妥善保管档案资料， 不得任意转借或 复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否 则，追究当事人责任。
5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告 主管部门及时处理。
6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经 理同意，必须外借的，由经理审批。
四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一 次，资料原件交综合管理部统一保存。物业档案管理制度 3
1、物业档案建立的内容
业主入伙资料
业户家庭资料
业户联系电话
包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话 ,如家 庭电话、单位电话、手机、呼机、 e-mail 地址等。
业户室内装修管理资料
包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。
业户日常维修资料

包括:维修、维修回访等记录情况。
业户反馈资料
包括:服务质量回访记录、 业户投诉及处理记录、 业户意见征 询、统计记录等。
2、物业档案管理的具体措施
业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的 , 其内容包 括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情 况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。
(1)业户档案的收集
物业设立档案室 ,建立相应规章制度 ,对业户档案进行严格管 理。 资料收集坚持内容丰富的原则。 在实际工作中从需要出发 ,扩 大资料来源 ,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档 ,实行业户 一户一档。
(2)业户权籍资料管理
从业户入伙开始 ,应着手权籍资料的收集工作 ,权籍资料的收 集、整理、归档 ,应做到条理清晰、完整齐全 ,便于查阅。管理和 使用好权籍资料 ,动态反映业户权籍状况 , 为业户需求提供服务。
(3)业户档案的整理
各个业务范围上收集到的 `信息资料 ,统一交档案员集中整理 , 整理的重点根据资料内容、 来源进行分类 ,做到条理清晰、 便于查

阅。
(4)业户档案的归档
___ 华庭住宅小区管理处的业务接待将收集到的业户资料每 月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内 在规律和联系 ,将资料分类有序地保存 , 并输入计算机存档 , 运用 计算机的先进手段进行档案资料的管理。
(5)档案的利用
为业户服务工作及时提供档案资料 ,直接或间接地为业户管 理服务 ,从而有效地提高服务质量和服务水平。
(6)业户档案的管理
业户档案的使用应有严格的规定 , 借阅必须由具备规定条件 的人员经登记后方可借出 , 归还时须由专人进行检查 ,如有破损 , 立即修复 ,严重时追究有关人员的责任。 业户档案存放时要做好防 火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。物业档 案管理制度 4
1)管理好物业工程设施时关系到物业是否能够保值增值以及 也只切身利益的大事。 物业管理人员必须发掘设备潜能 ,做到物尽 其用 ,充分发挥设备的使用价值。
2)物业工程设施须实行档案管理制度 ,对设备的原始档案必 须归档、汇总、登记造册 , 以便查考 , 为设备的完好使用以及安全

使用提供方便。以下资料须归物业工程管理部建档管理 :
a)设备系统的资料 ,如竣工图、构造图等。
b)设备系统原始发票、收据、用户手册以及售后服务卡等。
c)设备系统中重点部位的拍照资料及相关注释。
3)建立设备管理考核制度 ,奖赏分明 ,调动员工工作积极性。
a)建立设备管理考核、督察制度。
b)对设备管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立 iso9001 质量管理体系 :
a)建立机房管理制度。
b)建立供、配电管理制度。
c)建立设备维修制度。
d)严格各项管理制度 ,做到责任到岗、 任务到人、 用科学化的 管理提高设备管理水平。
5)对于住宅小区物业工程设施管理在做到“三好、四会、五 定”。
a)三好: 即是设施要用好、修好、管理好。
b) 四会 : 即是对设施使用、会保养、会检查、会排除故障。
c)五定: 即对设施进行润滑、 通风、 清洁、 检修时 ,做到定点、 定人、定岗、定时和定责。
6)住宅小区工程设施在设备管理上 ,必须坚持安全第一 , 降低

