公司控制中心管理制度.doc

公司控制中心管理制度

13
2020年4月19日
文档仅供参考
深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件
编号
VKWY7.5.1-A01-04
名称
控制中心管理办法
版本
C/1
第1页共5页
编制
杨建宏
更改
徐秋莎
审核
张跃敏
批准
张跃敏
生效期
9月15日

1.目的
规范控制中心的工作,明确控制中心的职责。

2.范围
适用于公司设置控制中心的管理处。

3.职责
责任部门/岗位
工作内容
管理处负责人
负责控制中心工作的指导、检查
客服负责人(属客服部管理的中心)
安全主管/主办/班长
负责控制中心工作的监督、检查
控制中心负责人
负责控制中心工作的具体组织、实施

4.方法和过程控制
4.1 控制中心内部管理
4.1.1 控制中心值班人员的要求:必须经过相关消防知识、本管理处消防设备操作、电话礼仪、客户服务技巧等培训,且考核合格,具备处理紧急事件能力,除威登、天景外的控制中心人员须持有深圳市消防局颁发的<消防上岗证>。
4.1.2 控制中心代班、顶班的人员要求:必须经过相关消防知识的培训,由部门负责人指定的人员担任,代班时间尽量不超过30分钟,并在中心交接班记录的备注栏填写代班人姓名、代班时间及代班期间的重要事项;控制中心须保存经部门负责人确认的可在控制中心代班、顶班的人员名单。
4.1.3 控制中心是整个管理服务区域的控制枢纽,负责对接到的信息进行综合处理,及时调度,经过各类通讯设施,及时通知相关人员处理有关事宜,保持通讯联系,传递信息,重大事件及时向部门负责人报告。
4.1.4 协助受理顾客投诉,及时调配人员处理,并做好记录,同时向管理处汇报,及时跟踪处理结果。
4.1.5必须熟悉管理服务区域各类人员的职责范围,熟悉管理服务区域环境、楼宇结构、设施、设备、器材布置及其控制范围;了解管理服务区域各类人员每天工作安排及行动去向,并协调处理。
4.1.6 经过监视器密切监视出入管理服务区域人员情况,发现可疑人员、情况及时通知就近人员监视和处理,并跟踪处理结果;监督安全管理员严格履行物资搬运放行手续。
深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件
编号
VKWY7.5.1-A01-04
名称
控制中心管理办法
版本
C/1
第2页共5页
编制
杨建宏
更改
徐秋莎
审核
张跃敏
批准
张跃敏
生效期
9月15日

4.1.7 大厦控制中心值班人员接班时,必须检查消防控制主机回路、分区、报警点、故障状态及原因,检查消防联动柜监控性能及信号灯状况;消防主机报火警必须立即核实,如属误报,及时复位,如属真火警,按灭火方案处理;如属故障应及时通知相关技术人员尽快处理。
4.1.8 控制中心至少有一种有效方式与宿舍安全员及时联系,以保证在紧急情况下得到支援;必要时通知上级领导或向社会机构求援,同时协助现场岗位做好现场保护工作,事后及时做好详细记录。
4.1.9 任何时间,控制中心值班人员不得让无关人员在控制中心逗留;作好顾客资料及公司资料的保密工作。
4.1.10 荔景中心值班人员每天7:00以前收听新闻及天气预报,按规定时间向各部门发送当天天气预报;荔景控制中心每天22:00—7:00每隔半小时对各管理处呼叫一次,各管理处在收到荔景呼叫后应马上答复,若某管理处没有答复,荔景中心应经过电话或其它管理处转呼方式直到与其联系上;各管理处在荔景中心呼叫之后15分钟对管理处所有岗位呼叫一次。
4.1.11当荔景中心与某管理处经各种渠道无法联系上时,应于次日将此信息通知该部门负责人及公司品质管理部负责人或安委会负责人,并作好记录。
4.1.12中心负责人或客户服务主管(属客户部管理的中心)每月对中心夜间值班状况至少进行1次检查,并做好相关记录,安全主管、主办夜间值班期间负责对中心工作状况进行监督考核。

