4第四章--常见会议的组织与服务.ppt

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视频会议,本章学习目标,掌握内部小型会议的组织与服务要点,了解新闻媒体的类型，掌握新闻发布会的组织原则与方法,掌握商务谈判会议的组织与服务要点,掌握视频会议的组织与服务要点,第一节,内部小型会议,案例导入,某社区物业管理中心召开了一次业主座谈会，邀请了,20,多位业务代表参加，到会的还有物业中心各部门的负责人，主持人是物业管理中心的主任。座谈会的主题是请业主代表对物业服务提出意见或建议。,会议刚刚开始，气氛比较融洽。但是随着意见越提越多，会议室的空气逐渐紧张起来。许多业主代表将意见集中到了保安服务这方面。有业主代表说自己家的自行车被盗了，有的说电动车的蓄电池被盗了，有的说私家车不知道被什么人给划伤了，还有的说小区里经常有一些推销人员进来挨家挨户去敲门，严重干扰了大家的生活。,案例导入,保安部门负责人听到这么多的意见都是针对他的，脸色越来越难看，终于忍耐不住了，发起火来，争辩说：“反复提醒你们把自己家的车锁好，可你们就是不听，丢了活该！你们有小轿车的人，总是乱停乱放，挡住别人的路，人家可不就给你把车漆划伤”,作为主持人，物业中心主任也赞同保安队长的话，确实有业主自身的原因。他就没有制止保安队长的话，让他继续说下去。业主代表们也不甘示弱，于是大家的嗓门越来越高，仿佛在吵架一般。,想一想,1.在这个案例中，座谈会主持人和保安队长对待意见的心态有什么问题？,2.座谈会进行期间，如果出现了针锋相对的争执，主持人应如何处理？,内部小型会议,办公会议,及其特点,办公会议,组织工作要点,座谈会,及其特点,座谈会,组织工作要点,一、办公会议及其特点,办公会议是一个单位或部门的有关负责人举行会议讨论并处理事务的工作方式。办公会议往往是一种小型会议，参加人员多位单位或部门的负责人。,办公会议一般定期召开。,办公会议的参加人员数量比较少，一般在10人左右，而且人员固定，不能随意更换参加者。,办公会议的内容主要是讨论研究日常工作中的管理事务。,二、办公会议组织工作要点,1.明确召集人,2.明确开会时间,3.建立议事规则,4.办公会议内容,5.严格保密,三、座谈会及其特点,座谈会是为了了解情况、沟通信息、征求意见、增进感情而召开的一种小型的非正式的会议。,座谈会上，所有的参加人都有发言机会，发言一般比较自然。,主持人应训练有素，能够调动所有参加人的积极性，使大家畅所欲言。,座谈会除了要为参加者提供饮水服务外，往往还提供水果、糕点等食品，参加人可以边吃边谈，气氛和谐融洽。,四、座谈会组织工作要点,1.主题明确,2.选择适当的主持人,3.会后进行梳理与归纳,实训练习,一、请搜集相关资料，具体说明在一所学校中，校长办公会议都需要研究哪些事务？,二、请根据本节“案例导入”提供的背景信息，模拟组织一场座谈会，分角色扮演业务代表和物业工作人员，演练整个座谈会的过程。,第二节,新闻发布会,案例导入,2011年，某高端家具品牌造假被媒体曝光。该企业负责人就这一事件召开了新闻发布会。发布会进行过程中，一名自称消费者的男子的高喊，“我是消费者，花了1000多万元在你们这儿买家具，都是假的、假的。”现场出现混乱，企业负责人情绪激动，边说边落泪，大谈其艰辛的创业史、担负的企业社会责任等。对于核心的产地问题、产品质量问题，则始终避而不谈，最后因情绪过度激动，仓促离场。,发布会不设媒体提问环节。