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公章印信管理制度

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2020年5月29日
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公章印信管理制度
第一章 总则
第一条 为保证四川宏华石油设备有限公司(以下简称”宏华公司”或”公司”)印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性,防止不必要事件的发生,维护企业利益,特制定本制度。
第二条 本制度所指印章是指在公司发行或管理的文件以及凭证文书等于公司权利义务有关的文件上,需以公司或有关部门名义证明其权威及效力作用而使用的印章;介绍信仅限在职员工公出、工作等用。
第三条 印章的分类:
(一)董事会印章;
(二)公司公章;
(三)各类专用章:合同专用章、财务专用章、发票专用章、质检专用章、报关专用章、出口发票专用章、收料专用章;
(四)专用私章:法定代表人专用私章、财务负责人专用私章;
(五)各部门工作印章;
(六)党委印章;
(七)工会印章。
第二章 印章、介绍信的保管
第四条 公司总经理授权由公司办公室指定专人全面负责公司的印章、介绍信的管理工作,监督印章、介绍信的保管和使用。
第五条 印章管理人:
印章管理人应当严格按照本规定使用管理印章。各类印章的管理人如下:
(一) 董事会印章由董事长管理;
(二) 本规定第四条第二至五项印章由公司法定代表人授权以下人员管理:
1、公司公章:公司办公室主任;
2、各类专用章:
① 合同专用章:主管的副总经理;
② 财务专用章、发票专用章:财务部主任;
③ 质检专用章:质量检验部主任;
④ 报关专用章、出口发票专用章:主管副总经理;
⑤ 收料专用章:供应部主任。
3、各部门工作印章:各部门负责人。
4、专用私章:
① 公司法定代表人专用私章:办公室主任;
② 公司财务负责人专用私章:财务部主任(组织机构调整后,交由公司财务总监保管);
(三) 党委、工会印章的管理人由公司党委、工会决定。
第六条 公司各类印章应当由管理人保管。根据工作需要印章管理人可授权其它工作人员具体保管印章,但应做好相关登记。
第七条 印章的刻制与更换由用章单位提出申请,经主管领导审批,公司办公室统一负责办理。
第八条 发生如下情况,应当重新刻制、更换印章:
（一） 印鉴的内容因法定原因发生变化;
（二） 印章遗失;
（三） 印章损毁;
（四） 其它原因导致印章不能或无法使用的情形。
第九条 发生本规定第八条情形的,原印章应当作废;发生第八条第一项情形的,根据实际情况,经法定代表人或主管领导批准后,能够作适当延用处理。
第三章 印章、介绍信的使用
第十条 印章使用的审批权限
(一)董事会印章的使用决定权归公司董事长。
(二)公司印章的使用决定权归公司法定代表人。
(三)公司法定代表人对本规定第三条第二至五印章的使用拥有绝正确决定权。其中,第三至五项印章的使用决定权由公司法定代表人根据实际工作分别授权如下:
1. 各类专用章由公司分管领导决定使用;
2. 专用私章由公司分管领导决定使用;
3. 各部门工作印章由各部门主任决定使用。
(四) 涉及法律等重要事项的,应当经法律顾问审核签字。
(五) 党委、工会印章的使用决定权由党委、工会决定。
第十一条 印章的使用程序
(一)审批:
1. 使用本规定第三条第一、二项印章;先填写<四川宏华石油设备有限公司印章管理登记薄>,经审批获准后,连同需盖章文件一并交印章保管人用印。
2. 使用本规定第三条第三、四、五项印章:根据审批权限经相关领导审批获准后,方可用印。
3. 如果领导外出,则以手机短信确认,待领导返回公司后补签。
4. 本规定第三条第六、七项印章的审批,由党委、工会确定。
(二)核对:印章保管人应当对文件内容和<四川宏华石油设备有限公司印章管理登记薄>上载明的签署情况予以核对,经核对无误后方可用印。
第十二条 印章的用印:
（一） 印章应当盖在文件正面;
（二） 印章一般盖于公司名称、部门名称的中部,并能骑年盖月;
（三） 盖印文件必要时应当盖骑缝印;
（四） 空白页上不得用印。特殊情况下,需在空白的介绍信、信签上用印的,应当经主管领导批准,由印章保管人编号存档后方可用印。
（五） 在公司营业执照、组织机构代码证等能证明公司主体资格及权利的复印 件上用印时,应当同时加盖”此复印件与原件一致,用途,有效期,再复印无效”等字样的印章。
第十三条 印章原则上不允许带出公司。确因工作需要将印章带出使用的,应当填写<四川宏华石油设备有限公司印章外借使用单>,载明事项,经公司法定代表人或法定代表人授权的副总经理批准后由两人以上共同携带使用;对于因工作需长期外借公章的,公章借用人员应严格按照用印登记制度,登记好用印内容。
第十四条 印章保管人应当做好以下档案保管工作:
（一） 将印有公司文号的用印文件留存贰份并及时做好电子文档的保存。
（二） 建立印章使用登记台帐。印章使用登记台帐应当记录每个印章的起印、 废止、每次使用的具体情况。
（三） 妥善保管<四川宏华石油设备有限公司印章管理登记薄>、<四川宏华石 油设备有限公司印章外借使用单>。
第十五条 介绍信开具要严格履行审批手续,填写介绍信登记薄,一般事宜由主管部门领导审批,重要事宜办公室主任审批。
第四章 法律责任
第十六条 任何单位及个人不得擅自刻制及更换印章,未经批准、未经公司办公室负责刻制及更换的印章,不发生效力。
第十七条 印章的管理人员及保管人应当按本制度要求规范使用印章。对未能严格、规范使用印章以及滥用、误用印章的,由印章管理人及保管人承担直接责任。
第十八条 公司在办公自动化系统、PDM、ERP等管理信息系统中引入电子印章和电子签名,与用户名一一对应,并设置使用密码。电子印章和电子签名仅作为公司内部流程运转和审批程序的辨识依据,不具备法律效力,对外不得使用。
第十九条 违反本制度规定,给公司造成损失的,由公司对负责人予以处分,造成严重损失或情节严重的,承担法律责任。
第五章 附则
第二十条 本制度由宏华公司办公室负责制订、修改并解释。公司其它相关管理规定,凡与本制度有抵触的,均依照本制度执行。
第二十一条 本制度未尽事宜,执行国家有关法律、法规和公司的有关规定。
第二十二条 本制度经宏华公司总经理办公会审议经过后生效实施。