连锁企业经营管理手册样本.doc

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经营管理手册

第一章 组织机构

一、 配送中心的组织结构

二、 分店的组织结构

第二章 基本原则

一、 配送中心的运作方式
配送中心和各分店之间实行购销分离、 一级管理、 管理优化、 规模效益。
配送中心对各分店行使经营管理和财务管理的直接指挥权, 各分店在配送中心的统一管理下按要求实行统一价格, 统一营销策划, 统一促销, 统一商品布局。
二、 商品采购的方式
1. 凡纳入配送中心的商品, 各分店无权独立进货。
2. 主力商品, 配送中心有库存, 配送中心产生主力订单。
3. 协力商品, 配送中心无库存, 配送直接产生协力订单。
4. 各分店与供货方不发生业务关系, 只按订单( 及供货方送货单) 验收供货方的商品。
5. 纳入配送中心管理的联营商品由配送中心统一签订合同, 统一扣率 统一售价, 统一结算。
三、 价格管理制度
对于统一进货的商品由配送中心统一制定零售价, 统一变价, 统一折扣。
四、 分店与配送中心的分工及其相互关系
1. 配送中心对各分店行使经营管理和财务管理的直接指挥权。
2. 配送中心可根据分店的要货单及时配送。
3. 分店要货, 配送中心无库存时, 配送中心要积极组织, 如分店要货, 配送中心没有, 不允许分店自行进货。
4. 供货方直送分店的商品退换货由配送中心协调分店完成, 主力商品经过返仓单进行退货处理。
5. 结算由配送中心统一完成。
五、 管理系统的综合优化
1. 实施进销分离, 严格控制分店的进货权, 减少分店的管理人员。
2. 实行统一结算, 分店不负责与供货方的结算。
3. 扩大进货批量, 降低进货成本, 控制进货风险。
4. 统一管理库存, 降低资金占用。
5. 依托信息系统, 实施规范管理。

第三章 业务流程

连锁统一经营经代销商品流转模式
根据连锁经营的特征, 经代销商品在整个系统中以下面一种形式完成它的闭环循环。
配送中心采购员经与供货方联系, 引进新商品或补入老商品。采购员与供货方签订订单, 确定商品进价。
供货方凭订单和送货单进货, 主力商品送到仓库, 由保管员收货; 协力商品送到分店, 经收货员验货, 由柜组接货。仓库商品经配货拔到分店柜组。
柜组商品可发生销售, 由配送中心统一汇总, 生成销售成本, 经过结算的方式回到供货方。这时配送中心产生毛利。
下面将详细阐述进销存各环节具体操作方法。

1. 主力商品
即集中采购、 统一进货, 商品验收入库后统一配送至门店的商品。

1. 提供相关证件;
2．填写”客户管理表”;

供货商
退货单

相关证件
1．审查供货商相关证件;
准 2．审查”客户管理表”;
入 3．录入”客户管理表”, 建立供货商档案。

签 1．洽谈合同条款;
约 2．填写”商品进货登记表”, 确定商品供货明细。

客户管理表

业务部

相关证件
客户管理表
商品进货登记表
1． 审核合同并签章;
2． 审核”商品进货登记表”;
3．商品编码;
4．商品定价;
5．商品抽样质量检查;
6．确认”客户管理表”;
7．录入、 确认”商品进货登记表”;
8．录入、 确认合同;

合同
厂商送货
商品管理中心

合同
商品进货登记表

1． 机制”订货单”;
2． 凭”订货单”向供货商提出订货。

业务部

1、 依据”订货单”点数验货;
2、 在”订货单”上据实填写实收数量;
3、 打印”商品验收单”;
4、 商品入库、 保管、 配送。

配送中心
商品验收单

配货单 返仓单

1、 接货、 验货;
2、 商品陈列。
门 店

1、 自选商品;
2、 统一收银。
POS小票
顾 客

1、 统一结算。

财务部

2．协力商品:
即由于商品保质期、 供货周期短等原因, 不宜于统一配货, 委托
供货商直接供货至门店的商品。

1. 提供相关证件;
2．填写”客户管理表”;