在发布会现场，媒体记者收到一份该企业所代理品牌原产地的资料，但并未针对媒体报道做任何针对性说明。,想一想,1.在这个案例中，企业负责人应对消费者质疑的方式有哪些不妥之处？,2.企业负责人作为主要发言人，在现场哭泣会对企业形象造成什么影响？,3.新闻发布会如果不设置提问环节，对发布会的实际效果会有怎样的影响？,4.企业在新闻发布会上散发的文件资料是否得当？为什么？,新闻发布会,组织新闻发布会,注意事项,新闻发布会,概述,新闻发布会,筹备,新闻发布会,召开,一、新闻发布会概述,1.新闻发布会的概念,新闻发布会，也称记者招待会、媒体见面会，是主办方为了扩大社会知名度、澄清问题、表明态度、传播信息而专门面向各类媒体组织召开的一种特殊类型的会议，参会者主要是新闻记者以及媒体行业人员。,2.新闻发布会的类型,定期举办的例行新闻发布会、临时性新闻发布会。,3.新闻发布会的作用,新闻发布会是一种极具影响力的公共关系活动，也是召开方对社会公众进行信息发布的一种极为高效的方式。新闻发布会提供的信息具有权威性，双向沟通非常活跃，信息传播面广泛，能够在较短时间内获得比较高的关注度，对于树立良好的公关形象具有重要意义。,二、新闻发布会的筹备,1.确定主题与名称,2.确定适当的选择时机,3.邀请适当的媒体,4.准备会议材料,5.选择合适的发言人,6.布置会场,三、新闻发布会的召开,1.媒体人员登记,2.安排拍照,3.新闻发布,4.回答提问,5.结束环节,四、组织新闻发布会的注意事项,1.发布的信息必须符合客观实际,2.发布的信息应经过必要的审查,3.对待到场媒体人员应一视同仁,4.做好应对负面报道的预案,5.及时将媒体报道情况反馈给领导,实训练习,一、某汽车品牌准备推出一款都市SUV车型。请搜集相关资料，撰写一份新闻发布会策划书。,二、根据上一题中撰写的新闻发布会策划书，组织全班同学进行模拟演练，并进行评议总结。,第三节,商务谈判会议,案例导入,甲公司是一家刚成立不久的机电设备销售企业，由于资金实力不够雄厚，租用的办公室面积比较狭小，仅有的两个封闭单间分别作为经理办公室和财务室，其他员工则在敞开式大厅中办公。甲公司计划成为某水泵制造厂的地区独家代理商，经过几次联系，水泵制造厂准备派人到甲公司进行实地考察，并进一步商谈合作事宜。公司经理将谈判准备工作交给了秘书小刘。,小刘深知公司正处于起步阶段，办公经费比较紧张，所以他设想当水泵厂一行3人来到公司后，就在经理室进行谈判。,案例导入,当他把这个想法告诉经理后，经理显得有些犹豫：“这样不太好吧？”小刘说：“应该没有什么大问题，厂方的那几个人已经联系过多次了，我和他们都比较熟悉，他们不会挑理的。再说，他们只有3个人来，我们去租用一间会议室确实也没有必要。”经理听了他的解释，也没再说什么。,到了谈判那天，三位客人坐在经理室的沙发上，对面是公司经理，他坐在办公桌后面，公司的其他人沿着墙坐了一排。由于沙发比较低，所以三位客人在说话的时候总要努力抬起头来才能和大家进行交流。而公司经理坐在办公椅上，双肘撑在桌面上，不得不俯下身子和客人交谈。小刘虽然热情地招呼客人喝茶、抽烟，但是他还是明显地感觉到了他们的不快。,想一想,1.这个案例中，商务谈判组织工作存在的主要问题是什么？,2.秘书小刘没有为谈判安排专用的会议室，他所提出的理由是否成立？为什么？,3.可以设想一下，这次谈判的结果将是怎样的？,商务谈判会议,商务谈判会议,准备工作,商务谈判期间,组织工作,谈判结束后,整理工作,一、商务谈判会议的准备工作,1.