IT项目管理中的知识管理.doc

IT工程管理中的知识管理

面对这二十一世纪，管理学大师彼得.得鲁克曾经作出这样的判断：“无论对于商业组织还是非商业组织而言，21世纪最有价值的资产将是其知识工作者及其生产力。管理在21 世纪所需做的最重要的奉献，就是提高知识工作与知识工作者的生产力。〞作为一个卓越的观察家，得鲁克对于知识管理在未来企业中的地位作出了很高的评价。
全球化、世界范围内的经济管制放松与日新月异的技术变革给中国企业带来开展机遇的同时，也给中国企业出了一道难题：如何在迅速变化的世界中抓住时机，开展自己而不是相反的落后挨打而最终被市场淘汰。从很多方面来说，都是对企业管理知识水平的考验：
变化的市场环境：市场范围的扩大。随着我国参加世界贸易组织〔WTO〕及企业全球化的开展，要求企业能够在无限的时空范围里,充分而有效地利用与分享知识、经历与资源。
客户要求的多样。客户的需求越来越个性化，要求企业能够迅速的了解客户的信息，对客户信息进展管理，使企业的生产、采购、销售的全过程能够对客户需求信息进展快捷的反响。
变化的技术：从科学技术本身来说，技术开展越来越快， 而从技术的应用过程来看，从科学的研发到商业性的应用的时间过程也大大缩断。为了跟上科技开展的形式，要求企业员工能够快速根据需求来访问多种形式的信息与知识，迅速掌握必要技术知识。
变化的竞争形式剧烈的竞争迫使企业开场意识到,公司企业在这个变化多端的世界里要想生存最根本能力就是提高企业的组织学习能力，增强组织的应变力，同时他们也认识到在这个新的世纪里公司最重要的资产不是土地、不是公司里的设备也不是银行里帐户上的资金而是无形的“智力资产〞，如何实现提高组织的学习力，如何加强公司的“智力资产〞的管理，人们不约而同的想到知识管理。
所有的都将成为工程，公司的组织构造也变成了以工程为核心的扁平的构造，但是随之而来的是由于工程中的人员来自多个方面，工程中的人员收到多重领导，工程中的管理控制本钱极为昂贵，如何能够实现工程中的实事控制，而又不降低整个工程工作组的灵活性及创造性，是工程管理的一大难题，我们认为工程知识管理平台可以有效降低工程控制的难度，促进工程实施的进展。
工程知识管理平台及工程文档管理的区别
谈到知识管理，许多人会想到工程管理中的文档管理，好似工程中只不过需要管理管理数据、文档而已，好似与传统的工程管理中的文档管理没有什么区别。
知识管理用来管理文档当然可以，但如果仅能用来管理文档，那这知识管理确实没什么特别的。就称持这种想法的人为“武断主观论者〞吧，首先来看看他们所犯的几个认知错误。
错误之一是没有对知识的可操作定义做一个明确界定，如果知识与数据及信息相比并不是什么新东西，那么对于知识管理而言也没什么新鲜可言，称它为信息管理也恰如其分。目前，很多所谓的知识管理解决方案恰恰是数据仓库、文档管理等的伪装，只是加上了一个“知识管理〞标签而已，确实这种工程知识管理平台不要也罢。
第二个错误是对信息库、知识库的过分强调抑制了有效的知识流，信息管理很大程度上强调将有用信息收集与存储起来，如果将知识与信息等同，那么将知识管理看做仅是建立知识库也就没什么大惊小怪的了。而事实上，知识流更在本质上提醒了知识概念的内涵。应该认识到在工程实施中对于知识管理中的核心是使用，也就是说知识管理平台在工程管理中能够最大程度的提高知识的利用率，而不是简单信息堆积。这也是传统的工程文档管理中所遇到的最大困难之一。
文档看得见、摸得着，是一种显性的知识，如果仅仅将知识看成这种存在于人们头脑之外的东西，那么就犯了第三个错误——对隐性知识没有给予足够重视。事实上，很多知识恰恰是“在人们耳朵之间产生的东西〞，这种隐性知识常常是获取、吸收、创立显性知识的源泉。很多人常常并没有理解什么是知识知识，包括它的属性与结果，某些人甚至无视它的存在。工程知识管理平台对于这种潜在的知识挖掘非常关注，成熟的工程知识管理平台为提高隐形知识的显形化提供了多种技术方法，这是传统的工程文档管理所无法比较的。
