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科研课题档案建档规范

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八、 中国科学院大科学项目档案建档规范

1 总则
1.1 为加强中国科学院大科学工程项目(以下简称项目)档案建档工作, 确保项目档案的完整、 准确、 系统, 发挥项目档案在运行、 维修、 管理和扩建、 改建、 技术改造等工作中的作用, 制定本规范。
1.2 本规范提出了项目建档工作的基本要求及管理职责, 规定了项目文件的归档范围、 质量要求、 整理组卷和项目档案的验收、 归档与移交, 适用于中国科学院大科学工程项目的新建、 扩建、 改建和技术改造等项目的建档工作。
1.3项目建档工作除执行本规范外, 尚应执行国家现行有关标准、 规范的规定。
2 规范性引用文件
下列标准所包含的条文, 经过在本规范中引用而构成为本规范的条文。
GB/Tl l822- ((科学技术档案案卷构成的一般要求)
GB/T50328- 《建设工程文件归档整理规范》
DA/T28- (<国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范)
3 术语
3.1 大科学工程项目(Large scale scientific construction project)
是指大科学装置的建设项目, 亦称作大科学装置建造工程, 具有工程和研制双重特性。它包括大科学装置的建造及与其相配套的建筑物、 构筑物和附属基础设施的建设。其组成见示意图(附录A)。
3.2 大科学装置(Large-scale scientific facility)
是指经过较大规模投入和工程建设来完成, 建成后经过长期的稳定运行和持续的科学技术活动, 以实现重要科学技术目标的大型设施。
按照不同的应用目的, 大科学装置可分为三类: (1)为多学科领域的基础研究、 应用基础研究和应用研究服务的, 具有强大的支持能力的大型公共实验平台; (2)为特定学科领域的重大科学技术目标建设的专用研究装置; (3)为国民经济建设、 国家安全和社会发展提供基础数据的重大公益基础设施。
3.3 系统(System)
由若干相互联系和相互作用的部分(要素), 按一定的关系组成的具有特定功能的有机整体。它是大科学装置的有机组成部分。
3.4 部件(Subassembly)
由若干零件装配而成的组件。它是系统的组成部分。
3.5 零件(Member)
用来装配成部件的单个制件。它是部件的基本组成单元。
3.6 单项工程(Unit of project)具有独立的设计文件, 可独立组织施工, 竣工后能够独立发挥生产能力或工程效益的工程, 它是构成建设项目的组成部分。对大科学装置而言, 是指构成大科学装置的独立组成部分。
3.7 单位工程(Subunit of project)
具有独立的设计文件, 可独立组织施工, 但竣工后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。它是单项工程的组成部分。
3.8 分部工程(Subproject)
单位工程中能够独立施工的工程。它是单位工程的组成部分。
3.9 分项工程(Subunit)
单位工程中最基本的计算单位。它是分部工程的组成部分。
分部工程按不同的施工方法和不同的规格等划分具体的分项项目。
4 基本要求
4.1 项目建档工作实行统一领导、 分级管理、 确保质量、 便于利用的原则。
4.2 项目档案必须完整、 准确、 系统、 配套, 能够全面反映项目由来、 建造过程和竣工验收结果。
4.3 项目建档工作必须纳入建设单位和各参建单位项目管理的各个环节和工作人员的职责范围, 与项目管理同步进行, 并建立项目文件的形成积累和整理归档制度。
4.4 建立以建设单位为核心、 参建单位参与的项目档案管理网络, 做到各单位有负责人主管和有专人负责本单位形成的项目文件的全过程管理工作。