收集信息及分析双方资料,包括对方企业的背景资料以及谈判团队人员资料，己方与对方以往同类谈判资料，对方的谈判目标（尤其是最低目标），谈判时限，对方可能提出的问题等，把这些形成文字资料，呈送给上级以及其他参与谈判人员。,2.约定,根据礼仪规范，双方谈判之前应做事先约定。宾主双方都有权提出谈判要求。,双方约定谈判事宜，可以采用电话、信件、传真等方式。为了表示诚意和庄重，可以采用商务信函这一文体，将商约的内容以书面形式进行沟通。,一、商务谈判会议的准备工作,3.撰写谈判方案,（1）标题。由事由和文种组成。,（2）正文。,1）前言。,2）谈判主旨。,3）谈判目标。,4）谈判程序。,5）谈判组织。,6）谈判焦点、难点。,7）其他事宜。与谈判有关的其他事情，如经费预算、食宿安排、赠送礼物等。,一、,商务谈判会议的准备工作,4.确定谈判地点及布置谈判室,在会议室谈判的座位规则是，以面对入口的里侧为尊，因此需要将客方安排为面对正门，主方背对正门。主谈人居各自一方的中间，除主宾、主人居中对面而坐外，双方的其他人员依其身份的高低，按照先右后左、自高而低的顺序分别安排就座在各自上级一方。,记录员在主谈人后面就座。在每个人的位置上放置座位卡和姓名卡。桌子上放一些纸、笔、水杯和矿泉水。,布置谈判室的工作要求与工作内容,项目,具体要求工作内容,会客室的环境,环境整洁、安静,清洁地面、沙发、座椅、窗户、窗帘、茶杯、烟灰缸使其整洁。通过配备隔音设施和消噪设施保持会客室安静,会客室的光线,光线适宜,阳光太刺眼时应用窗帘遮挡，光线太暗淡时应打开照明灯,会客室的色彩,色彩应柔和、温馨,会客室整体色调可以通过墙体涂料、窗帘色彩和布置花卉来实现,会客室的温度、湿度,温度、湿度适宜,通过冷暖空调和取暖设备调节温度，在谈判前应检查空调运转是否正常。通过空气加湿器调节湿度。一般保持温度在18-21，空气相对湿度保持在40%-60%。,会客室设备,设备正常,空调、加湿器、扩音器、消噪设施、电源正常工作,高档会客室,特殊要求,高档的会客室应铺上地毯，是大理石地面的会客室应打上石蜡以免滑倒,谈判座位图,二、商务谈判期间的组织工作,1.迎接客人,2.谈判期间的服务工作,3.完成谈判记录,4.安排签约,三、谈判结束后的整理工作,1.安排合影,如需合影，主方应事先选好背景，安排好合影图，人数较多时应分排，准备好合影架。合影图一般由主人居中，遵循“以右为上”的原则，按礼宾次序，主客双方逐个排列，在每排的两端均应安排主方人员。,2.送别客人,3.整理文件并归档,谈判结束后一般要形成一个谈判纪要，作为备忘录，并由双方谈判代表签名盖章。所有文件整理完毕后，应将其立卷并办理归档手续。,合影位置示意图,4,5,4,4,5,4,5,4,5,4,4,5,31,2,5,4,5,4,1,主人,2,主宾,3,第二主宾,4,主方陪同,5,客方陪同,6,摄影师,实训练习,一、根据本节“案例导入”中提供的信息，假如你是秘书小刘，应该如何安排谈判专用的会议室？,二、A公司是一家日化品销售公司为进一批新品需要和B公司进行谈判，李玉是A公司的办公室秘书，负责组织和安排此次谈判。两家公司分别派出了3名谈判人员。请根据该介绍完成以下各题：,1.分角色扮演两公司参加谈判的代表，演练整个谈判的安排过程，要求设计必要的台词和动作；,2.拟定谈判方案；,3.模拟谈判合影；,4.分组评议演练中存在的不足并提出改进方法。,第四节,视频会议,案例导入,某物业公司所管理的几个小区距离比较远，为了提高办公效率，公司投资架设了一套办公自动化综合系统，将视频会议功能也整合到了其中。