供货商
退货单

相关证件
1．审查供货商相关证件;
准 2．审查”客户管理表”;
入 3．录入”客户管理表”, 建立供货商档案。

签 1．洽谈合同条款;
约 2．填写”商品进货登记表”, 确定商品供货明细。

客户管理表

业务部

相关证件
客户管理表
商品进货登记表
3． 审核合同并签章;
4． 审核”商品进货登记表”;
3．商品编码;
4．商品定价;
5．商品抽样质量检查;
6．确认”客户管理表”;
7．录入、 确认”商品进货登记表”;
8．录入、 确认合同;

合同
厂商送货
商品管理中心

合同
商品进货登记表

3． 机制”订货单”;
4． 凭”订货单”向供货商提出订货。

业务部

5、 依据”订货单”点数验货;
6、 在”订货单”上据实填写实收数量;
7、 打印”商品验收单”;
8、 商品陈列。

门 店
商品验收单

3、 自选商品;
4、 统一收银。
POS小票
顾 客

1、 统一结算。

财务部

第一部分: 新品进店
一． 进店流程
1、 新户新品
1. 提供相关证件一式两份;
2．填写”客户管理表”一式两联;

供货商

1．审查供货商相关证件;
准 2．审查”客户管理表”;
入 3．录入”客户管理表”, 建立供货商档案。
1．洽谈合同条款, 填写合同一式四份;
签 2．填写”商品进货登记表”一式两联, 确定商品
供货明细;
约 3．自留供货商相关证件一份; ”客户管理表”一
联, 其余单据转至商管课。
相关证件
客户管理表

业务部

相关证件
客户管理表
商品进货登记表
合同
5． 审核合同并签章;
6． 审核”商品进货登记表”;
3．商品编码;
4．商品定价;
5．商品抽样质量检查;
6．确认”客户管理表”;
7．录入、 确认”商品进货登记表”;
8．录入、 确认合同;
9．自留供货商相关证件、 合同各一份; ”客户管理表”、 ”商品进货登记表”各一联, 其余单据分送至各部门:
(1) .财务部: 合同一份;
(2) .业务部: 合同两份; ”商品进货登记表”一联。

合同
订货单

商品管理中心

合同
商品进货登记表

1． 机制”订货单”一式两联;
2． 自留合同一份; ”商品进货登记表”、 ”订货单”各一联, 将另一份合同和一联”订货单”转供货商;
3． 供货商凭”订货单”供货。

业务部

2．旧户新品
1、 提供相关证件一式两份。

供货商

准 1、 审查供货商相关证件。
入
1．洽谈合同条款, 填写合同一式四份;
签 2．填写”商品进货登记表”一式两联, 确定商品
供货明细;
约 3．自留供货商相关证件一份, 其余单据转至商品
管理中心。
相关证件

业务部

相关证件
商品进货登记表
合同
1． 审核合同并签章;
2． 审核”商品进货登记表”;
3．商品编码;
4．商品定价;
3． 商品抽样质量检查;
4． 录入、 确认”商品进货登记表”;
7．录入、 确认合同;
8．自留供货商相关证件、 合同各一份; ”商品进货登记表”一联, 其余单据分送至各部门:
(1) .财务部: 合同一份;
(2) .业务部: 合同两份; ”商品进货登记表”一联。

合同
订货单

商品管理中心

合同
商品进货登记表

1． 机制”订货单”一式两联;
2． 自留合同一份; ”商品进货登记表”、 ”订货单”各一联, 将另一份合同和一联”订货单”转供货商;
3． 供货商凭”订货单”供货。

