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ERP实施调研报告书

41
2020年5月29日
文档仅供参考

实施调研报告

南通思捷信息系统有限公司
实施服务部
-04-15

调 研 资 料 提 纲
单位基本信息调研(办公室) 3
单位基本情况调查表 3
单位组织结构图 4
实施目标调查表 5
企业领导支持程度调查表 6
基本业务部门设置表 7
企业当前的主要问题调查 8
企业对未来系统期望目标的调查 8
单位信息化建设情况调研(信息主管) 9
企业员工计算机应用水平调查表 9
企业原来应用软件情况调查 9
公共信息调研(财务) 10
部门档案表 10
存货分类表 11
外币种类表 12
仓库设置表 12
生产计划业务调研 13
采购业务调研(采购) 14
采购原始单据清单 14
一、采购业务(外协件)流程 15
二、采购业务(进口件)流程 16
三、采购业务(辅料、工器具、标准件、劳保用品等)流程 17
销售业务调研(销售) 19
销售业务范围调查表 19
销售业务原始单据列表 20
一般销售业务处理流程 21
销售报表 22
企业的销售及分销结构体系调查 23
财务及存货核算调研财务、仓库) 24
特殊业务调查表 24
报表 24
材料核算 25

单位基本信息调研(办公室)
单位基本情况调查表
调查对象:
调研项目
说明
单位全称

单位简称

单位性质
合资
经营项目
纺织机械
所属行业

单位地址

邮政编码

法人代表

联系电话

传真

电子邮件

税号

其它信息

填制说明:
1.       单位全称:单位注册登记名称,单位简称,单位常见的简称。
2.       单位性质:国有、集体、外资、民营。
3.       经营项目:单位的主营业务内容
4.       所属行业:工业、商业、行政事业、服务业等。
5.       税号:单位为一般纳税人时的增值税号。

填表人:
单位组织结构图
调查对象:
总 经 理
杨 增 兴
副 总 经 理
Peter Meyer
助理总经理
周浩
助理总经理
袁国方
质量总监
藤田
助理总经理
林泰来
铸针部
邱晓明
加工中心部
李瑞方
金加工部
丁伟贤
焊接油漆部
左文田
凸轮加工部
吴荣兴
链块部
王小平
工夹具部
陆建中
维修部
王文中
计划部
王云达
经编机装配部

电气部
杨国兴
整经机部
陆亚光
设计部
林泰来
销售部
华建东
(刘平)
行政部
丁叶平
财务部
蒋寒柏
采购部
张希达
董晓军
人力资源部
朱国新
XXX机械有限公司 - 组织机构图
总经理办公室成员:杨增兴、Peter Meyer 、林泰来、周浩、袁国方
党工办
徐兴娣
张耀明

说明:
请给出企业(集团)的组织结构框图,如企业的组织结构。请对企业中与软件实施的相关部门在组织结构图中详细列示,说明其所属关系。
填表人:
实施目标调查表
调查对象:
企业人员
当前不满状况描述
主管领导
1、 库存管理困难,库存浪费现象存在
2、 内部各部门沟通不畅数据不共享,
3、 图号混乱、编码混乱
计划部门
1、 生产加工订单跟踪困难
2、 库存查询困难
3、 BOM的准确性差
4、 图号混乱、编码混乱
5、 各部门数据不共享
财务部门
成本归集、成本控制,成本精算困难
采购部门
1、 采购历史交易记录查询困难
2、 库存查询困难
3、 数据不共享,图号混乱、编码混乱
库管部门
1、 限额投料单录入工作量大
2、 图号混乱、编码混乱
填表人:
企业领导支持程度调查表
调查对象:
基本部门
对项目实施的关注程度

对业务流程重组的接受度
非常关注
一般
不重视
只要是合理的修改
较少调整
不能修改
管理部门
@

@

财务部门
@

@

采购部门
@

@

销售部门
@

@

库管部门
@

@

计划部门
@

@

填表人:
基本业务部门设置表
调查对象:
部门名称
负责人
电话
地址
管理部门
杨增兴 总经理

计划部门
王云达

财务部门
蒋寒柏

采购部门
张希达

销售部门
华建东

经编机装配部
吴荣兴

填表人:

企业当前的主要问题调查

企业当前在生产经营中存在的主要问题是什么?对这些问题解决的迫切程度如何?

