用友ERP-U872采购系统操作流程.doc

用友ERP-U872采购系统操作流程

写在前面：供应链管理系统在使用过程中与财务链有显著的差异，财务链更加注重财务核算的问题，更加强调企业会计准则的运用。而供应链的操作则以业务流程为主，且各处模块的关联更紧密。在财务链的使用中一般可以两个两个操作系统分开学习理解，如固定资产与总账或薪资管理系统与总账分开学习，又或单独总账进行学习。而供应链管理系统中如果学习采购管理，则必然分牵涉应付款管理系统、库存管理系统、存货管理系统和总账管理系统。所以在学习供应链时更多的强调业务流程及各系统的业务关系。

一、普通采购业务
从财务核算上看，普通采购业务一般会涉及到9个流程，分别是：
（1）采购需求部门提出采购申请，并按审批权限进行审核；
（2）采购部门根据审核的需求申请，与供应商进行磋商谈判，签订合同；
（3）供应商发出商品，并通知到货；
（4）仓储部门收到货物，并进行验收入库；
（5）收到采购发票送财务部门；
（6）财务部门收到发票后确认应付款；
（7）财务部门填写付款申请单，经过审核后进行付款处理；
（8）将应付款与已付款进行核销处理；
（9）对入库货物进行成本核算
体现在用友ERP财务管理系统中则有10个核算过程：请购à订单à到货à入库à发票à采购结算à确认应付款à支付货款à核销à核算成本。核算过程中涉及以不同的子系统，如请购à订单à到货à发票à采购结算等五个环节在采购系统中进行处理，确认应付款à支付货款à核销等三个环节在应付款管理系统中进行处理，验收入库则在库存管理系统中进行，核算成本在存货管理系统中完成。具体的关系可以用图1表示。所以一笔普通采购业务要在四个核算系统中穿插进行，对于初学者来说有一定的困难，尤其是当某一个环节填制单据出错时更是难以回退进行修改，往往顺流操作3－5分钟可以处理完一笔业务，但逆流操作则需要花上10－20分钟，甚至最后还是无法达到修正的目的。

图1

下面以一例进行说明具体的操作过程：
[案例资料]
1月1日，业务员白雪向建昌公司询问键盘的价格（95.00元/只），评估后确认价格合理，随即向公司上级主管提出请购要求，请购数量为300只。
1月2日，上级主管同意向建昌公司订购键盘300只，单价为95.00元，要求到货日期为1月3日。
1月3日，收到所订购的键盘300只，并将所收到的货物验收入原料库。当天收到该笔货物的专用发票一张，发票号为8001。业务部门将采购发票交财务部门，财务部门确定些业务所涉及的应付款及采购成本，材料会计记材料明细账。财务部门开出转账支票一张，支票号为C1,付清采购货款。

[step1] 采购请购，填写请购单并进行审核。（本步骤可以省略）
以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－1
执行[供应链]－[采购管理]－[请购]－[请购单]进入“采购请购单”界面，单击“增加”按钮，按要求填入相关内容，具体见图2

图2
单击“保存”后进行“审核”，需要注意的是，一般请购人与审核人为不同的操作员。
[step2]采购订货，填写采购订单。（本步骤可以省略）
以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－2
执行[供应链]－[采购管理]－[采购订货]－[采购订单]进入采购订单界面，单击“增加”按钮，订单的生成可以依据上述填制的请购单。点击界面上的“生单”下拉“请购单”按钮，如图3所示，点击“过滤”。

图3
出现图4所示，选择2013－1－1填列的请购单，同时点击OK确定按钮

图4
采购订单界面完成了请购单内容的复制，此时，如果需要修改请购单，则要先删除订单，取消请购单的审核方能进行。在订单界面上，填写供应商信息及计划到货日期。具体如图5所示

图5

点击界面上“保存”及“审核”按钮，完成订单工作。

[step3] 采购到货，填写请购单并进行审核。（本步骤可以省略）
以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－3
执行[供应链]－[采购管理]－[采购到货]－[到货单]进入“到货单”界面，单击“增加”按钮，具体见图6

