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库存管理规定

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2020年4月19日
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存货管理规定

第一条 存货是指企业在日常生产经营活动中持有以备出售，或者仍处在生产过程，或者在生产或提供劳务过程中将消耗的材料或物资等。包括各类材料（主要材料、辅助材料、周转材料、其它材料）、商品半成品、产成品、在产品、低值易耗品、委托加工物资等。
存货控制的原则是不相容职务分离、限制接近、授权控制和定期清查盘点。
第二条 实行定存货管理不相容职务分离的制度。单位办理存货业务至少下列不相容职务分离：
（一）采购与办理存货验收手续、付款、承担存货明细账登记职务相分离；
（二）存货的明细账登记职务与保管职务相分离；
（三）批准发料、发货的授权职务与仓库保管职务相分离；
（四）存货保管职务与账实核对职务相分离；
（五）存货的验收与保管职务相分离；
（六）存货处理的申请与审批、审批与执行相分离。
第三条 合理限制无关人员对存货的接触。只有经过授权批准的专职保管人员才能接触，除特别授权外，非保管人员不得私自接近或接触，以确保存货实物的安全完整。
第四条 建立存货的验收制度。不论是外购的存货还是自制的存货，不论购货款是否支付、发票是否取得，只要物资运达仓库或生产现场，都要及时进行点验。存货入库前应由验收人员会同生产、技术、库管人员按照“验质、验量、验品种、验票据”的原则，根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，对存货数量、质量、性能及进货时间、价格、金额等进行检验核实，并填制验收单，由参加验收人员签章；验收合格后，由库管员填写收料单编列序号并办理入库手续。验收时发现数量、质量和品种不符时，应立即通知财务部门停止付款，并报告物资负责人,查明原因，属于供料及运输单位责任的按规定向责任单位办理索赔，属于自然损耗的须经有关人员鉴定后按审批权限处理。
第五条 财会部门应当按照国家统一的会计制度的规定，根据验收证明对验收合格的存货及时办理入账手续，正确登记入库存货的数量与金额。对会计期末货物已到、发票未到的收货，应暂估入账。
第六条 存货管理部门应当设置实物明细账，详细登记经验收合格入库的存货的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并定期与财务部门核对。对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独记录，避免与本单位存货相混淆。
第七条 建立存货管理制度，设备、材料的发放、借用、领用和列销手续，不得一人完成。
第八条 库管人员在发出材料物资之前，必须审核出库单，检查出库的品种是否属于规定的范围，必须经有权审批人在出库单上签字、审批后方能发货。与收货人清点后，共同在出库单据上签章，及时登记存货台账。对领用中的剩余材料，领用部门的领用人员必须及时填制存货交接单，交仓库保管人员办理退料入库手。
第九条 公司建立委托加工物资管理制度，为委托加工物资采购的原材料，先由采购人员及时到材料库办理入库手续，由物资保管人员填制入库单，注明供货单位、日期、品种、规格、数量、单价、金额。拨付加工料品时，及时登记委托加工拨料台账。加工完毕，验收入库，填制一式三份入库单，登记委托加工收料台账。 
填开加工结算凭证，正确核算加工成本。
1、认真审核材料耗用定额；
2、认真审核加工费结算定额；
3、认真审核留存受托方的剩余物品数额；
4、严格按照加工合同约定支付加工费；
5、受托方递交的加工费结算凭证必须合法有效。
第十条 加强周转材料的管理。对在用周转材料进行明细分类核算，监督在用周转材料动态。经鉴定周转材料确需报废时，存货管理部门应填制在用周转材料报废单，经领导批准后报废。
第十一条 在用周转材料丢失、损坏时，必须分析原因和责任，按规定提出处理意见，经单位领导批准处理。损坏但能够修复的在用周转材料，应进行整修，整修的费用计入成本。
第十二条 应建立存货的定期清查、盘点制度。存货应按月、按季盘点，年终结算前要进行一次全面的财产清查。存货清查的程序是：
（一）确定存货清查日。存货清查日一般应确定为月末、季末或年末，应与会计核算的截止日相一致。
（二）存货的保管部门和财务部门将清查日前的各种收、发、领、退单据登记入账。
（三）进行实物盘点。实物盘点时至少两人一组，实物保管人员必须参加实物盘点。盘点时要按照存货的实物账逐项清点、核对、记录。发现盘盈、盘亏、型号不符、变质、毁损，应登记清楚。
（四）核对账目。要将仓库保管员的实物账与财务部门的明细账相核对，发现不符时及时查清原因，进行更正。
（五）编制清查盘点表。清查盘点表应按存货类别、品名、型号规格列明其数量、单价、金额及盘亏、盘盈和毁损情况。清查盘点表应经存货的保管人员、存货的主管业务部门和财务部门核实，并分别在清查盘点表上签字。
（六）处理盘盈、盘亏和毁损。对发生的存货盘盈、盘亏和毁损，应由存货的主管业务部门会同财务部门提出处理意见，存货在定额内的合理损耗，可由存货所有单位的主管领导审批。存货的超定额损耗、盘盈盘亏和毁损的处理，应经过一定的会议集体研究审批。对造成存货损失的，按照损失金额多少按规定追究有关人员的责任。
第十三条 控制程序，见附表1、附表2、附表3。

