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会议流程组织会议

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2020年4月19日
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会议、培训安排与流程
本准则适用于一般性的会议和培训，各业务部门的常规性会议或者培训参照此准则执行。
一、相应规格 基本原则
公司所有部门会议、培训活动的安排，以相应规格安排会议场地，保证会议活动的顺利进行。
二、会议计划
1. 各部门应于每月20日对下月即将举行的会议、培训班、说明会等，拟定《会议计划工作表》（附件1）交办公室，由办公室汇总信息、整理各部门的会议计划，统一协调安排制定会议日程工作表。
2. 办公室根据筹办会议部门的具体要求，在会议拟定日期的前一周制定《会议安排》（附件2）明确会议地点、人员安排、日程安排，呈报各相关部门经理审核同意后予以实施。
3. 各部门可根据会议具体操作流程（附件3）来确定行事历、制定详细的会议计划。对于具体筹备事项可依据《会议筹备计划》（附件4）来明确分工、完成时间及负责人等。
三、会议安排
1. 为达到会议预期的目的，由办公室统一负责估算活动费用、场地确定、会议安排流程、安排参会人员食宿等。根据公司相关规定，在核定人均标准后予以安排。会议组织机构负责签报申请、场地的布置，汇总实际支出、报销等。
2. 会议期间临时需求可经办公室经理同意后由需求部门及时解决，会议结束后统一报销
3. 办公室经过调研的形式选择3-5家酒店，会议中心，签订长期合作协议，根据会议的规格不同，来选择与其规格相应的酒店、会议中心。
4. 原则上由办公室统一协调安排分公司各部门的常规会议及培训活动，各部门不可擅自安排，对不在当月会议计划内，临时会议活动的安排，需填写《会议安排》（附件2）并注明紧急安排原因及具体要求，须经总经理同意后，办公室根据实际情况予以安排。

附件1：
会议计划工作表
部门：
****年*月
制表人：
时间
会期
会议性质及要求
参会人数
备注

部门经理签字：

附件2：
会议安排
申请人：
部门：
具体时间：
参会人数：
地点：
会议内容及具体安排：
部门领导签字：
办公室意见：
公司领导意见：
备注：

附件3：
会议具体操作流程
一、会前
确定会议主题与议题－确定会议名称－确定会议规模与规格－明确会议组织机构－明确会议所需设备和工具－确定会议时间与会期－确定与会者名单－选择会议地点－安排会议议程和日程－制发会议通知－安排食住行－准备会议文件材料－制作会议证件－指定会议经费预算方案－布置会场－会场检查
1、会议筹备确定行事历《会议筹备计划》（附件4）；
2、召开筹备会议，成立项目小组，明确分工、完成时间及负责人；
3、编制预算；
4、确定沟通频率和时间。
二、会中
报到及接待工作－组织签到－做好会议记录－做好会议值班保卫工作－会议信息工作－编写会议简报或快报－做好会议保密工作－做好后勤保障工作
1、会场大厅提前安排礼仪人员，协调并引领参会人员；
2、准备茶歇，包括新鲜水果、咖啡、饮料、茶点、纸巾、茶杯等；
3、安排会议合影，提前摆放座位，有专人拍照和组织；
4、如住宿和会场在不同处，须提前告知或安排相关人员带领前往。
5、再次确认参加领导名单，通知到场时间，注意接送安排；
6、如有需要领导参与的环节须再次沟通并在现场安排人提醒。
三、会后
安排与会人员离开－撰写会议纪要－会议的宣传报道－会议文书的立卷归档－催办与反馈工作－会议总结
1、根据日程安排的信息安排车辆和送行人员；
2、各种设备的清点，归还、退房，检查有无遗漏物品；
3、清点所剩会议资料，注意保密及销毁；
4、各种音像、照片、文字资料的整理及存档、撰写会议新闻稿；
5、确认发生费用、收集发票，列出报销项目明细，做分摊表，由相应部门承担具体费用；
6、会议筹备组人员认真总结会议的成功和不足，为以后会议提供宝贵经验。

附件4：
会议筹备计划

功能
事项
说明
完成时间
负责人
场地
选定酒店
根据会议级别确定对应的酒店星级
尽量提前

选定会场
根据会议人数和会议性质确定
尽量提前

酒店布置
摆放横幅、欢迎牌、鲜花、水果等
入住前1天

会场布置
摆放会议资料、桌牌、鲜花、茶杯、矿泉水、茶歇桌背景板、欢迎牌，指引牌、横幅、纸笔等
会议前1天

文案
会议方案及流程
各项具体内容的时间安排
会议前1周

会议通知、报备
下发会议通知，抄送相关人员
会议前1周

会议资料准备
会议资料打印、装订或印刷、发言稿、主持稿活动方案及其它文字材料，如欢迎词、祝酒词等
会议前1周

会议指南设计制作
会议指南需要提前放入酒店房间或会场，欢迎牌、欢迎卡、横幅、背景板、桌牌等
会议前1天

接待
房间安排及布置
提供房间号列表，提前办理入住手续，领取房卡，摆放欢迎卡、会议指南、会议材料、鲜花、水果、礼品
入住前

车辆安排
安排符合要求的车辆并做好调度、以及接送和人员安排
会议期间

餐饮安排
预定会议餐饮，中餐可安排自助餐或简餐，正式晚宴需确定名单并制作桌牌
会议前1天

采购
各类物品
购买鲜花、水果、食品、饮料、药品、电池、办公用品等各类物品
会议前1天

礼品
选择适合的礼品
会议前1周

设备
电脑及投影仪
安装并调试，确保会议期间的正常使用
会议前1小时

其它设备
如需要其它设备，提前安装并调试，确保正常使用
活动前1小时

预算
编制预算
根据各项费用标准编制预算
会议前

准备款项
准备需预付款项和一定数量的应急现金
费用支出前

提示：
1. 因领导行程易变动，接待组所提供的信息要确保及时更新和准确，因此类信息关系到活动方案、接机、食宿、采购等一系列环节，筹备组人员及相关负责人须人手一份，发生临时变动时要及时通知各小组负责人和相关人员；
  2. 会务组提前入住酒店时，应携带电脑、打印机、空白桌牌、白纸、订书机等办公设备和用品，确保发生意外时可及时修改或置换（如时间地点变动，资料丢失等）；
3. 各类电子设备提前一天调试，会前一小时再次调试，会场多备一台笔记本电脑和投影仪防止意外。

会议具体操作流程图

会前

落实会议内容

确定时间地点

会议筹备

会中

分项落实责任人，行事历，保持沟通

报到、接待

举办会议

会后
报销、文案撰写

会议总结