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费用开支管理制度

为完善公司财务费用制度，加强公司的财务管理，统一各部门的报销程序及规定，本着开源节流、勤俭节约、有利于工作的原则，依据财务管理制度，特制定本制度。
一、费用开支计划
1、根据公司规定，各部门、分公司应根据本部门与分公司的实际情况，制定年度、季度、月份的费用开支计划，报公司批准后，即为各部门与分公司各时期的费用开支预算。
2、经公司批准的各项费用开支资金预算，不得挪作它用；当期未使用完的计划资金或申请追加的费用开支，应在下期费用开支计划中重新申请并注明原因，严禁在无资金预算计划的情况下使用或挪用其他项目的计划资金。
二、资金借支审批流程
1、公司员工办理因公借款时，须由经办人填写借款单，写明借款事由和金额，交由部门经理签字、总监审核、总经理审批后，方可到财务办理借款手续。
2、借款人员应及时冲帐，原则上借款必须在7个工作日内到财务报帐，报帐程序按照费用报销流程，严格执行“前款不清，后款不借”。月底如有超期未结款项，则扣发当月工资。
3、严禁非因公的私人借支。
三、费用报销审批流程
（一）费用报销的填列参考：
科目
摘要关键字
附 件 要 求
附件表格参考格式
工资
工资、奖金、
工资汇总表、补助人员名单、财务内部要求

社会劳动保险费
员工社保
交保人员名单（交第一次后，人员未变动可不交）、银行回单、财务内部要求

福利费
加班补助、通讯补助、餐费补助、交通补助、
餐费补助每月报销一次，用餐人员统计表

通讯费
手机费、固话费、网络费等
各号码费用清单、相关行业的税务发票

交通费
员工在市内的交通费用（注明行程起止点）
相关行业的税务发票

差旅费
住宿费、餐费、车费、差旅补助（具体行程点）
相关行业的税务发票

招待费
餐费、礼品
相关行业的税务发票

员工培训费
在职员工的出外学习、公司组织员工的培训费用
人员清单、相关行业的税务发票

招聘费
人才聘用费用
合同协议、相关行业的税务发票

租赁费
租金与期间
合同协议（第一次必须提供）、相关行业的税务发票（租赁发票）

水电费
水费、电费
水电读数清单、相关行业的税务发票

办公费
文具、电脑耗材、低耗品
物品清单、相关行业的税务发票、验收签名、行政部的固定资产挂账

物料消耗费
购买的物料、清洁用品、
物料清单、相关行业的税务发票

印刷费
单据印刷、公司手册及其他文件资料印刷
印刷的样品、相关行业的税务发票

广告宣传费
广告费、宣传资料、宣传活动
合同协议、活动的计划安排表、相关行业的税务发票

维护维养费
店面维修费
材料清单、工时结算单、相关行业的税务发票

车辆费用
车险税费、油费、停车费维修费
合同协议、维修清单、相关行业的税务发票

其他费用
不是日常发生，金额较小的费用
相关行业的税务发票
其他费用

（二） 费用报销的填报要求
1、报销单的传递及审核流程：（报销单含费用报销单、差旅费报销单、付款申请单）
（1）经办人按要求填写费用报销单，将附件粘贴在报销单后，经费用发生部门负责人签字确认。经办人为部门负责人的由管辖领导签字。
（2）会计根据审核要点审核费用报销单据，对于费用报销单填写不规范、发票不合格、相关审报手续未办完的，退回报销单补齐手续。
（3）费用的报销流程：经办人—部门负责人—管辖领导—会计审核—财务负责人—总经理—出纳。
（注：严禁将同一项目开支主观分拆多张单据报销的任何行为）
2、报销单填报及附件要求：
（1）填报的经济业务内容必须真实可靠。必须以真实的原始凭证为依据，不得伪造、涂改原始凭证。
（2）发票金额与入库单不相符时，按两者中最小金额填报；发票的内容必须与报销单一致。
（3）请使用黑色的签字笔或钢笔填写，禁止使用其他颜色的圆珠笔或铅笔填写，报销内容须用正楷填写，字迹工整、清晰。禁止使用任何形式在报销凭证上进行涂改，否则，将视为无效单据。详细写明报销部门、日期、报销人、单据张数、费用用途和金额等；其中，报销单右上角的附件 张，是指附在报销单后的附件张数之和，请用大写数字（如：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰）填写。
（4）用途内容简洁、清晰。用途中尽量包含有“费用科目说明—摘要关键字”的内容。
（5）如须在一张报销单上填写多种费用的报销，请按报销费用的性质不同分别列明。
（6）原始单据背面应由使用部门验收签名确认；经办人在发票背面签名。报销经办人在报销业务内容中，如含有两个以上使用的部门必须在报销单后用A4纸填写好各使用部门的明细摘要、金额等，同时使用部门的负责人应在相应的业务上签字确认。
（7）费用报销必须及时，费用发生完成后必须在7个工作日内报销。
a.出差报销的逾期时间，以出差人每趟出差后回公司报到时间往后推算；不同级别人员为同一事件出差，按就高原则报销。

b.装修等小工程项目的逾期时间，以每项工程验收合格日往后推算。（适用工程外包；公司自行装修项目需按月报销，如果工程验收合格所有费用需半月内报销完成，不允许跨年报销。）
c.如审核报销单不合格时，应在报销当期通知报销人取回报销单，报销人必须在7个工作日内根据要求办好手续交回费用会计审核。
(8) 报销费用中涉及到的合同或协议，报销时必须提供复印件作为附件。
(9) 发票分为普通发票、增值税专用发票两种。如果收款方为增值税一般纳税人，必须要求对方开具增值税专用发票。增值税专用发票的开票资料及开票要求，请向财务部咨询，增值税专用发票抬头为：公司名称。普通机打发票抬头为：公司名称，开票数量金额内容必须与货物清单相符。
(10) 报销单附件一般包括发票、货品清单、入库单、验收单、预算表、报价清单、其他明细清单。如果是购买资产或物料等支出，后附发票或单据上必须写明用途、使用地点、申请人和验收人签名确认（如申请人和验收人为一人时，由部门经理签名确认）。
（11）报销人根据自己所在公司或分公司进行报销，开具的发票的抬头必须按所在公司的营业执照上的全称进行开具发票，发票名称错或漏一个字都不给予报销。
四、其它费用报销
未涉及到的其他费用开支。各公司在经营过程中，需增大费用开支范围或增加费用开支额度，应向公司提出书面申请，或通过增加资金预算管理的途径，报公司批准进行列支。
公司各项费用开支与控制应落实到部门或个人，必须实行责任管理。
五、处罚
未严格执行本制度的部门或个人，公司将按照相关制度规定进行严肃处罚；给企业造成经济损失的将追究相关责任人的经济责任或法律责任。
六、附 则
1、本制度适用于：公司全体员工
2、本制度由财务部负责解释或修订。
3、本制度发布之日起执行。

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