而有些错误是有意为之，如目前很多技术厂商以及知识管理鼓吹者，正不遗余力地给传统技术如文档管理、数据仓库等披上“知识的新衣〞。这常常会造成两种结果，一方面是宣导了知识管理的理念，另一方面却使人迷惑了知识管理的实质。所以不在知识管理纷繁的嘈杂声中迷失自己，保持一份对知识管理的清新头脑是很重要的。
表1 信息管理与知识管理的比照

信息管理
知识管理
管理对象
信息
知识
表现形式
构造化数据库、非构造化文档等
除此之外，还包含隐性知识
管理手段
信息收集、存储与使用
知识生产、分享、应用与创新
管理目的
信息集成、提高效率
知识应用、例外处理、业务创新
管理思想
把事情做好
更快地把事情做好与做正确的事
表1给出了信息管理与知识管理在管理对象、表现形式、管理手段、管理目的以及管理思想几个方面的根本区别，或许它能帮助你对知识管理有个清楚的认识。
工程知识管理平台同传统的工程文档管理相比，可以运用多种现代信息技术的最新成果。在应用中已经工程为核心实现工程中的人员管理、资源管理、进度管理、沟通管理、质量管理、范围管理、风险管理及知识管理的多重链接，直接上升到信息的动态协调及调度的层次，而且知识管理平台作为业务活动中知识引擎，可以驱使工程活动更快、更好的执行。
图1 知识管理平台在工程过程中发现知识
知识管理对工程成功的作用
下面的情况在工程中可谓屡见不鲜：
1、以前写过或见过别人整理的一份非常有价值的报告与资料，在需要的时候很难找到，在海量的文档中寻找需要花费很多时间及精力；
2、由于工程实施参谋的调动或者企业内部工程小组成员的变化，使双方的沟通发生困难，许多事情要从头做起，或者由于人员的流动使得重要的资料与文档丧失。
3、在工程过程中，工程小组成员遇到难题不知道向谁请教或者手头没有联系方式而错过了解决问题的良好时机；
4、在工程实施过程中，产生了许多思维的火花或者在某个问题上有一些心得体会，希望与工程小组成员共享并得到他们的反响，但是找不到一个适宜的技术平台来进展。
IT实施工程一般具有周期长、人员多、牵涉面广的特点，而且由于信息化工程本身具有很强的技术性及专业性，在工程实施过程中必然产生大量的文档、数据。这些工程中大量产生的信息如需求分析、建议、解决方案与最终结果等应当加以记录、整理、标准，以便及工程中查阅、交流，而且作为整个实施过程的记录它还给以作为实施双方检查进度与确认双方责任的的一个重要工具。在工程实施过程对于企业的工程小组成员来说也是一次学习过程，对于工程实施公司来说那么是一个知识转移的过程，通过培训、讨论、文档提供等多种方式把自己的实施经历传授给客户方成员。问题的产生、解决方法、思路、解决方案在整个过程中，必然产生了大量的知识经历，管理这些知识可以尽快促进整个工程组的进步，并且在工程实施后对于企业来说也是一笔珍贵的知识财富。
总的来说工程知识管理平台对于工程实施有以下三个作用：更快的学习、强大的工程支持与智力资产管理。
知识管理促进形成学习型组织
知识管理平台并不是一个简单的知识存放的容器，知识本身并没有价值，它只有在被使用的过程中才能发挥出它的效力，知识管理能够为工程小组提供多种多样的知识交流及沟通的方法及工具，促进工程小组成员间的知识共享，提高工程中的知识利用效率，积累工程知识经历，加速工程小组的学习能力，从而能够在最短的时间内完成任务。
工程知识管理平台针对工程管理的需要，提供多功能的模块，通过及各种信息文档的整合，有力对工程管理进展支撑，可以大大降低工程主管的工作难度。
IT工程实施过程是企业难得一次学习及提升的时机通过及外部实施参谋的合作，学习最先进的管理思想及技术手段，不仅可以直接提高企业的信息化水平，间接所带来的好处就是在实施过程中，企业中参及实施的员工得到了锻炼学习的时机，信息化建立过程中所产生的各种经历知识及人员智慧都是企业珍贵的知识财富。通过知识管理平台，可以有效的把这些智力资产管理起来，推进其在整个公司的范围内的使用，实现智力资产的保值增值。
