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物资申购采购入库保管出库管理制度及操作流程

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2020年4月19日
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达县新桥医院

物资申购、采购、入库、保管、出库管理制度

一、总则
1、为保障医院正常生产经营的连续性和秩序，使物资管理作业合理化，减少库存资金占用，特制定本制度。
2、经过本制度明确物资管理作业规定，指导和规范操作人员日常作业行为。
3、仓库管理应保证满足医院生产经营所需的物资需要，不缺货断档，并使库存物资、采购成本总额资金费用最小化。
二、存货计划与控制
1、仓库以适质、适量、适时、适地之原则，供应所需物资，避免资金呆滞和供货不足。
2、对订有标准的物资品种进行控制，实际库存量降到订购点时，即可提出补充采购计划申请。
3、认真准确完成物资的出、入库工作，杜绝出、入库过程中造成的物资短少、错乱。对单据、账册及各种原始凭证认真整理、保管不得遗失。
三、物资的采买收发管理规定
(一)、申购
1、要采买物资首先要填写申购单，并经过申购批准，没有经过申购批准的物资一律不得采买，违规采买，财务将给于不报销处理。
2、物资申购单由申购人填写，经部门经理复核，仓库核量，财务审核，总经理批准后交由采购人员采购。
3、申购单一式四联，所有字签完以后，申购部门自己留存一联作为部门留底，交仓库一联作为收（入）库核对用，交采购一联作为采购人员采购凭证、交财务一联作为财务核对付款用。
4、工程用小综物资零星采买也按此执行，大综物资采购或招标另出台管理规定。
（二）、收料与入库
1、循环使用物资进库填写入库单，销耗性使用物资进库填写收料单。
2、物资到医院办理收（入）库手续时，仓管应依据清单上所列物资进行核对、清点，经使用部门或申购人员及技术检验人员对质量检验合格后，方可入库。
3、如发现名称、型号、规格、数量不符或包装破损的，应通知采购处理。（所有来货来料必须在数量清点完成，供、收双方共同确认的情况下签单收货，数量异常时，则签收实收数量并要求送货人员签字确认方可收货）
4对收存入库物资核对、清点后，由库管员及时填写入库单或收料单，入库单或收料单一式三联，仓库留存一联作为登记仓库帐用、交采购人员或送货人员一联作为采购或供货部门请款报销凭证、交财务一联作为付款记帐用。
5、库管员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库
a） 未经审批的采购。
b） 与合同计划或请购单不相符的采购物资。
c） 与要求不符合的采购物资。
　6、 因生产急需或其它原因不能形成入库的物资，库管员要到现场核对验收，并及时补填入库单或收料单。
7、对入库物料第一时间做好标识卡记录，标识卡要注明品名、型号、规格、来货时间及供应商和实际入库数量。物料标识卡必须置于物料正面最易看到的位置，做到数据易读取易记录。
8、库管员在物料入库时发现问题，未及时或于次一个工作日内报告处理的，该物料视为合格。
9、仓库管理员对所有入库物品及时入帐，对在存仓库物品造册登记。可用金蝶软件或电子表格记账。
（三）、出库或领用
1、循环使用物资出库填写出库单，销耗性使用物资出库填写领料单。
2、物料出库必须要有出库单或领料单，出库单或领料单由领用人填写，经部门经理复核，仓库核量，财务审核，总经理批准，所有字签完以后交由仓库发货。
3、出库单或领料单一式三联，领用部门自己留存一联作为部门留底，供领双方在确认出库物料的品种、规格、数量和质量后把余下二联交仓库，一联作为仓库出库记账用，另一联由仓库交财务作为仓库出料发货凭证用。
4、凡持经各方人员签批的出库单、领料单经确认后，方可领料出库。若领料单出库单上签字未完成、字据不清或被涂改的，库管员有权拒绝发放物资。
5、库管员必须根据进货时间，遵守“先进先出”的原则进行物料的发放；库管员须对所有出库物资及时入帐。
6、领料人员所需物资若无库存，库管员应及时通知使用者，使用者按要求填写申购单，经批准后及时采购。
7、领料人于物料出库时发现问题，未及时当场处理的，则该物料视为合格。
8、任何人不办理领料手续不得以任何名义从仓库内取走物资，不得在货架或货位中乱翻乱动，库管员有权制止和纠正其行为；物料出库提运过程中，禁止领料人随意进入仓库内部场所，对不听规劝的可拒绝发货并上报领导。
9、以旧换新的物资一律交旧领新；
10、对于各部门领用的各种工具、办公用具、设备，仓库均要做“各部门在用工具、办公用具、设备台账”，记录各使用部门在用情况，并于每年年底盘点一次相互核对。
11、坚持原则，不徇私情，严格按批准数量、质量领取、发放物资。
四、物资退库管理规定
1、由于计划变更或取消计划引起的领用物资剩余时，应及时退库并办理退库手续，退库由退库人员红字填写出库单或领料单，签字、审批、收货、单子流程按新料入库办理。
2、正常循环使用物资退库时，由库管员红字填写出库单，经退库人员签字后，一联交退库人员作退库部门留存，一联仓库留作登记仓库帐和各部门台帐用，一联交财务作为记账核对用。
