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北京西直门华星贸易大厦有限公司销售部客户管理制度

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2020年4月19日
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北京西直门华星贸易大厦有限公司
销售部客户管理制度

客户信息管理制度
为使客户信息管理规范化、 标准化, 特制定本制度:
1. 销售部负责组织开展各项客户信息工作。
2. 客户信息的处理步骤为:
(1) 确定客户信息的需求方案和工作计划;
(2) 确定具体的业务分工和任务安排;
(3) 客户信息的整理和汇总, 并编制信息报告;
(4) 根据信息报告, 确定客户开发方案;
5) 信息发布, 促进销售人员的工作开展;
(6) 信息报告的分类归档。
3. 客户信息的来源主要包括:
(1) 新闻媒体;
(2) 中介机构;
(3) 各种协会、 团体;
(4) 有业务往来的单位;
(5) 私人关系等。
4. 信息报告种类包括:
(1) 日常报告: 口头;
(2) 定期报告: 提交客户信息报告;
(3) 紧急报告: 口头或电话。
5. 客户信息的搜集工作不但限于销售人员, 公司每一位员工都应关心和参与。
客户档案管理条例
为加强客户档案的管理工作, 使客户档案管理工作规范化, 有效地利用和较好地保存客户文档资料, 特制定本条例。
1. 销售部负责对客户档案资料实行统筹管理, 组织协调, 统一调度, 监督指导, 并对部门的档案管理人员进行培训。
2. 客户档案分类:
(1) 客户原始资料: 完整记录客户基本信息、 联系办法、 对大厦物业的评价、 联系人资料等。
(2) 客户开发资料: 客户需求、 承租记录、 服务记录、 客户关系状况等动态信息, 及客户状况分析。
(3) 租赁资料: 租赁合同、 收款计划与实际情况等关键信息。
3. 归档要求:
(1) 归档的客户资料, 应按照自然形成、 同一客户的原则和归档要求进行归档。
(2) 在一个卷内应按客户或资料形成的时间, 顺序排列。
(3) 案卷标题要简明准确, 易于区分和查找。
(4) 全部案卷组成后, 要对案卷作统一排列并编写档号, 然后逐卷登记, 编制案卷目录。
4. 对于客户档案的管理要尽职尽责, 避免破损、 污染、 遗失等, 并保守商业机密。
5. 客户档案借阅
(1) 各部门因工作需要需查阅有关客户档案资料时, 须按规定办理借阅手续, 登记后方可借阅, 机密级以上的档案文件须经部门经理批准后方能借阅。
(2) 借阅期限原则上不得超过两星期, 到期必须归还, 如需再借应办理续借手续。
(3) 借阅档案交还时, 必须当面核对, 如发现遗失或损坏, 应立即报告领导。
客户交接办法
1. 销售部在同客户签订租赁合同前, 应会同客务部共同拟订物业服务条款。
2. 合同正式签订后, 销售部应及时将合同副本及其它相关材料转交给客务部, 使客务部提前做好准备。
3. 在客户入驻前, 如有任何变化, 销售部须立即告知客务部, 共同处理。
4. 销售部应协助客务部做好客户入驻、 二装等手续。
5. 销售部负责整理客户档案资料并予以归档。