费用报销管理制度模板.doc

费用报销管理制度模板

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2020年4月19日
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费用报销管理制度

1. 目的
为加强费用支出，严格执行有关标准和财务预算制度，依据企业内部财务制度，结合本公司实际情况，特制定本制度。
2. 适用范围
深圳市***规划设计集团有限公司（含子公司）全体员工。
3. 费用报销支付原则
公司各类费用的发生严格按本制度执行，费用报销支付实行预算控制。公司对费用报销实行严格限额管理、凭据报销，定额包干、货币化支付相结合。每月5日前财务部门依据年度财务预算并结合当时的实际情况编制下月的资金收支计划经财务总监审核后，报总裁/董事长批准后执行。
具体的货币资金支付必须按照规定的审批权限经有关领导签字，否则财务不得支付。
3.1费用支付审批流程：。
3.1.1 3.1.1报销人员必须用蓝黑签字笔、钢笔、水笔，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的财务部门作退回处理。正确签写《费用报销单》经过本中心负责人初审后，然后交到财务部会计复审。
3.1.2财务部会计在审核费用支出的真实性、合理性、清晰性、及时性、合法性之后，由财务总监复查，对预算范围和有关标准之内的，统一送总裁批准；金额超过500元（含），由董事会签名批准（总裁自身发生的所有费用，必须由董事长批准），才能作为报销的依据，出纳方能付款。
3.1.3流程:报销人→直属中心负责人初审→财务会计→总监复审→总裁/董事长审批→出纳付款。出纳以银行转账方式转至个人工资卡或支付现金,并由申请人在报销单签字确认。
3.2特别规定：
3.2.1费用支出，必须提供有效合法原始凭证。合法的原始凭证包括套印税务机关发票监制章的发票以及经省级税务机关批准不套印发票监制章的专业发票和财政部门管理的行政性收费收据以及经财政部门、税务部门认可的其它凭证。确实无法取得，能够采用《收款收据或付款凭单》代替，但需写明详细原因，且金额不得超过100元。
3.2.2当费用报销已超过预算或标准，财务可停止支付或延期下月支付，或要求相关部门书面报告，向总裁申请增加预算，经批准后，财务方可办理付款。
3.2.3要求支付金额超过 元的，必须提前二天电话预约。
4.费用报销填写的要求：
4.1《费用报销单》填报要求。
报销人填写《费用报销单》且要保证所报销事项的真实性和取得原始票据的合法性，而且将报销事项统一填写在《费用报销单》上及时交到财务部。费用发生且条件许可应该在3个工作日之内交到财务部报销，费用报销单无特殊理由不应跨月报销。
4.2财务部对不能证明真实性的《费用报销单》能够退回：对所取得的票据不合法的报销单能够退回；对超过标准和不属于公司承担的费用能够退回。财务部对报销人之前有借款的，应该将借款全部扣回报销金额和借款扣回实行多退少补。
4.3其它相关部门应当独立的按照既定要求证明报销单真实性而且签字确认。有相关登记单据、表格的必须使用统一的单据和表格记录。
4.4报销的时间。非特急事项只能在每月第2和4周的星期五下午到财务部办理报销。
5费用内容：
5.1差旅费的报销审批
5.1.1所有人员出差，必须事先提出申请，做好出差工作规划，填写《出差申请与出差计划审批表》（见附件），详细列明出差时间、地点、对象、工作目标、费用预算等，按规定程序批准后方可出差。
