物业公司架构及人员职责.doc

公司架构及人员职责
说明

一、公司组织架构
（一）、总公司

副总经理
行政综合部
财务部
项目部
工程部
市场拓展部
品质监督部
总经理

总经理岗位职责
1、在公司的领导下，负责总公司决议的贯彻落实，负责公司的全面领导和管理工作。
　　2、负责召集、主持总经理办公会议，研究处理总经理办公会议职权内的各项工作和问题。
　　3、负责提出需由总公司讨论、通过或决定的问题议案。
　　4、负责部门经理职务人员的面试、录用、辞退工作。
　　5、负责公司重要的公关事务及重要接待工作。
　　6、负责公司业务开拓及提高公司形象工作。
　　7、负责签署对外合约和物业管理公司所有下属人员聘用合同。
　　8、负责编制年度财务预算，做好财务监督工作。
　　9、完成总公司授权或安排的其他工作任务。
副总经理岗位职责
1、在总经理领导下，协助总经理主持公司的日常行政和管理工作。
　　2、负责协调、指导各部门经理、主管的工作，保证公司各方面工作的顺利进行。
　　3、负责公司员工的思想教育和队伍建设以及应聘员工的招聘、录用、考勤、奖惩、辞退等管理工作。
　　4、负责公司员工的培训、考核；根据实际管理要求进行方案计划、组织实施、监督检查、总结讨论，循环管理工作
　　5、负责组织制定、修订完善公司各项管理制度提交总经理，通过并监督检查实施。
　　6、负责组织编写和审核《质量手册》和《工作程序》批准作业指导文件。组织制定分管部门的管理考核标准；
　　7、负责审批有关内部质量审核的计划，报告文件，并组织进行内部质量审核活动。
　　8、负责组织品质监督部对各部门进行周检、月检工作，对不符合标准要求的服务，及时进行纠正和指导。
　　9、完成公司领导交办的各项工作任务。

（二）、行政综合部架构图

经理
文员

采购员

库管员
行政综合部

一、行政综合部经理岗位职责
1、在公司总经理的领导下，负责对品质监督部、行政综合部、项目经理部的日常管理工作。
2、贯彻落实公司质量方针和目标，组织制定各项工作质量标准；
3、负责协助总经理对公司进行人事、行政及其他方面的管理工作；
4、按公司领导要求草拟和制订有关文件、公文； 制订工作纪律，督促员工遵守执行；
5、负责公司的档案建设及管理工作。
6、负责办理人员面试、考核及签订劳动合同等各项工作；办理人员辞退、辞职工作，制定员工培训计划，组织员工上岗及在岗培训；
7、负责作好工资、奖金、福利等费用的造册工作。
8、按照国家有关法律法规及公司规定，制订公司相应的人事、政规章制度，组织运作及监督检查；

二、行政综合部文员岗位职责
1. 接听、转接电话；接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。做好会议纪要。
4. 每月负责收集各管理项目的工作报表，统计每月各项目上报的考勤并做帐，留底。
5. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
三、库管员岗位职责
1、认真验收各类入库物品,清点数量、检查包装情况,确保物品入库时质量完好、数量与单据相符；
  2、认真填写各类库房账目,随时记录物品出库情况,核对库存数量；
  3、按时向财务部门报账,随时接受财务人员清点盘查库存；
  4、认真整理库存物资,摆放整齐,物品卡清晰有效,物品分类明确,常用物品应取放方便；
   5、保持库房整洁,随时打扫库房卫生；
   6、及时向上级申报库存情况,确保各类库存物资最低存量,以保证相关部门随时领用。
四、采购员岗位职责
1、负责公司所需各类物资的采购工作；
    2、负责建立各类物资的采购供应渠道,严格审查各类供应商资质和信誉,提交上级确定；
    3、随时掌握各类物资的市场价格趋势,随时对比其他供应商价格,在保证质量的前提下,选择价格最低的供应商,并提交上级审核。
    4、建立物资采购档案,认真记录有关物资价格、供应商联系人、联系电话等内容,以便随时查阅。

