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资料室管理制度

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资料室管理规定

为规范公司资料管理, 有效地利用和保护资料, 全面反映公司经营管理各项活动的历史记录, 维护公司的合法权益, 并为今后决策科学化提供依据, 特制定本规定, 各部门、 项目部必须按本规定认真做好资料管理工作。
一、 资料归档范围:
本规定所指的资料是指过去和现在的公司各级部门和员工从事业务、 经营、 企业管理、 公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文件、 图纸、 方案、 软件、 图片、 音像、 技术资料、 电脑盘片、 胶卷、 荣誉实物、 书籍、 证件等不同形式的历史记录。拟出各部门归档目录, 提交资料管理员, 按照资料性质予以收集、 分类、 归档。
1．市场部: ①资格预审文件; ②招标文件, 即招标办、 甲方发放的所有纸质文件和电子版文件; ③投标文件, 即设计方案、 设计说明、 深化设计说明、 展项设计技术说明、 方案施工图、 设计效果图、 技术标、 综合标电子文档。
2、 预算部: ①项目多媒体互动软件的投标文件( 商务标) ; ②项目的所有设计文件、 图纸、 说明书等; ③投标答疑文件a 自己公司提出的b 代理公司或甲方回答; 资料齐全、 准确后, 于五日内到资料室登记存档。
3．工程部: ①各项目工程中标通知书; ②工程的施工合同; ③承包协议; ④管理施工、 竣工验收等方面的的资料及外购设备仪器的随箱全套资料, 由拆箱负责人收集齐全, 及时移交公司资料管理员, 统一保管。
4．办公室: 公司管理机构形成的各种规章、 制度、 会议、 决策、 会议纪要、 申请、 批复、 通报、 报告、 通知、 函等, 以及各类外来文件等。
二、 资料归档制度:
1．本公司资料面广量大, 项目部分散, 为了保证资料的质量和有利于查阅, 故实行统一领导, 分级管理。公司资料管理由办公室设置专管岗位, 统一收集, 分类归档。公司各部门及项目部必须指定专人负责( 各项目部由资料员负责) , 因为她们熟悉文件材料的形成过程、 内在联系和保存价值, 她们担负起归档工作才能更有利。各部门及个人原则上不保留任何资料, 如确实需要备用的可保留复印件, 各部门把指派人员名单上报办公室, 以后人员如有更换请及时通知。
2．各有关部门领导要重视工程文件资料的形成、 积累、 整理和归档工作, 在每一工程项目从招标、 投标、 施工、 竣工工作告一段落之后, 应归档的工程资料必须归档, 没有完整、 准确的资料归档不算完成任务。
3．市场部每接到一个新的中标项目, 需向胡副总、 工程部、 办公室三个部门下发中标项目内部通知单, 以备各个部门及时准备相应的资料。
4．归档的文件材料, 要做到齐全、 完整、 准确。文字材料必须字迹清晰, 不得用铅笔、 圆珠笔和复写纸书写, 否则资料管理人员不予接收。项目工程类归档必须包括以下内容:
①资格预审文件
②招标文件、 图纸
④投标答疑: a自己公司提出的; b代理公司或甲方回答
⑤投标文件( 电子档或纸质文件)
⑥工程中标通知书
⑦工程施工合同
⑧承包协议
⑨工程竣工验收单及备案
5. 工程获奖证书由办公室印章管理员归档, 不放入资料室。
6．资料归档的时间: 办公室指派专人负责平时的资料保管和整理, 每月对公司资料室进行归档操作。各工程项目在施工中形成的资料在单位工程竣工后两个月内由资料员对公司资料室进行归档操作。
7．文件材料归档时, 应由归档部门编制《资料归档清单》, 记录文件资料是否完整。若有缺失, 及时向该项负责人追讨。
8．挂靠项目部资料必须归档, 资料不归档, 财务不支付工程决算款。
三、 保存期限:
1．永久保存: 公司证照; 各级批文; 印鉴; 单位工程竣工资料; 公司年度经营计划、 经营总结; 年度财务报表; 技术资料; 不动产所有权状及其它债权凭证; 人力资源资料; 大型活动图片、 音像资料; 其它核定须永久保存的文书。
2．十五年保存: 会计凭证; 其它经核定须十五年保存的文书。(其它财务资料的保存期限按国家相关规定执行)
3．五年保存: 期满或解除的合同协议; 完结后的项目普通方案、 资料; 其它经核定须保存五年的文书。
4．一年保存: 部门工作计划及工作总结; 完结后的部门请求报告; 完结后无长期保存必要文书。
5．所有文件期满销毁后必须保留电子档文件。
四、 借阅:
1．普通资料借用: 公司内部人员借用资料, 都必须填写借用登记表, 注明借用时间、 文件名称、 文号、 份数、 归还时间, 并经借用人签字确认。
2．受控资料借用: 公司内部人员借用受控资料, 须经总经理批准后方可办理借用手续。
3．外部人员借用: 公司外部人员借用本公司资料均须经过总经理批准方可借用。
4．归还: 借用者按时归还借用资料, 若到期未还, 资料管理员必须及时予以追讨, 并于资料归还时仔细检查资料是否完整, 若发生丢失、 泄密或其它损坏行为由借用者承担责任, 视情节轻重予以处理。
五、 销毁:
任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司资料; 保存期满的资料, 经有关部门审核, 报总经理批准给予销毁, 由审核人及经办人签字确认以备后查。
六、 责任:
公司资料属于公司财产, 任何人不得据为己有和外泄。有下列行为之一, 据情节轻重, 给予扣薪处理, 构成犯罪的依法追究:
1．毁坏、 丢失或擅自销毁公司资料;
2．擅自向外界提供、 摘抄公司资料;
3．涂改、 伪造资料;
4．未及时上报归档或资料管理不善者。
七、 本制度经办公室人员起草, 经董事长核定、 批准后发布施行, 办公室人员对其负有解释权。

工程资料归档清单
No:
项目名称:
项目负责人:
档案编号:
归档人签字:
开竣工时间: 年 月 日至 年 月 日

《归档材料》
《网络备份》
内 容
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文件名
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注: 此表归档时一并归入档案 民族建筑工程有限公司