采购完整x详细的管理制度.docx

采购部管理制度
一、总则
第一条 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
第二条 规范采购过程确保采购物资能适质、适时、适量地供应生产、销售及相关作业所需，对采购的全过程进行有效的跟踪和控制。
第三条 适用于公司生产、研发及其他所有需求的采购过程控制和采购环境控制。

二、部门概述
第四条 部门职责
（1）采购计划编排．物料之订购及交期控制。
（2）产品、材料供应商的寻找、资料收集、开发工作及供应商的选择与考核。
（3）对供应商体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估及认证，以保证供应商的优良性。
（4）与供应商的比价、议价谈判工作。
（5）及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。
（6）采购主管负责生产和样单采购到货率、品质合格率、成本下浮绩效的达成，负责供应商报价审核、采购订单/合同审核工作；
（7）采购部经理负责拟定供应商开发计划和执行方案，负责供应商资质的审核，供应商报价审批、采购订单/合同审批、付款审核和部门人员管理。
第五条 薪酬福利与绩效考核
采购部员工的薪酬福利及绩效考核，详见公司制订的相关《薪酬方案》及《绩效考核方案》
第六条 请购流程：需要物料的部门，需提前填写请购单，由部门经理，主管副总经理签字后送至财务副总（李姐）审核，统一由李姐下发到各处采购员。
l 生产采购 由生产部交仓管员确定库存，生产部确定最后采购数量签至财务副总，有采购经理统一分发给采购员。
l 样单采购 需求由项目经理拟订交仓管员确定库存，如无签至财务副总，有采购部经理下达命令可不需要供货公司提供四证。
l 零星采购 需求部门提出申请交仓管员确定库存，如无并签至财务副总，下发到采购部，可不需要供货公司提供四证。
三、工作原则及工作内容
第七条 请购及其规定
1．定义
l 请购：指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
l 生产采购：对已定型、有规律的生产物料进行周期性采购，包括原材料直接外购和委外加工。
l 样单采购：对样品订单需求的研发物料进行精准采购，包括原材料直接外购和委外加工。
l 零星采购：除生产、研发以外的其他需求部门提出的配置计划及研发实验需求的物料进行的采购。
2．请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素：（1）请购的部门； （2）请购物品所属项目； （3）请购的用途； （4）请购的物品名； （5）请购的物品数量；（6）请购的物品规格;（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等；（8）请购的物品的需求时间；（9）请购如有特殊需要请备注；（10）请购单填写人；（11）请购部门主管；（12）请购单审核人；（13）采购副总审核;（14）财务审核人；（15）公司总经理。
3．请购单及其提报规定
（1）请购单（零星采购、固定资产申购、其他材料设备及工程项目申购）应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门；
（2）接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则。
（3）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字，接收人请购部门备份；
（4）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；
（5）遇公司急需的物资或主管领导不在的情况下，可以电话或其他形式请示本部门及采购部门主管副总，征得同意后提报采购部门；申购单流程手续在三天内必须补齐。
（6）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。
（7）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4．公司物资请购单的提报部门
（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；
（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；
（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
5.请购单的接收及分发规定
（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
（2）对于紧急请购项目应优先处理；
（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；
（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
第八条 采购周期的规定
（1）单次采购的零星采购物料或预算在500元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天。
（2）单次采购金额预算在1000元的项目比价采购，采购周期不应超过15天；
（3）单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购，采购周期不应超过40天；
（4）单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标，采购周期不应超过60天；
（5）请购部门应按照以上（1）-（4）条中规定的时间提前提包请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；
（6）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；
（7）如有周期长的物料，根据供应商安排周期 ，提前采购
第九条 询价及其规定
1．询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；
2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3．对于紧急请购项目应优先处理；
4．采购人员在接到采购任务时向公司的合格供应商或新的供应商发出询价单。要求对方书面或电子报价，单价超过500元或采购总价超过5000元的零部件，必须进行至少二家询价。
5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品
6．遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，
7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
8．除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；
9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；
10．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
第十条 比价、议价
1．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
3．收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；
4．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；
5．参与比价的公司需要提供四证营业执照、税务登记证、组织机构代码、一般纳税人证明,如不是一般纳税人可提供三证.
第十一条 合同的签订及其规定。
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。
（1）合同正文应包含的要素
l 合同名称、编号、签订时间、签订地点；
l 采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；
l 包装要求；
l 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；
l 付款方式；
l 工期；
l 质量保证期；
l 质量要求及规范；
l 违约责任和解决纠纷的办法；
l 双方的公司信息；
l 其他约定。
（2）合同签订及其规定
1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；
2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；
3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；
4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；
5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；
6）详细约定发票的提供时间及要求；
7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等
8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
9）违约责任一定要详细、具体；
10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；
11）合同签定进行巡签审查,由商务部审核；
12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；
13）签订的所有合同应及时报送财务部门。
第十二条 付款及合同执行
1．付款规定
（1）所有已签订合同付款时应参照合同相关规定执行；
（2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；
（3）按照贵司规定和合同约定达到付款条件的合同提交财务部付款；
（4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
2．合同执行
(1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；
（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；
3.采购合同管理
l 采购助理负责采购合同的发放和归档。采购合同存档期限5年，到期的已执行完毕的采购合同，经财务、采购以及相关部门确认后可以销毁。

第十三条 报验与入库
1 、验货
l 供应商已经履行完毕的合同,采购部应及时通知请购部门进行验收
l 申请部门在接到采购部报验通知后应及时检验，并出具检验结果证明书， 对于因不及时验收从而延误生产部门使用或不能入库的情况,请购部负主要责任
2、入库
l 公司所有的生产材料，设备入库前均应通知请购部门检验或验收
l 合同标的物在运达公司后采购部应及时通知申购部门及时按排卸货与搬运
l 请购部门未及时检验的合同物资，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受.
l 请购部门已经检验的产品仓库应及时入库并出具入库清单。
l 采购人员购买的物料原则上必须先入库后才能从仓库领出，禁止不入库直接领料的做法。如遇特殊情况应先请示相关领导；
l 仓管人员应与采购人员会同申购部门相关人员共同对采购物料进行验收，确认无误后三方在入库单上签字确认；入库单一式三联，一联由采购人员领走备案，一联由仓管人员留存入账，一联由仓管人员留底归档。