3、销耗性物资损失或循环使用物资报废时，仓库须填写“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”，经有关技术人员进行查验并在“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”上签字认可后，入库并做好记录和标识。“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”一式两份，仓库留存一份作仓库报损销帐用，报财务一份作为财务报损销帐用。
五、物资的保管
1、按品种、规格、体积、重量、大小、用途等物料性质分类整齐码放，设置明显标记。（仓管员必须将货物放到仓库内部，不允许放在仓库外，特别不能隔夜放在仓库外。）
2、储物空间分区及编号，标示醒目、朝外，便于盘存和领取。
3、物料摆放需要按照划分的区域进行摆放，不得随意摆放，不得在规划的区域外摆放物料。
4、物料发放后须进行整仓、归位整理、及时入账。
5、对贵重物料卡帐登记，由指定人员管理。对危险物品隔离管制。
6、所有物料必须做到安全维护和保管。
7、对于在仓库存放半年以上的呆滞物料应每月及时统计，上报处理。
8、地面负荷不得过大、超限。
9、注意仓库清洁卫生，通道不得乱堆放物品。定期实施安全检查。
10、保持适当的温度、湿度、通风、照明等条件。
六、安全
1、每天下班后由仓库管理员检查门窗是否关闭，按仓库八防安全原则（即防火、防水、防盗、防腐、防潮、防漏、防锈、防虫）检查货物，异常情况及时处理和报告。
2、非仓库人员，未经同意，不准入内。
3、仓库内严禁吸烟和禁止明火，发现一律立即上报处理。
4、保障疏散通道、安全出口畅通，物资堆码高度应按照国家质量体系相关规定码放，以保证人员、库房安全。
七、定期盘存
1、库管员对常见或每日有变动的物资要随时盘点，若发现误差须及时找出原因并更正。库存信息及时呈报，须对名称、数量、规格仔细核对，确保报表数据的准确性和可靠性。
2、小盘点，每月底一次。主要核查是否帐实相符及呆滞物料增减情况。
3、大盘点，每年一次。每年年终对医院的所有资产进行盘存。
4、盘点要求：
(1)、对盘点出的过期、变质或其它原因不能使用的物资及时上报处理。对盘盈、盘亏情况，报主管批准后调整帐目；涉及库管员责任短缺的，由其赔偿。
(2)、盘点过程中发现异常问题及时反馈处理；
(3)、库管员须保证盘点数量的准确性和公正性；严禁弄虚作假，虚报数据；盘点粗心大意导致漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草、错误，丢失盘点表，随意换岗等，不按盘点作业流程操作的根据情况追究相关责任。
八、对账、付款
1、采购、财务、仓库要按采购商、供应商分别登记采购台帐，依申购单、入库单和收料单记录采购付款情况。
2、仓库要登记仓库帐和各部门领用、退用在用工具、办公用具、设备台账，记录各使用部门在用情况。
3、采购时，采购人员应严格按照申购单上物资名称、规格型号、数量、质量采购，不得弄虚作假，如遇市场没有此产品需更换其它，应重新填写申购单再进行购买。
4、收料或入库时，收料员要和申购单核对，并及时填写和传递单子，保证各相关部门能及时入帐登记。
5、出库存时，库管员要认真核对发出物资与出库单或领料单是否相附，严格把好这一关，守住医院财产物资不外流，并及时填写和传递单子，保证各相关部门能及时入帐登记。
6、请款付款时，财务人员要核对货物发票、申购单、入库单或收料单、合同的内容是否相附，签字等手续是否完善，如发现问题绝不付款，待手续完善以后方能付款。
7、每月采购要和采购商、供应商、仓库、财务核对一次帐务，发现问题及时上报处理。
8、每年仓库要和各部门、财务核对一次各部门领用、退用、在用工具、办公用具、设备，发现问题及时上报处理。
9、每月仓库要和财务对一次帐，保证仓库帐和财务帐帐帐相对，帐实相附。
10、小样物品、贵重物品每月盘点一次，大样物品每年盘点一次。
九、工作态度
1、仓库工作人员应该培养良好的工作作风和习惯，倡导细心（严谨）、负责、诚实、团结互勉、爱岗敬业的工作态度。
2、认真履行岗位职责，工作主动、不推诿、作风踏实，能够合理有效的从事本岗位工作。
3、在实际工作中，能够配合、协调好与供应方和其它相关部门之间的日常工作关系。
4、下达的工作任务无特殊原因需要在规定时间内完成，且保证工作品质。对于在工作中使用的的设备、仪器、工具必须妥善保管，细心维护，如造成遗失或人为损坏，则按医院规定进行处理。
5、完成领导交办的其它任务。
十、岗位调动或离职
仓库、采购、财务人员岗位调动或离职前，必须办理账目及物料、设备、工具、仪器移交手续；单据移交手续。要求逐项核对点收，如有短缺，必须限期查清，方可移交。移交须由其它两方及部门主管人签字确认后方可办理离岗手续。
十一、建帐
仓库应建立仓库帐，做到帐实相符、帐帐相符。及时做好日常帐簿登记、整理、保管工作，认真做好日、月物资的收、发、存记录工作及账、物的核对工作，保证账面日清月结，账物相符。
十二、劳动纪律
1、上班时间严格遵守劳动纪律、作息时间，不得大声喧哗、玩闹、睡觉、长时间聊天等与工作无关的事。
2、不得擅自离开岗位。
3、严格遵守医院的各项规章制度。
十三、保守医院秘密，爱护医院财产
十四、此规定有不完善之处在实施过程中逐步修改。此规定解释权归财务，有不明白之处可到财务询问。

