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如何建立完善的公司制度

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2020年5月29日
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公司制度建设

建立合理和适度完善的公司制度

公司的制度,是用来约束员工行为的。它规定了员工哪些事不能做,哪些事应该怎么做,甚至做到什么程度才算合格。它就好比我们开车路上遇到的各种指示牌,告诉我们什么路段限速多少,什么地方封路不能前行,在什么地方应该向何方转弯等等,我们只有严格按照指示去做,才能每次都顺利、平安地抵达目的地。建立现代企业管理制度,同样是公司走向成功的首要条件之一。
公司管理制度务求合理和适度完善,这体现在下方面:
一、制度的内容必须与实际相符合
制度来源于实际工作,运用于实际工作,制定制度前必须真实地了解实际工作情况,针对实际工作中出现的各种问题来编写条款。一些公司制度的制定者往往制定出与实际脱钩的制度,令员工无所适从,最终制度成为一纸空文。
二、无法实现的目标不要出现在制度里
制度往往与奖惩挂钩,违反了制度必然要受到处罚。然而,对于一些根本无法达成的目标呢?如果依然处罚的话,往往难以服众,会使员工产生严重的抵触情绪,对工作造成不利影响。例如,有的公司规定,只要上班迟到就罚款,这就完全没有考虑上班高峰期可能遇到的种种情况:塞车,公交车半路坏等等。而这些都不是员工所能控制的。
三、制度的制定要最大限度从人性出发
在制度的严厉程度上,我认为应该”严的地方更严,松的地方更松”。例如,只要不影响她人工作,制度完全能够不禁止员工之间聊天、吃东西、看视频,玩游戏。可是,一旦发现工作受到了影响,比如工作没有按时完成或者完成质量不达标,将对员工严厉处罚。工作应该有张有弛,死板沉闷的工作气氛会逐渐让员工厌烦,因此,在工作气氛的营造上,能宽松就宽松。可是,对于工作完成情况的要求绝不能马虎,有了”更宽松”,必然要有”更严厉”与之对应平衡。
四、不可能监督的制度不要制定
制度的执行情况是要被监督的,不被监督的制度没有存在的意义(除非人的思想觉悟空前提高),这样的制度如果存在反倒有弊端。试想,如果员工违反制度而不可能被发现,那么在她的心目中,制度的权威性就会大打折扣,进而影响其它制度的执行。
五、制度要适度完善
制度不是越全越细就越好,现有的制度只要能满足工作需求就能够了。制度定得太细,会让员工觉得很繁琐,明明口头上就能解决的事情,非要采取书面的方式。同时,制度的监督也相应会变得繁琐,时间一长,自然会逐渐被弃用。我们要遵循的原则就是,需要的时候再去制定制度。

责任的认定暨处罚条例的编写

对于违反制度的行为如果没有处罚,那么制度将变得毫无意义,因此,制度必然伴随对应的处罚条例。从约束员工行为的效果来看,处罚条例是相对于制度的一种更严厉的警告。处罚条例要解决的就是责任认定和处罚方式,责任认定包括直接责任的认定和管理责任的认定。
一、直接责任的认定
如果制度是合理和适度完善的,那么,对于公司出现的任何非预期现象,我们都能够容易地找出是谁直接违反了哪条制度导致的,这个人就是直接责任人。直接责任人的认定比较容易,但这只是第一步,更重要的是,里面是否存在管理责任。
二、管理责任的认定
我们前面说过,管理者对于一个组织来讲至关重要,很多问题表面上是员工造成的,其实是管理者长期管理不善的体现,只有找到了管理者的失误才能从根本上解决问题。判定管理者是否该承担管理责任的标准就是:该非预期现象是不是管理者本能够预见并采取某些措施避免的。如果是,那么就存在管理责任,反之就不存在。
在一些公司里,只要员工出现工作失误,那么直接主管就要承担责任。这个理念我是强烈反正确,我见过一个例子,员工骑车办事的路上被汽车撞断了腿,结果直接主管奖金被扣。套用管理责任认定标准,这个直接主管怎可能事先预见并采取措施避免呢?因此处罚完全不合乎情理。管理者是人不是机器,不能考虑到方方面面,因此,在管理责任的认定上也要从人性的角度出发,慎重作出决定。如果贸然做出不合理处罚,势必影响管理者情绪,后果是极其严重的。
当然,绝大多数情况下,员工出现问题一定伴随着管理责任的存在,但管理责任不宜无限往上追究,一般情况下,管理责任的承担者就是直接责任人的直接上级一个人,这样,也促使管理者充分认识到自己肩负的责任。
三、处罚方式
在责任认定正确的前提下,如何处罚就显得不那么重要了。因为处罚是手段不是目的,目的是为了对员工内心的触动,使员工认识到自己的失误并在今后工作中避免。因此呢,建议处罚方式越简单越好,严厉程度点到即止。
我个人认为,通报批评、罚款或二者兼用最合适。罚款的话,对于一般违规,50元或100元就能够了,因为员工都是有尊严的,都不想被罚,触动内心才是目的,因此,罚500元和罚50元对其内心触动都是一样的,罚得太多,有时反而起到负面效果。
如果违规已经造成了严重后果和公司损失,那就不能点到为止了,要对影响和损失进行评估,责任人必须要赔偿损失。

