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人员编制调研报告

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2020年4月19日
文档仅供参考
人员编制调研报告

为了解公司各部门人员配置状况及员工工作状态，保证公司人尽其才，物尽其用，同时也为 公司人员编制提供资料，人力资源部经过座谈、随即调查、工作跟踪等方式，对公司各岗位进行了调研。本次调研仅是初步阶段，为保证信息的准确性及有效性，将会再进一步深入调查，已达到实现人员最优化的目的。本调研报告共分为三部分：公司现有人员现状、各部门人员配置、 人员配置建议。
一、公司人员现状
截至 10月底，公司现有员工298人，分为行政部、人力资源部、财务部、市场部、监察小组、工程预算部、设备部、现场管理部、装修管理部、客服管理部、消防部、人武部12个部门。 公司根据实际情况，对部门设置及人员配置进行不断优化，保证工作效率的最大化。
图表 1— 月末人数统计
经过图表1能够看出，公司人员一直维持在280人到310人之间，人员最少的时候是春节前后，这段时间主要是人武部人员大量离职。随后随着招聘工作的开展，员工总人数在不断的增长，但也基本上维持在300人左右。离公司 定编358人相差较多，主要是基层岗位人员不足。

图表 2—人员年龄分布
经过图表2能够看出，20岁-30岁的员工占总人数的一半，基本上实现老中青相结合。

图表 3—人员性别构成
经过图表3能够看出公司员工男性人数占总人数的72%，人员主要分布在人武部和设备部。
图表 4—人员学历构成
二、各部门人员编制
行政部现有7人，主要负责公司行政管理工作，包括公司会议组织、起草文件及行政类规章制度、档案管理、采购、车辆管理、后勤保障类工作等等。现有人员在相互配合的基础上做到了一人一岗，岗位和人员没有增减的必要性。
部门
岗位
定编人数
现有人数
备注
行政部
经理（责任人）
1
1
级别为经理助理
行政专员
1
1

网络管理
1
1

询价专员
1
1

采购专员
1
1

司机
1

1
档案管理员
1
1
合计
7
7
人力资源部现有4人，自人资部经理9月份离职以来一直由薪资福利专员代理经理职务，岗位分别是薪资福利专员、绩效考核专员、招聘主管、培训主管。根据现有分工及实际工作情况，11月份将监察小组员工张小凡调入人资部，暂负责薪资工作。人资部5个人将各司其职，在人员配置上能保证人资工作的顺利开展。另外公司将加大培训的力度，包括对一般员工的培训及对商户的培训，现有的1名培训主管无法满足工作需要，计划从外部招聘1名培训专员协助进行培训管理工作。人资部现有人员主要存在以下两个问题：专业能力稍显不足、只熟悉本模块工作。专业能力不足主要表现在理论不能应用于实际工作和对本行业本公司不熟悉。要想成为一名专业的人资人员，至少要熟悉人资两个以上模块，因此现有人员在能保证熟悉本职工作的时候，需要有一个契机能够从事其它模块的工作。
部门
岗位
定编人数
现有人数
备注
人资部
经理（责任人）
1
1

薪资福利专员
1
1
11月将从监察小组内部调入
绩效管理专员
1
1

招聘主管
1
1

培训主管
1
1

合计
5
5

财务部现有人员5人， 定岗定编是6个岗位6个人。 财务部人员变动比较大，2名人员从商贸城内部调离，其中包括1名经理。在公司内部培养的原则下，原会计主管担任经理一职，以保证本部门工作正常有序进行。另一定编岗位内部审计人员一直空缺，此岗位是 新增加岗位，工作职责是规范运营费用的精细化管理、对商贸城整体经济活动进行监督审核。现在因为各种原因一直由会计主管兼任此工作，工作侧重点是对公司各部门费用执行情况进行监督核查，此岗位按照行业惯例应该是独立于财务部门而存在的，建议继续保留此岗位，岗位调至监察小组，但直线汇报给总经理。一方面监察小组职能之一就是监督、检查商贸城各部门及其员工的职责履行情况，现有人员在财务、审计等方面经验和知识不足，不能起到很好的监督审核作用。另一方面此岗位独立于财务部，能够真正更有效的发挥审计作用。
部门
岗位
定编人数
现有人数
备注
财务部

