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公司证照管理制度

公司证照管理制度 1
1 、公司所有证照由总经理办公室保管，未经总经理同意， 不得擅自委托他人保管。
2 、公司证照保管必须严格按规定办理，并加锁存放于安全 柜内。
3 、由总经理办公室建立证照台账并定期核对台账记录与证 照原件，保证二者相符。
4 、未经总经理批准，不得携带拿出总经理办公室。
5 、未经总经理或分管领导批准，任何人不得私自动用公司 证照(包括管理证照人员)。对于非法使用证照者视情节轻重和 造成损失的程度，按公司规定予以处罚。
6 、使用证照必须登记，注明使用证照的名称、用途、时 间、归还日期等。
7 、管理证照人员应严格遵守保密制度。
8 、所属分公司证照管理与使用参照上述制度执行。公司证 照管理制度 2
第一条公司证照由行政部指定专人统一管理。
第二条证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。

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如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记 证、 ISP 经营许可证等。
第三条证照的使用包括借用、复印等。
第四条证照使用必须填写《证照使用申请单》。
第五条证照借用程序
借用人申请 → 部门负责人复核 → 主管总监审核 → 总经理核准 → 办理借用手续 → 归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管 人。
第六条证照复印程序
借用人申请 → 部门负责人复核 → 主管总监核准 → 办理借用手 续 → 发放复印件，如证照复印件未使用，应立即退还证照保管 人。
第七条如需使用原件，则总总经理须核准。
第八条证照复印件必须加盖“再复印无效章”。证照保管人 必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。公司证照管理制 度 3
一、目的：印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重 要凭证和工具，为进一步规范公司所有印章、证照的安全使用及 管理，维护印章与证照的严肃性，加强印章制发、使用、废止及 证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，保障公司的合法权

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益与经营活动的正常运行，特制定本制度。
二、适用范围：本制度适用于公司各部门所有的印章和证照
三、管理部门：综合管理部
四、职责范围：
(一)综合管理部负责建立健全公司印章、证照管理制度，负 责本制度的制定与修改。
(二)负责本制度的实施与监督。
五、内容：
(一) 印章、证照分类：公司印章包括行政专用公章、法人代 表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章、 部门章等。证照包括企业法人营业执照(正本、副本)、组织机构 代码证(正本、副本、 IC 卡)、银行开户许可证、税务登记证(国 税、地税)、法人代表身份证(复印件)等。
二)印章的刻制与注销：凡因工作需要并符合规定配置或更 换印章的部门，由申请部门填写《刻制印章申请表》向综合管理 部提出申请，综合管理部经理确认同意并批准后方可刻制或更 换。印章刻制或新证照办理或更换由综合管理部统一负责，刻制 标准或证照办理应符合国家相关规定。
(三)申请新办的印章或证照须在综合管理部进行登记，并做 好印模采样或证照扫描、复印工作，由综合管理部进行存档后，

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原件由使用部门签收方可进行办理。印章刻好后由综合管理部办 理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样 图。
(四)印章、证照的管理：
1、公司的所有印章、证照，均由综合管理部负责登记、留 样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照 应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人。
2、由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由 综合管理部登记、留样或办理年检年审手续。综合管理部应对公 司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印 章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等。
3、所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗 失、损坏和作废，必须及时向综合管理部报告。
4、公司营业执照(正副本)、公司公章、税务登记证(正副 本)、组织机构代码证(正副本、 IC 卡)由综合管理部负责管理及 使用。
5、银行开户许可证、银行支付 U 盘、法人印章、支票购买 凭证由财务室出纳员负责管理及使用。
6、财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使 用。

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7、综合管理部专人保管《印章规范使用表》，财务专用章、 法人代表私章统一收归公司财务专管。
8、印章或证照丢失、损毁、被盗，要及时向综合管理部书 面报告，并与综合管理部商量补救措施。
9、各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切 法律责任均由相关责任人承担，并一并追究所在部门主要负责人 的管理责任。
10、印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印 章遗失应于发现当日登报挂失并报综合管理部备案，然后凭挂失 公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制;若各部门使用 的印章遗失或要求更换新的应向综合管理部出具书面申请。
(五)印章、证照的.使用：所有涉及公司公章、法人代表私 章、合同专用章、财务专用章的手续均要填写《用印申请表》。 按《用印申请表》内容填写完整，且由申请部门负责人签字确 认，否则将不予审批。
(六)介绍信管理：
1、介绍信种类：存根介绍(法人授权书、法人证明书等)、 信笺介绍、证明信。
2 、介绍信一般由综合管理部负责归档保存。
3 、开具介绍信要按照印章使用程序严格履行审批手续。一

