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招聘流程运作管理

一、 引言：
本人有幸担任一国有企业人力资源部经理，主要工作是公司人力资源的发展和规划，重点管理内容包含：组织管理、人事信息管理、招聘管理、劳动合同、培训管理、考勤管理、绩效管理、福利管理、工资管理。本文主要介绍本人所属企业招聘管理流程及改进方案的设计。

二、 案例背景：
作为公司的人力资源部门，为满足公司人力资源合理有序的发展，如何进行有计划的人员编制和管理，以不断提升组织效能和人员综合素质水平，保证公司战略和经营管理目标实现，一直是人力资源在招聘管理方面的工作目标。而招聘简单流程也就是实现从计划招聘岗位、发布招聘信息、采集应聘者简历，按岗位任职资格遴选人员管理面试结果到通知试用的全过程管理。
在公司内部人力资源招聘流程主要是由以下几部分组成：
（一）年度招聘计划：根据公司上一财务年度的整体经营、人员情况，以及公司中长期的经营发展目标，进行年度人力资源规划，确定公司年度人力资源计划，从而编制招聘计划。
（二）审批：人力资源部制定的年度人力资源计划和编制的招聘计划递交公司公司总经理审批。人力资源部根据审批后招聘计划在年度内
年度招聘计划
审批

发布公告

人力资源部经理/总经理

网络、媒体、招聘会、猎头、中介、内部推荐
资料收集
面试流程
1.现场报道
通知录用

储备人才库

2.资格审验
3.抽签候考
4.首次面试
5.二次面试
6.提交审批

公司人力资源招聘流程图
严格执行。在财年中期可以根据公司经验业务和指标的变化，以及人员编制需特殊调整的时候，公司及部门可进行适当的编制调整，但仍需总经理审批通过后方可执行招聘工作。
（三）发布公告：招聘计划经审批后，即可根据计划进行公告的发布，发布的平台主要有网络、媒体、招聘会、猎头公司、中介公司以及内部推荐等。招聘平台以网络渠道为主：优选全国性的专业招聘网站并补充地方专业招聘网站；媒体方面一般在报纸的专业招聘专栏；地方招聘会以由地方省市人才机构定期举行的大型综合性招聘会和日常中小型针对性岗位的招聘会；猎头公司主要是针对高级管理岗位人才的招聘；中介公司是以辅助岗位为主的技术类工种的招聘；在公司内部公布发掘内部资源也是一种渠道。
（四）资料收集：根据相关渠道进行发布后，紧接着就是应聘资料的收集汇总工作了，在招聘规定时间内汇总收集的招聘资料，人力资源部门立即进行相应的分类审查工作，根据招聘内容要求按岗位任职资格对应聘资料逐一进行资格审查，经筛选后将筛选结果提交给招聘部门，由招聘部门经理确认招聘对象即完成初步筛选工作，人力资源部根据招聘部门确认应聘者的名单，根据招聘计划通知应聘者面试。招聘部门否定的招聘对象可进入公司贮备人才资料库中作为不合格人才备用。
（五）面试流程：
1. 现场报道：应聘者应该在通知面试时间前达到指定面试场所；
2. 资格审验：人力资源部门根据招聘要求对应聘者提供的资料逐一进行现场审查核实；
3. 抽签候考：通过资格审验的应聘者进行面试抽签，根据抽签顺序安排，等候面试。
4. 首次面试：应聘者进入面试考场，进行首次面试，由人力资源部负责进行，主要是进行结构化面试流程。首轮面试结果应及时通知应聘者，通过首轮面试者将转入二次面试。
5. 二次面试：二次面试由人力资源部通知具体招聘部门，由招聘部门经理执行面试程序，人力资源部门安排具体面试时间通知应聘者。招聘部门经理在二次面试过程中对招聘具体岗位的专业技术要求进行面试，面试结束后进行面试评估，确认应聘者是否通过二次面试。
6. 提交审批通过二次面试的应聘者，招聘部门将应聘者的面试评估结果，个人的薪资要求，劳动合同签订年限等情况直接上报人力资源经理（高级岗位和特殊岗位需报总经理）审批。
（六）通知录用：人力资源部根据面试最终审批结果通知应聘者进行体检，合格者将统一安排进行公司内部学习培训，最终安排到公司招聘的部门上岗试用。在上岗试用的一周内与应聘者签订劳动合同，同时根据应聘者在试用期的表现情况，由招聘部门与人力资源部共同进行试用评估，并报人力资源部经理/总经理审批，通过评估者将最终正式录用。
（七）贮备人才资料库：在逐级的应聘面试过程中的不合格者，将作为公司的人才储备资源保存下来，成为公司后备人才资料库，人力资源部可根据实际招聘上岗情况，提供岗位人才备用并择优录取。