经理
1
1
级别为经理助理
会计主管
1
1

收费主管
1
1

收费信息统计员
1
1

出纳
1
1

内部审计
1
0
经理助理暂代此职能
合计
6
5

市场部现有14人，根据公司要求，市场部今年新增策划主管一职，主要组织开展促销、会议会展、市场推广等活动。市场部现有人员主要是招商工作，结合公司的计划及现有情况，今后市场部工作重点将偏重于活动策划及组织实施，现有人员虽然有活动组织方面的经理，可是策划工作知识和经验的深度和广度有所欠缺，不能系统地把策划工作组织实施起来，因此在外聘1名策划主管的同时，有必要从市场部现有人员中内部培养两名策划人员以辅助策划主管的工作，逐步培养公司内部的策划专业人员。
部门
岗位
定编人数
现有人数
备注
市场部
经理
1
1

品类主管
3
3

招商专员
7
5

大客户主管
0
1
新增岗位， 10月客服部人员内部调动
合同管理员
0
1
新增岗位， 10月客服部人员内部调动
产权主管
1
1

产权专员
2
2

策划主管
0
0
新增岗位
合计
14
14

监察小组现有5人，11月份将有1名人员调入人资部，结合监察小组的工作职责和任务量，需要补充1名人员。此岗位考虑内部调动和外聘相结合之路，同时内部调动在结合员工意愿和员工当前岗位履行情况的基础上进行。
部门
岗位
定编人数
现有人数
备注
监察小组
组长
1
1

监察员
4
3
1人将内部调离
合计
5
4

工程预算部 定编土建工程师1人，结合商场内装修工作量大等实际工作情况增加了1名工程管理专员。工程预算部已经作为一个独立的部门来参与工作，在负责工程类相关工作的同时也要参与公司日常管理类的工作，因此现有人员在干好本职工作的同时，需要加强和其它部门的沟通，及时有效的完成工作。鉴于此部门的人员数量及工作内容，暂不考虑增补人员。
部门
岗位
定编人数
现有人数

备注
工程预算部
土建工程师
1
1

工程管理专员
0
1
新增岗位
合计
1
2

消防部现有5人，主要负责统筹安排组织公司消防日常管理工作及定期组织、检查公司员工和商场从业人员的消防安全知识培训等工作。该部门的工作具体执行时需要其它相关部门的大力配合，部门的工作重点在于组织和统筹安排，因此在人员配置上无需过多的人员参与，具体实施能够协调相关部门，本部门只是作为统筹安排消防工作的部门。 定编6人，包括4名技术专员，分管建筑防火，电气防火，现场督导等工作。消防部自10月份离职1人后，一直没有补充人员。根据消防技术专员的岗位要求，需要满足两方面要求：一是有相关的消防知识和技能，综合素质好。二是对商场环境熟悉。综合以上两方面因素，外聘的风险较大，存在人员不稳定和情况不熟悉的可能性。根据本部门的职能及员工的职业生涯规划考虑，建议从公司相关部门（人武部、装修管理部等）内部调动，其中人武部人员过去是优秀退伍军人的优先考虑（比如：是武警转业或武警消防兵转业）。在公司内部，鼓励员工流动到更能发挥自己能力的岗位，以满足员工个性化的发展要求，同时也是考虑到员工的职业发展，以此达到激励员工的目的。
部门
岗位
定编人数
现有人数
备注
消防部
经理
1
1

文员
1
1

技术专员
4
3
内部调动1人
合计
6
1

人武部 定编120人，分为4个中队，8个班组。人武部负责整个商贸城的防火防盗安全工作，工作范围广，人员需求量大，本年度人武部人员一直保持在70人至100人之间，人员离职率较大，人资部负责尽量补充人员的同时，人武部也需要加强对部门及员工的内部管理，降低员工离职率。考虑到春节前后可能造成的流失人员，人资部也会提前做好防范措施，做好应急招聘。例如在公司内部做好宣讲工作，鼓励公司员工推荐人员；利用春节期间商贸城客流量大的优势，在各门口张贴招聘海报；和各武校提前联系生源等措施。
部门
岗位
定编人数
现有人数
备注
人武部
经理
1
1
安防总监兼任
经理助理
1
1