工程知识管理平台促进知识的共享及利用主要表现在以下几个方面：
供企业内部知识的完整定义及分类规划，大大促进公司知识的积累及开展；
减少知识发现的本钱，促进工作效率〔寻找资料、研究方法的使用、撰写报告、防止不必要的重复工作等〕；
将组织内优良案例分享给组织内所有成员，促进成员间的学习；
通过知识资源中的人员资料内容，快速找到能提供解答的专家；
通过知识资源内容中的电子培训资料对员工进展培训，节省了教育训练本钱；有效深化成员及产业技术分析所需具备的知识及技能；
有效整合分散及各系统间相关知识，提供系统浏览分类搜寻的系统能力；
通过知识资源中的业务方面以及新闻公告等内容，员工可即时获取工作上所需的讯息；通过知识资源平台有效提供员工于工作时所需的相关技术文件及经历心得；
通过知识交流工具促进工程干系人进展直接及间接的知识交流，从多纬度对待工程实施，多方面学习知识。在这个过程中，个人的知识经历在工程组中迅速流通并被其他工程组成员吸收，实现知识增值。
知识管理对工程管理的支持作用
工程知识管理平台可以通过各种模块功能，全方位的整合各种及工程相关的信息，全方位的管理所有及工程工程的信息资源，并且通过及工程管理的整合，知识管理平台可以直接为工程管理提供支持。
通过知识管理中的文档管理，知识管理平台可以清晰的把及工程相关的合同、方案、工程交付物、数据、报表整合到一起，实现工程信息的协同管理。
通过工作流管理，可以标准的定义各种工程操作流程，使工程操作流程固定化与电子化，实现工程的通明化管理，而且通过知识管理平台，无论工程组中的人员身处何处，他们都可以通过工作流实现工程的操作。
通过人力资源管理模块，工程组的不同人员都被链接到工程中去，在知识管理平台上，可以清晰看到在不同子工程中工程组成员的角色、联系方式，而且通过知识管理平台的权限管理，可以根据不同人员的角色及级别来定义他们的阅读、编辑权限与工程操作。
通过财务管理模块可以将工程链接到一个或多个本钱中心，资源的使用本钱、材料的价格、人员工资等方面得到工程的完整本钱核算，在工程实施过程中，可随时对单个资源或整个工程的实际本钱及预算本钱进展分析、比较、跟踪。
通过资产管理模块，可以清晰查阅及工程相关物资信息，并跟踪物资使用情况与请求，包括物料的申购、使用调拨、出入库记录等，实现工程物流的动态管理。
当然由于不同工程知识管理平台的技术上的差异，对于工程管理的支持，不同工程知识管理平台在模块的功能上与重点上有很大区别，但总的来说工程知识管理平台都是以围绕工程管理利用各功能模块的协同，来实现工程管理中人流、物流、信息流的动态跟踪及管理。
管理工程智力资产
知识也是企业内部一种珍贵的知识财富，通过知识管理可以实现企业的知识储藏，将个人知识提升为组织知识，当公司发生人员变动、新员工进入公司时，可以通过这种组织知识迅速上手进入工作状态，从而减少了组织内部由于员工岗位变动、人员流动所造成的损失。而且知识的系统化也有利于企业的创新，对于知识管理，有一句经典的话就是：不要重新创造轮子。创新都是建立在前人根底上的开展改革，通过知识管理手段，公司员工可以方便的知晓其流域内的前人所做的工作，并在其根底上实现开展创新。
工程实施中所形成的大量知识经历，无论是对于企业内部的信息化建立、管理提升、工程管理都是非常重要的参考资料，对这些知识的传播及学习可以有效的促进整个企业的管理信息化水平的提高，为企业人才培养提供直接的学习材料，许多企业在实施工程之后没有有效的管理他们在工程实施过程中所得到的知识，随着时间的推移、人员的变动，造成珍贵的智力资产的损耗。在面临类似的工程或者问题是，企业不得不化大量的资本再次邀请外部的实施参谋，花费昂贵的咨询费用，对于内部员工也不得大进展再次培训。如果管理好工程实施中形成的“智力资产〞，可以很大程度上降低企业的这些费用，实际上对于IT工程实施的后续局部，持续改良发挥信息化系统的作用这个阶段来说，这些工程中形成的“智力资产“也是很有参考意义的。
