合同签订管理规范.doc

合同签订管理规范

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2020年5月29日
文档仅供参考
文件名称:合同签订管理规范
版本:A
页次:11of16
文件状态:受控文件
文件编号:PU-I-011
版次:1
生效日期:
一、 目的:为加强酒店合同签订管理,特制定本制度
二、酒店签订合同主要分类
序号
合同名称
合同标的简要说明
合同向必须包括的基本条款
1
供货合同
(也可称为:购销合同,产品合同,买卖合同,供货协议书等)
包括酒店所需采购的所有物品,物品的分类可参阅”行政办公室管理制度(编号为 -008(V01)
1合同签订双方名称、地址联络人
2货物名称、数量、单价(需注明是否为含税价)(若为种类较多的物品,则可另编制”物品报价单”作为该合同的附件)
3交货地点
4货物质量保证条款
5结算方式及付款方式
6违约责任
7解决合同纠纷方式
8合同生效期限
9合同份数,签订双方各执份数
2
维修保养合同
包括酒店各类需维修保养的设备、物品等,例如:电梯的维修保养合同、洗衣设备维修保养合同、电脑信息系统维护合同、银器保养合同等
1合同签订双方名称、地址、联络人
2需维修保养设备、物品的描述。维修保养费用(需注明是否为含税)
3维修保养服务方式
4维修保养的质量保证条款
5结算方式及付款方式
6违约责任
7解决合同纠纷方式
8合同生效日期
9合同份数,签订双方合执份数
3
工程施工合同
包括装修、建筑合同等
1合同签订双方名称、地址、联络人
2工程范围
3建设工期
4竣工时间
5工程质量
6工程造价(需注明是否含税价)
7技术资料
8材料和设备供应责任,拨款和结算,竣工验收量保修和保证期
9违约责任
10解决合同纠纷方式

序号
合同名称
合同标的简要说明
合同必须包括的基本条款
4
设备安装合同
包括酒店各类设备的安装,例如:洗衣设备安装合同、发电机安装合同等
1合同签订双方名称、地址、联络人
2需安装设备的描述。安装价格(需注明是否为含税价)
3安装工期
4验收标准
5保修服务期限
6结算方式及付款方式
7违约责任
8解决合同纠纷方式
9合同生效期限
10合同份数,签订双方各执份数
5
其它合同
除上述合同标的之年的物品或事项等。例如:租赁合同等

1合同签订双方名称、地址、联络人
2合同标的
3合同价格(需注明是否为含税价)
4结算方式及付款方式
5违约责任
6解决合同纠纷方式
7合同生效期限
8合同份数,签订双方各执份数
三、签订合同的范围
1以下酒店需长期固定采购的物品,均需确定2至3家长期合作的供应商。
序号
申请部门
物品类别
合同评审期限
1
餐饮部
菜类、冻品、三鸟肉食、方面等副食品
每月
2
货仓部
餐料、大米、面粉、香烟、咖啡、酒水类
每月
3
客房部
客房用品、清洁用品、纸巾
每半年
4
人力资源部
员工食堂蔬菜、肉食等
每月
5
行政办
A文具 B矿泉水
每半年
6
工程部
A五金类
B煤气
C柴油
每半年
每半年
根据市场行情调整
2维修保养、工程施工、设备安装等必须签订合同,需至少寻找3家以上的供应商进行比较选择。
3除上述”1”及”2”项必须签订合同外,其它杂项物品的采购(或其它协议等),若交易金额超过5000元,则均需与供应商签订相应的合同,需至少寻找3家以上的供应商进行比较选择。
四、签订合同程序及原则
1签订程序

合同审核单
合同名称:
合同签订方:
合同标的:
顺序
审核部门
签名
日期
1
申购部门负责人

年 月 日
2
采购部负责人

年 月 日
3
法律顾问

年 月 日
4
总经理

年 月 日
5
董事

年 月 日
2签订合同基本原则
1） 所有合同必须附上述的<合同审核单>
2） 与新供应商签订合同前,必须验证供应商的营业执照的年检等事项。若供应商所
供应的物品、或设备、或建筑等事项需要相应的政府证明文件,则签订合同前也需验证
相应的政府证明文件。并将营业执照及相关的政府证明文件作为合同的附件。
3） 酒店总经理为在合同上签名的唯一获授权人。总经理签名的合同方为有效合同。
除酒店长期常规采购的物品(即上述”三”中的描述的物品)的合同范围外的其它合同,若单项合同总金额超|过( )万元人民币,则需由董事审批后方生效。
五、合同执行
1合同文件的分发及及保存期限
部门
原件/复印件
份数
保存期限
财务部
原件
1
5年
合同事事项执行部门
复印件
1
合同期限
行政办
复印件
1
合同期限
2各部门需对所有合同文件集中归档

六、合同的定期评审
1上述”三”,”1”项所描述的物品对应的合同评审期限参照上述的”合同评审期限”
2其余合同均为每半年评审一次
3合同内容执行部门、采购部、财务部对供应商的价格、服务情况进行综合评审。对评审不合格的供应商,就与其解除合同。
七、本规定自XXX年X月X日起生式生将效。