（三）、财务部架构图
会计

出纳

收费员
财务部

一、财务部会计岗位职责
1、负责记好财务总帐及各种明细帐目。手续完备、数字准确、书写整洁、登记及时、帐面清楚。
2、负责编制月、季、年终决算和其他方面有关报表。
3、协助编制并执行公司预算。认真审核原始凭证，对违反规定或不合格的凭证应拒绝入帐。要严格掌握开支范围和开支标准。
4、定期核对固定资产帐目，作到帐物相符。
5、每月书面向总经理汇报财务情况，当好总经理参谋，发挥财务监督作用。
6、定期装订会计凭证、帐簿、表册等，妥善保管和存档。当年会计档案由会计人员保管，往年会计档案由公司档案室保管。
7、负责掌管财务印章，严格控制支票的签发。
8、按期填报审计报表，认真自查，按时报送会计资料。
9、加强安全防范意识和安全防范措施，严格执行财务管理方面的安全制度，确保不出安全问题。
10、严格遵守，执行国家财经法律法规和财务会计制度，作好会计工作。
二、财务部出纳岗位职责
1、认真审查各种报销或支出的原始凭证，对违反公司规定或有误差的，要拒绝办理报销手续。
2、要根据原始凭证，记好现金和银行帐。书写整洁、数字准确、日清月结。
3、严格遵守现金管理制度，库存现金不得超过定额，不坐支，不挪用，不得用白条抵顶库存现金，保持现金实存与现金帐面一致。
4、负责到银行办理经费领取手续，支付和结算工作。
5、负责支票签发管理，不得签发空头支票，按规定设立支票领用登记簿。
6、加强安全防范意识和安全防范措施，严格执行安全制度，认真管好现金、各种印章、空白支票、空白收据及其他证卷。
7、负责编造每季和每月的现金支出计划，分清资金渠道，有计划的领取和支付现金。及时与银行对帐，作好银行对帐调节表。
8、根据各项目收缴费用明细，作好缴费登记工作，定期向主管领导汇报收款情况。
9、严格遵守、执行国家财经法律法规和财会制度，作好出纳工作
三、收费员岗位职责
1、对经理负责，遵守公司制定的财务人员管理规则，做好本职工作。
2、负责物业服务费等各项费用的通知和收缴。
3、每天下班前应把当天收缴的各项管理费用的现金入库，并统计好交费情况。
4、树立“业主至上，服务第一”的思想。工作中应热情、周到。
5、完成经理交办的其他事项。

（四）、工程部架构图
经理
维修员

强电

弱电
工程部

一、工程部经理岗位职责
1、制订并带领本部门员工自觉遵守各项规章制度，认真履行岗位职责，严格按工作规范操作。
2、负责制订工程年度维修保养计划，提出设备更新的可行性方案和预算报告，做好设备物资的请购工作。
3、熟悉物业区域各重要设备的性能，抓好设备维修、保养管理工作，确保所有设备运转正常。
4、负责处理客户对工程维修的投诉，经常检查报修工作的完成情况，及时组织突发性设备故障的抢修。
5、加强管理，科学安排部门各项工作，深入现场检查员工工作质量与服务情况，严格按岗位责任制实施奖惩。
6、深入调查研究，从实际出发，制订节能措施，降低能源消耗，提高经济效益。
7、根据工作需要提出部门员工的增减意见，并参与新员工招聘面试工作和业务技术考核。
8、抓好人才培养工作，协助行政综合部门做好对员工的业务技术培训和考核工作，提高部门人员的整体素质。

