企业客户投诉管理制度.doc

企业客户投诉管理制度

9
2020年5月29日
文档仅供参考

二十九、客户投诉管理制度
第一条 目的
为迅速处理客户投诉案件,维护公司信誉,促进质量改进与售后服务,特制定本制度。
第二条 范围
包括客户投诉表单编号、客户投诉的调查处理、追踪改进、成品退货、处理期限、核决权限及处理逾期反应等项目。
第三条 适用
凡本公司产品遇客户因质量异常而申诉时,依本制度的规定办理。如未造成损失,业务部或有关部门前往处理时,应填报”异常处理单”并督促有关部门予以改进。
第四条 处理程序
客户投诉处理流程应列图示执行。
第五条 客户投诉分类
客户投诉处理作业依客户投诉异常原因的不同区分为:
1．非质量异常客户投诉发生原因(指人为因素造成)。
2．质量异常客户投诉发生原因。
第六条 处理部门
客户投诉的处理部门列表表示。
第七条 处理职责
各部门客户投诉案件时处理职责为:
1．业务部
(1)详查客户投诉产品的订单编号、料号、数量、交运日期;
(2)客户投诉要求及客户投诉理由的确认。
(3)协助客户解决疑难或提供必要的参考资料。
(4)迅速传达处理结果。
2．质量管理部
(1)处理客户投诉案件的调查、报批与责任人员的确定。
(2)发生原因及处理、改进对策的检查执行、督促,并提出上报。
(3)客户投诉质量的检验确认。
3．总经理室生产管理室
(1)客户投诉案件的登记,处理时效管理及逾期反应。
(2)客户投诉内容的审核调查上报。
(3)客户投诉立案的联系。
(4)处理方式的拟定及责任归属的判定。
(5)客户投诉改进方案的提出执行的督促及效果确认。
(6)协助有关部门与客户接洽客户投诉的调查。
(7)将客户投诉处理中客户所反应的意见提交有关部门追踪改进。
4．制造部
(1)针对客户投诉内容详细调查,并拟定处理对策及执行检查。
(2上报责任部门、责任人员、受诉产品信息。
第八条 客户意见处理表编号
1．统一编号的格式为:YYMMCC。
(1)YY:年度
2)MM:月份
(3)CC:流水编号
2．编号周期以年度月份为基准。
第九条 客户反应调查及处理
1．业务部人员于接到客户反映产品异常时,应即刻查明该异常情况(编号、料号、交运日期、数量、不良数量)客户要求,并立即填具”客户意见处理表”,连同异常样品签注意见后送交总经理室。
2．客户投诉案件若需会堪者,业务部在未填立”客户意见处理表”前为确保处理时效,业务人员应立即与质量管理部人员(或制造部品保室)会同制造部人员共同前往处理,若质量管理部人员无法及时前往时由总经理指派有关人员前往处理,并于处理后向总经理报告。
3．为及时了解异常内容及处理情况,由质量管理部或有关人员于调查处理后三天内提出报告交总经理批示。
4．案件追踪流程:
(1)总经理室生产管理室接到业务部门的”客户意见处理表”后,应编列客户投诉编号并登记于”客户投诉案件登记追踪表” 。
(2)质量管理部追查分析原因并判定责任归属部门。
(3)制造部分析异常原因并拟定处理对策然后送经理室征求意见。
(4)特别异常状况送研发部征求意见。
(5经总经理室查核后送回业务部拟定处理意见。
(6)经总经理批复后执行。
5．业务人员收到总经理室发回的”客户意见处理表”时,应立即向客户说明、交涉,并将处理结果填入表中,报本部门主管核阅后送回总经理室。
6．总经理室生产管理室接到业务部填具交涉结果的”客户意见处理表”后,应于一日内就业务部的意见加以分析形成综合意见,依据核决权限送业务部经理、副总经理或总经理审批。
7．判定发生单位,若属我方质量问题应另拟定处理方式,对于改进方法是否需列入追踪(人为疏忽免列案追踪)应进行明确的判定,并依”客户投诉损失金额核算基数”及”行政处分标准”拟定责任部门损失金额和个人惩处种类,报主管批示后,依罚扣标准办理。
