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差旅费报销管理制度参考

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差旅费报销管理制度( 修订版)

为进一步完善公司的内部管理制度, 加强员工因公出差的管理, 现结合公司实际, 对公司原有的差旅费报销制度进行了修订, 希公司各岗位人员能够切实履行并互相监督, 以促进本规定的有效实施。
一、 操作流程
  1、 出差人员出差前必须填写”出差申请单”注明出差地点、 事由、 天数、 资金开支预算等, 经部门负责人签署意见、 分管领导及总经理批准后方可出差。员工出差途中因工作需要或其它特殊情况需延期返回的, 需请示中心分管领导及总经理批准后, 方可延期, 无故延期的, 公司不予报销差旅费, 并按旷工处理。
2、 员工出差如需借款, 需提前2天持批准后的”出差申请单”, 填写”借款单”, 列明借款事由及金额, 由部门负责人签字后, 经财务人员审核, 分管领导及副总经理审批后方可借款。
3、 出差人员回公司后, 应形成出差完成情况书面报告、 并向分管领导汇报。由分管领导考核结果, 签署考核意见。
4、 根据 ”出差申请单”和有效出差单据, 按费用包干标准规定, 经审核后方可报销差旅费。各项补助凭填写完整的申请表, 由财务予以支取。
费用报销签字程序参照财务报销签字审批流程。( 特批的开支必须先由有关领导在发票上签字确认后转给财务审核)

5、 凡与原出差申请单规定的地点、 天数、 人数、 交通工具不符的差旅费不予报销, 因特殊原因或情况变化改变路线、 天数、 交通工具的, 须事先经分管领导及总经理签署意见后方可报销。
6、 出差回公司应在三天内报账并结清借款, 超过三天未报销的差旅费由个人自行承担。
7、 出差时借款, 本着”前帐不清, 后帐不借”的原则, 延误工作责任自负, 特殊情况由总经理特批, 各部门违反规定给予借款造成帐务混乱的, 追究财务经办人的责任。
8、 因出差期间周六周日不能休息的 , 回公司后可在两周内安排调休。
二、 费用报销标准:
费用报销执行以下标准:
地区
特区、 直辖市、 省会
省辖市
县级市及以下
住宿标准( 一个标准间)
180
150
130
伙食补助
30
30
30
市内交通费
10
5
5
电话补贴
20
20
20
备注
同性出差需两人同住一个标准间, 员工若为单人或异性出差, 如无其它旅客同住, 可单住标准间, 并持住宿发票报销, 但不能超过规定的住宿标准

交通工具标准
飞机
火车
长途汽车
出租车

——
硬卧硬座

预申请
备注
总经理及以上人员实报实销, 其余人员按以上标准执行, 若到目的地的机票价格(含机场建设和燃油附加等其它费用)不高于火车票价格的20%, 在请示上级主管后可乘坐飞机
三、 报销办法:
( 一) 住宿费报销办法
1、 出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法, 按实际住宿的天数计算报销。
2、 出差人员有接待单位或住在亲友家的, 一律不予报销住宿费。
3、 出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行, 有新闻媒体采访、 会见地方政府官员和知名人士等影响公司整体形象的特殊业务情况, 由当事人提出申请, 分管领导及总经理批准并规定限额后订房。无正当理由或未经预先批准私自入住超标酒店的, 超出部分费用自理。
( 二) 伙食补助费报销办法:
中午12时前离开本市按照全天补助; 中午12时后离开本市按半天补助; 中午12时前抵达本市按半天补助; 中午12时后抵达本市按全天补助。
( 三) 交通费报销办法:
1、 旅途中符合乘卧( 从早八时至次日晨七时之间, 在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时) 而未乘坐卧铺, 特快按票价50%, 其它列车车票60%予以补助。订票费、 退票费原则上不予报销, 如遇特殊情况需写书面汇报, 报分管领导批准后, 方可报销。
2、 对于自带车辆人员, 交通补助费予以取消
3、 出差人员原则上不得乘坐出租车, 但下列情况除外:
( 1) 出差目的地偏远, 没有公共交通工具;
( 2) 携有巨款或重要文件须确保安全的;
  (3) 收发货物笨重, 搬运困难或时间紧迫的。
( 4) 陪同重要客人外出的;
( 5) 执行特殊业务或夜间办事不方便的;
以上情况须请示分管中心负责人同意并签字后方可报销。
4、 出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船, 不得绕行。出差期间经领导批准顺便回家探亲、 办事, 其绕线多支付的费用均由个人自理, 期间按照事假考勤。遇有特殊情况的, 如春运无法购票的, 在请示中心负责人同意后方可报销。
( 四) 通讯费报销办法
除外出学习和驻外人员外的出差人员, 每天补助20元通讯费, 特殊情况经主管领导批准。出差人员必须保持通讯畅通, 按规定与公司领导通话汇报工作; 公司有事找必须及时回电话, 若回电不及时或未按规定向领导汇报工作的, 通讯费不予报销。
四: 补充规定
1、 在出差过程中因业务需要宴请有关人员的, 应确定报销限额并事先征得分管领导及总经理同意, 财务部门方可审核报销。
2、 出差人员应保留完整车( 船) 票时间、 车次、 住宿发票作为计算费用的依据, 票据丢失者不予以报销。对于公司代为订票的, 应保留复印件作为审核依据。
3、 去往分、 子公司办事处的人员, 出差途中享受伙食补助费。抵达后食宿由分、 子公司承担, 不享受伙食及住宿包干, 如因办理业务路途遥远, 而中途无法返回办事处就餐, 可享受伙食补助费, 但需持有分、 子公司负责人的签字确认证明。
4、 外出参加会议, 会议费用中包括食宿时不再享受食住费用, 只享受市内交通及电话费。会议费用中不含食宿时, 按前述标准予以补助。
5、 出差机票、 车票及房间原则上由行政部负责订, 在不超标准的前提下, 经分管领导同意后可自订。
公司有关审核人员必须严格把关, 若发现把关不严给公司造成损失的, 审核人员与经办人按2:8的比例承担相应的损失额, 并每人每次处罚当事人现金50元。
本规定自公布之日起施行。
北京多赢时代文化传媒有限公司

                                 9月1日

附出差及补助申请表

  出差申请表
部门: 申请日期: 年 月 日

出差人

部门负责
人确认

中心
负责人
确认

总经理
确认

出差
办理
事项

费用
预算
明细

出差
地点

出差时间
自 年 月 日 时起
共 日
至 年 月 日 时止
备注: 业务员出差之前将本表以上部分填写完毕后交财务作为出差借款及核算差旅费的重要凭据。在出差归来后由出差人员取回填写完以下部分后交回财务作为结算补助费的依据。
出 差 补 助 申 请
出差人员 从 年 月 日到 年 月 日 出差到 , 办理 事宜。共出差时间 天, 根据出差报销规定, 应报销各项补贴共计 元, 各项补贴明细及计算依据为:

申请人: 部门经理确认:

财务审核: 副总确认: 总经理确认: