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视频会议的准备工作及注意事项

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2020年4月19日
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视频会议的准备工作及注意事项
第一章 会议规范 2
1.1会议前准备..................................... 2
1.2 会议进行中 5
1.3 会议结束后 6
第二章 常见故障应急排查及处理办法 6
2.1故障诊断方法： 6
1.分类处理........................................ 6
2.先本地后远端 7
3.充分利用系统诊断功能 7
2.2音频故障： 7
常见音频故障与解决方法 8
2.3视频故障： 10
视频故障处理 10
常见视频故障与解决方法 10
2.4网络故障： 12
常见网络处理 12
2.5其它故障： 12
第三章 其它注意事项.............................. 13
1.环境要求 13
2.使用注意事项 14
3.日常维护 15

第一章 会议规范
1.1 会议前准备
1. 每次会议召开前半天，为了保障会议效果，要组织全网联调，各市局等待省局统一发起呼叫（不要呼叫省局或者其它会场）。在联调结束后，请不要更改设备的任何设置。在会议召开当天，要提前一个小时再次进行联调并确定所有会议设备都是经过ups电源。
2. 麦克风与发言者的距离约为1米左右，且远离音箱，防止自激现象的发生（有调音台等音响设备的各市局将调音台等设备参数固定在已调试好的状态，不要在会议中进行改动）。
3. 将HDX7000设置成“静音自动应答呼叫”，同时将“自动应答多点呼叫”功能设置为“请勿打扰”。
4. 修改HDX7000的最长连接时间为“0”，即不限制通讯时间。
5. 如果会议安排有各市局领导发言，建议由各市局的操作员提前预先设置好预设位，以便在会议中及时将镜头位置切换，提高会议的效率和质量。
6. 每次会议都有专人负责，要熟悉会议流程及设备操作，要有技术人员作会议保障。
7. 如在会议前调试过程中有解决不了的问题，请及时和各自施工公司联系，及时协调、解决。切勿影响会议质量。
8、本地设备检测流程

工作
说明
备注
1
连接设备
第2章 连接HDX7000、摄像机、显示以及音响设备。
第3章 连接完成后能够用诊断工具测试。

2
检查摄像、显示设备
1、 在HDX7000、摄像机及显示设备加电后，查看显示设备是否正常显示HDX7000主画面。
2、 用遥控器将画面切换到本地摄像机画面，检查本地会场画面是否正常（画面是否清晰，室内光照是否合适），并遥控摄像机左右转动，看摄像机是否工作正常。
3、 根据会议议程，对预发言人的座位事先定位，以便于在会议期间能够迅速切换视频镜头。
预设摄像机位置时，建议预设参会人员全景和发言人近景。
3
检查麦克风及发音设备
1、用遥控器将HDX7000切换到近端回路状态，进行试音。听会议室内声音是否清晰、音量是否合适、是否存在回音、啸叫，如果有问题请检查本地音量，调整麦克风与发音设备距离，直到声音正常。

4
检查网络
1． 总部指定的HDX7000的IP地址，各市局能够PING来检查网络是否畅通，保证网络畅通、状态良好。
2．提前半小时开机准备接受呼叫。

9、双流的使用说明（各地市只能接收双流）
1
双流的接收
1. 将显示设备换成投影仪，投影的大画面为双流画面

3.1 会议进行中
1. 不发言时和发言结束时请用终端遥控器将本地麦克风静音（请各市局注意本地画面左下角的静音状态）。
2. 在省局点到发言或按会议流程该发言时，请首先将镜头对准发言人，打开本地声音。如果发言者用（POLYCOM自带的）全向麦克风发言，最好把麦克风放在固定的地方，用平常普通说话的声音讲话就能够了，距离麦克风1米左右最佳，不要背对麦克风讲话，不要把麦克风放到音箱附近，避免产生噪音。如果发言人用鹅颈话筒发言，一个发言人只用一个麦克风，发言完毕请关闭麦克风。将镜头调整为参会人全景。
3. 会议过程中发现掉线时，请及时用电话联系省局，请勿呼叫MCU或其它终端，省局会及时发现掉线情况并进行处理，请等待省局呼叫。
4. 严禁在会议中使用会前联调没有测试过的功能。
5. 在会议进行中不要随意操作遥控器，以避免发生由于人为原因使会议终止的情况。
3.2 会议结束后
4、 在会议结束后，各分会场操作人员不要急于离开会场，应对会议效果进行总结汇报，确认一切正常，等待省局与各市局终端断开连接后，再将设备关闭离开。
5、 注意关闭所有与视频会议有关的设备电源。

第二章 常见故障应急排查及处理办法
2.1故障诊断方法：
分类处理
当您的HDX7000发生故障后，请您首先根据故障现象判断故障的类型，是属于网络故障还是音视频故障，以便于进一步处理。

先本地后远端
当您在判断故障类型后，应按照先本地后远端的顺序进行故障分析处理。视频会议设备属于通讯设备，同时又是音视频设备，在作故障诊断时请对本地参数设置和设备连接等情况进行诊断，然后再与远端进行联合（通讯）诊断。

充分利用系统诊断功能
Polycom作为全球领先的视频设备供应商，在设计时充分考虑了用户接口，在系统中提供了大量的诊断工具，供用户诊断排除错误。
2.2音频故障：
在发现音频故障后，首先应当依靠系统提供的两个音频诊断工具进行故障诊断。