耗能。
a)遵循“安全、经济、 ;合理、实用”的原则。
b)尽可能采用节能、 经济适用且品质优良的'材料 ,修旧利新。
c)培养管理队伍的创新精神 ,维护业主的权益。
d)设施操作人员应严格按照操作规程和制度开展工作 ,做好 必要的防护工作。住宅小区配套设施管理最基本和最重要的要求 是保证配套设施体系的安全运行 , 包括用户使用安全和操作人员 操作安全。
e)加强安全意识 , 防止意外发生 ,做好宣传工作。
7)提高物业管理服务质量。

a)坚持“物业管理服务第一”的意思 ,培养职业道德和责任 心。
b)保证配套设施岗位上有专业操作人员 ,做到岗前培训、 持证 上岗、在岗轮训。
c)对员工做好“传、帮、带”工作 ,对设备进行现场操作 ,知 道相关人员 ,使员工能够适应岗位要求。物业档案管理制度 5
1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、 管理及整理工作 ;
2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立 统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅;

3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文 件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他 文件 ;
4、 专管人员须认真填写各项记录表， 纸文档与电子文档同时 进行。及时跟进业主档案的'变更，保证信息的准确性;
5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查 阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象 ;
6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫 工作 ;
7、业主档案永久保存， 及时与业主沟通， 及时变更业主信息， 保证其准确性。物业档案管理制度 6
加强档案资料管理， 有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料， 维护管理的.连续性和规范化， 便于房屋及设施设备的检查、维护、 更新和与业主的沟通、联系。
(一)管理内容：
1、工程档案： 从接管开始的所有工程技术、 维修、 改造资料、 各种竣工图及各类设施设备资料等 ;
2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情 况登记表、装修申请表等 ;
3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用

报表等 ;
4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等 ;
5、 管理资料： 绿化资料、 日常巡查(清洁、 维修、 保安)记录、 值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
(二)管理措施：
1、制定档案制度，并严格执行;
2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造 册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密 ;
3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达 100%;
4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管 理水平。物业档案管理制度 7
档案室管理规定
一、归档制度
1、归档范围
公司在物业管理服务、 内部各项管理工作中形成的各种文字、 图表、 帐册、 模型、 样品、 实物、 照片、 影片、 录音、 录像、 磁盘 , 光盘等材料。
2、归档要求
归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替),要完整、 准确、

系统、各种签证手续完备 , 字迹清晰。
3、归档时间:输完毕后 ,应立即归档。
4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。
5、文件材料的归档 ,必须办理移交手续 , 由档案室填写一式二 份归档文件登记表 ,按登记表清点材料 ,移交双方签字后 ,各存一 份 , 以备查考。
二、保管制度
1、归档的文件材料 ,应保持文件材料之间的历史联系 ,进行科 学分类、立卷和编目、编号。
2、存放档案要有专用柜架。档案上架时 ,应按照类别和保管 单位的次序 , 自左向右 , 自上而下地排列。
3、定期对库存档案进行清进核对 ,做到帐物相符。
4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有 害生物等防护措施。
5、档案室保持适当的温度、湿度 ,一般温度保持在 14~24 摄 氏度 ,相对湿度保持 45~60%的规定范围内。
6 档案的移出、 外借必须履行登记手续 ,借出的.档案查阅后 须尽快归还。归还档案应放原处。
7、公司对档案进行定期或不定期的检查 ,如存在管理混乱、 档案破损或遗失现象 ,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、

直至辞退处理。
三、档案借阅、复印程序
提出申请-->有关领导批准-->档案室办理手续-->使用档案- ->归还档案室
具体要求 :
1、借阅、复印档案应先批准 ,再办理登记手续 ;
2、要爱护档案,::不得丢失;
3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档 案 ;
4、 借阅、 复印人不得将档案随意传看 ,携带外出 (除工作外), 以防丢失、泄密 ;
5、办理完毕 ,应立即归还 ,如有差错 ,应追究当事者责任 ;
6、调离本公司的员工 ,必须将所借档案材料还清后 ,方可办理 调离手续。物业档案管理制度 8
第一条总则
1. 为规范公司档案管理，更有效地为公司的各项工作的顺利 开展服务，特制定本制度。
2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音 像资料， 包括 : 国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、 法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。

