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企业工作分析说明书与规范分析

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2020年5月29日
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工作分析、工作说明书与工作规范

　　在人力资源管理中,工作分析、工作说明书与工作规范的设计是一项非常重要的工作。
　　工作分析是确定完成各项工作所需技能、责任和知识的系统过程。它是一种重要而普通的人力资源管理技术。工作分析的目的是为了解决以下6个重要的问题:
　　工人完成什么样的体力和脑力劳动?
　　工作将在什么时候完成?
　　工作将在哪里完成?
　　工人如何完成此项工作?
　　为什么要完成此项工作?
　　完成工作需要哪些条件?
　　以下三种情况才需要工作分析。
　　第一,当新组织建立,工作分析首次被正式引进;
　　第二,当新的工作产生时;
　　第三,当工作由于新技术、新方法、新工艺新系统的产生而发生重要变化时。当工作性质发生变化时,最需要进行工作分析。工作分析可帮助组织察觉环境正发生变化这一事实工作说明书是一份提供有关任务、职责信息的文件(工作的内容是什么)。
　　工作规范包含了一个人完成某项工作所必备的基本素质和条件(雇佣什么样的人来从事这一工作)。
　　如果招聘者不知道胜任某项工作所必须的资格条件,那么员工的招聘和选择就将是漫无目的的。如果缺少适时的工作说明和工作规范,就会在没有一个清楚的指导性文件的情况下去招聘、选择员工,而这样做的结果将是很糟的。实际上,当企业在获取原材料、供货或设备这些资源时,这种做法也是不曾听说的。例如。即使在订购一台复印机时,采购部门一般也会提出精确的说明。当然,在寻求企业最有价值的资产(人力资源)时,也应采用同样的逻辑。
　　工作规范中的信息在确定人力资源开发需求方面常常是很有用的。如果工作规范指出某项工作需要特殊的知识、技能或能力,而在该职位上的人又不具备所要求的条件,那么培训和开发可能就是不必要的了。这种培训应该旨在帮助工人履行现有工作说明所规定的职责,而且帮助她们为升迁到更高的工作职位做好准备。至于绩效评价,应根据员工完成工作说明中规定的职责的好坏进行。如果一名经理评价员工根据的不是工作说明中包括的因素,则这种评价在很大程度上就会带有不公正性
　　作为一名主管人员或人事管理专业人员,你一般需要经过进行工作分析来搜集以下的某一类或某几类信息:
　　1、工作活动。
　　2、工作中人的行为。
　　3、工作中所使用的机器、工具、设备以其它辅助工作用具。 工作的绩效标准。
　　4、工作背景。
　　5、工作对人的要求。
　　你所进行的工作分析(不是根据那些雇员自己报告说她们的工作职责有哪些,而是根据你自己对这些工作应该完成哪些任务的了解所做出的判断)就发现了一些必须被分派到人头上但却被所有人都忽略了的职责。像这一类被忽略的工作职责常常能够经过工作分析被挖掘出来。这样,工作分析在挽救可能因此(如没有人对库存管理负责)而造成的严重后果方面就能够起到积极的作用。
　　在做工作分析时,应当按照以下六个步骤来进行。
　　1、 确定工作分析信息的用途。
　　2、 搜集与工作有关的背景信息 组织图不但确定了每一职位的名称,而且用相互联结的直线明确表明了谁应当向谁汇报工作,以及工作的承担者将同谁进行信息交流等等。工作流程图则提供了与工作有关的更为详细的信息。
　　3、 选择有代表性的工作进行分析。
　　4、 搜集工作分析的信息。
　　5、 同承担工作的人共同审查所搜集到的工作信息。
　　6、 编写工作说明书和工作规范