经过实施调研,企业当前生产经营中存在的主要问题有:
1、 部门间信息沟通不畅,数据共享性差,造成大量重复劳动,同时各部门间的数据一致性较差,协同工作难度较大;
2、 图号混乱、编码混乱,一个零件会有几个图号情况,企业内无编码规范,各部门自主进行编码,有的用图号,有的用区位号,有的按自己习惯任意编制
3、 BOM(产品结构表)准确性较差,BOM没有体现产品层次,经过BOM表展开采购计划和限额领料计划需要有关部门人员修正后才能进行业务处理
4、 库存信息滞后,企业进行计划安排时无法得到即时库存信息,会同时造成部分原料缺料,部分原料超量采购,造成库存积压。

企业对未来系统期望目标的调查

1． 企业的管理者,特别是各个业务管理部门的中高层管理者及企业的投资者、主要决策者对未来的ＥＲＰ系统的要求和希望进行详细描述。

2． 企业高层领导对未来的ERP系统规划和设想如何?进度是怎么考虑的?(先上哪些模块,后上哪些模块)

单位信息化建设情况调研(信息主管)
企业员工计算机应用水平调查表
调查对象:
基本部门
没有使用
偶然使用
部分人使用
经常使用
熟练使用
管理部门

@
财务部门

@
采购部门

@
销售部门

@
库管部门

@
其它部门

@
企业原来应用软件情况调查

1． 应用的ERP/财务软件的品牌、版本,适用的操作系统,采用的数据库,包含的模块,应用的单位/部门,应用效果。

2． 是否保留原软件,是否需要数据转换,是否需要作数据接口,如需要,则双方软件的边界如何划分,在哪些方面需要接口,基础设置双方如何处理?对方哪些单据需要接口?我们系统中对应的是哪些单据?

公共信息调研(财务)
部门档案表
调查对象:
部门编号
部门名称
负责人
部门属性
电话
地址
备注

填制说明:
1．部门编号和部门名称是必填项,其它栏目可填可不填。
2．如部门没有编号,请注明”未编号”。
3．如部门需分级管理,请在表中列示出来
示例:
部门编号
部门名称
负责人
部门属性
电话
地址
备注
01
管理部门

01.01
办公室

01.02
财务科

填表人:

存货分类表
调查对象:
存货类别编码
存货类别名称
类别说明

填制说明:
单位如果按照存货大类进行管理,则按照现行划分进行填写即可;如果没有分类管理,则可按照存货的属性归类划分并填写大类名称。
举例:
存货类别编码
存货类别名称
类别说明
01
产成品

01.01
电视机
包含各种型号电视机
01.02
VCD机
包含各种型号VCD机
外币种类表
调查对象:
币种
币符
汇率小数位
折算方式
备注

填制说明:
折算方式:分为直接汇率与间接汇率两种,您可根据实际情况选择填入。
直接汇率即[外币×汇率=本位币],间接汇率即[外币÷汇率=本位币]。
填表人:
仓库设置表
调查对象:
编号
仓库名称
所属部门
所存货物类别
有无货
位管理
有无库存报警设置
库管员
备注
1
中央库
计划部
经编机零件、双针床零件、辅助材料、劳保办公用品

周全荣

2
整经机库
整经机部
整经机零件

王小明

3
毛坯库
计划部
毛坯件

4
钢材库
计划部
钢材、铝材、铜格等原材料

5
铸针库
铸针部
针、针块

6
炼块库

填表人:
生产计划业务调研

1． 企业是按订单生产还是根据市场预测进行生产?