系统投入使用后，各部门和各小区物业管理中心负责人无需再到公司集中召开会议了，只要在本部门利用电脑就可以开会了，为工作提供了极大的便利。,可是，某社区的视频会议系统经常出现故障，主要表现是：视频图像不流畅，经常出现“卡死”的现象，声音断断续续，其他参会人员演示文档的时候声音和画面不同步。经过电话了解，其他社区的视频会议系统没有这些现象，使用都比较正常。,案例导入,后来经过技术人员的检查，找到了故障的原因。原来，该小区物业管理中心的另一个房间里经常有人下载电影，占用了比较多的网络带宽资源，使得视频会议系统不能顺畅地和服务器进行联通，这才导致了上述种种故障。找到原因后，领导专门规定，在工作时间禁止上网下载电影，禁止观看在线视频播放，这样为视频会议的顺利召开留出了充足的带宽。,想一想,1.通过这个案例可以说明，网络视频会议系统容易受到哪些因素的干扰？,2.如果要网络视频会议系统的正常使用的话，应注意哪些方面？,视频会议,视频会议,与视频会议系统,网络视频会议,系统构成,视频会议,场所的布置,网络视频会议,系统的安装,网络视频会议,系统的使用,一、视频会议与视频会议系统,视频会议是利用多媒体设备和信息通信网络来完成会议目的的新型会议形式，两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体采集播放设备，将声音、影像及文件资料互传，实现即时且互动的沟通。,能够实现视频会议的成套硬件和软件体系称为视频会议系统，网络视频会议系统基于网络即时通讯技术，能够支持多人视频会议、视频通讯、多人语音、屏幕共享、动态PPT演讲、文字交流、短信留言、电子白板、多人桌面共享、文件传输等功能。,二、网络视频会议系统构成,1.基础构成及拓扑结构,网络视频会议系统主要由音响、计算机、音频输入设备、会议大屏幕显示设备、网络摄像终端、平台软件及中心视频会议管理系统等构成。,2.终端构成,（1）会议室终端,（2）个人桌面终端,（3）移动终端,三、视频会议场所的布置,1.会场布置,摄像背景要简洁，可在室内摆放花卉盆景等物品有助于突出视频会议和谐融洽的氛围。,2.光照布置,视频会议场所应尽量采用人工光源，光照应均匀，可以为灯光安装漫射透镜，使光照充分漫射。,3.设备布置,在视频会议室中，会议桌布置采用排式较好。监视器放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约1米左右，人与监视器的距离大约为46倍屏幕高度。摄像机放置的最佳位置应与监视器的位置基本相同。,四、网络视频会议系统的安装,1.安装调试个人桌面终端多媒体设备,（1）安装调试耳机、麦克风。,（2）安装调试摄像头。,2.安装视频会议系统客户端,五、网络视频会议系统的使用,1.发起会议,2.参加会议,3.视频会议界面的基本构成,4.使用电子白板和放映演讲稿,5.传输文件,6.录制会议,7.播放会议录像,8.结束或退出会议,实训练习,一、请通过互联网收集相关信息，列举出目前比较知名的视频会议系统产品的详细信息，并填入表中。,序号,系统名称,出品公司,主要硬件、软件需求,初次投入费用,维护费用,适用企业规模,1,2,3,4,5,二、请到互联网上下载一套可以免费试用的网络视频会议软件，并将其安装到自己的计算机中。然后根据视频会议环境要求，布置出适当的视频环境背景。同学之间模拟进行视频会议，掌握视频会议软件的基本用法。,第四章 常见会议的组织与服务,第一节 内部小型会议,第二节 新闻发布会,第三节 商务谈判会议,第四节 视频会议,