4.5 严格执行国家保密和保护知识产权等法规, 确保科技机密和项目档案的安全。
5．管理职责
5.1 院业务主管部门职责
5.1.1 下达大科学工程项目建设任务时, 同时下达项目建档任务。
5.1.2 负责对院属大科学工程项目建档工作的监督、 检查、 协调和业务指导。
5.1.3 在国家档案行政管理部门指导下, 负责组织大科学工程项目竣工的档案验收。
5.2 建设单位职责
5.2.1 负责组织领导项目建档工作, 将项目建档工作纳入领导的议事日程, 纳入项目管理的各个环节, 纳入领导和有关工作人员的职责范围。
5.2.2 编制包括项目各组成部分在内的项目档案分类表, 建立健全项目建档工作的相关制度并监督执行。
5.2.3 配备专(兼)职人员负责协调、 指导、 督促本单位各工作部门做好项目文件的收集、 整理和归档工作。
5.2.4 在与大科学装置研制建造、 勘察、 设计、 建筑安装工程施工、 监理等单位签订合同、 协议时, 应制定专门条款, 对移交项目档案的套数、 质量、 移交时间及费用等提出明确要求。
5.2.5 负责监督、 检查和业务指导大科学装置研制建造、 勘察、 设计、 建筑安装工程施工、 监理等单位的项目文件的形成、 积累和立卷归档工作。
5.2.6 负责收集和整理项目准备阶段、 竣工验收阶段和建设单位承担大科学装置的设计和研制过程中形成的项目文件, 并应进行立卷归档。
5.2.7 负责收集和整理与项目有关的引进技术或引进设备的技术文件, 并应进行立卷归档。
5.2.8 负责接收、 审查和汇总大科学装置研制建造、 勘察、 设计、 建筑安装工程施工、 监理等单位以及本单位各部门移交的项目档案, 确保接收的项目档案完整、 准确、 系统、 配套。
5.2.9 负责向国家档案局上报《国家重点建设项目档案管理登记表》。
5.3 大科学装置设计、 研制建造单位职责应按合同、 协议规定, 将大科学装置设计、 研制建造过程中形成的应归档的项目文件, 经规范整理立卷后移交建设单位。
5.4 勘察、 设计单位职责应按合同、 协议规定, 将勘察、 设计过程中形成的全部勘察、 设计文件, 经规范整理立卷后移交建设单位。
5.5 建筑安装工程施工单位职责应按合同、 协议规定, 将施工过程中形成的全部施工文件, 经规范整理立卷后移交建设单位。
5.5.2 建筑安装工程项目实行总承包的, 总承包单位负责收集、 汇总各分包单位形成的项目档案, 并及时向建设单位移交。各分包单位应将本单位形成的项目文件整理立卷后及时移交总承包单位。
5.5.3 在城市规划范围内的项目, 施工单位应整理一套(原件)符合本规范的项目档案移交建设单位, 另编制一套与城市规划、 建设及其管理有关的项目档案移交城建档案馆。
5.6 监理单位职责
5.6.1 应按合同、 协议规定, 将监理过程中形成的全部监理文件, 经规范整理立卷后移交建设单位。
5.6.2 负责监督、 检查大科学装置设计、 研制、 建造、 勘察、 设计、 建筑安装工程施工等单位项目文件的形成积累和立卷归档工作。审查大科学装置设计、 研制、 建造、 勘察、 设计、 建筑安装工程施工等单位向建设单位移交项目档案情况, 对其完整、 准确、 系统性签署意见, 并在竣工图上签字。
6 项目文件的归档范围及质量要求
6.1 项目文件的归档范围
6.1.1 项目从立项、 实施到竣工交付使用全过程中形成的, 具有保存价值的各种载体的文件, 均应收集齐全, 整理立卷后归档。
6.I.2 项目文件的归档范围及保管期限见《大科学工程项目文件归档范围及保管期限参考表》(附录B)。
6.2 归档文件的质量要求
6.2.1 归档的项目文件应为原件。
6.2.2 项目文件的内容必须符合国家有关工程勘察、 设计、 施工、 监理等方面的技术规范、 标准和规程。
6.2.3 项目文件的内容必须真实、 准确, 与实物、 实况相符合。
6.2.4 项目文件应采用耐久性强的书写材料, 不得使用易褪色的书写材料。
