采购部管理制度资料.doc

海南正雅建筑装饰设计工程有限公司文件
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采购部管理制度

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年 月 日发布 年 月 日实施

采购部管理制度
采购制度严格按照公司的质量体系文件要求。采购过程简化、程序可循，做到有据可查、防范风险、降低成本。
本制度主要包含以下六点：
一、采购计划
负责公司全部采购计划，接到采购计划报总经理批准后，组织实施，确保各项采购任务完成。其中包括工程采购、物资采购和工具采购等。
1、 工程采购：
1.1建立工程采购档案：
将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理。每一年的工程合同与工程清单统一管理；工程询价单、直接采购清单、设备与材料报价单统一管理；供应商合同根据具体工程统一管理；直接采购部分根据具体采购人直接管理。
1.2采购计划下达：
公司工程项目采购计划由具体工程项目经理下工程《材料计划表》，经总经理批准后，统一下达到采购部。
1.3采购计划变更：
非该项目经理下达的采购计划概不采购。《材料计划表》中应标明：工程名称、产品名称、数量、型号、及相关技术参数、到料时间、备（推）选厂家等。采购部接到采购计划后，将采购计划与工程合同、成本计划预算进行核对，如有更改之处，需经项目经理签字才予采购（其中包括数量增减、型号更改、增减项目等）。如项目经理出差，可请示总经理代签或发电子文档打印备案。
1.4采购时效管理：
所有的采购计划根据具体工程情况，确定哪些设备与材料先到位，那些设备与材料`订货周期长，力争做到设备与材料不耽误工程的前提下，设备与材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购计划在供应商供货期没有变更的情况下按采购计划规定时间完成任务，做到及时采购及时跟踪及时发货及时反馈现场收货情况及商品使用情况。
2、物资采购
获得项目采购计划后，经初步调查，出具评估表。可行的采购由采购部报经理批准后，与项目组织部门核对，有必要时直接与使用者（甲方客户）核对，确认无误后，进行采购，统一管理备案。
2.1对于物资采购产品根据市场行情进行合理报价。
2.2对所报价产品进行及时的沟通，说明价格涨落的原因以及供货周期，对于用户指定的、而市场面临淘汰的产品，应推荐新产品，若对方坚持应说明存在的质量问题以及保修问题，并尽可能有文字依据。
2.3按工程部、项目组开具的材料计划表进行物资采购。如有更改之处经用户（工程部、项目组）核准后方可采购，到货必需有收货、验货记录。

3、采购手续流程
3.1采购单下达
收到具体经批准的采购计划即确认为采购任务的下达。采购部具体负责人（采购部主管）根据采购材料计划表填写采购单经签字批准即为采购单下达。采购单须包含以下信息：产品名称、规格型号、单价、金额、税金情况、及供应商厂家、具体联系人、联系电话（紧急情况联系电话）等信息。
3.2审批程序（大宗材料数额在1万---5万以上）
确定采购的产品由采购负责人正确填写采购单后，由公司经理签字，确定同意采购的厂家以及价格和合同方式，同意付款采购。由部门人员将单据录入电脑管理，并打印货物入库单再由会计审批，无误后出纳执行付款执行采购合同。
《材料计划表》、《申购单》见附件1、2
二、采购（比价）
平时多熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等，浏览相关网站。按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，做到货比三家，控制、降低采购成本。如出现所采产品与采购计划不符，则其损失由具体采购负责人承担，采购部主管负连带责任，对特殊产品采购、按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告，如：3C、MA、防爆、环保等。采购活动具体实施分以询价、比价、议价、供应商管理等四个方面：
1、询价：
询价可以通过多种方式，包括网络查询，面对直接供应商，供应商自我推销，展会等多种渠道。确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时，也要不断开拓新供应商，寻找新产品，可采用少量进货的原则不断改进。坚决、杜绝同类材料一家材料供应商垄断公司业务。
2、比价：
对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的厂家产品进行比价）。对单项产品做到至少比价三家，优胜劣淘、物美价廉。以正规比价格式存于计算机或手工纪录文字资料。在比价同时做出价格分析。（坚决、杜绝同类材料一家材料供应商垄断公司业务）
3、议价：
在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低采购成本，可通过多种方式进行压价（通常可以以公司中标价格低，要求降低采购成本为由;以多家公司比较后相对竞争为由;以拖延时间，给供应商产生我们要更改采购意向为由;也可以与销售推心置腹，为对方能给予支持和帮助等等），具体问题需具体分析。
4、供应商管理：
通过寻找新货源拓展供应商范围，加强老供应商管理。每年对供应商进行一次评定（其中以质量、售前/后服务、交货期、付款及价格等方面考核），对不合格供应商及时进行调整。合格、长期供应商要进行年度复核（查看生产能力、供应能力、资质证书（执照年审）、产品证书等）
《比价表》、《合格供方评定表》附件3、4
三、合同管理
1、合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现产品明细及价格、质保、主要技术参数、运输方式、到货时间、安装调试等几个大的方面。如大型设备与材料尽可能的争取扣留质保金。
2、合同管理则按具体工程项目细分，直接采购部分按人头细分，跟踪供货周期长的产品执行情况（型号、数量、货期、运输等）。
3、工程合同管理：采购依据工程合同，工程合同归财务室统一管理。
四、验货
负责物资到货验收，所有采购的物资到货后必须详细查看、清点，做到发票与实物的数量、规格、单价一致。如因清点不详造成公司一切损失由采购员个人承担，并且采购部门主管负连带责任，如有必要，将填写《进货验证纪录》。直接由厂方发货到用户的需保存有厂家发货记录清单。
《进货验证记录》见附件5
五、发货
按合同时间负责将货物运输到需方现场。
5.1、发货方式：所发货物进行集中，合理的整理后在时间允许的情况下尽量选择价格低的运输方式。
5.2做好外部包装工作，确保在运输途中货物不损坏和丢失。做好详细发货清单，一式两联，存档一联，另一联随货物发出，收货人收到后确认无误签字回传公司进行统一存档。
5.3对于厂家直接发货产品要进行及时有效的跟踪，如有货物发物单请供应商及时传到我公司便于提货。
5.4对于异地发货自付运费情况，清楚发货时间、货物重量、体积来衡量选择哪种运输方式。
5.4、发货合同：制定标准运输合同，其中包括产品明细、到货时间及地点、价格，需运输公司负责人签字，并提供车牌号。货物发出后，对所发货物进行及时跟踪，做到心中有数。在发货过程中出现货物损坏或丢失等情况造成公司损失由具体负责人承担，并且采购部门主管负连带责任。
《发货清单》见附件6
六、联动责任
1、负责与财务协调做好合同管理、出入库工作、发票清理和结款工作。
2、及时与技术部、工程部、商务部沟通，了解项目进行情况和紧急情况变动。
3、售后服务，由专人负责返修产品明细，其中包括产品、厂家、使用用户、返修时间、及联系方式等。由具体采购负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短的时间内返还到工程现场。
4、做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠物品上缴公司，如发现以上情况，根据情节轻重，扣除1-3个月工资，公司除名辞退。
5、做好各部门及本部门内的工作协调。
6、树立公司形象，不断学习，不断进步，体现自我价值，为公司创造更多效益。