3.公司对档案实行集中统一管理。
第二条档案管理架构 1.公司档案管理由办公室主管，设立综合档案室。
2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各管理处设兼 职档案管理人员。
3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处 由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。
第三条档案分类 :
1.文书类档案
1)政府部门各类文件
2)公司对外、对内各类正式发文
3)法律公文
4)广告策划文案
2.工程技术类
1)设备设施档案
2)招投标档案
3.财务类档案
4.合同类档案
5.公司各类证照
6.影音类文件

第四条归档工作流程
1.档案工作分为八个环节 : 收集、整理、鉴定保管、编目、 检索、统计、利用。
2.各管理处以管理项目为单位，按档案分类要求，在第一时 间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。
3.各管理处按要求建立档案，做好档案登记目录，经管理处 负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档 案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的，应与公 司综合档案室办理档案借阅手续。
第五条归档要求
1. 归档文件必须完整齐全。
2. 归档文件必须按规定分类、整理、编目。
3.档案编目 1)文书类档案:年度+(项目)部门或管理处+案卷号 如:20__/市场/001 2)工程类档案:年度+项目+档案分类+案卷号
如:20__/百事可乐/项目/001 3)财务类档案:会计年度设置 4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号 4. 归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。

热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。
5. 音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版 ;计算机软盘、 光盘要可运行。音像档案采取总登记方式(登记表见附件 2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事 件、时间、人物、背景、摄影者五要素。
2)录音带、 录像带、 计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目 (内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。
第六条档案借阅、移交
1.公司档案室档案原则不外借其他单位，如确需外借需经公 司主管副总批准。
2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管，不 得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。
3.各管理处只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经 档案主管部门负责人批准。
4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任 负责监督办理档案的交接工作，将档案移交表填写清楚。
第七条保管和保密制度
1.存放档案的 .档案柜排放整齐;采用统一的档案盒，且要求 标识明确。
2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

3.档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。 销毁档案要由专人监销，防止泄密。
4.节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。
第八条附则
工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。物业档 案管理制度 9
一、根据人事档案、文件档案、资料档案等各类属性不同的 文件资料进行分类，整理、立卷，做好文件索引，归档存放、管 理。
二、各类档案资料设专柜存放保管，分类编号、编注目录， 以便查阅。
三、 经领导批示传阅的`文件， 须随文将领导批示和传阅人签 字一并归档。
四、注意做好保密工作。借阅文件，须经领导批准。若需抄 摘或复印，应事先请示，未经批准不提抄摘或复印。
五、业主档案资料设专柜存放、保管，未经业主许可或公司 领导批准(除本公司有关工作人员外)不得查阅或泄露业主档案 资料。
六、 定时检查、 核对档案件数， 做好防虫、 防尘、 防潮、 防遗 失工作，发现异常或丢失，及时向领导汇报，查明原因。妥善处

理。
七、对已失去作用的档案资料要进行销毁或用碎纸机处理， 销毁档案资料要经过认真鉴定，列出清单，送领导审批后指派专 人监销，防止泄密。物业档案管理制度 10
为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订 本制度。
一、档案的分类：
1 、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、 决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文 件、 通知、 通告、 来往信函、 与公司有关的政府文件法律文件等。
2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书 籍、软件。
3 、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、 财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档 案等。
4 、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。
5、有关公司发展的图片、 录像、 实物等， 均属档案保管范围。
6 、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。
二、存档：
1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行

政部指定专人保管。
2、 档案管理员须按照第一条的分类情况， 将文件资料分类存 档保管。
(1)如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。
(2)凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上 应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。
(3)档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束 后存档。归档文件应保证其齐全完整， 如有短缺应立即追查归入； 文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。
(4)文件的电脑存档。
(5)公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件 归档方式命名保存。
(6)电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资 料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。
三、借阅：
1、 部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料， 如借阅 机密资料，须经经理批准。
2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如 借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和 行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。

