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资料管理制度改

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遂资眉高速公路眉山段工程项目

资料管理制度

四川省亚通公路工程监理所
遂资眉高速公路眉山段驻地办
二O一O年八月
遂资眉高速公路眉山段工程项目
驻地办资料管理制度

工程建设监理资料是项目驻地办对工程项目实施监理过程中直接形成的, 是工程建设过程真实、 全面的反映; 工程建设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、 人员素质和监理工作的质量。依据有关监理工作的规定, 对监理资料的、 整理、 归档作如下要求:
一、 施工阶段监理资料的内容:
1、 施工合同文件及委托监理合同
2、 勘察设计文件
3、 监理计划;
4、 监理实施细则;
5、 分包单位资格报审表;
6、 设计交底与图纸会审纪要;
7、 施工组织设计( 方案) 报审表;
8、 工程开工/复工报审表及工程停工令;
9、 测量核验资料;
10工程进度计划;
11、 工程材料、 构配件、 设备的质量证明文件;
12、 检查试验资料;
13、 工程变更资料;
14、 隐蔽工程验收资料;
15、 工程计量单和工程款支付证书;
16、 监理工作指令;
17、 监理工程师通知单;
18、 监理备忘录;
19、 监理工作联系单;
20、 报验申请表;
21、 会议纪要;
22、 往来函件;
23、 监理日记;
24、 监理月报;
25、 质量缺陷与事故的处理文件;
26、 分部工程、 单位工程等验收资料;
27、 索赔文件资料;
28、 竣工结算审核意见书;
29、 工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告;
二、 归档的监理资料内容
1、 委托监理合同;
2、 监理计划、 监理细则;
3、 监理日记;
4、 监理月报;
5、 监理指令文件( 监理工作指令、 监理工作指令回复单、 监理工程师通知单, 监理工程师通知回复单, 备忘录, 工程开工令( 停( 复) 工令) ;
6、 与业主、 被监理单位、 设计单位往来函件、 文件;
7、 会议纪要;
8、 施工组织设计、 施工方案审核身份证资料;
9、 施工组织设计、 施工方案审核签证资料;
10、 监理总结报告、 工程质量评估报告;
11、 工程质量安全事帮调查处理文件;
12、 工程验收资料( 分部工程验收记录、 单位工程竣工验收记录, 单位工程质量控制资料核查记录, 单位工程竣工报验单, 竣工验收报告, 工程质量保修书等方面的资料) ;
13、 分包单位资格报审资料;
14、 索赔文件资料;
15、 报验申请表( 原材料/构配件/设备, 检验批、 分项、 定位放样、 沉降观测、 施工试验等) ;
16、 工程变更单;
17、 监理工作联系单;
18、 驻地高监巡视检查记录;
19、 旁站记录;
20、 工程进度资料;
21、 主要的监理台帐;
三、 监理资料的管理要求
1、 公司监理资料管理实行总工程师负责制;
2、 监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理, 分类立卷装订, 每页要有编号。每卷要有目录;
3、 每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、 合同号、 建设单位、 总包单位、 建设日期、 完成日期和总监理工程审核签字;
4、 在工程( 合同) 完成后一个月内由资料管理人员整理装订后, 移交公司档案室并输交接手续;
5、 一般工程监理档案在工程保修期满后保存一年, 重要的工程监理档案保存可延长至三年。保存期间需要查阅时, 应办理借阅和归还手续;
6、 监理档案、 应真实可靠, 字迹要清楚, 签字要齐全, 不得弄虚作假、 擅自涂改原始记录。
四、 施工阶段监理资料的归档方法
施工阶段监理资料按五部分归档:
■合同管理资料 ■质量控制资料 ■投资控制资料
■进度控制资料 ■监理工作管理
1、 合同管理资料
编号
归档资料名称
1
监理委托合同
2
分包单位资料报审资料
3
施工组织设计报审表
4
索赔文件资料( 申请书、 批复意见)
5
工程变更单
6
工程竣工验收资料
7
工程质量保修书或移交证书
2、 进度控制资料
编号
归档资料名称
1
施工进度计划报审单及审核批复意见
2
工程开工/复工报审表及批复意见
3
有关工程进度方面的专题报告及建议
注: 工程进度资料一般指: 施工进度计划( 年、 月、 旬、 周) 申报表及监理方的审批意见, 进度计划与工程实际完成情况的比较分析报告, 施工计划变更申请及监理方的批复意见, 延长工期申请及批复意见, 人员、 材料、 机械设备的进场计划及监理方的审批意见, 工程开工/复工申请及监理方的批复意见。
3、 工程质量控制资料
编号
归档资料名称
1
施工方案报审表及监理工程师审批意见
2
工程质量安全事故调查处理文件( 事故调查报告、 事故处理意见书、 事故评估报告等)
3
原材料、 构配件、 设备报验申请表( 含批复意见)
4
检验批、 分项工程报验单( 含批复意见)
5
工程定位放线报验单及监理工程师复核意见
6
分部工程验收记录( 工程验收记录)
7
旁站记录
8
施工试验报审单及监理方的见证意见
9
工程质量评估报告
注: 因归档需要, 在有关的报验申请表中, 应注明部位、 内容、 监理方的审批意见明确、 依据充分。
工程质量评估报告中已包含了质量保证资料( 施工技术资料) 的核查情况、 检验批/分项/分部工程的质量统计情况、 混凝土/砂浆试块的评定结果等方面的资料。因而, 在归档资料中不再单独列项。
4、 投资控制资料

