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注册会员下单及后台审核流程
一．目的: 为规范业务员, 加盟商, 经销商, 电商, 天猫下单流程, 提高工作效率, 保护客户信息, 提高客户满意度。
二． 适用范围: 业务员, 加盟商, 经销商, 电商, 天猫, 销售内勤, 客服,仓库, 财务
商城下单要求:
1.线上客户自主下单( 按照《会员下单流程》)
2.线下客户下单, 凡是业务员, 加盟商的线下客户, 业务员和加盟商需在自己专属网址上帮助线下客户注册, 登录下单( 按照《会员下单流程》)
3.经销商下单, 不会下的由销售内勤按照订货内容帮其在商城上下单。( 按照《会员下单流程》)
4客户分类
会员客户: 能接受现款的, 按照会员价格体系从商城直接自主下单购买的客户。
线下客户: 由加盟商, 业务员, 以客户的名义在商城注册, 价格不低于线下执行标准即可, 目的是客户备档和下单, 登陆密码加盟商和业务员控制。
定制客户: 不接受现货的需要根据客户要求定制的客户, 此类客户无最低售价标准, 也需要备档和网上下单。
5.所有订单需按照此格式填写备注内容: 绣花内容, 绣花要求, 绣花费用, 是否开票, 运费情况, 要求交货时间, 货款情况( 例如前绣常兴化工, 黑色, 宋体, 绣花费50元, 开增值税发票 , 运费到付, 6月18日交货, 交1000元定金, 剩余货到付款, xxx经理担保) 。线下客户, 会员等级审核参照标准: 根据线下实际价格, 将客户审核成为比线下价格低的那一级别会员。
三、 操作流程
1) 后台仓库审核流程:
仓库内勤登录后台界面, 输入管理员姓名, 密码及验证码(责任人曹宝磊, 范晓腾)

1. 进入页面, 点击订单查询, 订单状态选择”未确认”

2、 点击订单右边查看

3、 仓库内勤审核客户给商家留言信息( 定制客户、 定金、 线下客户、 时间、 绣花、 发票等) 、 收货人信息、 商品信息( 是否有货、 数量、 价格等) , 费用信息( 制版费、 绣花费、 运费、 发票税额等) ,

4、 根据公司规定, 终端会员不开票, 会员在客户端点击折后金额按钮, 其它需要修改价格, 点击商品信息---编辑。如果是加盟商的线下客户须在操作备注中注明以加盟商进价计算的货款金额, 并与加盟商沟通好。

5、 制版费、 绣花费、 运费、 发票税额等不符, 销售内勤可后台进入费用信息---编辑自行修改。

6、 审核无误后, 确认订单, 如果客户代收货款、 现款提货、 领导批准暂时不付款等情况, 仓库内勤和业务员必须在操作备注中注明并承担担保责任以及回款时间( 若预期未回, 扣绩效分数每次2分, 回款追不回来担保人自己承担) 然后打印订单并经担保人和财务签字确认后提交仓库配货发货。( 如定金1000元, 剩余货到付款, xxx人员担保, XXX日内回款。)

7. 财务收到确认订单时, 按照实际来款情况进行充值, 割帐, 并在备注里表明割帐责任人( 如, 全额付款 元---高丽丽) , 详见后面财务充值、 割帐流程。

8、 仓库内勤不定时进入订单管理-订单查询界面, 查询订单状态, 财务已审核付款的, 点击上边打印订单按钮, 打印出订单, 打印订货单, 一式四份, 财务, 仓库, 客户, 业务员各一份。然后点击下边的配货、 生成发货单按钮, 将已打印的订单交仓库人员配货, 并注意是否绣花, 客户发货要求( 时间、 物流) 等信息。

9、 仓库收到纸质订单后开始配货。仓库在配货, 发货时严格遵循《成品库发货流程》, 货物发出后, 仓库物流配送人员需当天下午将发货物流单交给销售内勤, 销售内勤进入网上商城点击进入订单管理-订单单列表界面, 发货单状态选择正常, 搜索后出现正常状态的所有客户列表

10、 内勤点击客户列表右侧查看按钮, 进入客户订单界面后, 基本信息-发货单号, 注明发货时间、 物流、 单号等信息( 格式为, 货物已于xxx日经过xx物流进行配送, 物流单号123456, 电话xxxxxxxx预计xx天到货) , 点击发货按钮。

11.销售内勤需经过微信, 短信或者QQ再将货物物流信息告知客户。( 格式为, 货物已于xxx日经过xx物流进行配送, 物流单号123456, 电话xxxxxxxx预计xx天到货)

2) 财务复核及充值割款
1、 财务收到货款后, 进入会员管理-充值和提现申请界面进行充值

2、 点击右上角”添加申请”

3、 选择客户充值

4、 财务进入订单管理-订单查询界面, 查已确认未付款状态

5、 点击右边查看, 再点击费用信息-编辑, 进入界面复核信息

6、 根据公司相关规定复核制版费、 绣花费、 运费、 发票税额等情况是否相符, 不符反馈, 相符后, 根据可用余额充分的情况下, 在使用余额框填写订单金额割帐, 完成后, 再点击全额付款, 付款完成; 业务员线下客户操作同线上终端会员; 如果加盟商线下客户, 先到会员列表-调节会员账号进行强制割款( 结算价格以加盟商进货价格为准) , 如果是定制货, 预付定金方式的, 相关业务人员对余款负连带责任, 确保余款收回, 加盟商定制货需在该加盟商账户强行割款( 结算价格为加盟商进货价格) , 加盟商的线下客户及定制客户订单只点击全额付款按钮。如果备注中注明客户代收货款、 现款提货、 领导批准暂时不付款等情况, 由相关人员在备注中注明担保情况, 财务网上商城不予审核, 只在纸质订单上根据担保情况签字确认后由仓库发货, 等货款收回时财务再充值、 全额付款。
财务根据每日收到内勤打印的订单比对ERP销售出库情况。

7.财务根据实际情况割帐, 并在备注里标明责任人( 例如全额付款 元---高丽丽)

3)客服回访
1、 客服进入订单管理-订单查询界面, 发货状态选择已发货/已分单, 搜索后出现已发货的所有客户列表。

2、 根据客户列表逐一进行回访, 确认客户是否已收货和满意度, 并告知点击网上商城确认收货按钮后才有积分。如果客户收货后没有时间操作, 客服回访时可告知客户并在后台订单中”已收货”替客户确认收货。订做的和线下客户无需确认已收货。
3、 根据回访情况填写回访记录, 并在CRM系统做好备注。

四、 各岗位严格按照流程办理业务, 人力资源根据规定监督处罚。
1、 业务员、 总部客服、 电商客服、 淘宝客服接手的客户, 不论线上还是线下, 都要按照会员下单流程将客户纳入菲霖菲特网上商城注册、 下单, 并负责将货款及时收回。如果上述业务出现错误信息、 数据不准确或不按照上述标准执行, 发现一次扣各相关部门2分。责任人罚款10元。
2、 仓库后勤、 物流人员严格上述流程规定进行审核、 发货。如果违反上述流程或出现错误, 发现一次扣各相关部门2分。责任人罚款10元。
3、 财务人员严格按照上述流程规定进行复核及货款充值、 割账处理, 出现错误或不按照上述标准执行, 发现一次扣各相关部门2分。责任人罚款10元。