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1、 物资编码体系建设实施方案 10 2020年4月19日 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 关于实施物资编码体系建设的建议方案 博科世纵（北京）信息技术有限公司 陈雪松 物资编码体系是广电企业物资供应链管理的基础和底层标准之一，对于企业加强和优化管理，提高信息化的建设水平，具有非常重要的作用。经过物资编码体系的建设，能够理顺企业内部采购物流，技术管理和财务等相关部门的关系，而且能够理顺信息化建设的思路，为后续打通各部门的“信息孤岛”，实现信息整合应用，提高大宗物资采购管理，实现阳光采购、透明采购具有非常重要的作用。 广电行业集团化
2、管理以来，一个方面强调集中管控、降低成本、阳光采购和透明采购，另外一个方面强调灵活保障。各地区分子公司在工程建设，维护保障等方面，都有不同的物资保障需求特点，必然要求在集中管控的前提下，实现灵活保障。建立统一的物资编码体系，是满足技术管理，各分子公司灵活保障的前提条件。 一、 物资编码体系建设的意义 （一） 物资编码体系混乱的原因 1.1.1 物资编码执行不严格 很多单位，没有专门的人员和部门负责物资编码工作，在编码建立、编码修改和编码调整方面，没有明确的操作流程和标准，随意创立、调整和修改编码，使得编码出现混乱，数据错乱。 1.1.2 物资分类不合理 物资编码实际上是物资分类
3、的数字化体现，如果物资分类不合理，使得部分物资无类可归或归类错误，同样也会造成编码混乱，数据错乱。 1.1.3 编码与物资属性混用 有些单位，简单依托物资的属性定编码，造成了编码与物资属性对应，一旦出现新产品或新的技术指标，就必须经过增加编码的方式来体现物资属性的变化，造成编码混乱。过多的物资属性进入到编码规则中，造成了物资编码杂乱无章，冗余号段多，编码效率不高。 （二） 物资编码系统建设的意义 物资编码体系是物资供应链管理的基础性工作，经过物资编码，能够准确衔接需求和采购。经过编码体系的建设，能够实现企业内部管理的“此物非彼物”，解决采购非所需，供应非所需的问题。提高采购、仓储
4、保管和领用的准确程度。 经过编码体系建设，能够理清物流采购与工程建设、客户服务（机顶盒）、固定资产管理、维护维修和财务结算管理的关系。 先有编码体系，后又信息化。编码系统的建设，对企业的信息化具有非常深远的影响。编码方案是信息化的主数据，持续贯通在企业的合同管理系统，采购管理系统，仓储管理系统，财务管理系统和固定资产管理系统中使用，承担了主索引的作用。 经过物资编码，准备实物和库存台帐，财务账的一一对应关系。在过去的管理中，采购账、库存帐和财务账信息不能共享，数据互相矛盾或不一致，无法应对内控和外审的需求。经过物资编码体系，能够使库存信息分享更及时，财务归集更准确，进而实现财务账和实物账
5、的统一。 二、 物资编码体系建设的基本原则 （一） 分类管理的原则 根据管理和业务的需求，对物资进行分类，不同的分类使用不同的管理方法。常见分类如下： 种类物是指商品单品或部分之间没有主要的差异，在使用上不需要做出区分。 单品物是指单品之间需要做出区分，单品有不同的流水序列号进行管控，在入库，出库，维修、退厂等各个环节都需要区分身份标识。 建立不同的分类，能够对不同种类的物资采用最合理的管理手段和管理流程，提高管理的效率，降低操作的不合理性。 （二） 内部型号（规格）定编码”的原则 每种物资都有可能面对多个供应商，而每个供应商又有很多供应商的型号规格。要实现非定向采购，必须
6、建立内部规格型号的概念，使得采购的物资满足技术的需求。建立内部的规格型号，是衔接技术部门和物流采购部门的有效手段，经过内部的技术规格，实现技术上的互换性。 （三） 统一编码结构 编码结构是未来对编码进行数字化展现的统一格式，也是在未来系统中的主数据。编码结构合理，用户理解容易，操作简便，系统效率高，编码结构不合理，会导致使用不方便，维护变更频繁，不能 涵盖所有的物资，没有未来的发展空间等等问题。 （四） 严格编码管理和编码执行 有编码体系，不代表能够很好地使用和管理编码。编码体系还必须确定编码的企业基础标准地位，明确主管部门，对编码的调整和改变必须走相应的管理流程。编码体系还必须建立相
