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会议室管理工作流程

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2020年4月19日
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会议室管理
1. 会议室协调原则
1) 先预定，先使用；
2) 先客户，后内部；
3) 优先使用公司内部会议系统，公司级重要会议而且有国外参会者方可使用商会通号码；
4) 公司内部级会议，不提供瓶装矿泉水及可乐；
2. 会议室服务
1) 会务管理员下班前，要查看一遍会议管理系统，并与第二天早上9：00前预定会议室的人员确认是否需要准备设备、饮料等；
2) 根据确认结果，做出相应的准备工作（如会议开始时间为8：00之前，可同保洁留言协助摆放，但需将物品准备好并同保洁做好交接）；
3) 早上到岗后先打开“会议室管理系统”，查询当天使用会议室人员所需要的设备，并开始计划怎样调配会议设备；
4) 上午还要对会议室进行不定时的巡视、检查。WAMS系统要不断的刷新，以便及时发现新的会议室预定信息，提前准备相关的需求；
5) 中午后要与预定下午会议室设备、饮料的人员进行确认，如出现申请设备冲突，要与预定人沟通协调解决；
6) 使用人领取设备及归还设备时，使用人均要要求在“会议设备领用登记表”上签字确认，设备方可领走；
7) 在会议开始前5分钟及结束后5分钟的时间段中，要查看会议室中的设备是否能够正常使用，发现问题及时协调解决；
8) 前一天要根据WAMS系统的预定情况做好第二天的会议室使用登记，提前做好各项准备工作；
9) 对于下班后还在继续的会议，可委托晚班人员帮助将设备收回锁好，帮助处理其它相关工作；
3. 会议室巡视
(1）早上来到公司后要对各会议室进行一次查看，确保会议室情况正常；
(2)中午12点左右要再次对会议室进行一次查看,确保会议室的整洁

(3）在每天的下班前要做好会议室的检查、收尾工作，检查设备仪器、白板笔、板擦是否齐全并好用；绿植、桌椅的整齐、清洁程度；
3）会务管理的巡视内容主要包括：电话会议设备、投影仪、投影仪遥控器、网线、电话线、白板、白板擦、白板笔、幕布遥控器、盒纸；会议桌、椅、地毯绿植、卫生；

4. 会议饮品
1）需要饮品的会议，使用人需提前在WAMS系统中标明数量，前台要提前准备好；
2）只有公司级重要会议或客户来访的重要会议，由会务管理员负责在会议开始前摆放好所需要的饮品；其它会议由使用人到会议室管理员处登记领取；
3）饮品只提供给公司的会议使用，各部门内部的活动不予提供；
5. 商会通号码
1) 使用人如想长期占用一个商会通号码,需要向周总邮件申请,周总审批同意后,前台方可发放.同时将发放的信息记录到“商会通号码使用登记表”中；
2) 临时使用人，需要邮件向前台申请并抄送给王总,等领导批准,(邮件中注明会议的起始时间和申请使用商会通号码的原因)前台根据手中可调配的号码以邮件的形式将号码及使用方法发给申请人；同时在“商会通使用登记表”中记录相关信息；
3) 月底将各部门的费用进行统计汇总，并制作“商会通费用分摊表”报上级领导；
4) 前台手中可调配的商会通号码，要每三个月更改一次主持人密码及与会人密码；对于已分配的固定号码，前台要定期发邮件提醒使用人更改与会人密码，提醒邮件中要将更改方法告知使用人；
6.商会通使用方法
(1)主会方:国内用户拨打/58851011;
根据提示输入：*会议号码*
根据下一步提示输入：*主持人密码*
(2)参会方:国内用户拨打/58851011;国外客户拨打各个国家的接入号
根据提示输入：*会议号码*
常见操作：（1）自我静音/取消静音：*6*
（2）将所有参会人静音/取消静音：*52*
（3）会议中加锁/解锁：*7*
（4）外拨电话：*电话号码*
（5）会议中寻求帮助：*10*
（6）结束会议：*9*
7.内部会议号码申请
(1)申请人需要发邮件向前台人员申请,邮件中注明会议的起始时间和参会方的数量以及会议室的号码,前台人员根据手中可调配的分机号以邮件形式发给申请人。
(2)在开会的前10分钟申请人需联系前台人员要求协助搭建电话会议,而且在会议室等待会议召集的电话,接到电话后不要挂断电话,此电话会议召集完毕。
(3)电话会议开完后需要向前台人员说明解除此次电话会议。
8.内部电话会议搭建方法
内部电话会议：一般情况下指所有的参会方都在国内，我们通知主会方的信息就是一个分机号码，例如：8972，可是这个号码只是为建立电话会议做准备的，不能对外宣布这个号码，主持人拿到这个号码以后会通知因此的参会方拨打这个号码参加电话会议。我们所做的就是告诉她们一个号码和建立电话会议，建立电话会议的步骤如下：
※：建会议室
*81*+2或3*前台分机号（8972/8973）＃ 。。。。。（2或3是建立电话会议的号码）
*81*+2或3*+我方会议室分机号＃
注：通知参会人前台号即可参加会议，对方拨前台号用外线总机号+分机号
※：招集会议
*84*2或3＃
※：取消会议
＃83*2或3＃
每次会后要取消电话会议
例如：前台号为8972，会议室号为8169，会议室分配号为2即可如下拨号：
1)：建立会议
*81*2*8972＃。。。。。。。。。。。。。。。(8972为前台分机的号码)
*81*2*8888#。。。。。。。。。8888为北京会议室的号码）
2)：招集会议
*84*2＃
3)：取消会议
＃83*2＃

备注：内部电话会议方式也支持国际电话会议。

常见问题：
（1）在电话会议建成之后，在客户打进来的同时，我们不能拨外线
（2）使用这种内部电话会议时，我们不建议我们拨给客户，一般都是让客户打进来

我们打出去给客户的情况,我们以8972电话为例
(1)*81*2*8972#
(2)*81*2*会议室电话号码#
(3)*81*2*9客户电话号码#（我们要给几方打电话，就搭建几个号码）
(4)*84*2#（召集电话会议，几方必须同时接听）
9.polycom和投影仪的分配原则
(1)先预定,先使用
(2)先重要客户会议,后内部会议
10.投影仪的使用方法
(1)投影仪设备包括:投影仪、电源线、数据线
(2)电源线一头插电源,一头插投影仪上
(3)打开投影仪上的总电源
(4)手提电脑需切换一下,台式电脑不用换
11.polycom的使用方法
(1)polycom设备包括:soundstation2控制台、接口模块、移动电话连接装置电缆、控制台电缆、电话电缆、扩展麦克风
(2)polycom电源插在电源插口上,电话线一边连接电话接口,另一连连接接品模块即可.