　　大多数情况下,在完成了工作分析之后都要编写工作说明书和工作规范。工作说明书就是对有关工作职责、工作活动、工作条件以及工作对人身安全危害程度等工作特性方面的信息所进行的书面描述。工作规范则是全面反映工作对从人员的品质、特点、技能以及工作背景或经历等方面要求的书面文件。有时侯,工作说明书和工作规范书分成两份文件来写,有时侯则合并在一份工作说明书之中。
　　搜集工作分析信息的工作一般由实际承担工作的人员、工作承担人员的直接上级主管,以及一名人力资源管理专家来共同进行。一般的做法是:首先由人力资源管理专家(人力资源管理者、工作分析专家或咨询人员等)观察和分析正在被进行中的工作,然后编写出一份工作说明书和一份工作规范。雇员及其直接上级主管出要参与此项工作
　　访谈法是搜集工作分析信息的方法之一,一般能够使用以下三种访谈法:(1)对每个雇员进行个人访谈;(2)对做同种工作的雇员群体进行的群体访谈;(3)对完全了解被分析工作的主管人员进行的主管人员访谈。
　　访谈法可能是最广泛运用以确定工作任务和责任为目的的工作分析方法,它的广泛应用程度正是其优点的最好表现之一。更为重要的是,经过与工作承担者进行面谈,还能够发现一些在情况下不可能了解到的工作活动和行为。
　　访谈法的最主要问题之一是:搜集上来的信息有可能是被扭曲的。这种信息的扭曲可能是由于被访谈者在无意中造成的,也可能是因为被访谈者有意制造的。由于工作分析经常被作为改变工资主的依据。
　　工作分析人员将根据以下7项要素来分别对每一项任务进行分析:
　　1)知识要求。
　　2)技术要求。
　　3)能力要求。
　　4)工作中所包含的身体活动。
　　5)工作的特定环境条件。
　　6)典型工作事件。
　　7)对雇员兴趣的要求。
　　量化的工作分析方法无疑是最好的。两种最为常见的量化分析方法是职位分析问卷法和功能性工作分析法。
　　职位分析问卷法的优点在于,它将工作按照五个基本事域进行并提供了一种量化的分数顺序或顺序轮廓。这五个基本事域是:
　　(1)是否负有决策／沟通／社会方面的责任;
　　(2)是否执行熟练的技能性活动;
　　(3)是否伴随有相应的身体活动;
　　(4)是否操纵汽车／设备;
　　(5)是否需要对信息进行加工。因而,职位分析问卷的真正优势在于:它对工作进行了等级划分。换言之,职位分析问卷法使你根据决策、熟练性活动、身体活动、汽车／设备操纵以及信息加工等特点对于每一项工作分配一个量化的分数。于是,你就能够运用职位分析问卷法所得出的结果对工作进行对比,以确定比如说哪一种工作更富有挑战性,然后你能够依据这一信息来确定每一种工作的或工资等级。

　　功能性工作分析法:
　　(1)功能性工作分析法不但仅是依据信息、人、物三个方面工作进行分类,它对工作的分类还考虑以下四个因素:在执行工作时需要得到多大程度的指导;执行工作时需要运用的推理和判断能力应达到什么程度;完成工作所要求具备的数学能力有多高;执行工作时所要求的口头及评议表示能力如何。
　　(2)功能性工作分析还确定工作的绩效标准以及工作对任职者的培训要求。因此,运用功能性工作分析法来对工作进行分析,使你能够回答下面的问题:"为了完成这项任务并达到新的绩效标准,需要对雇员进行何种培训?"
工作说明中经常使用的术语如下:
　　1. 应履行的主要职责
　　2. 在各项职责上所耗费时间的百分比
　　3. 应达到的业绩标准
　　4. 工作条件和可能产生的危险
　　5. 完成工作的人员数和接受其汇报的人数
　　6. 工作中使用的机器和设备
　　工作说明中使用最广泛的内容是:(1)工作识别;(2)工作分析日期;(3)工作小结;(4)履行的职责。
　　工作识别部分包括工作名称、部门、汇报关系和工作编号。一个好的工作名称将很接近工作内容的性质,并能把一项工作与其它工作区别开来。但遗憾的是,工作名称常常使人产生误会(一些书籍中居然提倡这种做法,如把轮胎检查搬运员称之为地区服务经理助理等)。
　　应力图避免在工作综述中出现如"执行需要完成的其它任务"这样笼统描述。虽然这样的描述能够秋主管人员分派工作提供更大的灵活度,但一些专家明确认为,如果一项经常能够看到的工作内容不被明确写进工作说明书,而只是用像"所分配的其它任务"一类的语言,就很可能会成为逃避责任的一种托辞,因为这使得对工作的性质以及雇员需要完成的工作的叙述出现了漏洞。
　　工作说明书的另外一部分是善于工作责任和工作任务的详细罗列。
　　工作说明书中还应当界定工作承担者的权限范围,包括决策的权限、对其它人实施监督的权限以经费预算的权限等。
　　有些工作说明书还包括一部分有关工作绩效标准的内容。这部分内容说明雇主期望雇员在执行工作说明书中的每一项任务时所达到的标准是什么样的。确定绩效标准的一个最为直接的方法是只要把下面的话补充完整就能够了:"如果你……,我会对你的工作完全满意。"如果对于工作说明书中的每一职责和任务都能按照这句话叙述完整,那么就形成了一套完整的绩效标准。
　　工作规范以工作说明书的内容为依据来回答这样一个问题,那就是:"要做好这项工,职位承担者必须具备什么样的特点和经验?"一般情况下,都把它放在工作说明书的背面
　　建立完整的、能及时反映雇员最新情况的技能库。有一种办法能够使雇员用于更新技能库内容的时间缩短到最少,这就是在实际输入资料之前,每隔一段时间发给雇员一张硬卡片,上面标明她们的技能内容。技能的内容至少在每一年进行绩效评价的时侯要重新评估一次。
　　由雇员广泛参与、积极鼓励雇员更新技能、随时使雇员了解晋升机会的技能库系统的建立,很自然地会有利于挽留住优秀的雇员。
　　只有花大力气编写工作说明书并制定一整套标准和程序来告诉大家应该做些什么以及如何去做,才能使问题得到缓解。