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1、 文件编号 页 码 共 3 页 第 1 页 版号/修改 A/0 实施日期 2004 1目的 通过对质量管理体系文件的管理和控制，确保其严格地分类编号，编制，审核，批准，分发管理，有效性控制，保管和更改，使公司的各项工作依据正确的指示进行。 2范围 适用于除记录以外的所有与质量管理体系有关的文件的管理和控制（包括外来文件），有关记录的控制请参见《记录控制程序》。 3主要职责 综合办公室负责公司质量管理体系文件的收集，分类编号，整理，存档保管，分发及与管理和控制有关的其他工作。 技术部负责公司技术文件的收集，分类编号，整理，存档保管，
2、分发及与管理和控制有关的其他工作。 各部门负责本部门在用文件的管理和控制。 4程序概要 4.1质量管理体系文件发放前要进行审批，审批权限如下： 文件名称 编制 审核 批准 质量手册 综合办公室 管理者代表 总裁 程序文件 综合办公室 公司总经理 管理者代表 各类作业指导书 相关部门 部门经理 总经理 各项管理制度 相关部门 部门经理 总经理 对于外来文件由管理者代表对文件的适用性进行审批。 4.2质量管理体系文件的编号 为了使文件易于识别，检索快速，所以已审批的内部质量管理体系文件应交于办公室文件管理员归口，分类。由文件管
3、理员统一编号，编号方法规定如下： A)程序文件： 文件颁布年代 文件序号 企业代号 体系程序代号 TC/SDH－□□－□□□□ B)三级文件编号： ZZ/SDH－□□－□□－□□□□ 年份 顺序号 部门代号 企业代号 二级文件代号 文件编号 页 码 共 3 页 第 2页 版号/修改 A/0 实施日期 2004 部门代号见下表： 01 技术部 02 质量部 03 生产
4、部 04 营销部 05 采购部 06 综合办 修改状态A/0 （A表示版本；0表示修改次数） C)外来文件 所有已审批的外来文件由综合办公室统一归口，分类。外来文件的编号采用发文单位的 原编号，若无编号，综合办公室为了管理的方便，可以进行适当的编号。 d)产品图样、设计文件的编号按《图样编号分类规定》执行，工艺文件的编号按《工艺文件编号方法》执行。 4.3质量管理体系文件的分发 a)文件管理员根据《文件发放管理规定》的份数复印，在封面上加盖“受控”印章并真写分发号，统一分发给规定的有者，同时，接收人应在《文件分发回收记录表》上签字。 4.4质量管理体系文件的评审和更
5、改 a) 文件发布后，管理和使用部门须根据本公司的实际运作情况对文件进行评审，对不适当之外提出更改申请。 b) 提出更改的部门填写《文件更改申请表》，部门负责人确认后交综合办公室或技术部，由负责人对更改内容进行评审。 c) 评审完毕后，综合办公室或技术部负责人在《文件更改记录表》上签字确认，质量手册由管理者代表审核，总经理批准。 d) 更改申请获得批准后，由综合办公室或技术部对文件进行修改。 e) 文件更改后，应更新受控文件，按4.3）的规定分发并换回旧版文件，填写《文件发放回收记录表》。 f) 非受控副本不受文件更改的控制。 g) 技术文件的更改按《图纸资料更改制度》执行。
6、4.5质量管理质量体系文件的保管 质量手册，质量计划，作业指导文件（工作计划，合同，清单，临时通知除外）的受控原件由综合办公室负责同一归档保管，相应的受控副本由各部门或持有人负责保管。 外来文件由办公室或技术部和持有人负责归档保管。 保管者须将持有的文件分类放置，并按放置的顺序进行编目，使文件更于识别和检索。 文件在保管和使用过程中需保持清晰，不可随意涂划。 综合办公室或技术部对各部门文件的使用及保管情况不定期地进行检查，以达到对各部门文件管理实施监控的目的。 4.6质量管理体系文件的废弃 质量管理体系文件新版生效时，旧版同时作废（有特殊说明的除外）。 有必要保留的已作废的质量
7、管理体系文件原版，由综合办公室统一保管，其上应加盖“作废”印章，以防止作废文件的误用。 无必要保留的作废原版和副本由综合办公室或技术部统一收回并销毁，也可在每页上加盖“作废”印章留作其他用途。 4.7外来文件的控制 外来文件包括国际，国家，行业，地方的标准和法律法规文件以及顾客提供的图纸等技 文件编号 页 码 共 3 页 第 3页 版号/修改 A/0 实施日期 2004 术文件。 在公司内使用的外来文件由管理者代表在《外来文件登记表》内签名和填写审核和批准日期，表明其来源可靠，内容对公司适用。 审批后的外来文件应在适当位置盖“受控”
8、印章。 技术部，综合办公室对可能更新版本的外来文件应及时跟踪（不超过半年），将跟踪结果填写《外来文件登记表》中，确保使用有关版本的适用的外来文件。 更新后的外来文件须重新审批。 4.8相关文件 4.8.1 图样编号分类规定 4.8.2 工艺文件编号方法 4.8.3 图纸资料更改制度 4.8.4 文件发放合理规定 4.9相关记录 TJ/SDH－01－01 《受控文件清单》 TJ/SDH－01－02 《文件分发回收记录表》 TJ/SDH－01－03 《文件借阅、复制记录》 TJ/SDH－01－04 《文件更改
9、通知单》 TJ/SDH－01－05 《文件销毁申请》 TJ/SDH－01－06 《外来文件登记表》 部门受控文件清单 TJ/SDH-01-01 序 号 编 号 文 件 名 称 版 本 备注 编制/日期： 审批/日期: 文件分发回收记录表 TJ/SDH－01—02 □体系 □技术 □外来 No： 序号 文件名称 编号 图号 分 发 号 版本 发放记录
10、回收记录 部门 签收 日期 份数 签回 日期 份数
11、 文件借阅、复制记录 TJ/SDH-01-03 时间 文件名称 编号 版本 受控状态 借阅、复制份数 签名 归还时间 文件更改通知单 文件名称 编号 版本 更改位置及原因： 更改后内容： TJ/SDH-01-04 编制/日期： 审批/日期: 校核/日期： 批准/日期“ 文 件 销 毁 清 单 TJ/
12、SHDLX-01-05 序号 编号 文件名称 销毁原因 销毁日期 经办人 备注 申请部门： 编制/日期： 审核/日期： 批准/日期： 外来文件登记表 TJ/SDH－01—06 □体系 □技术 页码： 序 号 文件编号 文件名称 版次 发文单位 分数 登记日期 确认人
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