5.1.2出差申请流程。公司员工因公出差，需提前一天填写“出差申请单”（见附件），先交由部门负责人审核，人事行政总监复核，总裁审批方可出差；
5.1.3出差人员借款，必须先到财务部领取《借款单》，写明出差时间、地点，借款金额原则按“往返车费+（住宿费+生活补助）*预计出差天数”计算借款金额，填写好后，先经中心负责人同意，再由财务审核，最后经总裁审批后，方予借支；前次借支未还或者出差返回时间超过3个工作日内（以回程机、车票日期次日算起，节假日顺延），及时进行费用报销，清理个人所借款项，凡超过3天报销的，财务部有权拒绝报销，并将定期在公司予以通告,强制性从工资中扣回。
5.1.4出差人员在出差前要填写《外出申请单》，如果需要用公司车辆或者需要公司联系车辆的还需要填写《用车申请单》。《外出申请单》一式两联，人事行政中心和报销人员各执一联。而且将报销联粘附在《费用报销单》后面。出差人员将出差的过程详细的记录在《差旅费报销单》上，《差旅费报销单》作为《费用报销单》的附件，报销人直接在《差旅费报销单》写上“附件”字样。
单据名称
使用说明
《费用报销单》
用于填写差旅费详情（车、船、飞机票、住宿费等），报销单后需粘附《出差申请单》复印件，以便财务核算费用。
《报销单据粘贴单》
对小票较多，按类别分层次粘贴，附在《费用报销单》后面。
《借款审批单》
填写个人差旅费等暂借款。
各部门负责人应严格控制外出人员，并考虑完成任务的期限，确定出差日期。对因公外出人员均对号入座按标准办理应报销费用
5.1.5同性别两人一起出差，只能住一间双人间，按一个人（职务较高者）住宿标准计算。
5.1.6出差伙食补贴的计算依据，按整天计算
5.1.7出差市内短途交通费，凭票据据实报销。员工出差应当根据业务的实际需要选择合理的、经济的交通工具，交通工具只含地铁、公交等；需要公司派车的，需要事先写《用车申请单》，得到批准的，方可坐上指定的车辆出差。（详见公司车辆管理办法）。
5.1.8员工出差需住宿的，统一由商务部秘书代订酒店或宾馆，提前做好需入住酒店或宾馆的资料登记（见附件）；商务部秘书及时以电话或短信的方式通知出差者已订酒店或宾馆的名称、地址及电话等。特殊城市住宿，如：旅游城市碰到旅游季节，项目地点属中心区域的，出差前须人事行政总监，总裁批准。
5.1.9餐费标准及住宿标准如下：
类别及标准
费用类别
一类地区
二类地区
三类地区
总裁级
餐费
150元/天
120元/天
100元/天
中心总监
餐费
100元/天
90元/天
80元/天
中心总监以下人员
餐费
80元/天
70元/天
60元/天
总裁级
住宿费
400元/天
350元/天
300元/天
中心总监
住宿费
350元/天
300元/天
250元/天
中心总监以下人员
住宿费
300元/天
250元/天
200元/天
一类地区:指各省省会城市、直辖市和以下城市：东莞、中山、珠海、佛山、江门、惠州、汕头、厦门、泉州、苏州、无锡、常州、宁波、温州、嘉兴、烟台、青岛、大连。二类地区指地级城市，三类地区指县级城市（区）
(1) 5.1.10. 如果公司已安排就餐或客户请吃饭的则不适用餐费补贴;住宿费按规定标准凭票报销，高于标准部分自理，不予报销；香港、澳门、台湾住宿费实报实销;
5.1.11．出差的员工，乘坐指定交通工具，应提交“出差申请单”给商务部秘书统一订票，标准如下：
出差人员级别
交通工具标准
飞机
动车（高铁）
轮船
火车
总裁、中心总监