4.2 控制中心必备的常见联系电话、资料和消防设备
4.2.1 控制中心必备的常见联系电话:管理处顾客的联系电话(注意保密、禁止外泄)、供水、供电、供气、辖区派出所、三防指挥部、居委会等部门的联系电话以及与相关政府部门的投诉电话,部门重要设备厂家或保养单位的联系电话,公司内部联系电话,常见紧急电话。
4.2.2 控制中心须保存的有关资料:国务院颁发的<物业管理条例>、建设部颁发的<住宅室内装修管理办法>、<广东省物业管理条例>、<深圳经济特区家居装饰管理规定>、<深圳经济特区市容环境卫生管理条例>、<深圳经济特区住宅区物业管理条例>、<治安管理处罚条例>、<深圳经济特区消防条例>、<业主公约>、停车场收费标准,有线电视、水、电、煤气、电话收费标准,市有关出租屋管理规定等资料。
4.2.3 控制中心须配备的防火器材:控制中心应配有防火服两套、灭火器三瓶、应急灯、三节电池手电筒各一把、消防工具箱一个(内有:市政消火栓专用工具、消防板手、斧头铁撬、管钳、铁锤、铁錾各一把、防毒面具两个以及警戒带、医疗箱及常见医药、
深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件
编号
VKWY7.5.1-A01-04
名称
控制中心管理办法
版本
C/1
第3页共5页
编制
杨建宏
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徐秋莎
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张跃敏
批准
张跃敏
生效期
9月15日

防烟防毒工具等),大厦须备有两个或以上的消防工具箱,所有消防设施、设备必须保存完好并不得挪做它用。
4.3 对钥匙的管理(没有控制中心的由部门指定专人管理)
参见<钥匙管理程序>

4.4 监视系统及红外系统的管理
4.4.1录像资料的管理
4.4.1.1部门负责人必须对录像带所录内容进行控制,录制重点部位(出入口和通道等)的内容;部门负责人根据录像机、录像带使用情况决定是否更换,一般情况下录像带每两年更换一次。
4.4.1.2 控制中心工作用电脑须加设分级权限密码,密码按权限由中心值班人员、设备责任人、中心分管负责人及部门负责人掌握,相关人员不得向其它人员泄露电脑密码。
4.4.1.3 控制中心值班人员须掌握电脑使用常识及操作程序。
4.4.1.4 控制中心负责人每天须对前一天录像资料清晰度、完整性等情况进行抽查,确保录像资料完整并将检查情况记录在<工作信息记录本>上。
4.4.1.5外部人员要求查看录像内容需报部门负责人同意,并需由控制中心或安全管理负责人陪同查看。
4.4.1.6非公司人员观看、借用录像带须经部门负责人同意,借用录像带必须履行借阅登记手续,在一周内予以归还。
4.4.1.7可能对部门管理及服务造成重要影响或需保留证据的录像内容,应采用刻录光盘方式保存两年。
4.4.1.8部门如有多台录像机使用,录像带应有与录像机对应的标识;录像带必须保存在防潮,防阳光直晒的地方。
4.4.1.9使用录像带的部门每台录像机配置33盒录像带,录像带上须有明确的录制时间标识,33盒录像带中一盒标识为”备用”。
4.4.1.10除备用录像带外,其余32盒录像带对应编号为1上、1下、2上、2下……16上、16下;1上表示上半天使用,1下表示下半天使用,每盒录像带的录制时间设定为12个小时,每天使用两盒,每日凌晨零时和每天中午12时更换;32盒录像带每月1-16日对应使用一遍,17-31日对应使用一遍。
4.4.1.11使用硬盘做录像存储的部门应根据设备状况制定相应硬盘录像资料管理操作流程。
4.4.1.12使用录像带录制内容,保存期限为半个月;使用硬盘录像存储至少保存一个星期。
4.4.1.13每班次中心接班人员需对硬盘/录像带录制效果进行检查,并将检查结果填写至交接班记录中。
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VKWY7.5.1-A01-04
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9月15日