文员
1
1

中队长
4
4

班长
8
8

一中队队员（外围）
25
17

二中队队员（特勤）
25
22

三中队队员（查警）
33
22

四中队队员（夜勤、监控）
22
20

队员
0
1
地产调入
督查
0
2
内部调动
合计
120
98

设备部 定编88人，现有78人，主要负责商场内设备管理，设备、设施的维修维护，保证商场供水、供电、供暖等设备的正常运行；共分为7个班组，分别是电梯运行、空调运行、配电运行、消防维保运行、维修一班、维修二班、维修三班。下面将分班组对工作进行分析：
电梯运行班组定编11人，主要负责商场自动扶梯和直梯的维修保养等工作；自 10月份公司将一期、二期电梯维修工作外包之后，当前人员保留7人，待三期电梯外包之后将进一步进行人员分流，保留下来的人员主要负责和电梯公司进行工作沟通，电梯维修的具体工作将由电梯外包公司负责，公司人员将不再参与实质性工作。建议电梯维修全部外包之后公司保留3人负责和外包公司驻场人员沟通协调即可，在现有7人的基础上减编4人， 定编3人。
空调运行班组定编14人，当前在编人员12人，主要负责空调机组的开关机和维修保养工作、商户反映的冷热问题处理、整个商场的送新风和新风机组的维护保养等。自今年5月份空调改造完成后，商场内环境得到极大改进，空调运行班组的工作也精简了很多。空调运行期主要负责开关机及一些阶段性的工作，保养期间主要是检修维护工作。建议空调班组编制进行精简，维持现有的12人即可。 定编12人。
配电运行班组定编17人，现有17人，配电班组全年实行两班倒，人员是设备部最稳定的班组，主要负责商场配电设备正常运行，确保用电安全；根据工作量及人员表现，基本上无需调整，维持现有定编。
消防维保运行定编7人，现有6人，主要负责商场烟感探测器、手报按钮、消防警铃、事故广播及消火栓按钮等消防设施及商场监控系统设备的维修保养；维护、维修监控主机等安保监控设备设施；对排烟口、卷帘门等设施的联动线路进行维护，确保线路正常。从实际工作情况来看该班组很多维修工作，维修班组的员工也都能够做。根据 的职责履行情况及其它部门人员的反馈，遇到有一定难度的维修工作时，很多都交由外部维修服务公司来做。存在能做的不做、能做的少做的情况。现有人员能够满足工作需要，建议 定编6人。
维修班组定编30人，包括电工15人，水工7人，综合维修工8人，当前维修班共有27人，主要负责楼层照明灯具、线路和各类电气系统、管道系统设备的日常维护保养工作；为商户维修灯具，商场商户卷帘门和玻璃门的日常维修及商场所有维修焊接工作，各种护栏、踏板、天花板、地面、墙面的维修工作。根据今年3月-9月的统计数量，设备部停送电、水系统、电话、二次装修审验、卷帘门、上门服务、电增容审核、商户玻璃门维修等临时性任务约3689次，约527次/月。维修班组的工作基本上每一项都需要2-3人配合才能完成。维修班当前分楼层工作，共分为三个班组，维修一班当前共有10人，主要负责负二楼、负一楼、一楼三个楼层。该班组是负责商户最多的班组，也是工作量最多的班组。维修二班共8人，负责二楼、三楼、四楼三个楼层。维修三班共9人，负责五楼、六楼、七楼、八楼四个楼层的工作。综合几个班组的情况，存在明显的问题是员工工作效率不高，查看维修工作情况时，维修一个损坏的木门经过一上午的时间工作只进行了一半，时间基本上都用在了一趟趟的找工具、找材料。如果维修人员能够准确判断所需材料，一次性准备齐全，工作效率应该会得到提高。电梯班组分流下来的人员基本上都分到了维修班组，相对于电梯班组的工作环境（维修工作现场环境较差）及收入情况（电梯班夜间值班费高于维修班组），分流下来的有些人员在工作中掺杂了一些情绪。维修班的工作量大、突发性强，建议维修班组编制不做变动， 定编30人。电梯运行班分流下来的人员补充到维修班组。
图表 5-设备部月度维修数量

