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授信档案管理办法

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2020年4月19日
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授信档案管理办法

第一章 总 则
第一条 为规范授信业务的档案（下称授信档案）管理，保证授信档案的安全性和合法合规性，根据我行有关规定，结合授信实际情况，制订本办法。
第二条 授信档案是指银行在办理授信业务过程中形成的、记录和反映授信业务的重要文件和凭据，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。
本办法所指授信业务是指XX向企业法人、个体工商户或个人提供的各类贷款业务。
第三条 授信档案遵循“客户经理团队与信贷档案分离”的原则。原则上，授信业务到期全部还清或履约前，该授信业务的档案由授信档案保管员统一保管。重要权证由营业部代为保管，贷后管理档案由客户经理团队自行保管。
第四条 档案管理机构应为档案管理设置适宜场地、配备必要的设施，指定专人负责保管档案。
第五条 授信业务人员、档案管理员、调阅人员均需严格执行有关保密制度。
第二章 授信档案的分类和管理
第一节 授信档案的分类
第六条 授信档案分为信贷授信档案、贷后管理档案和重要权证。对不同类别的授信档案采取不同的管理方式。
第七条 信贷授信档案指授信业务合同文本等法律资料和银行的调查、审查资料。
（一）借贷法律文书。包括：授信业务申请表、授信业务决议表、借款合同、借款借据、保证合同、抵押合同、质押合同及有关补充文本等重要法律文书，股东决议、支付申请和支付合同等材料。
（二）调查、审查资料指用于授信申请的基础资料、担保资料、其它资料等。：
1、借款主体基础资料，包括：调查报告、身份证明文件、婚姻证明文件、经营手续或单位证明等；
2、借款主体财务信息，包括：银行对账单、固定/流动资产证明文件、收入佐证资料等；
3、保证担保基础资料，包括：身份证明文件、婚姻证明文件、经营手续或单位证明等；
4、抵押担保基础资料，包括：身份证明文件、婚姻证明文件、抵押物权证复印件等；
5、其它有必要保留的资料。
第八条 贷后管理档案，包括授信后检查表、不良催收诉讼资料等。
第九条 重要权证主要指抵质押品的所有权凭证或抵质押物登记凭证，包括但不限于她项权利证书、抵质押物的物权凭证、银行存单、保险单等。
第二节 授信档案的管理
第一部分 基本规定
第十条 授信档案由授信档案保管员集中保管档案原件，重要权证管理员将重要权证原件核对无误后入大库集中保管；贷后管理档案由客户经理团队人员自行保管。
第十一条 原则上应将客户档案按照一户一册进行管理。若客户的业务量较多时，也可一个客户立一个卷宗。
第十二条 档案整理人员应于放款流程结束后将档案上交授信档案保管员入库保管。
第十三条 档案管理员应从授信信息系统中打印授信台账，与授信档案核对一致。
第十四条 授信资料结卷。一笔业务结清后，档案保管员将相关授信档案进行结卷处理并入库保管。
第二部分 档案管理
第十五条 审核
由后台放款审核人员审核放款所需的资料以及贷审会要求在放款前补齐的材料，通知业务经办人员，在签署协议或放款之前提交审核。
授信业务经放款审核之后，放款审核人员直接扣收签署协议及放款之前的全部授信档案。
第十六条 移交
（一）原则上，后台放款审核人员应于放款后次月将收妥的、已经分类、装订成册并编页码的“授信档案”，移交给本机构授信档案保管员。档案保管员根据档案清单核对后签字确认。
（二）贷后管理的有关资料(含不良贷款的催收、处理过程中形成的档案)，业务经办人员应在授信业务结清后将装订好的贷后档案向档案保管人员移交。
第十七条 归档
在授信业务到期全部还清或履约前，由授信档案保管员统一存放档案库（柜）保管。
授信业务结清之后移交的后管理的有关资料，档案保管员应将其存入相应档案柜进行保管。
第十八条 借阅
已入库归档的授信档案除审计、稽核及有权检查部门确需查阅或进行法律诉讼的情况外，原则上不办理借阅手续。如确需查阅的，须填写《客户信贷档案调阅登记簿》，借阅时间原则上不超过五个工作日。
第十九条 替换
授信档案原则上不得替换，但因特殊原因确需替换的，申请替换人除按规定登记《客户信贷档案调阅登记簿》外，还需填写《信贷档案资料替换单》，经相关审批权人审批经过后方可替换。
第四部分 重要权证管理
第二十条 审核
后台放款审核人员收到业务经办人员交来的重要权证，审核验阅无误后，登记后入库保管。
第二十一条 入库
重要权证的入库按照我行重要权利凭证管理规定执行。
第二十二条 出库
（一）重要权证入库存档后，除审计、稽核及有权检查部门确需查阅或进行法律诉讼的情况外，在授信合同结清前原则上不允许借阅、复印。
（二）授信结清后需要提取存放在各机构大库中的重要权证原件时，需由由后台负责人同意后按规定办理出库手续。
（三）变更抵押物、处理抵质押物、法律诉讼或因其它业务需要提取或借阅存放在各机构大库中的重要权证原件时，需由后台负责人同意后按规定办理调阅或出库手续。
第三章 授信档案的保管要求
第二十三条 授信档案保管除应符合我行档案管理的总体要求外，还应遵循以下原则：
（一） 真实性原则。授信档案资料原则上要求为正本、原稿，不得另行编写与修改。对于无法收集原件而只能收集复印件的重要的授信档案资料，要求收集人员与原件核对后，在复印件上注明“与原件核对一致”并签章确认。“
（二）完整性原则。档案资料要求内容完整，要素齐全。
（三）及时性原则。整个授信流程中形成的档案资料须按要求及时更新，按时归档。
第二十四条 授信档案的各相关管理部门应在本单位设置专门的授信档案室（库配备铁皮密码柜用于存放档案。未经同意，无关人员不得随意进出授信档案室（库）。
第二十五条 授信档案室（库）应配备必要的设施，具备防盗、防火、防渍、防腐、防有害微生物的功能。
第二十六条 授信档案室（库）由各机构指定专人负责管理，各机构负责人对授信档案室（库）的安全负领导责任。
第四章 罚 则
第二十七条 授信档案保管员未按照本办法要求，未及时整理、保管和移交授信档案资料的，视情节轻重给予相应处罚。
第二十八条 授信业务经办客户经理团队未按照本办法要求，未及时整理、装订和移交授信档案资料的，视情节轻重给予相应处罚。
第二十九条 违反本行档案管理规章制度，损毁、遗失、擅自销毁授信档案造成档案不全的；涂改、拆取、伪造授信档案、出卖授信档案及相关资料的；擅自对外公开授信档案和相关资料的，以及管理人员玩忽职守造成授信档案损失的，视情节轻重追究有关当事人的相应责任；因授信档案管理问题造成本行债权损失的，按有关规定追究责任人责任。
第五章 附 则
第三十条 本办法由XX负责制订、解释和修改。
第三十一条 本办法自印发之日起执行。

附件：
1.档案封皮
2.档案目录
3.信贷档案资料替换单
4.客户信贷档案调阅登记簿