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办公室管理规定
为了加强对公司办公室员工的日常管理, 规范公司考勤管理, 严肃工作纪律, 有效提升员工的敬业精神, 并使员工的工资核算做到有法可依, 结合我司实际情况, 特制定本规定。
一、 适用范围
适用于公司办公室人员( 文员作息时间采取轮班制)
二、 作息时间
1、 财务部: 上午: 8: 00—12: 00下午: 13: 00—18: 00
采购部: 上午: 10:00—12:00下午: 13:00—20:30
营销部: 上午: 9:00—12:00下午: 13:00—19:30
人事行政部: 上午 9:00—12:00下午: 13:00—19:30
2、 管理人员月休2天, 包括法定节假日。
三、 就餐时间和地点
1、 ①时间: 早餐必须在正式上班之前吃完; 中餐时间是12: 00—12: 30; 晚餐时间是18:00—18:30。
②地点: 鲤鱼尾食堂。
2、 非就餐时间请务必不要擅自就餐, 也不得在办公室区域吃零食。
3、 如遇特殊情况需要在非就餐时间就餐, 须经部门负责人批准。
四、 打卡制度
1、 公司实行上、 下班指纹录入打卡制度。办公室打卡在周圆圆处。
2、 打卡次数: 一日两次, 即早上上班打卡一次, 下午下班打卡一次。
3、 打卡时间: 打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间;
4、 因公外出不能打卡: 因公外出不能打卡应填写《签卡单》,注明外出日期、 事由、 外勤起止时间。因公外出需事先申请, 如因特殊情况不能事先申请, 应在事毕到岗当日完成申请、 审批手续, 否则按旷工处理。因停电、 电脑故障未打卡的员工, 上班前、 下班后要及时到部门考勤员处填写《签卡单》, 由直接主管签字证明当日的出勤状况, 报部门经理、 人力资源部批准后, 月底由考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门主管协助人力资源部进行管理。
五、 迟到、 早退
1、 所有员工要按时上下班, 不迟到, 不早退。
2、 所有员工迟到、 早退, 按公司《考勤管理制度》处理, 同时该员工不享受当月全勤奖。
3、 忘记打卡或考勤机无法识别指纹的的员工, 在忘记打卡或打不起指纹二天内必须填写《签卡单》并经相关人员签字后留人力资源部备案生效, 否则, 未办理或过期办理无效, 每月考勤统计中出现既无指纹考勤记录, 又无书面手续, 门店又无考勤记录的人员, 人力资源部将按缺勤处理。
六、 病事假
1、 事假须事先写请假申请, 1天( 包括1天) 由部门负责人批准, 人力资源部经理签字审核; 2天( 包括2天) 以上由部门负责人签署意见, 人力资源部经理签字审核批准; 部门负责人请事假, 由人力资源部经理签字审核, 交公司总经理批准; 请假申请单交由人力资源部备案
2、 总经理、 部门负责人都外出或休假时, 人力资源部经理签字即为有效。
3、 假期延续
①在1天以内( 包括1天) 应先电话征得部门负责人同意, 部门负责人再及时告知人力资源部经理审核, 假期延续生效;
②在2天以上( 包括2天) 应先电话征得部门负责人同意, 部门负责人再及时告知人力资源部经理审核, 随后报总经理批准, 假期延续生效;
③上班当天应立即办理续假手续, 否则公司以旷工处理。
4、 除疾病、 灾害、 亲友病危或重大事故可事后补办手续外, 员工一律由本人至少要提前一天填写请假单, 原则上不得由别人代请假、 临时请假。
5、 事先未办好手续, 且无合理解释及未经批准的请假单, 一律作旷工处理。
6、 突发事件如生病、 重大事故等, 无法事先办理请假手续时, 须在当天由本人向部门负责人电话报告, 再由部门负责人告知人力资源部经理, 并于上班日当天补办好手续, 否则按无故缺勤处理。
7、 员工每月请事假次数不得超过2次, 每次不得超过3天( 如有特殊情况, 请上报公司研究处理) 。
8、 原则上员工应凭医生诊断后出具的《病假单》、 病历卡等证明材料申请病假休息( ①感冒、 发烧、 头痛、 治疗期限为三天以内<包括三天>的常见小病, 提供诊所的证明材料即可; ②出现住院、 手术、 治疗期限超过三天<不包括三天>的病情, 需提供一级以上医院的证明材料) 。如果证明材料是无效、 涂改、 伪造的, 则视为旷工, 按旷工论处; 员工应配合公司核实病情和病假情况, 无正当理由拒绝者视为请假无效并按无故缺勤处理; 病假期内员工应给予直接上级或人力资源部有效的联系方式, 以便使公司了解关心其健康状况及安排工作事宜。
9、 请假者须将经办事务交待其它人员代理, 并于请假单内注明。
10、 请假理由不充分或有碍工作时, 公司可酌情不予给假或缩短假期。
11、 请病事假者扣除当天全部工资。
七、 加班
1、 基本原则: 公司鼓励员工在每天工作时间内完成本职工作, 因员工私人原因延长工作时间不视为加班。员工确因工作需要加班, 应当履行必须的申请手续 否则不视为加班。