4.4.2 监视系统及红外系统异常的处理
4.4.2.1中心须备有监控探头分布清单以及每个显示器循环的监控镜头清单。
4.4.2.2值班人员发现监视器监视画面有异常情况发生的,必须马上通知相关岗位人员前往查看,并将结果记录在<中控室交接班记录表>内,异常情况检查参照红外报警系统报警的检查标准;当天接班人员都应对同一地点重点关注。
4.4.2.3 值班期间红外系统报警的,除通知相关人员认真查看外,无论是否误报,都必须按要求填写<红外系统报警记录表>。
4.4.2.4 <红外系统报警记录表>须由中心人员填写, 查看人员必须对报警地点周围10米范围内的设备设施及环境进行检查,确定属误报的,将情况报给班长再由班长关闭报警记录;执勤班长对安全员现场检查进行监督,并可视情况对报警地点进行复查。
4.4.2.5红外线需每天进行一次测试,测试效果记录在<工作信息记录本>上。
4.4.2.6对安装有居家报警系统的小区,每年需上门对业主使用居家报警系统进行检测,并进行安全宣传。

4.5 对拾遗物品的管理
4.5.1 公司任一位职员或外包单位员工在管理服务区域内拾获任何物品都必须及时交到管理处,管理处无人值班时交给控制中心值班人员。
4.5.2 当值人员在收到拾遗物品时,必须将所拾物品进行详细记录,并交管理处负责人确认是一般物品还是贵重物品;一般物品交控制中心保管,贵重物品交管理处出纳保管。
4.5.3 管理处及时张贴拾遗物品启事通知顾客;贵重物品保留一年无人认领时,由部门负责人上报公司另行处理;一般物品保留三个月无人认领时,由部门负责人做出处理。
4.5.4 顾客认领失物时,须说明失物的内容、失物地点和出示其它有效证明后方能在<拾遗物品登记表>上签字认领。

4.6顾客邮件的管理
4.6.1顾客邮件属于受国家法律保护的私人财产,不得私自拆毁处理。
4.6.2普通邮件由投递人员直接投入顾客邮箱,当班安全员负责监督;如由管理处代收,相关接收人员应在<邮件签收登记表>中登记,并及时通知顾客领取,并记录通知时间。
4.6.3特殊邮件(如特快专递、包裹等)须签收的,由控制中心或指定人员与顾客进行确认后负责邮件的签收,并在<邮件签收登记表>中登记,及时通知顾客领取,并请顾客在<邮件签收登记表>中签字确认。
4.6.4接收邮件时,应注意邮件有无破损,如有异常应及时知会顾客;退回邮件应保留邮局回执,并在<邮件签收登记表>中记录。
深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件
编号
VKWY7.5.1-A01-04
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控制中心管理办法
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9月15日

4．7对突发事件的处理
4.7.1小区大厦发生突发事件时,控制中心人员应及时作好记录,与当值现场安全负责人密切配合,对事发地点进行录像监控;利用监控系统配合现场的搜查、围堵、信息收集等工作,及时向现场岗位通报信息。
4.7.2在突发事件处理过程中,中心应及时向安全/部门负责人汇报,视情况进行报警;按照统一口径回复客户咨询。
4.7.3事件处理完毕后,应完善相关记录,对事件的地点、时间、人物等要详细记录。

5. 相关文件
VKWY7.5.1-A01 <安全管理工作程序>
VKWY7.5.1-Z02 <钥匙管理程序>
VKWY7.7-A01-01 <突发事件处理办法>

6.记录表格
VKWY7.5.1-A01-04-F1 <中控室交接班记录表>
VKWY7.2.3-G01-F2 <工作信息记录本>
VKWY7.5.1-A01-04-F2 <拾遗物品登记表>
VKWY7.5.1-A01-04-F3 <邮件签收登记表>
VKWY8.2.3-A01-F2 <突发事件处理记录表>