6.2.5 项目文件应字迹工整、 图样清晰、 图表整洁、 纸质优良, 签字盖章手续和文件形成日期完备。
6.2.6 外文文件和相应的中文译件应归档, 未翻译的外文文件, 应译出中文标题, 并附上内容提要。
6.2.7 录音、 录像文件的归档应保证载体的有效性, 符合《中国科学院声像档案建档规范》的要求。电子文件应使用不可擦写的电子介质存储, 与纸质文件同时归档, 并应保持内容一致。
6.2.8 竣工图应是新蓝图, 均应逐张加盖竣工图章, 履行签字手续。修改必须符合技术要求, 设计变更单和工程洽商记录均应归人相关的案卷。
7 项目文件的整理立卷
7.1 分类
7.1.1 根据建设单位编制的项目档案分类表, 将不同类别、 不同层次的项目文件进行分类。
7.1.1.1 项目文件可按项目组成部分、 建设程序或阶段等分为项目综合管理文件、 监理文件、 大科学装置研制建造文件、 建筑安装工程施工文件、 竣工图、 竣工验收文件以及声像、 电子文件等大类。
7.1.1.2 每一大类的项目文件, 再按建设程序、 阶段、 单项工程、 系统、 专业等逐级细分。
7.1.2 项目文件的分类见《大科学工程项目文件分类示例图(参考件)》(附录c)。建设单位在编制项目档案分类表时, 应从实际出发 根据项目的构成和项目文件的类别、 数量和形成等情况, 逐级分层次设置各级类目, 并将类目组合成有机整体, 以完整、 系统反映项目全貌, 便于整理立卷和档案管理。
7.2 立卷
7.2.1 立卷原则
应遵循项目文件的形成规律和成套性特点, 保持卷内文件的有机联系, 便于档案的保管和利用。
7.2.2 立卷单元
根据项目任务、 职责分工和文件形成等情况, 明确项目文件的各个立卷单元。每个立卷单元由立卷责任者(部门或单位)负责将项目文件收齐, 根据项目文件类别、 数量等组成若干案卷。如大科学装置能够单项工程、 系统等为立卷单元, 由研制部门负责将项目文件组成多卷。
7.2.3 立卷方法
7.2.3.1 项目综合文件可按建设程序、 专业、 形成单位等立卷;
7.2.3.2 监理文件按单项工程、 问题或文种等立卷;
7.2.3.3 大科学装置研制建造文件按单项工程、 系统等立卷;
7.2.3.4 建筑安装工程施工文件按单项工程、 专业等立卷;
7.2.3.5 竣工图按单项工程、 专业、 系统等立卷;
7.2.3.6 竣工验收文件按单项工程、 专业、 系统等立卷。
7.2.4 立卷的其它事项
立卷要求、 卷内文件排列、 案卷编目、 案卷装订、 案卷排列等均执行《中国科学院基本建设项目档案建档规范》第6章的有关规定。
其中大科学装置部分每个立卷单元还应填写《科研课题档案归档说明书》(式样参见《中国科学院科研课题档案建档规范》附录 D8), 作为该立卷单元首卷的第一份文件, 登人卷内目录。
8 项目档案的汇总整理
8.1 建设单位各部门及各参建单位在项目任务完成后、 验收前, 将各自形成的应归档的项目档案移交给建设单位。移交档案时, 应编制项目档案案卷移交目录(附录Ga、 Gb), 办理交接手续。
8.2 整套项目档案汇总整理由建设单位负责组织, 其内容包括: 对整套项目档案进行清点, 并根据项目档案分类表对全部案卷进行系统分类、 排列和逐卷编写档号(档号可用铅笔l临时填写)。并由项目综合管理部门填写《大科学工程项目档案建档总说明》(附录I)及组织编制整套项目档案案卷总目录(附录Gc、 Gd)一式三份。建档总说明应作为整套项目档案的首卷第一份文件, 登人卷内目录。
9 项目档案的验收
执行《中国科学院基本建设项目档案建档规范》第7章的有关规定。
10 项目档案的归档与移交
10.1 项目竣工验收后一个月之内, 将项目档案移交综合档案室, 由综合档案室正式填写档号。
10.2 与城市规划、 建设及其管理有关的项目档案, 建设单位在项目竣工验收后填写案卷目录(附录G), 并在6个月内向当地城建档案馆办理移交手续, 双方签字盖章后交接。