业务部

二．票据

业 务
1． 客户管理表
( 一式两联) 商 管

业 务
2．商品进货登记表
( 一式两联) 商 管

业 务
3． 合 同 商 管
( 一式四份) 财 务
供 货 商

业 务
4． 订 货 单
( 一式两联) 仓储/门店

三．说明:
1． 供货商提供的相关证件包括:
营业执照、 法人委托书、 生产许可证、 代理授权书、 专业认证标志证书、 名优品质标志证书、 卫生许可证、 卫生检疫许可证、 税务登记证、 商标注册证、 进口商品检验证明、 海关卫生检疫证明、 进口商品密码破译方法、 省市质检报告及产品生产所依标准( 代码、 编号、 名称) 、 商品质量保证书一份;
2． 物价质检员在供货商准入时即对新品进行抽样质量检查, 并在‘商品进
货登记表’上签字;
3．业务部机制‘订货单’含税进价时, 保留两位小数;
4．商管课对商品编码、 商品定价实行复核的原则;
5．商管课维护商品信息、 物价、 合同时, 实行录入人、 确认人分离的原则;
6．”订货单”应按供货商分库制单。

第二部分: 旧品补货
1． 填写”要货单”;
2． 转单至门店/仓储。
一． 补货流程

门店营业组/仓库

要货单
1．审核”要货单”、 店长签字;
2．录入”要货单”;
3．转单至配送组( 传真或网络传输) 。

门 店/仓储

配 送 组
1、 根据”要货单”生成”订货单”。

1． 机制”订货单”并加盖部门专用章;
2． 凭”订货单”向供货商提出订货。
业 务 部

二．票据:
门店营业组/库房
要 货 单
( 一式两联) 门店/仓储

三．说明:
1．”要货单”应按门店营业组或分库制单, 并区分主力/协力商品;
2．”要货单”、 ”订货单”上商品的数量原则上应该是包装含量的整数倍。
3．自动订单成为完成补货的最重要的手段。

第三部分: 商品购进
一． 购进流程
1．主力商品
配 送 组
供 货 商

自提 厂商送货

1． 根据”订货单”点数验货;
2． 在”订货单”上据实填写实收数量、 签字;
3． 机制”商品验收单”, 并在其供货商联加盖”货已收讫”章;
4． 分单至各部门;
5． 商品存放;

订货单

仓 储

2．协力商品
1、 凭”订货单”备货、 送货至门店。
供货商

1． 认真核对”要货单”、 ”订货单”;
2． 根据”订货单”点数验货;
3． 在”订货单”上据实填写实数数量, 签字;
4． 机制”商品验收单”, 并在其供货商联加盖”货已收讫”章;
5． 分单至各部门;
6． 商品陈列。
厂商送货

门 店

二． 票据:

财 务
商品验收单 仓储/门店
( 一式四联) 业 务
供货商

三．说明:
1．业务部、 仓储、 门店分别将”订货单”与”商品验收单”捏对存档;
2．录入、 确认”商品验收单”, 实行录入人、 确认人分离的原则。

第四部分: 商品配货
一、 配货流程
1． 填写”要货单”;
2． 转单至门店。
门店营业组

要货单

1． 审核”要货单”, 店长签字;
2． 录入”要货单”;
3． 转单至配送组( 传真或网络传输) 。
门 店

1． 根据”要货单”机制”配货单”。
2． 按”配货单”备货;
3． 货、 单同行配送至门店。
配送组

配货单

1．根据”配货单”接货、 验货;
2．据实填写实收数量;
3．上网做配货接货。
门 店

二．票据:
财 务
仓 储
配 货 单 门 店
( 一式四联) 配 送

第五部分: 商品返仓
一．返仓流程
门店营业组
1．填写”滞销商品报批单”。

滞销商品报批单
1．审核”滞销商品报批单”;
2．店长签字后逐级报批;
3．转单至配送组。

门 店

1．做返仓收货计划;
2．通知门店收货日期。
配 送 组

1． 依据”滞销商品报批单”按期将商品下架、 封存;
2． 根据商品下架实数机制”返仓单”。

门 店

返仓单
1． 按期到门店收货;
2． 货、 单一并送至仓储;
3．返仓接货;
4．分单至各部门。

配 送 组

二．票据:
门 店
1．滞销商品报批单
( 一式两联) 配 送

财 务
2． 返 仓 单 仓 储
( 一式四联) 门 店
配 送
三．说明:
1．”滞销商品报批单”逐级报批程序:
店长 部门经理 主管付总;
2．门店、 配送课分别将”滞销商品报批单”与”返仓单”捏对存档。