达县新桥医院

6月21日

附：一、流程图
二、样单
1、《物品申购单》、《消耗性物资损失报告单》《循环使用物资损失（报废）报告单》要的时候现做。
2、《入库单》、《出库单》、《收料单》、《发料单》买现成的。

流程图
一、采购入库
交仓库一联
技术人员验货
入库
采购人员采买并交仓库
各部门申购人填写【申购单】并签好字，自己部门留存一联

仓库填写【入库单】或【收料单】，核对【申购单】和实物并留一联

交财务一联

回采购或送货一联

交财务一联

交采购一联

二、领用出库
各部门领用人填写【出库单】或【领料单】签好字后留一联

仓库交财务一联
交仓库两联，仓库留一联

三、退库
1、由于计划变更或取消计划退库
技术人员验货后入库
各部门退库人员填写【红字出库单】或【红字领料单】并签好字后部门自留两联

交一联到财务

2、循环使用物资退库
仓库填写【红字出库单】
交退库部门一联
退库人员签字

仓库自留一联

交财务部一联

3、损失或报废物资退库
仓库自留一联
仓库入库
技术人员查验认可并签字

仓库填写【损失或报废报告单】

交财务一联

四、付款
财务审核【申购单】、【入库单】或【收料单】、【发票】（或【收据】）、【合同】
采购人员或送货人员带【发票】（没有发票的带【收据】）、【申购单】、【入库单】或【收料单】、【合同】到财务

采购人员或送货人员填写【请款申请】
财务按排货款并通知采购人员或供货人员收款

出纳付款