见附表1： 入库验货控制程序

对上述程序说明如下：
适用范围：适用于材料、设备入库的管理。
程序说明：
① 接货接单 ：采购部通知仓库做好接货准备，采购部提供材料、设备明细单。采购由供货商直接送货，当货物到达仓库时，向供方索要送货单及质量证明等有关资料；
② 验货：库管员在验收前应搜集并熟悉有关资料，确定验收方法，组织好卸货人力和卸货工具，准备好相应的检验工具，并安排好货位。采用以下一种以上方法检验：
a) 核单点收：采购——库管员应将采购部提供的设备明细单、供货方提供的送货单、实物认真核对数量、型号。要严格做到三不点收：品种规格不符不收；无计划不收；材料、设备破损不收。
b) 品质检验：凡是入库的设备必须进行不低于30%的开箱抽检。
③ 签发入库单：由库管员根据入库情况，据实签发入库单。（入库单一式三联，在所有手续完成后分别由库管员、记账员、采购员留存。）
④ 登记库存账：根据仓库传递的入库单，登记库存账，在入库单上签字确认。
⑤ 办理报销手续：采购部将财务记账员签字的入库单附在报销单后，办理报销或付款手续。
⑥ 入库摆放：执行《仓库管理规定》。
相关记录表格
《设备、材料入库单》
《设备、材料点验单》
《委托加工材料余料入明细表》

附表2：
商品出库控制程序
合同清单、合同执行单
1、物品出库
与库管人员清点物品

项式 根据回款情况，财务复核后
出库单签字，办理出库
出库单

2、物品借用、领用
设备、材料借用单(内部)

设备领用单(内部)
与库管人员清点物品
根据库存情况，财务复核后
名中心主管审批
签订的试用协议(外部)
借用、领用单签字，办理出库借用及领用单留存保管员处

3、物品归还
填设备归还单
设备完好

归还设备、材料借用单

与库管人员清点物品
填写设备、材料维修或设备、材料报废申请单
设备损坏

填设备归还单
归还设备、材料借用单
总裁，主管审批意见，报财务进行处理

对上述程序说明如下：
适用范围：适用于材料、设备出库，借用及归还的管理。
程序说明：
①库管人员须见到总裁、主管审批及财务复核后的出库单后，办理物品出库。
②设备材料借用单审批签字，由各中心负责人审批
③借用设备及材料要写明借用期限，借用设备应按借用期限及时归还，逾期不归还，就重新填写借用单。时间长，价值高的设备须报部门主管审批，借用设备异常时报总裁审批，根据审批意见，做相应处理
④对设备、材料借用单整理登记，编制设备、材料借用明细表
⑤借用的设备只限于公司规定对外演示及备用的周转用设备及材料，不可使用新采购的设备及材料
⑥归还设备时，填写设备归还单, 归还设备有损坏,待总裁、主管签署意见，报财务备案后，归还设备、材料借用单

相关记录表格
《设备、材料出库单》
《设备、材料借用单》
《设备、材料归还单》
《设备、材料维修申请单》
《设备、材料报废申请单》
《设备、材料领用单》
《设备、材料领用明细表》

附表3： 仓库盘点控制程序

对上述程序说明如下：
适用范围：仓库盘点专用。
程序说明：
① 盘点前准备。
a) 需盘点之物资应码放整齐；
b) 盘点时要办理完盘点之前的收发业务；
c) 盘点期间所来物资应单独存放，并于盘点后入库；
d)确定盘点人员：主管仓库部门和财务部抽调人员成立临时盘点小组，明确组长。
② 打印盘点表：财务部记账员打印出盘点时点仓库管理软件中的盘点表。
③ 盘点：按照预定的时间和人员对需盘点之物资进行盘点。主要是根据盘点表核对库存卡和实物，并检查物资的堆放情况及其它情况。盘点结束后参与盘点人员在盘点表上签字确认。
盘点的主要内容和检查项目：检查账实是否相符；检查物资出库是否按先进先出或个别计价发放；检查物资的堆放及维护情况；检查有无超储积压、损坏变质；检查对呆废物资及不合格品的处理情况；检查安全设施及安全情况。
④ 盘点报告：填报《盘点结果报告汇总表》。
报告重点落实：根据盘点数量和账存数量编制盘点报告；确定盘盈盘亏量；追查盘盈盘亏原因；盘点中发现的其它问题；对盘亏盈亏及存在问题的处理建议。
⑤ 盘点结果处理：对总经理签批同意的盘点报告，负责追踪落实整改管理及调整差异。 填报《存货盘点与账面调节表》。
相关记录表格
《库存盘点结果报告表》
《库存盘点与账面调节表》