第六部分: 商品退货
一. 退货流程
1．仓储退货
仓储
1．整理待退商品;
2．填写”滞销商品报批单”;
3．课长签字后逐级报批;
4．转单至业务部。

滞销商品报批单

业务部

1．与供货商协调;
2．依据”滞销商品报批单”机制”退货单”;
3．分单至各部门。

退货单
1．照单备货;
2．发货。
仓储

供货商
1． 收货;
2．”退货单”签章或传真通知业务部。

2．门店退货:
1） 主力商品
① 执行返仓流程
② 执行仓储退货流程
2) 协力商品

1．填写”滞销商品报批单”。
门店营业组

滞销商品报批单
1． 审核”滞销商品报批单”;
2． 店长签字后逐级报批;
3． 转单至业务部, 由业务部与供货商协调并确定退货日;
4． 按期将待退商品下架、 封存;
5． 根据商品下架实数机制”退货单”;
6． 分单至各部门。

门 店

退货单
1．按期到门店收货。

供货商

二．票据:
仓储/门店
1． 滞销商品报批单
( 一式两联) 业 务

财 务
2．退 货 单 仓储/门店
( 一式四联) 业 务
供货商

三．说明:
1．仓储课/门店、 业务部分别将”滞销商品报批单”与”退货单”捏对存档;
2．”滞销商品报批单”审批程序:
仓储主管/门店店长 配送中心经理/门店管理部经理 主管付总。

第七部分: 清退
一．清退流程
1． 填写”滞销商品报批单”;
2． 经理审核。

业 务 部

滞销商品报批单

门店管理部

1．经理签字。

1、 门店主管副总签字;
2、 业务主管副总签字。

办 公 室

核 算 课

1．核对债权债务;
2．课长签字。

1．与供货商协调;
2．办理退货;
3．通知商管课办理清退。

业 务 部

二．票据:
业 务
滞销商品报批单
( 一式两联) 商 管
三．说明:
1．退货程序:
●清退商品全部存放于各门店, 执行门店退货业务程序;
●清退商品全部存放于库房, 执行仓储退货业务程序;
●清退商品部分存放于各门店、 部分存放于库房, 先执行商品返仓业务程序, 再执行商品仓储退货业务程序。

2．供货商信息处理:
由商管课上网进行供货商信息处理, 清退某一品牌或清户。

第八部分: 调价
一． 调价流程:
1．常规调售价
1．物价员填写”调价单”;
2．主管审核;
3．经理签字;
4．总经理签批;
5．录入、 下发变价信息;
6．分单至各部门。

商品管理中心

调价单

1．按”调价单”更换价签。

门 店

2．供货商调售价
1．提出调价申请。

供货商

业务部
1． 填写”调价申请表”;
2． 经理审核;
3． 主管付总签字;
4． 转单至商管课。

调价申请表
1． 物价员根据”调价申请表”填写”调价单”;
2． 主管审核;
3． 经理签字;
4． 总经理签批;
5． 录入、 下发变价信息;
6． 分单至各部门。

商品管理中心

调价单
1．按”调价单”更换价签。

门 店

3.促销调售价

1． 填写”调价申请表”;
2． 主管审核;
3． 经理签字;
4． 主管付总签字;
5． 转单至商管课。
促销部门

调价申请表
1．物价员根据”调价申请表”填写”调价单”;
2．主管审核;
3．经理签字;