2、 因公司工作需要安排休息时间加班的人员, 加班工作时间按相关规定给予相应的加班工资。
3、 享受加班工资的员工要事先提交加班申请, 由人力资源部经理签字审核, 经总经理批准同意, 方可支付加班费。
八、 工作纪律
1、 以开朗的态度完成工作, 积极合作实现公司经营理念并达成公司目标;
2、 主动诚实地完成工作, 严格遵守团体生活所需的秩序、 纪律;
3、 未经公司许可不得在上班时间进行集会等与业务无关的事务; 同时, 工作时间内员工不能干私活, 无特殊情况不会客、 不外出, 应在办公区域内活动;
4、 未经公司同意, 员工不得在工作时间或其它时间直接或间接经过她人代理从事谋取员工个人私利的工作或其它事务。员工不得利用职务便利谋取私利, 事先未经公司同意, 与特殊关系人( 家属、 亲戚等) 或熟人进行直接或间接业务往来, 或收取财物的行为, 即使没有造成公司损失也按严重违反劳动纪律或者公司规章制度进行处理。
5、 未经公司允许, 员工在任何情况下不得将公司经营、 营业、 相关技术情报或机密事项泄露给她人或为了自身及她人利益使用上述情报和机密事项。上述公司经营、 营业、 技术相关情报包括但不限于:
-策划、 开发、 战略、 顾客相关情报;
-财务及人事相关情报;
-公司或各分店情报、 与其它企业合作相关情报;
-其它上述各项为基准的情报;
6、 员工离职时, 应及时返还公司保密情报、 密码、 硬盘、 员工卡、 钥匙等所有公司财产。员工保管的与公司活动相关的文件及记录都应视为公司财产;
7、 员工不得进行有损公司形象的行为;
8、 没有得到公司任命或委托的员工, 不能代表公司发表言论或对第三者表明公司立场;
9、 员工不得为了自身利益以公司名义开设网页等网络领域, 也不得发表其它有损公司形象的相关语言或文章,
10、 员工应以业务为目的, 使用公司网络及电子邮件系统。员工不得于工作时间基于个人用途而使用公司网络及电子邮件系统, 严格禁止员工浏览使用淫乱、 游戏及其它影响工作的网页;
11、 公司系统内部制作、 修改、 复印、 收发、 整理的全部资料不得用于员工个人目的, 严格禁止员工从事下列行为:
① 将涉及业务秘密的内部情报及资料, 传给与业务无关的人员或组织;
② 传送以色情, 种族差别为内容的信件或情报;
③ 传送涉及不法, 非道德内容的信件或情报;
12、 员工在工作过程中应使用公司认可的软件, 不得使用公司不予承认的软件;
13、 员工不得收取与公司有业务来往的任何个人或事业单位赠与的礼物;
14、 员工应合理使用公司设施及财产, 要提倡节约使用纸张, 能用废纸打印复印的不得使用新纸以及节约用电、 用水, 做到人走灯灭, 人走水停等节约使用物资行为。
15、 ①值日生应做好当日的清洁卫生;
②员工应协助公司维护安全、 干净的环境;
③严禁随地乱扔、 乱倒垃圾, 严禁从窗户向外或从楼上往下倒水、 扔烟头、 纸屑、 吐痰等。
16、 除正常工作需要外, 员工不得私自使用公司名称及财产;
17、 未经公司许可员工不得带领非本公司职员进入工作场所或公司设施内;
18、 爱护设备工具,作好日常维护保养;
19、 做好本岗位安全、 消防检查工作:
20、 严禁使用未经允许使用的机器设备;
21、 不得携带违禁品、 危险品进入工作场所;
22、 员工要遵守公司的经营理念及其它方针、 规定;
九、 着装和仪容要求
1、 员工在工作时间以及在对外交往中(如会见客户, 政府官员、 来访者等)应穿着符合职业要求的服装, 佩戴工作牌, 着装应端正, 整洁, 不能对工作气氛造成不良影响或使同事及客户感到厌恶;
2、 仪容要以干净、 整洁、 素雅为标准;
十、 言行举止
1、 员工行为举止应文明、 雅观、 大方, 并保持良好的工作态度和习惯;
2、 礼貌对待客户、 上司、 同事及其它工作相关人士, 注重公共道德;
3、 参加各类会议时, 应准时到场, 并遵守会场秩序;
4、 保持办公环境的安静及清洁;
十一、 电话使用应注意事项
1、 员工拨打、 接听电话时应注意礼貌、 用语简洁 音量适中, 以不影响她人为宜。
2、 员工应及时接听电话( 响铃三声内) , 接听时应先自报公司名称、 部门和姓名并体现饱满的精神与工作状态。接听或转接电话时应尽力帮助对方。
3、 对方留言时, 要正确记下对方的姓名和电话号码、 来电日期和时间等。
员工因公务无法接听电话, 应委托同事代为接听并告知对方如何取得联系。
十二、 设备使用
1、 员工应按照公司指定地方和使用方法正确使用各种办公设备。
2、 员工应爱护办公设备, 使设备处于良好、 整洁的状态。
3、 设备如出现异常时,应报告相关人员,并由相关人员进行维护及修理,禁止私自维修。
4、 如设备无法修复时, 需向公司汇报, 进行外修或重新购买, 严禁未经允许, 私自处理。
十三、 附则
1、 以上规定, 请各部门严格执行。
2、 本规定纳入员工转正、 晋升、 绩效、 发放奖金等考核之中。
3、 之前各方面的相关规定如有与本制度冲突的, 以本制度为准。
4、 本制度修改权和解释权归长康药业有限公司人事行政部。
汕头市长康药业有限公司
人事行政部
4月25日