附：岗位责任制

采购部经理岗位责任制
1 岗位名称:采购部经理
2 直接上级:总经理
3 本职工作:采购企业所需物资
4 工作责任
4.1 依据工程部的材料计划单,以及预算部门的成本计划,工程部门的物料需求预测,编制采购申购计划,重要物资的采购应与供应商签订采购合同、协议,确保计划内容准确。
4.2 采购计划经上级批准后,按批准意见进行采购分工并按各自分管的范围执行采购,不得擅自超越计划规定。
4.3 就准备采购的材料进行询价,大宗材料作出三家供应商的比价。
4.4 选定供应商后填写《采购单》,明确采购品种、型号规格、技术质量要求、数量、交货时间、交货方式、运输方式、结算方式等,以传真或其他方式传递到供应商,要求供应商确认。
4.5 对采购物资质量负责,采购的物资必须满足产品的技术要求,不允许采购假冒,质量低劣的物资。
4.6 及时、准确地采购回所需物资,确保生产经营正常需要。
4.7 物资发货后发生问题,负责与供应商交涉,直到得到妥善解决为止。
4.8 填写与供应商有关的记录,指导材料仓仓管员对供应商的供货业绩做出记载,以利分析评价；保管好采购合同,采购计划,提(送)货单等单据。
4.9 按相关工作程序要求，履行采购物资的价格变动审批手续，传递物资采购的价格信息，按两单齐备（电脑单及审批手续齐全的手工单）的要求，办理采购物资的价格变动。
4.10严格执行新物料申购编码制度，正常生产、配置件等物资的采购计划。
4.11编制物资采购的付款计划及采购物资的月度付款情况统计报表，并向上级报告及向相关部门传递相关信息，保证采购计划的落实。
4.12根据上级决定的付款意见,与供方沟通协调采购物资发货及提醒财务落实付款计划。
4.13按ISO9001：2000的要求对供应商进行管理、评价活动，组织评审合格供方，编制出合格供方名单，向供方发出纠正措施联络单等。
4.14参与材料供应不合格评审活动,积极组织不合格材料的退货,并向供方发出纠正措施要求或根据供货业绩予以更换供方。
4.15完成上级交给的其他任务。
5 领导责任
5.1对上级下达的指令和工作任务的完成情况负责。
5.2对采购资金使用的安全性负责。
5.3对材料采购建立的账目、付款计划、月底付款统计报表及各种临时性报表的准确性负责。
5.4对物料采购合同的完备性、合理性、准确性负责。
5.5对下属的工作质量、工作效率和后果负责。
5.6对本部门劳动纪律的执行情况和员工技能培训的效果负责。
5.7对不合格物资退货的准时性及供方改进的效果负责。
5.8对供方评价的完整性、准确性及质量记录的准确性完整性负责。
6 主要权利：
6.1对采购部的人员分工和工作职责划分有合理调配的权力。
6.2根据采购计划对采购物资进厂的时间和数量有统筹安排的权力。
6.3对下级的工作效率、工作能力、工作方法有检查、评价的权力。
6.4对下级的工作失误及错误行为有处理权。
6.5对采购部的工作有统筹安排的权力。
6.6对不符合约定要求的到厂材料有退货的权力。
6.7对材料采购合同纠纷有协调、处理的权力。