常见音频故障与解决方法
1、“对方无法听到我方会场声音”
解决方法：
1、确认是否本地处于静音状态，麦克风、调音台等音频设备是否关闭。
2、麦克风对应调音台的那路音量是否没打开，调音台给HDX7000的那路音量是否没打开。
3、用系统自带的两个音频诊断工具来确定故障原因。
2、“本地啸叫”
解决方法：
1. 当采用全向话筒时，若产生本地啸叫（按静音键即消失），一般为将本地的音频输出（即对方送来的声音）插头位置错接了对录像机的音频输出端。
2. 检查全向麦克离音响设备的距离，太近了会出现啸叫。
3、“无法听到对方”
解决方法：
1、 对方静音。提醒对方解除静音。在非通讯状态，进入“诊断中的音频”菜单，并开启发音。确认本方会场能够以适当音量听到该音。否则检查接线和扩音设备。
2、 调音台的设置是否正确。
3、 用系统自带的两个音频诊断工具来确定故障原因。
4、说话时近端出现回音
解决方法：
1、回音一般是由远端引起的，远端麦克风可能太接近播放近端声音的扬声器，在远端确保麦克风远离扬声器。
2、调音台的设置也会造成回音。
5、关于调音台
音频问题请注意调音台设置，建议由专人操作和调节。
2.3视频故障：
视频故障处理

在系统菜单中点视频诊断选项，应当能够看到彩条画面，如果色条的颜色显示正常，则能够证明显示（电视机、投影等）设备工作正常，而且设备间物理连接没有问题，否则应检查视频连线或显示设备。

常见视频故障与解决方法
1、“无本地图像”
——开机画面中本地图像为蓝屏
解决方法：
1、主摄像机选择不正确，按遥控器上的摄像机按键，选择正确的主摄像机即可。
2、检查摄像机接线。

2、“有图像但摄像机不能动作”
解决方法：
1. 遥控器是否没电。
2. 检查摄像机接线。
3、“画中画消失”
——通讯正常，画中画本地画面没有了
解决方法 ：
1. 若设置了画中画，且一直正常，突然消失，则为遥控器头部下侧的轻触开关关闭。将遥控器指向红外接收器或主机，轻按几下轻触开关。
2. 未设置画中画功能。
4、“闲置状态下画面变黑”
——一直没有操作，摄像机自行转成侧向，同时显示器黑屏

解决方法 ：
不是故障。是设备进入休眠和屏幕保护功能。一旦用遥控器启动或远方会场呼叫，设备即自动恢复工作。
2.4网络故障：
常见网络处理
1、“无法通讯”
解决方法：
2. 确认本地网络接口正常。
3. 注意开机时的标记。
4. 注意网线正确连接，网线一定要连接在橙色的接口上。
2、通话过程中画面总是冻结
解决方法：
线路传输错误。检查诊断菜单下的错误数据，经过选择诊断菜单下的本地回放检查您的系统，如果画面不冻结，在远方做相同的测试。检查网络。
3、通话过程中发现画面有明显马赛克，进入系统诊断工具发现网络丢包严重
解决方法：
1、 检查HDX7000网络设置，（10/100M，全双工/半双工）是否与HDX7000连接的网络设备匹配。
2、 检查端到端网络质量。
2.5其它故障：
1、“遥控器不能操作”
——开机正常，遥控器不引起动作
解决方法 ：
1、遥控器未指向红外接收器或主机。
2、遥控器没有电池或电池失效（对镜头按遥控器键，无白色闪光）。
会议前按照顺序检查设备，如果在某一个步骤出现问题，能够参照第二章的故障排查和处理办法解决，如确实解决不了的问题，请及时与施工公司技术人员联系。

第三章 其它注意事项

1.环境要求
·工作状态下温度： 0°C---35°C
·工作状态下湿度： 15%---80%
·非工作状态下温度： -40°C 以下，70°C以上
·非工作状态下湿度： 10%---90%
·环境噪声： <40dB
·房间最小亮度： 7 lux
·建议亮度： >300 lux

2.使用注意事项
·严禁带电插拔任何连接线
·尽量避免变更IP地址和本机名称
·严禁带电清洁和维护设备
·绝对禁止用手扭转摄像机镜头方向或俯仰
·严禁震动和挤压设备，特别是镜头
·严禁随意拆卸设备
·严禁烟火、曝晒
·设备的系统设置已调好，不要随意更改
·开会时应尽量避免使用远端摄像机控制
·不发言的会场应将麦克风关闭
·设备用毕将摄像机镜头盖上
·如果本地交流电源不稳定，建议使用交流稳压电源或UPS
·设备电源应有接地端
·设备应专用、专人管理
·注意设备开机状态下的通风和散热，经常检查设备的工作温度
·如设备长时间工作，会议室里应安装有空调，以免设备工作温度过高
·注意更换遥控器电池，长期不用则应取出电池
·长期不使用情况下，注意关上设备总电源
·做好使用记录、测试记录和故障现象记录
3.日常维护
·设备不使用时应注意防尘防潮，使用完毕应将设备用布盖好
·定期除尘
·定期开机加热(2次/月)以除湿气
·定期检查电源情况、线路情况