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般事宜由部门经理签字后综合管理部审核;重要事宜需由各级主 管签署意见后，由综合管理部报总经理审批;使用存根介绍必须 经总经理审批，如使用已由法人代表签字的空白授权书，须报总 经理或法人代表本人同意。
4、因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应及时退 还。
5、如若发现介绍信丢失，领用人应及时向综合管理部反 映，及时采取相应措施。公司不允许开具盖有公司公章的空白介 绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，由申请 人写明原因 (用途)，并在审批表上注明为何需盖空白资料，必须 经总经理书面批准，公司综合管理部做特别登记、追踪管理。持 空白介绍信外出工作归来，向公司原开具处汇报登记其介绍信的 用途，未使用的必须交回。
六、本制度自总经理批准之日起执行。
七、本制度由综合管理部负责解释。公司证照管理制度 4
一、公司证照由总经办指定专人统一管理。
二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。 如：营业执照、组织机构代码证、税务登记证等等。
三、证照的使用包括借用、复印等。
四、证照使用必须填写《证照使用申请单》。

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五、证照借用程序：
借用人申请 → 部门负责人复核 → 主管副总经理审核 → 总经理 核准 → 办理借用手续 → 归还借用完毕后，应在时限内归还证照保 管人。
六、证照复印程序：
借用人申请 → 部门负责人复核 → 主管副总经理核准 → 办理借 用手续 → 归还(如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人)。
七、如需使用原件，则须总经理核准。
八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。证照保管人必 须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。公司证照管理制度 5
为保证委机关公章使用的规范性、严肃性和合法性，杜绝乱 用、滥用行为，特制订本管理制度。
一、公章的使用范围
1．由委名义签发的文件，包括各类通知、请示、报告、决 定、计划、纪要、函件、报表等；代表我委对外工作联系的介绍 信，需证明的各类材料；与我委的各类合同、项目协议、授权 书、承诺书等。
2 ．其他情况需加盖公章时，须由主要负责人签批。
3．委下属单位及各处室的公章及业务专用章使用由各单位

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及处室负责人明确使用范围及要求。
二、印章的使用要求
1．已有完整文件签发单的`公文可直接加盖公章。
2．其他文件材料盖章需在《盖章登记簿》上统一登记，明 确盖章日期、事由、经办人、承办处室，除单位派车、个人公积 金申领等例行性事务盖章可直接由处(室)长签字办理外，其余 均须经分管领导签字同意，必要时须报主要领导审定。

3．特殊情况急需盖章的，由经办人注明事由，并征得分管 负责人同意后可先行盖章，但事后应及时补签；对重要文件不得 先盖章再补签。
4．公章禁止带出本单位使用。如确有特殊需要，须提出书 面申请，经主要负责人同意后方可带出。公章带出期间，借用人 只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担责任。
5．对一些行文不规范(字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表 达不清、落款单位不明)的文件，拒绝加盖公章。
6．一律不得在空白的纸张、表格、信函、证件、合同、介 绍信等上面加盖公章。如遇特殊情况，必须经主要负责人签字同 意后，方可用章。
7．规范使用印章，盖章时用力要均匀，落印要平衡，印泥 (油)要适度，保证印迹端正、清晰。

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8．经批准停止使用的公章由办公室统一封存或送相关部门 销毁，不得私自处理。
三、印章的保管
1．本委公章由办公室专人负责管理，存放于指定安全的地 方，严禁擅自携带外出。
2．公章保管人因事离岗时，须由办公室分管领导指定人员 暂时代管，以免贻误工作。
3 ．保管人因工作需要调离，需办理公章交接手续。
4 ．公章遗失应及时上报，对外登报作废。
公司印章、证照管理制度
第一章总则
第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工 具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至 影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司 的利益，制定本办法。
第二条公司总经理授权由办公室全面负责公司的印章管理工 作，发放、回收印章，监督印章地保管和使用。
第二章印章地领取和保管
第三条公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保 管。

