销售内勤岗位说明书包含流程图.doc

销售内勤岗位说明书包含流程图

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2020年4月19日
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岗 位 说 明 书
基本信息
岗位名称
销售内勤
岗位编号

岗位等级

所属部门
销售部
工作地点
上海悦胜芜湖药业
直属主管
销售副总
岗位说明
工作内容概述
负责内外信息的传递与处理， 协助部门销售任务的完成
职责范围
（按重要性排列）

衡量标准
（定性定量）
职责范围
衡量标准
1、负责销售人员的发货和发票等相关事宜，及时处理所辖区域客户订单，协调发货流程顺畅；

2、协助销售部进行市场调研、业务拓展和客户关系维护；

3、负责公司销售合同等文件资料的制定、管理、归类、整理、建档和保管；

4、负责各项销售费用、票据的统计申请报销

5、负责作好相应的销售报表的记录和统计工作；

6、负责销售合同的全程监控，以便销售合同的顺利完成；

7协助销售部处理日常工作，按时完成上级交代的其它任务；

8、协调内部及与其它部门的合作；

9、按时完成领导交代的其它事宜。

工作关系
对内
财务部、综合部、
对外
客户、各省区业务代表
岗位权限

任职资格
教育
文秘、营销或管理类相关大专及以上学历；
经验
1年以上销售内勤工作经验；
技能
熟练使用常见办公自动化软件；
个性及品质
性格活泼开朗，责任心强，有主动性，能承受较大的工作压力，善于与人沟通，有较强的客户服务意识和团队合作精神；
其它
使用设备
电脑、打印机
工作时间
全天
起草 (部门主管以上)
审核 (部门部长以上)
批准 (副总以上)
签名：
签名：
签名：
日期：
日期：
日期：

工作岗位细则

1, 负责完成部门的日常工作：
1.1遵守“悦胜员工手册”的规定及公司制定的其它规定。
1.2 每天做好“5S”。
1.3 完成每天“工作任务记录”。
1.4 完成上级领导临时布置的任务。
1.5 积极参加公司组织个各种活动。

2．具体的岗位工作：
2.1 负责销售人员的发货和发票等相关事宜
2.1.1 及时处理所辖区域客户订单，协调发货流程顺畅；
2.1.2 接收各省区的发货申请，并根据库存、到款等相应信息进行打单、发货。
2.2 协助销售部进行市场调研、业务拓展和客户关系维护
2.2.1 收集、统计和定期汇报客户抱怨投诉信息和客户满意度信息；
2.2.2 及时处理客户反馈意见和客户投诉问题。
2.3 负责公司销售合同等文件资料的制定、管理、归类、整理、建档和保管
2.3.1 协助销售经理制作销售合同和销售订单；
2.3.2 登记每天的发货、开票、到款、退货、邮寄单号等相关台账；
2.3.3 接收个地方邮寄回公司的合同，交张总审核并存档保管
2.3.4 接收各地区客户邮寄回公司的客户资料，做电子版档案并保存纸质版；
2.3.5 本部门的档案管理，合同保存等。
2.4 负责各项销售费用、票据的统计申请报销
2.4.1 接收各省区房租等费用申请，交手财务、汪总审批；
2.4.2 接收各省区差旅、办公费用等，审核并交予财务、汪总审核；
2.4.3 接收各省区开票申请，并安排开票、邮寄等；
2.4.4 核对业务员的提成；
2.4.5 核算每月的快递费用，并报销相应的账目。
2.5 负责做好相应的销售报表的记录和统计等工作
2.5.1 整理每个月的相关报表：回款分解、销售计划完成情况、销售明细表汇总（主要给财务）；
2.5.2 负责各类销售指标的月度、季度、年度统计报表和报告的制作、编写；
2.5.3 销售报表统计，每周、每月上报给张总、汪总。
2.6 负责销售合同的全程监控以便销售合同的顺利完成
2.6.1 监控和协调销售合同的执行情况；
2.6.2 核对每个客户退货明细，办理退、换货手续；
2.6.3 销售合同完成后，客户发票的开具、送达、签收、及应收帐款的统计。
2.7 协助销售部处理日常工作，按时完成上级交待的其它任务
2.7.1 各市场、内勤人员的离职、入职办理；
2.7.2 新进人员办理工资卡；
2.7.3 接收每月营销中心工资表并打印交行政；
2.7.4 内勤的KPI考核
2.7.5 做好会议记录；
2.7.6 定期参加展会；
2.7.7 办公室的其它日常事务。
2.8 协调内部及与其它部门的合作
2.8.1 协调内勤间的相互工作；
2.8.2 协调内勤与其它各部门沟通。
2.9 按时完成领导交待的其它事宜