三、 问题分析：
本人所在的企业属于传统的国有企业，虽然在招聘管理上明确的具体工作流程，各个招聘工作部门岗位职责分工清楚，但是在人才招聘流程管理办法上不可避免的面临不少问题：
（一）招聘管理无序低效
作为本地知名国企，在应聘者心理具备一定分量，因此公司内部任何一职位的招募，往往会引来大量来的应聘请求，而这主要又来自互联网。但是传统的电子邮箱管理方法无法方便、快捷地从这些应聘邮件中锁定人才。大量分散的电子邮件在人力资源部门和招聘部门之间低效流转，公司内部各部门各行其事，缺乏协调机制，招聘进程较为混乱。无序、内容欠规范的信函给信息管理造成无法避免的困难，信件丢失和重复阅读现象严重，招聘管理工作繁杂无序。
（二）信息处理手段简单
人力资源部处理招聘信息只能利用普通的电子邮箱对原始招募信息进行简单管理，由于管理手段的局限性，无法对庞杂的招募信息做进一步加工，信息分类和检索始终停滞在原始水平，信息共享更无法实现。
（三）招聘监督缺乏实时性
人力资源部门经理对招聘信息的获取缺乏及时性，必须不断听取招聘工作汇报才能了解各部门的招聘进度以及遇到的问题，无法在第一时间了解招聘情况，很难从全局对公司招聘工作实施有效监督。
（四）招聘信息不对称
由于网络资源利用手段缺失，信息得不到充分的共享，招聘工作状态不透明，招聘部门的经理不得不经常找到人力资源部门当面了解每个招聘职位的进展情况或面试结果。反之亦然，人力资源部门也无法实时了解用人部门对应聘者的考核结果与评估。由于部门之间，部门与管理层之间信息不同步，低效节点难以发现，招聘工作计划也难以安排开展。
（五）引发低效工作
人力资源部门在上述招聘管理办法面前将很难建立起先进的、保证企业可持续性发展的和便于检索的人才储备库，对公司人力资源的长期规划，后备人才资源的建设都将带来较大的困难。落后的管理模式将在影响人力资源部门本身的执行能力的同时，也在很大程度上降低了其它部门的效率，浪费企业资源。
上述问题表明传统简单的人才招聘管理流程难以适应公司现代化企业发展的需要，公司的人力资源管理和招聘管理通过采用新技术、新手段提升人力资源的招聘流程运作管理水平势在必行。

四、流程设计：
公司的招聘流程运作管理该如何设计改进才符合公司的经营目标和规划发展的需求，如何通过一揽子的人力资源管理解决方案解决招聘管理问题，提高公司内部招聘流程管理在人力资源管理上的通用性，如人事信息管理、考勤管理、薪酬管理、绩效管理、培训管理等，同时注重招聘流程管理的可用性和可管理性，如人才信息库的快速查询、检索功能等。另外，招聘流程管理还要在企业人力资源管理目标和财务目标之间取得平衡，谋求通过最少或合理的投资带来最大投资回报率。
在当今以信息化和数字化为特征的新经济时代，企业间的商业竞争是全方面的，除人才、产品和市场以外，竞争已经扩大到对信息的处理速度和企业内部以人为主体的协同效能的角逐。为实现任何有价值信息在企业内外的快速处理、传递和共享，流程的电子化管理至关重要，因为这是使企业内各部门更有效率地协同工作，提升人员的效率从而创造更多价值的唯一选择。
互联网信息时代的今天，网民数量空前，互联网不仅改变了人们的生活习惯，而且正对整个社会经济带来深刻变革，人们的生活和工作模式也发生了前所未有的变化，人们更习惯于通过互联网获取信息，包括找工作，交朋友。对很多企业而言，互联网不仅是一个廉价的信息沟通渠道，更是一个企业所必须依赖的运营和发展平台。
因此，通过互联网建立公司的招聘流程管理系统对公司招聘流程的管理和人力资源的管理将是十分必要的。公司招聘流程中引进一个基于网络的中央数据库和一个高度灵活的招聘流程设计平台RHMS，

可以将本来杂乱、无序的应聘者信息变得可用、清楚和易于管理，人力资源部门、招聘部门和公司高级管理层可以在任何时间、任何地点方便快捷地查询、检索和更新所有应聘者信息。因此，招聘流程将变得轻松易行，缩短了招募周期，节约了招聘成本。
招聘流程管理系统RHMS是一个完全基于网络的人力资源管理系统。作为招聘集成化业务流程管理系统的一个解决方案，RHMS通过构建一个由人力资源部门、招聘部门和公司高级管理层共同参与、配置灵活的招聘工作流程管理枢纽，使往常分散、凌乱的应聘者信息变得集中并易于管理。无时间限制、跨地域、多权限的数据访问能力，大大提升了公司内部人才信息的可用性；招聘信息流在公司内部以自动的、透明的方式高效流转，不仅改善了公司招聘流程的组织管理能力和运作效率，而且将公司的招聘流程管理提高到了一个主动的、战略的高度。
从人力资源管理方面，招聘流程管理涉及到从招聘计划、申请、审批、职位说明书制定开始，经过招募发布、应聘信息收集和加工、筛选、面试、考核，直到批准录用为止的一系列招聘流程管理，所有流程均可以在RHMS平台上直接进行。
在招聘流程中，一旦公司内部任一部门出现新职位或原有职位产生空缺，该部门经理将在 RHMS 平台中填写用工申请表，经人力资源部门经理/总经理网上审批后，该部门经理首先在RHMS的人才储备库中检索符合条件的人选，对符合其职业生涯发展计划的，可以优先录用。如果没有合适人选，部门经理在系统中委托人力资源部门发布和收集招募信息。纷至沓来的应聘者简历被自动集成到RHMS 平台，人力资源部招聘专员对符合职位需求的应聘信息按RHMS系统要求进行加工，登记必要信息，将每条应聘者纪录加工成可分析、可检索的人才信息档案。招聘专员经过初选，将所有符合条件的人选一次性分配给部门经理筛选。部门经理在网上筛选后，通告人力资源部安排首轮面试。首轮面试由人力资源部门负责，招聘专员通过RHMS对参加首轮面试的所有应聘者进行打分或评估，然后再次分配给部门经理，并且进入由部门经理作为面试官参与的二次面试、考核阶段。部门经理面试结束后，面试考官在线输入面试评估结果和录用意见，提交给人力资源部经理/总经理审批。一旦批准录用，一个应聘者的招聘流程就完成了。在招聘流程的整个管理周期过程中，RHMS 始终通过Email自动通知各个流程状态给相关参与者（应聘者、招聘专员、部门经理、人力资源部经理、总经理），保证招聘流程的进展和执行的效率。