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第四条印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。
第五条公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡 上予以记录。
第六条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如 员工持有公司印章地，须办理归还印章手续后方可办理离职手 续。
第三章印章地使用
第七条公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单， 将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。
第八条经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的 人员批准后方可交印章保管人盖章。
第九条印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署 情况予以核对，经核对无误的方可盖章。
第十条在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。
第十一条公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决 定权。
第十二条涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定 经法律顾问审核签字。
第十三条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财 务印章无须经上述程序。

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第十四条用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留 存，定期这个整理后交办公室归档。
第十五条印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带 出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经公司总经理批 准后由两人以上共同携带使用。
第十六条公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使 用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。
第四章责任
第十七条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及 时向公司办公室报告。
第十八条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章， 未经本办法规定的程序，不得擅自使用。
第十九条违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对 违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机 关处理。
第五章附则
第二十一条本办法解释权归公司总经理。公司证照管理制度 6
第一节总则
第一条为加强公司的证照资质的管理，确保证照在企业经营

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管理活动中安全、有效、合法的使用，特制订本制度。
第二条公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保 管”原则，保证证照管理的效率和安全性。行政部负责办理、监 督检查工作。
第二节资质证照的种类
第三条种类
一、资质证照种类包括基础证照、专业证照及获奖证照三 类：
(一)基础证照是指公司的营业执照正副本、组织机构代码证 正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证等企业合法经营所 需要的各种证照 ;
(二)专业证照是指经营中取得的专业类证照：如电力工程施 工总承包三级资质、机电设备安装工程专业承包三级资质、环保 工程专业承包三级资质、安全生产许可证、社保登记证、建造师 证、安全员证、岗位资格证、技术人员学历证、个人的职称证 等。
(三)获奖证照是指公司经营中获得的各项荣誉证书、专利证 书等。
第三节资质证照的办理部门
第四条办理部门

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(一)公司的营业执照、组织机构代码证均由行政部统筹办 理 ;

(二)公司税务登记证、银行开户许可证均由财务部统筹办 理 ;
(三)公司专业证照、专利及获奖证照均由行政部统筹办理;
第五条证照除正常的年检和换证外，凡涉及变更或注销的， 必须由董事会批准后方可办理。
第六条证照的办理必须在规定期限内完成，如因个人原因超 过规定期限未办理以致证照过期的，将追究证照经办人员责任。 如被罚款的，所罚款项全部由经办人承担。
第七条所有证照办理完毕后，必须将原件备案至相应保管部 门。
第八条证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报 销手续。
第四节证照保管及使用
第九条行政部负责公司证照的统一管理。所有证照原件由行 政部专人负责保管，并负责登记、备案并保留扫描件。
第十条行政部应妥善保管印章和证照，存放于专门的、干燥 的文件柜里，不用时注意上锁，未经许可不得启用、滥用、复 印、外借等，证照类的还应备扫描件归档和留存复印件以备急

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用。保管期间，公司及部门印章、证照管理员为管理责任人。
第十一条行政部应在政府有关部门规定的时间内，组织完成 各种证照的年度检审，确保证照的有效性。
第十二条为保证公司的合法经营，公司以个人名义出资办理 的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司，由行政 部统一保管，任何人不得据为己有。证照检审时，相关部门和人 员有责任予以协助，并提供所需的材料。
第十三条公司各部门或外单位需要使用公司证照复印件，须 填写《资质文件使用登记表》 (若部门主管领导未能签署，须上 一级领导签署，部门主管领导及时补签)。扫描件需要传送时， 须有水印“此扫描件仅作为办理__用”，需要复印的，由行政部 统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加注“复印件仅 用于办理__用”。
第十四条公司证照原件(正本或副本)带出和借用，行政用证 须经常务副总批准，项目用证须经总经理批准，领导签字同意后 的《证照外出使用审批单》，不得擅自用于他事，期间要妥善保 管，携带人应防止丢失，用完后应立即归还还原保管部门。并在 登记表上注销。
第十五条印章证照保管员为第一责任人。带出和借用期间， 携带人为第一责任人，审批人为第二责任人。

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第十六条当印章和证照管理人员发生人事变动或离职，应向 交接人移交印章、证照及其他相关工作，同时填写《证照交接 单》，常务副总为监交人。
第十七条证照遗失必须马上告知行政部，由行政部证照保管 人登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。
第十八条如因个人疏忽引起证照遗失的，由遗失人承担全部 责任，所发生的费用全部由遗失人承担。
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