采购员岗位责任制
1 岗位名称:采购部采购员
2 直接上级:采购部经理
3 本职工作:采购企业所需物资
4 工作责任
一、 在部门经理领导下，采购负责公司所有采购范围内的工作，其 中包括设备与材料、设备与材料备件、材料等。
二、 采购应严格遵守采购程序，有效地进行采购，包括：采购申请单的审查、询价、比价、正式订单的审查、合同审查、合同签定和跟踪货物等
三、 不断开辟建立新的物资供应渠道，寻找物美价廉的物资，提高供应商的服务质量，减少采购费用，节省开支，降低成本，获得充分的物资供应。
四、 采购合同的起草及审核、其中包括物资、设备与材料、采购合同、设备维修服务以及其它相关合同的谈判、起草、和审定。
五、 提高工作效率、缩短采购周期、提高经济效益。
六、 对国内物资采购工作要及时提出对企业经营管理意见，以及相关采购的战略措施，按实际需要，与供应厂商进行商务谈判，遵照技术先进可靠、质量好、价格低，服务优良、交货期有利的原则，对大型设备与材料的采购提出建设性意见。
七、 在任职期间，严格履行本岗位的职责，廉洁自律定期向经理汇报本部门的月、季、年的统计工作，并提出好的意见和建议。附件一：
海南正雅建筑装饰设计工程有限公司
材料计划表
工程名称： 编号：
序号
物品名称
型号
规格
数量
单位
单价
实购
数量
到货
日期
备注

合同编号:

请购人： 日期： 采购员： 日期： 主管： 日期：

附件二：
海南正雅建筑装饰设计工程有限公司
设施配置申请单
编号：
设施名称

购置数量

型号（规格）

单价预算

使用部门

到料时间

主要技术参数：

用途说明：
预定的订购厂家及对厂家质量控制能力的评价
（必要时附各种证明资料）

申请人：
审核：（总工）
批准：（总经理）
日期：
日期：
日期：

附件三：
海南正雅建筑装饰设计工程有限公司
设备与材料比价记录单
编号：
序号
采购项目
供应商
设备与材料主要参数、性能
价格
交货期
售前、售后反应速度
付款方式
备注

附件四：
海南正雅建筑装饰设计工程有限公司

供方评定记录表
编号： 序号：
供方名称

地 址

电话/传真

联系人

采购的产品:
质量保证能力（包括营业执照、体系、设备与材料、人员、检测能力）：

进货检验结果（附检测报告编号）：

信誉及售后服务：

评定结论（是否列入合格供方名录）

主 管：
日 期：
年度业绩复评记录：
年度
是否继续列入合格供方名录
批准

时间

年度
是否继续列入合格供方名录
批准

时间

年度
是否继续列入合格供方名录
批准

时间

海南正雅建筑装饰设计工程有限公司
供方业绩评定表
编号：
供方名称： 地址：
电话传真： 联系人：
供应产品及类别
进货物资质量控制方式（在 ○ 内标注√）
进货检验 ○；进货外观验证 ○； 本厂到供方现场验证 ○；
顾客到供方现场验证 ○； 顾客到本厂现场验证 ○；
质量得分（占60%）；（合格批次/到货总批次）×60

质量评分（工程生产部）：
记录人/日期：
按期交货得分（占20%）；（按时到货批次/到货总批次）×20

交货期评分：
记录人/日期：
其他情况（占20%）；如包装质量、售后服务、配合度等。

其他评分（工程生产部）：
记录人/日期：
总评分及处理建议：

采购部经理签名：
日 期：
总经理意见（总分100，低于60分，或质量得分低于48分时填此栏）。

总 经 理：
日 期：

海南正雅建筑装饰设计工程有限公司

合格供方名录
编号：
序
号

供方名称

供应的产品
名称及类别
首次列
入日期
评定表序号
年度复评
结果

编制： 日期： 审核/批准： 日期：
附件五：
海南正雅建筑装饰设计工程有限公司
进货验证记录
编号：
产品名称

型号规格

供应单位

进货日期

进货数量

验证数量

合同编号

验证方式

验证项目
标 准 要 求
验证结果
验 证 结 论

验证结论：

合格（ ） 不合格（ ）

检验员： 日期：

不合格品处置：

退货（ ） 让步接收（ ） 拣用（ ） 报废（ ）

批准人： 日期：

附件六：
海南正雅建筑装饰设计工程有限公司
发货清单
领（收）料部门： 编号:
序号
材 料 名 称
型号规格
单位
数量
备 注

海利不锈钢钢管
　 Φ51*1.5
　M
853

海利不锈钢钢管
　 Φ30*06
　M
1300

　不锈钢弯头
　 Φ51
　个
155

不锈钢膨胀螺丝
　 Φ10
　套
2000

领料人： 发货人： 日期：
收货签字 ： 日期：