图6
到货单的生成可以依据采购订单生成，点击界面上的“生单”下拉“采购订单”按钮，如图3所示，点击“过滤”。选择上一步骤经过审核的订单。从而形成有内容的到货单。具体如图7所示，单击界面“保存”、审核。

图7
[step4] 验收入库，填写入库并进行审核。
以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－3
执行[供应链]－[库存管理]－[入库业务]－[采购入库单]进入“采购入库单”界面，单击“生单”按钮选择“采购到货单（蓝字）”并过滤，选取上步骤生成的采购到货单，具体见图8所示，同时将仓库“原料库”填写完整。保存并审核。

图8
[step5]完成发票的登记。
以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－3
执行[供应链]－[采购管理]－[采购发票]－[专用采购发票]进入“专用发票”界面，单击“增加”按钮，单击“生单”按钮选择“入库单”并过滤，选取上步骤生成的采购入库单，具体见图9所示，同时将发票号修改为“8001”。保存.

[step6] 采购结算，将入库单与发票进行对应结算。
采购结算有两种形式，手工结算和自动结算形式，只有一一对应时使用自动结算，一般使用手工结算。如果采购过程未进行结算，意味着入库单到月末将无法确认采购成本，而是确认为暂估入库业务。
以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－3
执行[供应链]－[采购管理]－[采购结算]－[手工结算]进入结算界面，单击“选单”按钮后如图10示。选单就是要选择进行结算的发票和入库单。

图10
在“结算选单”界面上单击“过滤”按钮，出现图11界面。

图11
选择供应商代码为建昌公司后，点击过滤按钮，出现图12所示界面，分别在入库单和发票前进行勾选，点击界面上“OK确定”按钮，将入库单和发票选入结算界面。

图12
单击“OK确定”按钮，回到结算界面。
点击“结算”按钮，提示“完成结算”对话框。完成采购结算工作。

图12
[step7]确认应付款，并生成采购凭证
以业务员“马方”（会计）身份登录系统，日期为2013－1－3
执行[财务会计]－[应付款管理]－[应付单据处理]－[应付单据审核]进入“应付单据过滤”界面，选择“供应商”为“建昌公司”，点击“确定按钮，具体见图13所示

图13
点击确定后，过滤出第5步骤形成的发票，双击进入发票界面，如图14所示。

图14
点击“审核”按钮，提示，是否立即制单，点击“是”后同时生成会计凭证。具体见图15所示。

图15
[step8]支付货款，并生成采购凭证
以业务员“马方”（会计）身份登录系统，日期为2013－1－3
执行[财务会计]－[应付款管理]－[付款单据处理]－[付款单据录入]进入“付款单”界面，单击“增加”按钮，按案例资料录入相关内容，具体见图16所示。

图16
填写好后点击“保存”和“审核”生成付付款凭证，见图17所示。

图17

[step9]核销
以业务员“马方”（会计）身份登录系统，日期为2013－1－3
执行[财务会计]－[应付款管理]－[核销处理]－[手工核销]进入“核销条件”窗口，选择供应商为“建昌公司”单击“确定”进入到核销界面，如图18所示。

图18

在采购专用发票上，本次结算金额栏填入结算金额为33345,单击“保存”按钮，完成核销工作，由于不存在现金折扣，无须生成凭证。
[step10]确定存货采购成本并生成凭证
以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－3
执行[供应链]－[存货管理]－[业务核算]－[正常单据记账]进入“过滤条件选择”窗口，单击过滤后进入“正常单据记账列表”，如图19所示。

图19
选择入库单后，点击“记账”按钮，完成记账
执行[供应链]－[存货管理]－[财务核算]－[生成凭证]进入“生成凭证”窗口，单击选择按钮，选择“采购入库单（报销记账）”，如图20所示。

图20
单击“确定”后，出现图21所示

图21
选择入库单后，点击“确定”按钮，回到“生成凭证”界面，选择“转账凭证”类型，点击“生成按钮”生成转账凭证,如图22所示。

图22
至此，完成一笔普通采购业务。