工作流程图

1 客户、业务员来电订货
1.1 客户或业务员来电订货；
1.2 销售内勤填写电话口头订货单；
1.3 销售内勤评审记录单（记录好产品名称、型号、规格、数量和收货人电话及地址
），并交由财务部审核；
1.4 销售会计审核订货单；
1.4.1 审核经过后由销售内勤电话查款，填写款到通知单，交财务一份，自留一份；
1.4.2 未经过审核的由销售内勤驳回客户订单，并说明缘由请得谅解；
1.5 销售内勤填写生产通知单；
1.6 技术部签字确认生产通知单后传真到生产部生产。
2 发货申请处理
2.1 各省区经理提出发货申请；
2.2 销售内勤查看库存到款，并交由销售副总审批；
2.3 销售副总审批发货申请；
2.3.1 经过审批的由销售内勤办理发货手续；
2.3.2 未经过审批的打回给各省区经理重新填写发货申请；
2.4 销售会计审核发货单；
2.4.1 经过审核后销售内勤通知仓库备货出货；
2.4.2 未经过审核的由销售内勤重新编制发货单；
2.5 储运发货。

3 办理出货
3.1 生产完成后销售内勤通知物流安排发货；
3.2 仓库发货；
3.3 生产部拿回库单做销售日报，登记客户台账及电子版台账；
3.4 销售内勤通知客户货已发出，保持手机开机以方便货站到货后顺利接货。
3.5 发货三天后回访客户，确认货是否收到；
3.5.1 如果收到，与客户保持良好的沟通以便继续合作；
3.5.2 未收到的时，要及时联系物流追踪货物，给客户回电话说明“未到原因”，请求“客户谅解”。

4 退换货处理
4.1 客户或业务员提成退换货申请；
4.2 销售内勤接收登记，并交由储运评估；
4.3 储运评估是否符合退换货条件；
4.3.1 符合条件的将货物放在仓库暂存；
4.3.2 不符合条件的驳回申请；
4.4 质量部审核仓库暂存的货物，之后再由财务部审核产品的数量、批号、品种、客户等信息；
4.5 储运部汇总损失，并交由财务部核算；
4.6 销售部提出换货申请，由质量部审批；
4.6.1 审批后由生产部生产需换货物或不足货物；
4.6.2 未经过审批的由销售部与客户协商重新填写换货申请；
4.7 生产完成后成品入库，并通知销售部；
4.8 销售部办理发货手续，通知储运发货；
4.9 储运发货。

5 处理外来产品咨询电话
5.1 客户来电咨询；
5.2 判断客户所在区域是否有相关负责人；
5.2.1 有负责人的告知相关负责人电话；
5.2.2 无负责人的转告销售经理电话，或者把客户电话转告给销售经理，让其联系客户。

6 处理外来费销售电话
6.1 销售内勤接到来电；
6.2 判断来电是否需要转达；
6.2.1 需要转达的转给相关负责人；
6.2.2 不需要转达的直接回绝。

7 处理费用/开票等申请的处理
7.1 省区经理费用/开票申请；
7.2 销售内勤接收，并交由销售副总审核；
7.3 销售副总审核费用/开票申请；
7.3.1 经过审核的由销售内勤交给销售会计审核；
7.3.2 未经过审核的由销售内勤打回给各省区经理；
7.4 销售会计审核费用/开票申请；
7.4.1 经过审核的由销售内勤交给董事长审批；
7.4.2 未经过审核的由销售内勤打回给各省区经理；
7.5 董事长审批；
7.5.1 经过审批的费用申请由财务部拨付；
7.5.2 经过审批的开票申请由销售内勤邮寄到各申请地区；
7.5.3 未经过审批的由销售内勤打回给各省区经理。

8 处理邮件合同
8.1 客户将销售合同邮件到公司；
8.2 销售内勤接收合同，并交由销售副总审核；
8.3 销售副总审核销售合同；
8.3.1 经过审核的存档保管；
8.3.2 未经过审核的交由销售内勤打回客户重新编制合同。

9 核对业务员提成
9.1 内勤主管根据业务员业绩核算业务员提成，交由销售副总审核；
9.2 销售副总审核；
9.2.1 经过审核的再交由销售会计审核；
9.2.2 未经过审核的交由内勤重新核算；
9.3 销售会计审核；
9.3.1 经过审核的交由出纳计入工资核算；
9.3.2 未经过审核的与内勤主管核对。

10 各市场、内勤人员的离入职办理
10.1 各市场、内勤离入职人员填写离入职申请；
10.2 内勤主管将申请表交由销售副总审批；
10.3 销售副总审批申请表；
10.3.1 经过审核的交由内勤主管送给董事长审批；
10.3.2 未经过审核的交由内勤主管给各市场、内勤离入职人员重新填写；
10.4 董事长审批申请表；
10.4.1 经过审批的交由内勤主管给综合部进行人事备案；
10.4.2 未经过审批的交由内勤主管打回重新填写。