工程知识管理的技术要求
谈到工程知识管理，首先我们需要对整个工程的知识管理的需求进展一个分析，IT实施可以说是一种非常知识密集性的工程，在整个工程过程中将要涉及及产生大量的知识信息，根据AMT的经历，一个普通的IT工程实施所产生的信息量必须以G来衡量。如此大量的信息如果没有组织管理起来，信息的搜寻及定位将消耗大量的时间本钱，没有管理就无法使用，大量的知识就会像许多公司的局域网一样变成信息的垃圾堆。在IT工程过程中主要涉及以下的一些信息需求：
1 工程文档
标准文档
这些文档的目的是提供工程实施方法，策略，风险，效益与假设等信息，以及有关工程资源需求的依据。具体来说，这些文档将是以下信息的唯一来源：

〔1〕实施范围：目标里程碑，成功因素
〔2〕实施方法：管理，环境，其他业务需求
〔3〕技术处理策略
〔4〕工程实施政策，风险与假设
〔5〕验收标准与需求改变管理
文档标准
工程在实施过程中也会产生大量的阶段性的文件，为了方便对工程实施中的信息的统一还必须有根本的文档管理标准、各种文档的有根本模板，具体来说有以下这些文件：
工程工作日志
工程工作报告
工程小组工作方案
标准调研问卷
工程相关文档模板
工程知识库
2 动态信息发布
新闻
通知
3 工程组成员沟通
工程小组成员信息
工程交流信息
bbs交流社区
4 电子工作流
公文流转
会议管理
工程信息管理
从工程组中不同工程人员层次来考虑，他们对于知识的需求也是大相径庭。他们对于知识管理的需求的重点是不一样的，具体的知识管理需求如下所示：
工程双方高层领导：了解工程的进展状况，为工程实施安排必要的资源，他们会比较关注工程管理的中的整体进展，有时他们会直接作出一些指示安排。
工程经理：对工程作出方案与安排，监控工程的进展，指导工程组成员展开工作。工程经理负责在工程知识管理平台中建立工程方案安排，发布通知，并把工程的人员工作及工程方案链接起来。
工程人员：明晰自己的工作任务安排及时了解工程中的工作信息。
知识管理的是工程管理的推动器。它为整个工程实施提供了一个良好的知识管理平台，但是根据工程管理的本省的特性要求，要求工程知识管理平台还要考虑及工程管理相关的一些关键的技术要求。
首先，不能要求用户去学习了一种新的工作方法后才能使用他们的软件。用户的软件上集成的解决方案与根底构造越多，应该越少需要他们去放弃已经熟悉的工具。一个知识管理解决方案的成功及否最终要在人们及组织的信息之间的相互作用这点上来判断。如果用户需要改变他们的工作方法才能在一个知识管理系统内工作，那么培训的支出就会很大，而让用户参加这个系统的动力就会变得很小。
其次，工程知识管理平台能够把工程中所有的信息知识结合起来，工程中的信息变化万千而且涉及到工程方案、企业各层次人员、企业变革管理等。这就要求知识管理平台能够把所有的知识及信息集成起来，并且能够根据工程组不同人员的知识需求满足所求。
最后，由于工程中的利益关系人员有很强的流动性，如实施公司的参谋可能随时离开，企业的高层领导出差在外，但是关心工程的进展，这要求知识管理平台能够有很强的移动适应性，要求知识管理平台在使用上有很强的多种系统兼容性，因为由于技术上、时间上的差异，工程干系人的所使用的操作平台是五花八门的，有unix、linux、windows系统，时间及财务上的限制使得我们不可能要求所有的人使用统一的平台。
根据知识管理的内涵已经工程管理的要求，我们作为工程管理中的知识管理平台应该能够满足以下四个知识管理标准：及时、相关、标准、平安。
及时