现在是根据市场预测在进行生产

2． 企业是如何得出需采购的物料的?

1) 进口件及部分国产长线材料 因采购周期长(3个月以上),根据生产预测并考虑库存提出采购计划进行采购;
2) 外协件 根据作业指导书进行分解,并考虑库存提出采购计划进行采购;
3) 辅助材料、工具、劳保用品等,由仓库管理人员根据库存量提出采购计划进行采购,

3． 企业是如何确认订单的交货期的?

凭经验

4． 物料清单BOM有几级?用于生产的BOM准确率如何?是否有BOM的多版本问题?是否需要对BOM进行单层/多层的正查/反查?是否需要物料替换?

当前使用的物料清单只有一级,准确率不高
没多版本问题,没有物料替换

5． 提供主要产品和半成品;

主要产品有:
1) 经编机:33梳、44梳、31/16
2) 双针床:138”、154”、164”、186”
3) 整经机:HDSM, DS21/30, DS21/30NC-2, DSE-H

6． 哪些关键因素决定了企业产能?

进口件和长线材料的采购周期、

采购业务调研(采购)
采购原始单据清单
调查对象:
原始单据名称
原始单据的来源
原始单据的去向
表样(请附原件)
供应商送货单
供应商
送仓库签收供应商带回

进口件装箱单
供应商
仓库签收

收料单
收到发票后采购部填写
仓库签收

采购发票
供应商
与仓库签字的收料单一同送财务部门

采购计划单
计划部门
采购部经理

采购订单或合同
采购员
采购部档案,有些采购不需订单。

报表:月收料单明细
采购部 瞿晓峰
采购部经理

填表人:
一、采购业务(外协件)流程
调查对象: 采购部经理

二、采购业务(进口件)流程
调查对象:计划部吴宏伟

三、采购业务(辅料、工器具、标准件、劳保用品等)流程
调查对象: 采购部经理

企业的采购模式调查

1． 企业供应商选择的依据?(人为、标准,还是长官意志)是否有国外供应商?有无外币订单?

外协件外购件供应商比较固定
进口件的供应商主要是KMC,KMO,NP,Rotal 等迈耶集团子公司
一些临时采购供应商随机

2． 如何确定物料的采购周期?如何进行采购询价、报价处理?

进口件和一些特殊要求的国产零件采购周期2~3个月;
外协件采购周期约25天;
标准件和大部分辅料采购周期约一周;

3． 对采购订单如何进行跟踪管理?

现在很难进行订单跟踪。

4． 采购收货的审核原则是怎样的?收货时如何进行质量检验?运费和其它采购费用如何处理?

采购收货主要是核对数量,收货时目测外观质量,不使用专用工具或程序方法进行检验;
运费发生的次数较少,每年只有几万元,直接财务报销进行费用。

销售业务调研(销售)
销售业务范围调查表
调研对象:
项目
判断选项
一般销售业务
@
外币销售业务

现金销售业务

委托代销业务

分期收款销售业务

售后退货业务

材料销售业务
@
集团内部销售业务

零售业务

先发货后开发票销售业务

直接开发票销售业务

报价是否含税

超订单发货控制

客户信用额度控制

最低售价控制

超现存量发货控制

包装物租借

填表说明:
1.         本表主要用于从整体上了解企业主要有哪些类型的销售业务,为下一步具体调查各种业务涉及票据及其流程提供总体的范围划定。
2.         本表的填写方法是在右栏打钩,即如果企业有表中左边一联中列示的业务,请在右边栏中打对钩,如果没有则空白。
如果企业在表中左栏所列示的业务类型之外,还有其它销售业务,请在表中左栏下面部分的空白格中补充。
3.        
填表人:
销售业务原始单据列表
调查对象:
单据名称
联数
第一联去向
第二联去向
第三联去向
第四联去向