7、应的编码协调和管理结构，使得未来编码对全局个业务模块和系统都有规范和指引作用。 （五） 兼容性的原则 企业内部的编码还必须建立与各供应商编码的对应关系，指导供应商在准入，产品入围等方面对应企业的编码。要是编码能够兼容供应商、企业过去存在的编码的能力，保证数据的平稳割接。 （六） 扩充性原则 广电技术日新月异，必须为未来技术的升级换代留有充分的空间，保证满足未来企业设备技术的进步。 三、 物资编码体系的目标和内容 （一） 因地制宜的确定企业的编码原则（规则） 企业物资编码体系建设是一项基础性、长期性的工作，涉及到企业管理的方方面，对企业优化管理，提升业务处理效率，加强不同部门单位的
8、协同，采集和分析数据，辅助领导决策都具有非常重要的作用。 （二） 对物资进行合理的分类，经过分类定管理流程和操作标准 广电行业涉及到物资设备近万种，需要根据管理维度、业务纬度，技术纬度建立合理的分类，只有建立了合理的分类，才能确定不同分类的管理目标，管理流程和操作标准。 首先需要进行分类调研。分类调研主要围绕以下四个方面： 工程建设和运行维护对编码分类的需求（技术约束条件）； 物资管理的采购、仓储，领用，固定资产，财务管理对物资编码分类的需求（管理约束条件）； 公司领导、职能部室、分公司对编码体系建设的需求（统计、查询和信息获取条件）； 符合操作习惯，能够快速定位查找物资的需求（
9、方便性约束条件）； 项目组要拿出物资编码分类建议书，建议书要按照四大需求的要求，提出分类方案。并对每个分类的物资管理提出明确的管理流程和操作标准。 博科世纵（北京）信息技术有限公司 物资分类建议书 大类 子类 细类 技术需求 管理需求 统计需求 方便性需求 。。。 。。。 用户终端 机顶盒 双向高清机顶盒 入库扫码 出库扫码 销售扫码 退换货扫码 返厂维修扫码 单独归类入财务客户终端设备销售收入。 纳入高清业务统计。 使用原有随机流水号编码。 （三） 确定编码结构 编码结构是数字化的基础，是物资的“身份证号”，经过对物资编码的管理
10、实现物资的全寿命的管理。编码结构的确定要体现高效、易用和灵活兼容，为未来的技术发展留有空“号段”，同时也要提高编码效率，降低系统的非必要运算内容。 工程器材编码结构（示例） 第1、2位 第3、4、5位 第6、7位 第8、9位 编码意义 细类编码 名称编码 类型编码 型号编码 位数 2位 3位 2位 2 示例 02 002 01 01 编码数字范围 01-99 000-999 00-99 00-99 举例 分配网器材 接插件 公制过电接头 L-9A 对应分类目录位置 三级目录 四级目录 五级目录 六级目录 备注 对
11、应财务大类 对应名称 对应类型 对应型号 完整编码示例 （四） 编制物资编码目录 编制物资编码目录是根据物资编码原则（规则），按照物资分类，依据编码结构，赋予每种物资明确的编码，并形成文字编码目录文件。编制物资编码目录，是编码体系建设的落脚点，是最终的成果。 编码目录一旦建立以后，今后的各项工作如管理流程的建立和修改、信息系统的建设开发，采购和供应都必须以编码目录为依据，保证编码目录权威性和唯一性。 （五） 编码的割接方案 企业过去都使用一套或多套编码结构，编码的割接方案是： 1、 对原编码结构进行分析，建立与新编码结构的对应关系。 2、 割接方案的技术保障办法（
12、数据库修改，数据库增加记录等方式） 四、 物资编码体系建设的实施计划 （一） 组织保证 成立编码体系建设领导小组，确定内部和外部专家，形成编码体系建设的决策机构； 成立编码体系建设项目小组，确定企业相关部门，外部咨询顾问的人员组成，形成编码体系建设的执行部门； 聘请外部专业咨询公司，对物资编码体系建设进行咨询和辅导。 （二） 拟制编码体系建设原则（规则） 编码体系建设项目小组应当充分考虑外部和内部的现状，根据各部门的有关需求，结合现实，考虑未来，拟定编码体系建设原则（规则）。 （三） 拟定物资分类，确定物资分类的管理流程和操作标准 建立物资的业务分类，管理分类，进而提出针对性的管理流程和操作标准。比如机顶盒属于终端用户设备，那么其管理的流程应该涵盖采购，销售、退换、返厂维修（质保期内和质保期外），按照这个标准，在采购入库，销售领用、退换货等环节应该采取的流程和标准是什么。 （四） 拟定和审批编码结构 依据物资编码原则和企业的物资分类，拟定物资编码结构。 （五） 拟定物资编码目录，颁布企业标准文件 结合企业现有的物资分类和使用的物资，为物资赋予明确的编码，并经过正式发文的形式，确定物资编码。 此致 博科世纵（北京）信息技术有限公司 上海博科资讯股份有限公司旗下供应链设计和信息化服务企业
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