编号
归档资料名称
1
工程计量单及审核意见
2
工程款支付证书
3
竣工结算审核意见书
注: 如果监理方不参与工程竣工结算工作, 则上表中第3项就不存在。
5、 监理工作管理资料
编号
归档资料名称
1
监理计划
2
监理实施细则
3
监理日记
4
监理月报
5
监理指令文件
6
总监巡视检查记录
7
与业主、 被监理单位、 设计单位的往来函件
8
会议纪要
9
监理总结报告
10
主要的监理台帐
注: 主要的监理台帐按公司”关于现场监理工作记录的规定”处理。
为保证监理资料的完整、 分类有序, 工程开工前驻地办应配合总监办与建设单位、 承包单位对资料的分类、 格式( 包括用纸尺寸) 、 份数达成一致意见。
监理资料的组卷与归档, 各地区各部门有不同的要求。因此, 项目开工前, 驻地办应配合项目总监办, 主动与当地档案部门进行联系, 明确具体要求。竣工资料要求, 应与建设单位、 质监站取得共识, 以使资料管理符合有关规定和要求。
会议记录方法
在项目监理过程中很多问题需要用会议的形式予以解决, 会议中形成的一致意见具有法律效力, 是合同的一种补充, 与会各方都有义务遵照执行。根据监理工作的有关规定, 工程实施过程中会议记录工作一般都由监理方负责。会议记录方式是否科学, 内容是否合理、 合法、 明确, 条理是否清楚直接反映了监理组的工作水平和总体素质。为规范监理荛, 不断提高我公司的项目监理水平, 对会议记录的格式和记录方式作以下规定:
■记录格式
第一页为监表33( 会议纪要) , 后面附详细记录内容。
监表33中”××××会议纪要”一栏填写方法: 如是例会的即写”工程例会”, 质量、 进度、 投资专题会议的即写”×××专题会会议纪要”, 如是质量事故处理会议的即写”×××质量事故专题会会议纪要”, 第一次工地例会的即写”第一次工地例会会议纪要”, 其它按”会审、 ×××方案论证、 ×××工程技术交底、 ×××工程验收”等方式填写。
■ 记录方式
工程会议的最终目的是提出问题和解决问题, 因而, 我们在记录过程中应始终围绕着这个主题进行。有时某些人发言, 颂古论今、 旁证侧引仅仅是为了论证其观点而已, 作为记录者必须抓住其要点, 不能走进庐山云层中。
首先, 该次会议提出了哪些主要问题, 应准确的予以记录。
其次, 经过会议的讨论, 哪些问题形成了共同的解决意见, 应明确的予以记录; 对未形成共同意见的问题如需记录的可按观点区分, 比如: ×××单位或人的意见为: …………。以推卸责任为目的的不同意见不作记录。
最后, 会议主持人或领导勉励性的, 同时有关法规、 规范规定应该做到的要求作为会议记录的结尾。确无此项的能够不写。
按此方法记录会议内容, 就比较合理、 明确, 同时文字组织应言简义骇。
监理月报的编写方法
按理说监理月报的编写内定在《监理规范》中有明确的规定, 但我们在检查中发现编写内容和格式仍是五花八、 迥然不同, 其间固然有工作马虎、 态度不认真所致, 另一主要原因是不知规范规定的纲要内容下如何去展开写。为此, 根据《监理规范》的要求和我们的经验总结, 对监理月报的编写内容进行细化, 同时对编写格式也进行规定。