3 、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续， 当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不 予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。
4、借阅的'资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确 需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经 理批准。
5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因 致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时 公司将采取法律手段保护公司的利益。
四、专业技术资料的管理
1、专业技术资料除另有规定外， 公司指定技术部门专人管理。
2、 属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料， 在领用时 必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。 管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。
3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要 及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入 的文件资料进行一次核对。如发现有丢失， 必须书面通知行政部， 并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作 的， 视情况扣罚￥200 元及以上， 具体处理结果由公司经理视其造 成的.影响酌情处理。

五、文档的销毁
1、 除物业公司经理外， 任何人无权私自销毁公司任何档案资 料。
2、 每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁， 销毁时 应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后 方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。
3 、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单， 经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资 料长期保存。
六、档案立卷
每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值 的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、 责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。
七、附则
1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管 理人员签字接收。如有丢失，则按 7 3 条的规定扣罚责任人。
2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理 交接手续。
3、 凡违反本规定的， 除已有规定外， 每次给予￥50 元以上的 罚款。情节严重者，加重处罚。

4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作 的检查。物业档案管理制度 11
物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的 ,尽管档案管 理不是物业管理工作的主要环节 ,然而其重要地位却不容忽视。 物 业管理工作正式开展后 ,几乎每一个环节都离不开档案 ,无论是维 修、养护物业设施 ,还是了解业主及物业使用人情况 ,或是收取管 理费用、 开发经营活动等 ,都要用到物业档案。 随着现代科学技术 的发展 ,无论是物业管理还是档案管理 ,都在向着现代化的管理目 标迈进 ,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的 对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的 历史记录。 随着物业管理的不断发展和完善 ,物业档案的种类也在 不断增加。
一、档案管理运作环节
1、设立档案室 ,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建 立相应的规章制度 ,对所有档案资料进行严格管理。
2、资料的`收集坚持内容真实的原则 ,根据实际资料和信息资 料的内容 ,在实际工作中从需要出发 ,扩大资料的来源渠道。
二、资料分类整理
收集后的所有信息资料 ,统一由档案管理员整理。 整理的重点

是去伪存真 ,根据档案的来源、 信息的内容、 信息的表现形式等特 点进行细分 ,做到条理清晰、分类合理。
三、档案内容
范围分类资料内容
房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划 会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划 许可证
技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、 图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设 备使用技术资料
管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、 娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图
业主资料入住通知书、业主公约业主情况登记表、装修申 请表、房屋交接单
日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案
四、资料归档整理
1 、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。
2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存 ,运用 计算机等先进的管理手段 ,尽可能的把其他形式的档案资料转化 为电脑储存 ,便于查找和调用。

3、档案的出室、入室都有严格的规定 : 出室必须由管理处主 任同意 ,经登记后方可借出;入室时 ,须由专人进行检查 ,如有破损 , 立即修复 ,并追究有关人员的责任。 档案管理人员需及时收回在外 文件 ,严防文件的流失。
4、档案的管理环境做到 '三防',即防火、防潮、防变质。物 业档案管理制度 12
提要 :
档案管理的工作原则:符合实际、可操作、规范、严谨。
以公司企业文化理念及 iso9000 质量规律体系为指导，导入 iso14000 环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为 基础，建立科学、规范、严谨的管理制度体系。
档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。
完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件 ; 科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展提供 强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案 管理是提供专业化物业管理服务的重要基础，能有效的为物业及 公用设施的使用维修以及各项物业管理服务工作提供引导和服 务。
本公司素以严格规范的管理而着称，在某某行政中心实施物 业管理过程中，我们将依然按照 iso9001 质量管理体系规范和