有经历的工程经理都知道在工程过程中发生各种变更是工程过程中非常正常的现象，对于这些变更必须尽快的让工程组的成员了解，迅速调整个人的工作安排及方案，否那么，在工程过程中发生工程拖延就是不可防止的了。因此对于工程中的各种信息需要尽快的发布出去，对于工程中的各种文档能够迅速的归档组织，而且工程知识管理平台及工程管理的各种技术可以有限的结合在一起，工程过程中的任何成果在上传到知识管理平台之后，可以迅速的反响到工程知识管理平台上去，通过工程知识管理平台，工程经理已经工程指导委员会等没有直接参及工程的成员也可以通过工程知识管理平台，及时了解工程实施的进展状况。
及时的另一个方面的意思是，利用知识管理平台的各种技术把各种知识组织起来，在需要的时候可以迅速的定位、发布、传播相关的资料，使知识的利用到达最迅捷的速度。而且也只有在信息技术的帮助下才使得这种需要成为可能，各种信息技术如搜索引擎技术，知识链接、知识地图、知识历程图等技术及方法，为信息化工程实施的知识管理提供了多种多样的工具。
协同
IT工程实施是一个牵涉面很广，它必然要求能够在知识管理平台上能够反响及响应在工程实施中的各种协同关联关系，同时作为工程管理的辅助工具也要求工程中的知识信息能够思想及工程管理的关联。
IT工程实施过程中设计多方面的协作。这些协作主要表达在：
· 企业高层及实施方高层的协作
· 企业工程小组成员及实施方小组成员的协作
· 企业内部IT技术部门及其他业务部门之间的协作
· 工程小组及企业业务部门的协作
· 各层次方案间的协同
· 实施不同周期的之间的协同
这些协同及协作，表到达知识管理平台上上表现为各种信息之间的关联及映射，在工程知识管理平台上可以清晰的看到各个工程组成员之间的关系，各种工程文档的流转程序，工程方案安排下的日程关联，工程组成员及工程方案之间的关联，工程文档及工程方案的关联，工程流程及工程文档之间的关联。
这就要求工程知识管理平台能够把这些信息整合到一起，使这些信息实现无缝链接。这对知识管理中知识的组织功能提出很高的要求，但同时，还要求在工程信息的储存及组织是足够简单、容易操作，否那么，虽然知识管理平台从理论来说，可以实现知识管理的无缝链接，但是由于操作复杂，没有操作性，在执行中大打折扣，那么知识管理平台也就失去其实用的价值。
标准
标准的要求也表达在两个方面：
第一个方面是要求，工程中各种知识的产生、流转过程符合工程实施时所规定的标准，要求工程组各成员按照标准发布信息，如工程中发生各种变更、风险等变化时，工程组成员要按照工程操作标准，进展报告，申请对工程方案进展调整，得到工程组领导批准之后，迅速把相关的变更信息通知到个人。而且这些文档必须保存，以供历史追溯。要求知识管理平台能够提供这样一个标准的知识处理程序。
第二个方面的要求是，工程中的各种知识都是以各种文件的形式表达出来，为了便于知识的检索及管理，所有的文件必须符合规定的文件格式标准。如文件的命名规那么、文件版本的控制、各种文件的模板规定等等。这一点可以通过知识管理平台的操作标准以及发布标准的文档模板来实现。
平安
平安的要求表达在两个方面，主要是对信息的发布修改良行一定的控制，并且对于关键信息的发布必须加以审核，防止由于误操作或者别有用心的破坏，导致关键信息的损坏，或者不当信息的传播。第二个要求，是让工程组中相关的成员看到相关的信息，工程组有工程指导委员会，工程领导小组，工程组成员，从人员的构成来说又可以根本分为实施方及客户方，有些信息由于与一定的组织权力相联系，这些信息只能工程组领导成传阅，还有一些信息，由于各种考虑，如工程方案草稿，工程分析草稿等实施方可能考虑只能工程实施方成员内共享，这就要求工程知识管理平台能够从多方面满足工程阅读权限的控制需要。
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