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费用报销制度中国企业实用版

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重庆万丰塑胶有限公司

费用报销制度

版本号/修改状态: A版/ 全年度修订版

受控状态:
分发号: 05
生效日期: 05月01日

费用报销制度
文件编号
05
拟制人
王长凤
审核人
刘维东
版本号
A版
修订状态
修订版
颁布日期
.05.01
修订日期
.05.01
批准人
刘维东
.
重庆万丰塑胶有限公司费用报销制度

一、 目 的
为了使公司的经营更加科学性、 程序严谨性、 报销的可操作性; 加强对费用、 支出报销的管理和便于本公司成本费用的核算以及其它财务工作的开展, 结合本公司的实际经营情况特制定本制度。本制度中所称费用是指差旅费、 业务招待费、 办公费及其它费用。

二、 办公费报销制度
办公费指日常办公耗用的电脑耗材( 如打印纸、 传真纸、 墨盒、 硒鼓、 磁盘等) 、 办公文具( 如笔、 计算器、 文件夹、 便笺等) 、 办公场所的零星维修费用和办公过程中发生的各项杂费等。
办公费的报销必须在不超过各部门的预算申请表总金额内报销, 如无预算时间, 实报实销。办公用品的购买由后勤专员负责, 并经领导批准后购买, 如有变更, 必须通知财务部备案。办公用品采购必须附采购物品清单。

三、 汽车费报销:
汽车费用( 油耗、 修理、 保养、 保险、 年审、 停车、 养路等费用) 应控制在部门预算范围内或者参照汽车管理制度进行。报销时应附上行政部理部审核的”付款申请单”。

四、 出差管理
1、 外地出差差旅费报销原则
原则上按照《差旅费报销制度》进行, 报销时, 由财务部门参照制度审核。出差时, 应先做好相关行程路线安排, 并填写《出差申请单》《行程表》表及《费用预算申请单》向公司领导申请, 确认后行政部备案, 出差归来报销时, 必须有《出差申请单》附在差旅费报销单后面方能报销。
2、 员工出差结束三日内必须完成《出差报告》的<出差总结>部分, 超期者将暂停下月报销。

五、  差旅费  
差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用, 具体包括长途交通费、 住宿费、 餐饮费、 其它公务杂费等。
1、 员工出差使用交通工具为火车、 汽车普及工具( 省外出差火车限乘硬卧) 。
2、 特殊情况, 经公司领导批准后, 可选择飞机。
3、 违反公司规定使用交通工具, 一律按火车票( 硬座) 报销( 超出部分由个人支付) 。
4、 出差过程中, 如发生业务应酬费的, 应附上经审批的”业务应酬费申请表”。
5、 员工外出期间产生的公务费, 如文件复印费、 传真费等, 实报实销。
6、 公司员工的手机话费在公司报销标准和给予范围内给予报销, 但手机出现三次打不通( 无论任何原因) , 不能报销该月电话费。

六、  招待费用审批制度
招待费用指接送客户、 接待用餐、 赠送礼品、 交际应酬所发生的各项费用。为了公司业务开展顺利, 各部门在预算范围内可根据具体情况安排接待用餐或赠送礼品。所有赠送礼品必须事先上报公司领导批准, 并计入相关部门负责人的招待费用限额。礼品发票必须附礼品清单。每月累计报销的招待费, 要在其发票的背面注明: 所招待部门、 招待的原因及金额等, 没有注明的不予报销。每次招待用餐的标准, 必须经公司领导书面批准; 若情况特殊能够先电话请示, 二天之内将书面文件补充上交公司领导批示。逾期不补不予报销相关招待费。

七、 备用金管理
1、 根据工作需要, 员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金, 并填写《预算申请单》, 借支额度根据实际需要确定, 由公司领导签批。
2、 备用金借支后应及时冲帐, 备用金占用时间应不超过15天, 如遇特殊情况不能按时冲帐, 可书面申请, 经公司领导签字同意后方可延期, 但最长不可超一个月。
3、 对于长期占用备用金的, 财务部将从员工的个人收入中扣减, 直到完成冲销, 在此之前不允许再借支备用金。