iso14000 环境管理体系的管理思想和管理方法，作到治而不乱、 管而不死， 坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路线。 常言道:' 没有规矩， 不成方圆 '， 必要的规章制度是作好物业管理服务的保 证，要使该物管区域的管理与服务走上正轨，实现标准化、规范 化和制度化的管理，必须从基础抓起。本公司目前有一套完善的 规章制度，这些制度的建立，是以政府相关法律法规和公司的经 营宗旨、经营范围和业主需求的为依据，并在多年的实践运作中 反复补充修改，逐步健全完善和提高的。
概括地说，这些制度包括两大方面 :一是公司操作管理制度， 是公司在各物管点提供优质服务的操作准则和依据， 其总体涵盖 : 公众制度部分，内部岗位责任制，管理运作制度和考核标准，它 们整合形成一套完整的操作体系，以指导日常物业服务的方方面 面，与传统的管理方式相比，其更显科学、规范。二是专门针对 某某区行政中心物业服务项目所制订的`系列内部岗位制度， 它包 含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等， 这一套制度的建立，为该物业服务项目完善内部机制，造就一支 高素质、高绩效的员工队伍奠定了基础，以完美的物业服务夯实 政府办事效率，提升政府形象。
一、规章制度的建立与管理
1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法

规，所有管理制度的建立，均以法律法规及物业管理委托合同为 基础，物业管理活动中各法律主体的合法权益，特别对行政中心 我们的责任和义务进行细化，并使之制度化、规范化，以保证如 实履行物业管理委托合同规定的义务。
2、 在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时， 以我公 司现有的管理运作制度和 iso9000 质量体系为基础，结合行政中 心物业管理的具体特点和要求， 并导入 iso14000 环境管理体系和 ohsas18000 职业安全健康管理体系，对整个规章制度体系作适当 的修订和整合，使整套规章制度体系更切合实际，操作性更强。
3、规章制度注重服务、管理和责任的统一。每一项制度责任 者对所承担的管理、服务各项责任明确具体并相互关联。
4、 在定性的基础上强调定量的要求极其重要性， 使绩效考核 评估具有标准尺度和依据，又能激发员工工作热情。
5、注重物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系， 梳理各个环节，用制度使其环环相扣，做到有序规范的运作，协 调一致。
6、制度文字条款简明扼要，便于员工理解、记忆、接受、执 行。
(规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》)。
二、档案的建立与管理

规章制度的执行，需要通过档案管理手段来实现。某某区行 政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进 行的，对相关记录进行规范、整理、归档，做到每一项管理工作 都有计划、 有标准、 有规范、 有记录。 因此， 我们将在行政中心配 备专职档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系 统的管理，为整个管理工作的分析和改进提供可靠的依据和信息 支撑。
三、物业管理档案的分类
1、 物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、 档案 管理规定以及质量体系中的质量记录控制程序等为工作依据，做 到有章可循、有据可查、可量化、可考核。
2、物业管理档案按三个层面进行分类管理:
(1)第一层面: 以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》 建立管理档案框架，对档案资料采用统一格式。
(2) 第二层面 : 融合了行政中心的实际情况、 iso14000、
ohsas18000 管理体系思想的 iso9000 质量管理体系文件及管理运 作制度、公众管理制度等，通过适应性修改，形成复合型行政中 心物业管理档案资料。
(3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的 各种现场记录补充到管理档案架构中，形成档案管理的终端。

3、 __ 区行政中心是某某区政府的首脑机关， 保密范围涉及到 原始文件资料， 其保密方式和保密要求都不同于其他物业。 因此， 我们将对日常管理档案采用定期归档、密级保管等的方式严格进 行。物业档案管理制度 13
一、档案管理总则
1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形 成的具有保存价值的各种文字、 图纸、 照片、 影片、 录象、 印刷品 等原始记载 ,是公司管理工作的基本依据和有效凭证。
2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作 ,是经营管理活 动中的重要组成部分 ,各部门都要从公司整体利益出发 ,把档案管 理工作纳入本部门日常工作程序之中 ,切实加强领导 ,部门负责人 为本部门档案第一负责人。
3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则 ,采取有 效措施 ,集中统一管理本部门的档案 , 以维护档案的完整、准确、 系统、安全有效利用。
二、管理结构和职责
1、总办是公司档案管理的业务主管部门 ,根据工作需要 ,应组 织筹建公司档案室 , 总办对其他部门进行业务指导。其主要职责 :
①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查 各部门贯彻执行情况 ;

②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、 指导和交流 ,加 强档案管理意识 ;
③组织培训各部门兼职档案管理员 ;
④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供 利用 ;
2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点 , 设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理 ;各部门应按照规 范设立档案管理岗位 ,并指定兼职档案管理员 ;兼职档案管理员负 责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受 总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中 最基层的业务结点 ,其基本职责 :
①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范 ,制定本部门档案 工作各项实施细则 ;
②负责收集本部门内的档案材料 ,并进行系统整理、 编目、 科 学排列 ,做到查找方便 , 为各项工作提供服务 ;
③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。
三、公司档案归档范围和要求
1、公司档案的'归档范围 ,按其性质划分:公司的各种证、照、 卡、各种行政文件 ,各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣 工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。

2、公司档案 , 由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归 档材料。 部门档案 , 由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项 目在工作中形成的归档材料 ,在项目结束或特定时期向总办移交 ;
3、会计档案由于其特殊性及重要性 , 会计凭证、报表、帐册 等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管 ;
4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统 ;各种签证手续完 备、字迹图样清晰 ;
5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件 ; 公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料 ,任何人都不得将 归档材料据为私有。
四、档案的管理
1、 档案管理员对接受的档案应及时进行分类、 编号并进行电 脑录入 ;
2、档案保管必须有专用房间或柜子 ,房间或柜内保持适当的 温、湿度 ,并应有防火、防虫、防盗等措施。
3、 档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。 如发现问题 除及时报告本部门领导外 ,应采取补救措施 , 以减少档案的损失 ;
4、档案管理部门应建立登记制度 ,对档案的接收、移交、借 阅等方面进行登记 ;
5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案 ,并及时

与总办档案管理员对接 ;
6、常用档案在使用中 ,档案管理员必须保持一份复印件存档 , 以便其他相关工作的查阅 ;
7、凡领用档案原件交相关部门留存者 ,必须复印一份由收文 单位盖“与原件相符”章后返回总办存档。以保证项目资料的完 整 ,并节省公司人力、物力 ,缩短办文时间 ;
8、部门撤消或变动 , 以及项目结束时 ,应将其档案收集齐全 , 妥善整理 ,严格按类别、 目录顺序对号入座排列整装方可向公司档 案室或其他接收单位办理交接手续 ;
9、档案分电子文档和实物存取文档两种 ;
10 、档案的保管期限分永久、长期、短期、临时四种。
五、档案的利用
1、积极开展档案的利用 ,各部门因工作需要可查阅档案 ,充分 发挥公司档案在项目开发和管理中的作用 ;
2、凡借阅档案的人员 ,必须爱护档案 ,不得遗失、涂改、拆散、 剪裁、勾画、批注 ,必须保证档案的保密性 ,按时归还 ,如有损坏、 涂改、丢失等 ,应及时追查责任。
六、档案的销毁
1 、任何部门和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。
2、按规定需要销毁的 ,凡属密级档案须经总经理批准 ,一般内

部档案须经总办主任批准。
3、经批准销毁的档案 ,档案管理人员应认真填写销毁清单 ,并 由专人监督销毁。
七、附则
1 、本规范的执行监督人为总办档案管理员。
2、各部门应参照本规范制定部门内实施细则 ,报总办备案 ;
3、有关档案管理的其他规范 , 与本规范配