图表6—设备部人员年龄构成
从图表6能够看出，设备部40岁以上员工占该部门员工总人数的48%，这些员工很多人都已经在公司工作五年以上，这些员工的优点是对商贸城环境比较熟悉，对设备比较了解，需要改进的地方主要是工作积极性、责任心需要加强，这也是设备部当前存在的最大问题。

部门
岗位
定编人数
现有人数
备注
设备部
经理
1
1

经理助理
1
0
经多方考察和部门及领导推荐，选择现配电站班长赵峰担任，但她本人意向不大
文员
2
2

物资主管
1
1

物资管理员
1
1

电梯运行
11
7

空调运行
14
12

配电运行
17
17

消防维保运行
7
6

泵房
3
4

水工
7
6

电工
15
14

维修工
8
7

合计
88
78

现场管理部、装修管理部、客服管理部三个部门在原客服部的基础上对职能进行了调整，使得各部门的职责分配更趋专业、合理、高效，人员定编前期已经做了很充分的调研，在此就不作分析。
客服管理部的电梯中队 编制38人（包含电梯中队长和班长），现由物业公司承包5部货梯，安排10人在岗运行，试用三个月，自 9月1日至11月30日。若合作成功的话，8部货梯将全部交给物业公司承包运行。当前外包工作进展基本顺利，是否长期外包需要结合公司意见，若长期外包的话，公司仅需保留开10部客梯（直梯）人员20人。
部门
岗位
定编人数
现有人数
备注
现场管理部
部门负责人
1
1

带班班长
1
1

现场管理主管
22
22

保洁主管
1
1

保洁督查
5
5

合计
30
30

装修管理部
部门负责人
1
1

带班班长
1
1

装修管理主管
9
9

合计
11
11

客服管理部
部门负责人
1
1

纠纷管理主管
2
2

前台主管
1
1

前台管理员
7
7

电梯中队主管
1
1

电梯中队班长
1
1

电梯礼仪
36
24
另10名人员为物业公司人员
合计
49
37

三、 人员编制建议
部门
岗位
定编人数
计划定编人数
备注
行政部
经理（责任人）
1
1

行政专员
1
1

网络管理
1
1

询价专员
1
1

采购专员
1
1

司机
1
1

档案管理员
1
1

合计
7
7

人资部
经理（责任人）
1
1

薪资福利专员
1
1

绩效管理专员
1
1

招聘主管
1
1

培训主管
1
1

培训专员
0
1
根据需要新增
合计
5
6

财务部
经理助理
1
1

统计主管
1
1

会计核算
1
1

收费信息统计员
1
1

出纳

1
1

内部审计
1
1

合计
6
6

市场部
经理
1
1

品类主管
3
3

招商专员
7
5
根据年度职能变化调整
大客户主管
0
0

合同管理员
0
1

产权主管
1
1

产权专员
2
2

策划主管
0
1
外聘
策划专员
0
0
内部培养2人
合计
14
14

监察小组
组长
1
1

监察员
4
4

合计
5
5

工程预算部
土建工程师
1
1

工程管理专员
0
1

合计
1
2

消防部
经理
1
1

文员
1
1

技术专员
4
4

合计
6
6

设备部
经理
1
1

经理助理
1
1

文员
2
2

物资主管
1
1

物资管理员
1
1

电梯运行
11
4

空调运行
14
12

配电运行
17
17

消防维保运行
7
6

泵房
3
4

水工
7
7

电工
15
15

维修工
8
8

合计
88
79

现场管理部
部门负责人
1
1

带班班长
1
1

现场管理主管
21
21

保洁主管
1
1

保洁督查员
5
5

合计

30

装修管理部
部门负责人
1
1

带班班长
1
1

装修管理主管
9
9

合计

11

客服管理部
部门负责人
1
1

纠纷管理主管
2
2

前台主管
1
1

前台管理员
7
7

电梯中队主管
1
1

电梯中队班长
1
1

电梯礼仪
36
20
物业公司承包8部货梯共16人
合计

33

人武部
经理
1
1

经理助理
1
1

文员
1
1

中队长
4
4

班长
8
8

一中队队员（外围）
25
25

二中队队员（特勤）
25
25

三中队队员（查警）
33
33

四中队队员
22
22

合计
120
120

共计
356（客服部调整前）
319

备注：市场部人员暂不作变动，待公司调整后再作安排。
人力资源部
10月28日