八、 报销管理
1、 公司各人员的报销票据由财务室审计部审核签字后交由公司领导签字。然后在财务部进行报销。实际报销金额金额不能超出《预算申请单》上的3%。否则超出部份由个人承担。
2、 所有票据必须是合法的正式发票, 除定额票据外, 其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据, 收据( 财政票据除外) 及白条不予报销, 公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。
3、 报销审批的权限
报销审批采取逐级审批制。审批程序为: 报销人填制—部门负责人审批签字——审计人员签字—财务部门负责人签字---副总经理/总经理/董事长签字。报销的权限如下:
( 1) 50元以下费用由财务部门负责人按照相应制度、 预算审批签字同意。
( 2) 500元以下费用由财务部门负责人按照相应制度、 预算审批签字同意。
( 3) 1000元以下费用由行政经理相应制度、 预算审批签字同意。
( 4) 1000-30000元费用由总经理审批签字同意。
( 5) 30000元以上费用董事长审批签字同意
( 5) 各种费用的审核都需要审计人员按照相应制度、 预算审核并付上意见、 签字。
( 5) 审批、 审核、 签字、 同意的文字格式为: 经审核、 同意、 姓名; 经审核、 同意、 程XX批示、 姓名。
( 6) 漏审、 误审、 错审、 拒审核、 故意拖延者按照审核金额的10%处以罚款。
( 7) 商务部门费用报销参照《万丰塑胶有限公司商务部门制度汇编》执行, 并在下月在其绩效中扣除。
( 8) 特殊费用( 礼品费、 公关费) 特事特支, 由总经理或董事长审核批准同意。( 董事长或总经理不便时, 由副总经理征得同意后, 代为签字报销)

九、  原始凭证有效性的规定
1、 经办人员在费用支出时, 应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证, 准予报销:
( 1) 税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票;
( 2) 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据;
( 3) 邮政、 银行、 铁路系统的各类带印戳的收据、 支出证明单;
( 4) 经办人员取得的合法凭证时, 应按以下要求规范填写, 否则, 视为无效凭证, 不予报销:
”客户名称”栏: 统一填写  ”重庆万丰塑胶有限公司”; ”品名规格”栏: 按
实际情况分项目填写, 在具备销售、 提供劳务单位开具的购货或支出清单的情
况下, 可合并填写, 其它必须有明细清单; ”金额”栏: 小写前以”￥”封头, 大
写金额合计栏前以”币”或”   ”封头, 尾数为”0”时以”零”填充。开票人:
填写具体完整的开票人姓名; 发票印鉴: 加盖销货单位或提供劳务单位发票专用
章或财务专用章, 且清晰可见; 票面痕迹: 发票不得有任何的涂改、 伪造。

十、 奖惩条例
违反报销制度处罚条例:
的贯彻报销制度的实施, 避免违规现象的出现, 使报销人自觉的遵守本制度, 特制定本条例。
（1） 营私舞弊、 弄虚作假, 不予报销不真实不合理部分。对已经报销的, 除退回违规报销金额外, 同时对报销人予以违规报销金额20--100%但不低于100元的罚款。
（2） 财务部审核人员审核不严使公司造成损失的, 对财务审核人员按违规报销金额5%--15%的罚款。审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任。
（3） 处罚的款项归列入绩效考核奖惩的资金帐内。
（4） 审核人员阶段内审核无误的给予500元的奖励。
十一、 审计 ( 1) 公司每半年对该制度的执行情况组织专门人员进行审计。
( 2) 公司对审计中出现的错误按照规定给予处罚, 对严格执行该制度的财务审计人员给予奖励。
附表1: 《员工签字确认单》

总经理: 王长凤 董事长: 刘维东
主题词: 费用 报销 制度
报: 董事长、 总经理
发送: 商务部、 财务部、 审计室、 办公室
抄送:
打字: 张星 校对: 沈利川 拟定: 王长凤 审批: 刘维东
附件1:
员工签字确认单

在签字确认之前本人已经详细阅读并充分理解了《重庆万丰塑胶有限公司费用报销制度》, 同意遵守此制度。