五、运作成效
公司招聘流程管理系统的启用，为公司内部搭建了一个由不同部门、上下各级管理人员共同参与的人力资源管理工作平台，为公司内部所有部门、人员高效招聘管理流程管理工作提供了方便。
（一）基于互联网：易于使用和管理，需要招聘的部门经理直接从 Web 浏览器提交用工申请表单；任何时间、任何地点都可以访问，享受全天候的查询、检索和更新服务。
（二）节约管理成本：极大的提高各部门间招聘流程管理上的工作效率，在很大程度上降低了公司的招聘成本。
（三）中央数据库：是构建公司协作招聘平台的基础；集中统一管理数据，所有记录永久保留，任何纪录有案可查；方便信息收集、跟踪、管理、报告和统计分析；构建人才贮备库，在整个公司中共享。
（四）统一协作平台：线索式（依时间和流程）汇聚与单一招聘信息相关的所有历史会话、交流纪录，所有相关人员都可以访问，促进协作，改善交流；招聘专员可以方便地查看自己的工作量和工作进度；可帮助招聘专员优化时间管理，提高工作效率；实现跨地域协同招聘。
（五）整合Email应用：发送到招聘信息的Email自动转换为 RHMS 平台上的一条候选人纪录；并自动将与某应聘者相关的跟进 Email 以时间为序插入到已存在纪录中，形成一致的，前后关联的沟通历史，方便了解与沟通。
（六）多层次用户权限管理：确保招聘信息完整性或不被篡改；同一项目，不同用户拥有不同访问权限，保证流程合理；不同项目，同一用户拥有不同访问权限，保证同一用户以不同角色参与不同项目。
（七）自动化管理：招聘请求自动指派给相应招聘专员，保证快速响应，减少延迟和疏漏；改进了工作流程，提高了招聘部门的满意度；在新的应聘请求、部门用工申请到达时，RHMS 会自动发 Email 通知给相应招聘专员，保证高优先级请求能得到及时满足；自动提醒：使用提醒规则可以定义在符合特定条件的报告在指定时间之后尚未处理时自动执行的操作，提醒规则可帮助管理人员发现报告未按预计服务级别处理的情形，从而有效避免延迟和疏漏。
（八）其它应用：多项目和分离数据库；跨项目数据共享；可视化流程跟踪；高级自定义、组合条件、快速定位、模糊检索功能；按任意指定条件生成图表和总结报表，方便对招聘活动的负载、表现、问题和趋势做快速分析等。

六、结论
在互联网高速发展的信息时代，企业的经营发展驱动着企业对人才数量的需求比以前任何时候都要大。市场和行业的竞争加剧造成人才的流动加快，企业对人才更加重视，谁能更快地获取优秀的人才，谁就有可能在竞争中处于不败之地。市场和竞争要求企业不断降低运营成本，节省开支，企业人才招募更多的是通过互联网，而非传统渠道，如报刊媒体、招聘会等。
与此同时经济全球化带来人才需求全球化，人才流动全球化，而互联网使人才信息的快速发布和获取实现成为可能，现代化的企业所需要的人才信息大部分是通过互联网获得。在互联网为企业带来大量人才信息的同时，企业迫切需要改变传统的的招聘管理流程、手段、方式，从纷至沓来的应聘信息中快速甄选和锁定最符合企业需求的人才。
因此现代人力资源管理理念，要求将人力资源管理工作上升到战略高度，以提升企业的管理能力和战略执行能力。同时人才保持和人才库的建设也将为公司长远目标打下牢固的基础。招聘流程管理系统RHMS也将进一步成为公司在招聘管理工作和人力资源领域中不可或缺的一把利刃，为公司解决人才招聘流程管理中的难题，有力的保证公司战略和经营管理目标实现。

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