（五）、品质监督部

1、在副总经理领导下，严格按照公司质量标准，对公司下属各部门工作品质进行定期或不定期检查、监督。
2、对各项目、部门的日常工作，职员的仪容、仪表及日常行为规范等实施督导检查。
3、对违反公司制度的人员，参照《奖惩制度》进行处罚。
4、发现问题现场指正，提出整改措施及合理化建议，并对检查结果进行登记，对重大问题应及时向上级汇报。
5、负责接受公司职员、业主及客户的重大服务投诉，协助相关部门调查取证、处理、监督整改并跟踪回访。
6、了解公司职员的思想动态和工作状态，及时向相关部门和领导汇报。
7、服从安排，认真完成上级交办的其它任务。
8、 接受其他临时工作。

（六）项目部架构图

项目经理
工程维修部
客户服务部部部
秩序维护部部
绿化保洁部部管

白班秩序班长
前台接待员
保洁员
秩序维护员

夜班秩序班长
白班维修班长
夜班值班班长
工程维修员
绿化工
区域管理员

一、项目经理岗位职责
1、全面负责客户服务中心工作安排,负责客户服务中心管理范围内的工作质量,保证为客户提供良好的管理与服务;
    2、负责制定、贯彻、落实本部门岗位责任,制定工作要求、工作目的、以及建立各项管理制度;
    3、负责计划、组织好物业公司与业主的楼宇交付工作;
    4、负责指导监督、检查本部门各项工作及下属员工的工作完成情况;
 5、与客户保持紧密、良好的联络、沟通,受理客户的投诉;负责制定客户回访计划,组织客户意见征询活动,定期了解客户对公司各项服务的意见及建议,不断保持、改进、提升服务的素质;
    6、负责确保本部门质量记录的完整、准确有效,并做好归档工作。参与公司组织的物业管理质量大检查及做好相关之管理质量评定工作;
    7、负责制定本部门每月的工作计划、物品需求计划及资金使用计划,并保证计划的贯彻执行及成本的有效控制;
 8、负责对客户服务中心每月的工作进行总结,呈报总经理;
    9、负责做好客户服务中心与公司其他部门之间的沟通及协调工作;
    10、负责培训及提高本部门人员的文化素质、工作能力及业务技能;
    11、根据本部门员工工作情况,每月评核员工工作业绩;
    12、负责监督小区范围内公共区域的环境卫生、园林绿化及公共设施设备养护等方面工作开展情况。发现问题,与相关部门协调,寻求改善之方法;
    13、负责员工思想工作,提高员工企业责任感;
    14、协助行政综合部做好客户服务中心人员招聘、考核、录用及人员调整工作;
    15、完成公司交办的其他工作任务。
二、岗位职权说明
（一）、职权范围
1、项目部
秩序维护队员对班长负责，班长、保洁员对秩序维护队长负责，队长对服务中心经理负责，服务中心经理对副总经理、总经理负责。
2、工程部
维修员对工程部经理以及所在项目服务中心经理负责，工程部经理根据工作职责要求对维修员进行管理，服务中心经理负责对所属项目的维修员的日常工作进行考勤考评、安排部署、监督，并将维修员每月的工作情况汇总到工程部经理。大型的维修、抢修、维护、保养，工程部经理需要调配维修员时，必须经过公司副总经理签字同意，并下达《维修人员调配单》，维修调配单需说明调配理由、调配起始时间等内容。维修员完成任务后应及时回到原工作项目。工程部经理对副总经理、总经理负责。
3、行政综合部
文员对行政综合部经理负责，行政综合部经理对副总经理、总经理负责。
4、财务部
收费员对出纳负责，出纳、会计对总经理负责。
5、品质监督部
品质监督员对副总经理负责。
（二）、职权说明
1、各部门必须严格要求所属部门员工，加强培训、检查、监督力度，根据职权范围，逐级请示汇报工作情况。本部门一般问题，必须在本部门进行协调解决完毕，严禁逐级上推。除特殊情况外，严禁越级汇报。
2、各部门经理必须在次月3日内将本部门的月工作总结、下月工作计划，费用汇总表等上报副总经理、总经理。