编写目的: 经过阅览监理月报, 让业主足不出户就能够比较全面地本月工程的进度、 质量、 工程款支付额以及工程变更引起投资的变化情况, 另外, 还必须让业主知道监理方为工程三大目标的控制做了哪些具体的工作。
编写具体内容:
一、 工程概况:
该项内容在第一期月报中写, 以后能够省略。
内容:
二、 工程进度
1、 工程计划进度、 形象进度
用列表的形式来表示。
2、 进度分析
施工过程中, 计划进度和实际进度往往会发生偏差, 总监办必须对偏差的原因进行分析, 并提出纠正的措施。
原因分析主要从以下几方面入手:
天气原因: 影响工程正常施工的雨天、 台风、 高温、 严寒等有几天。
施工作业人员、 材料( 包括周转材料) 机械设备原因: 是否充分, 进场是否及时, 机械设备性能是否满足施工要求等等。
现场管理原因: 计划安排是否合理, 组织工作是否严密科学, 管理体系是否健全等等。
周围环境原因: 有否工程量的增加或减少影响工程进度, 变更是否及时。
业主方面的原因: 工程款支付, 设计文件及其它它应提供的资料有否影响到工程进度。
3、 监理方采取的措施及其效果
找出了进度产生偏差的原因后监理组应采取一定的措施予以纠正。常规有以下措施:
召开进度专题会议: 增加人、 材、 机等资源, 延长工作时间, 调整进度计划, 加强现场管理, 解决周边环境的制约问题等。
加强建设各方的配合: 比如缩短验收时间, 及时签复各种函件。
技术方面: 有否提出新的施工工艺、 施工方法, 对施工方案中的技术措施是否提出变更建议等。
监理方采取的一系列措施施工单位是否认可, 有否落实到位, 最终的效果如何。
三、 工程质量
1、 本月完成的工程质量概况
原材料、 构配件; 本月进场的原材料、 构配件从质量证明文件、 外观质量及试验结果等方面说明其质量情况。
完成的分项工程、 检验批质量情况: 从施工工艺的规范性, 外观质量, 实测实量的结果, 质量保证和技术资料等方面进行说明。
2、 本月完成的分项工程、 分部工程验收结果, 列表形式表示
项目名称
项目部
自检结果
验收结论
备注
第一次
第二次

一次验收合格率:
3、 监理方采取的工程质量措施及效果
措施
次数或份数
主要内容
效果
资料编号
例会或专题会议

监理指令

监理备忘录

停工指令

监理交底

缺陷处理记录

注: 有关工程质量整改意见的通知都可在: ”监理指令”中签发。
效果: 主要写施工单位对监理指令的执行情况以及原来实物质量不够理想部位有否因此而改进。
四、 工程计量与工程款支付
五、 合同其它事项
六、 本月监理工作情况
本月本工程监理人员有: …………………××人。
根据监理委托合同的规定, 我驻地办采用旁站、 验收、 监理指令、 会议、 实测实量、 见证、 巡视等一系列手段经过组织协调的方式, 对工程质量、 进度、 投资三大目标进行了科学、 严格的控制。监理工作统计结果: [参见附表格式]