经济舱
二等座
二等舱
软座
中心总监以下
经济舱
二等座
三等舱
硬座
　 5.2业务招待费标准及审批
因业务需要等所发生的招待费用及公司集体活动所发生的费用管理业务需要开支招待费的，一律先行申请，由经办人填写《餐费申请单》，列明事项、对方人员、我方人员及费用预算，由中心负责人，总裁直至董事长批准。
5.2.2业务招待费报销需填写《费用报销单》，报销单据必须有的正式发票，列明公司抬头，数字清楚，先由经手人签名，注明用途，部门负责人加签证实，方能付款报销。业务招待费报销单上要注明消费地址、客人职位及名单、本公司陪同人员职位及名单。
5.2.3超过审批标准外的业务招待费，一般不予开支，如有特殊情况，须经总裁/董事长审核。
5.2.4招待费的一般标准如下：
(1)中心总监以下人员参加的招待应酬，按人均不超过80元标准，我方人员不得超过2人；但在参加人数为4人以下时，其招待费标准可增加40元/人；
(2)中心总监人员参加的招待应酬，按人均不超过100元标准，我方人员不得超过3人；但在参加人数为4人以下时，其招待费标准可增加50元/人；
(3)总裁参加的应酬活动及陪同人数、接待标准由总裁确定.
5.3培训费的报销
培训费包含培训期间由公司承担的所有的除工资以外的与培训直接相关的费用。包含但不限于差旅费、餐费补贴、培训材料费、培训费。公司的培训，应有培训的计划和费用预算。
5.3.1公司因管理需要,外请的顾问公司,一律签订服务合同,明确双方义务,职责,合作期限,达到的效果,付款方式,发票等要求.
5.3.2涉及有相关资格证的培训费用报销的需要将人事行政中心门已经签字的资格证件的复印件填附在费用报销单后面，人事行政中心将此资格证件及报销的费用记录在个人的人事档案上。
5.3.3涉及培训费用比较高且有相关资格证明的，在培训前接受培训的职员要与公司签订《员工培训合同》，在合同中规定培训费的归属、支付条件及员工承诺的服务期。
证件的年审费比照培训费办理。有法律及法规相关规定的比照法律及法规的相关规定办理。
5.4房屋租赁费、物业管理费、水电费的报销
由相关部门填写《费用报销单》报销，财务部统一按照当前登记在案的有效的租赁合同办理。而且将支付记录在《房租、物业管理费、水电费登记表》上登记。
5.5汽车加油费、过路费、维修费、停车费、洗车费
公司的车辆按照各个部门的《用车申请单》进行安排。各个部门的用车申请要提前一天交到人事行政中心，否则人事行政中心能够不予派车。公司车辆的加油费施行定点加油，公司和定点加油站月结。公司为每辆车办理粤通卡，车辆由司机和行政人员每天检查，避免可能出现事故。车辆的维修原则上定点维修，如遇偶发情况事前取得的主管部门同意后可就近维修。停车费和洗车费据实报销。
5.6快递费的报销
到付快递统一由人事行政中心的前台接收快递后登记，快递接收人签收。凭快递单、发票和《--年--月快递到付一览表》每月办理一次。公司寄出的快递和货物费用，固定快递单位，月结办理。公司寄出的快递登记在《-年-月快递寄出一览表》。
5.6办公用品费用及其它零星物品的报销
办公用品统一由使用部门填写《零星采购申请单》申购、人事行政中心审核后统一购报销的办公用品费不能超过上述的申请的数量。 其它零星物品的购买，参照上述办公用品的购买。
6处罚规定
6.1出纳人员对于手续不完备或不按上述流程规定直接予以报销的，处以单笔次10元的罚款。
6.2未按报销规定审批费用且出纳给与报销的，对出纳和相关责任人处以单笔次50元的罚款。
6.3将费用拆分报批、逃避更高授权级别人员审查的，一经发现，对相关责任人处以单笔次50元的罚款，并责令整改。
6.4相关人员互相勾结，乱支乱用虚假报销的，一经发现，没收非法所得并对相关责任人处以100元的罚款，情况严重的给予开除、永不录用。
6.5故意隐瞒费用、拖延不报的，一经发现，对相关责任人予以通报批评，情节严重的对相关责任人处以开除、永不录用。
7说明及记录
7.1本规定解释权在公司财务中心，部分条款效力的待定或者无效不影响其它有效条款的执行。
7.2 附表
附表1《费用报销单》 财务部
附表2《借款单》 财务部
附表3《出差申请单》 人事行政中心
附表4《用车申请单》 人事行政中心
附表5《差旅费报销单》 财务部
附表6《招待费审批单》 财务部

批准： 审核： 制定：
日期： 日期： 日期： -1-01