建立独立的制度执行监管机构

制度再合理再完善,如果执行不力,依然形同虚设。这一点很多例子能够证明,看看社会上的热点问题:为什么中国足协那么多官员腐败成风,为什么违法建筑屡禁不止,为什么房价会越调越涨……?我想,政府在这些方面的制度肯定是”不可谓不详尽”,然而却总是事与愿违,原因我想大家都清楚,”关键在于政策的落实”已成为媒体评论员经常挂在嘴上的话了。
是的,制度的执行大大打了折扣,而这归根结底就在于缺少长效的监管机制。人性是向往轻松和自由的,没有人天性是愿意被束缚的,这也是人们不断创造新产品用来减轻简化工作的原因。不幸的是,制度就是用来束缚人的,它强制人们不得做什么或者应该怎样来做,这种矛盾的后果就是,人们往往不按照制度要求的来做,致使工作中出现错误,给公司造成严重的非预期影响。而长效的监管机制就是解决执行力度不够的问题的,它的作用一是经过监督员工执行制度的情况,确保大错误不发生;二是及时发现员工的小错误,按照处罚条例的规定进行处罚,确保小错误不再发生进而酿成大错。
为什么类似”监管不到位”这样的话经常挂在管理者嘴边,然而话说过了以后,依然继续监管不到位以至于公司屡屡出现这样或那样由于违反制度而酿成的、本能够避免的大错呢?我总结了一下,主要一下这两点:
一、管理者麻痹大意
很多公司制度的执行情况是由员工的直接上级来监管的,相对于员工正常执行制度来说,违反制度的情况属于少数,可能是很长时期工作上都不会出现错误。这就造成管理者思想上的麻痹大意,加上管理者可能事务繁忙,而且监管工作不是她专门的工作,从而使得员工长期处于无人监管的局面,错误随之发生。
二、管理者碍于情面,员工经常免于处罚
管理者工作上与员工经常接触,有的还同在一间办公室,时间一长,自然或多或少有一些私人感情掺杂在工作里面。当管理者发现员工违反制度时,很有可能碍于情面而网开一面,久而久之,员工违规案例越来越多,管理者会有局面失控的感受,而此时,大错已随时可能发生了。
以上这两种情况是非常普遍的,怎么办?我认为,建立独立的制度执行监管机构是唯一的解决办法。也就是说,公司制度的执行情况要有专人负责检查,除此之外她不做其它任何工作。这些监管人员能够组成一个机构,直接对总经理负责,她们在工作时就是总经理的代表,拥有绝正确权力,能够在任何合适的时间对任何员工(包括管理者)制度的执行情况进行检查,员工不得以任何理由拒绝。除了检查时,她们与其它员工在工作和生活上无任何交集。这样,就完全能够避免上述两种我们不期待的情况发生的。
我们前面说过,任何组织都是有产品的,不止是生产部门,也就是说,不止生产部门有质量控制和检测人员,其它部门也同样需要,要知道,公司最终产品是公司内部各部门产品相互支持,相互作用的结果。而这个独立的监管部门就是为公司制度得以顺利执行,各部门生产出合格产品而保驾护航的组织。如果说建立现代企业管理制度是重要一环的话,那么制度的监管就是重中之重了,这个环节做好了,那么公司已经80%迈向了成功。