8．经核签结案的”客户意见处理表”第一联存质量管理部,第二联存制造部门,第三联送业务部依批示办理,第四联存财务部,第五联存总经理室。
9．”客户意见处理表”会总后所形成的结论,若客户不能接受,业务部应再填一份新的”客户意见处理表”附原意见表一并上报处理
10．总经理室生产管理室每月十日前汇总上月份结案的案件,填具”客户投诉案件统计表”经制造部、质量管理部、研发部及有关主管判定责任归属,对各客户投诉项目进行综合处理提出改进对策。
11．业务部不得超越核决权限给客户以任何处理的答复。对”客户意见处理表”的批示事项应以书信或电话转答客户。
12．各部门对客户投诉处理决议有异议时可向主管部门反映。
13．客户投诉内容若涉及其它公司或原物料供应商等的责任时,由总经理会同有关部门共同处理。
14．客户投诉不成立时,业务人员于接获”客户意见处理表”时,以规定收款期收回应收账款,如客户有异议时,应报上级处理。
第十条 客户投诉处理期限
1．”客户意见处理表”处理期限自总经理室受理起十四天至二十一天内结案。
2。各部门客户投诉处理作业流程处理期限,
第十一条 客户投诉金额核决权限
第十二条 客户投诉责任人员处分及处罚
1．客户投诉责任人员处分
总经理室生产管理室每月十日前应审查上月份结案的客户投诉案件,凡经批示为行政处分者,经整理后送人事部并公布。
2．绩效奖金处罚
制造部、业务部及质管部的责任归属部门或个人由总经理室依客户投诉案件发生的项目原因判定,并开具”处罚通知单”报总经理核准后复印三份,一份自存,一份送财务部核查,一份下发处罚部门或个人。
第十三条 成品退货账务处理
1．业务部于接到已结案的”客户意见处理表”第三联后依核决的处理方式处理。
(1)折让、赔款:业务人员应依”客户意见处理单”开具”销货折让证明单”一式二联,报(副)经理、(副)总经理核签及送客户签章后,一份存业务部,一份送财务部。
(2)退货处理:开具”成品退货单”注明退货原因、处理方式及退回依据后,报上级核准,除第一联自存外其余三联送成品仓库据以办理退货。
2．财务部依据”客户意见处理表”第四联中经批示核定的退货量与”成品退货单”的实退量核对无误后,即开具传票办理转账,但若数量金额不符时依下列方式办理。
(1)实退量小于核定量或实退量大于核定量于一定比率以内时,应依”成品退货单”的实退数量办理转账。
(2)成品仓库收取退货,应对业务部送来的”成品退货单”核对无误后,予以签收(如实际与成品退货单所载不符时,须请示后依实际情况签收)。”成品退货单”第二联成品仓库存,第三联财务部存,第四联业务部存。
(3)因客户投诉之故而影响应收款项回收时,财务部在于计算业务人员应收账款回收率的绩效奖金时,应依据”客户意见处理表”所列之应收金额予以扣除。
(4)业务人员收到成品仓库填具的”成品退货单”应在下列三种方式中选择一种取得退货证明:
①收回原统一发票,在发票上盖统一发票章。
②收回注明退货数量、单价、金额及实收数量的原统一发票的影印本,且必须由买受人盖统一发票章。
③填写”销货退回证明单”,由买受人盖统一发票章。
(5)客户投诉处理结果为销货折让时,业务人员依核决结果开立”销货折让证明单”时应依下列两种方式取得折让证明:
①收回注明折让单价、金额及实收单价、金额的原统一发票影印本,影印本上必须由买受人盖统一发票章。
②填写”销货折让证明单”,由买受人盖统一发票章。
取得上述文件之后与”销货折让证明单”一并送交财务部。
第十四条 时效逾期处理
总经理室在客户投诉案件处理过程中,对于逾期案件应开具”催办单”催促有关部门处理,对于已结案的案件,应核查各部门处理时效,对于处理时效逾期案件,应开具”查办单”送有关部门追查逾期原因。
第十五条 实施与修订
本制度自颁布之日起实施,本公司有权随时予以修订。