单据名称
联数
第一联去向
第二联去向
第三联去向
第四联去向
销售发货单
3
销售人员,
用以开出销售发票
应收会计,
用以计应收账
仓库保管,
用以作为发货依据

填表人:
一般销售业务处理流程
调研对象:
一般销售业务

填表说明:
1.         本表主要用于了解企业对于最常见的一般销售业务如何处理。
2.         本表的填写方法:能够用文字说明,也能够用流程图说明。
3.         在下面的例子中,我们将一笔常见销售业务用流程步骤的形式描述出来,供参照使用,如果企业的处理过程与例中所述不同,请按实际处理流程描述。
举例:
处理流程
销售部门制订销售计划
→销售人员按照销售计划,与客户签定销售订单
→双方签定销售合同→销售部门开出销售发货单(一式多联)
→一联提供给库房管理人员做为发货依据→审核销售出库单→形成出库凭证
一联做为销售部门开具发票的依据和附件→根据发货单开具销售发票
一联由应收会计记应收帐
→将销售发票传到财务部门
填制表人:
销售报表
调研对象:
报表名称
数据来源
报表内容

填表说明:
请提供原始表样,本表主要用于了解企业编制的有关销售的报表及其主要内容,如果在所列报表之外企业还有其它报表,请在下面空格中填写。
举例:
报表名称
数据来源
报表内容
销售收入明细账
销售发票
销售数量、销售单价、销售收入、销售税额、价税合计、销售折扣
发货明细账
发货单和退货单、委托代销结算单、发票。
详细记录货物的发出情况、开票情况及发货未开票的余额
填表人:

企业的销售及分销结构体系调查

1． 销售组织结构及分布,销售人员奖励机制。

2． 销售订单的处理流程?如何实现订单状态的跟踪?

3． 对客户的信用控制原则?定价与折扣策略?销售运费及税务处理?

财务及存货核算调研(财务、仓库)
特殊业务调查表
调查对象:
业务
判断(有/无)
使用范围(仓库、存货)
保质期管理
无

批次管理
无

双计量管理
无

固定换算率
无

散件入库套件出库业务
无

套件入库散件出库业务
无

形态转换业务
无

说明:仓库的存货是否有保质期管理?批次管理?存货是单一计量管理,还是有超过两个计量单位的管理方式,是否固定换算率?并详细说明具有这些管理方式存货的范围。库房管理业务中是否有入出库存货不一致的情况,比如散件入库套件出库或套件入库散件出库的业务,以及产品形态有可能发生变化的业务,并填写各业务适用的仓库、存货。如有其它特殊业务,请在空白栏内填写。

填表人:
报表
调查对象:材料会计
报表名称
报表性质
表样

说明:如附有原始报表请在‘表样’栏目内打上勾
报表名称
报表性质
表样
材料收发存汇总表
统计本期库存的收发存情况
√
填表人:
材料核算
调查对象:材料会计

1. 存货盘点的周期(月/季/年/不定期),使用的盘点方法,耗用的时间和人力,以及仓库进行盘点的处理流程?

2. 如果存货的库存量为零,是否允许发生出库业务登记台帐?仓库月末如何进行收发的核对,在结帐后发生的单据如何处理 ?

3. 物料的计价方法?

所有物料都是全月一次加权平均法

4. 暂估入库的处理方法?

5. 有无物料编码体系?如有,由哪个部门来负责维护?编码规则是怎样的?

无

6. 生产过程中按什么方式来发料?发料原则是什么?

外协件和主要零部件限额投料;
标准件等小额材料按手工领料单发料,不会限额控制;

7. 半成品是否入库?是否需要外协加工,处理流程如何?

1)半成品不入库
2)自制零件需要发到工艺协作单位加工,流程是当加工到发外的工序时制造部将零件发出,加工完成运回制造部进行下一道工作

8. 列举企业物料业务种类(出入库事务类型)并提供相应单据样张?

外购入库、自制零件入库、生产领料、其它领用、内部调拨、产品销售出库、配件销售出库