仓库管理和收发货流程.doc

仓库收发货管理流程
为规范管理，提高工作效率，确认各个工作节点的责任职责特制定以下流程，请物流部同事务必按照此流程工作：
药品入库作业办法：
一、 收到来货将供货商的实物随货同行单与系统中的采购信息（或 调拨信息）相比对，明确是否有相应的采购计划（调拨计划）。
二、 仓库收货员核实药品批号、规格、品名、厂家、效期、数量等信息与随货同行单是否一致，并注意相关标识是否清晰，包装是否有破损或变形，如有上述情况应开箱认真检查，不合格品退回供应商或质检员。
三、 质检员核查药品质量检验报告单与所发药品是否一致，检验药品质量，不合格者退回供应商。
四、 上架作业，将药品从暂存区送到待入库区，做到同一剂型、规格、批号集中存放。
五、 将随货同行单录入系统，在系统上进行点单入库。
六、 将已在系统上办理入库的药品放置到合格品区。
药品出库作业办法：
一、 订单组人员接到销售计划订单后，将产品信息输入系统，有库 存的生成销售订单，无库存的生成欠货单。
二、 核查打印出的销售订单是否完整、清晰。
三、 按库存状况，将销售订单转给仓库出货组，将欠货单报给采购部安排采购。
四、 发货组人员接到销售订单后严格按药品批号、规格、品名、厂家效期、数量进行拣货，严格遵守先进先出原则。
五、 发货人员将药品摆放至发货区，并摆上客户标识牌，由另一位同事再将实物和订单逐一核对，做到单货完全一致，方可出库。
六、 发货人员将随货同行单和药品检验报告放入客户所属信封放入其中一箱药品内，并在包装外注明。
七、 与承运商做好药品数量、单据、药品检验报告的交接，签名确认，并做好物流单号登记，以供随时了解运送途中情况。
仓库与物流承运公司交接管理办法:
一、出货人员通知承运公司提货，并告知目的地、货量及特殊运输要求。
二、出货人员与承运公司核对药品票数、数量、件数，并交接物流单据。
三、承运公司核对药品完毕，并在物流单上签名确认。
四、出货人员指导承运公司按重不压轻、大不压小、木不压纸的原则合理装车。
五、随时关注运输动态并通知驻院营销人员，确保药品准时、安全到达客户地点，制订出紧急情况预案。
六、承运公司将药品送达后签收货单，确认无误后将单上交公司保存完成订单计划。

承办部门
药品进库作业流程图
说明
供货商

质检部

仓库组

仓库组

来货

质检员验收

仓库分类上架

核对货单是否一致

不合格

合格

通知采购部门

退回供应商

将信息录入系统

承办部门
药品出库作业流程
说明
销售部门

订单组

仓库/采购

配送/承运商

计划单

核货

销售订单

缺货单

拣货

报给采购，提出采购申请或调拨需求

出库单

采购（调拨）来货，订单组通知仓库发货

配送至客户

业务员根据客户需求下计划到仓库
订单员在系统打印出销售订单或缺货单

仓库员根据销售订单进行拣货/采购部门根据系统缺货向供货商提出采购申请

承运商根据客户信息将药品配送至客户

承办部门
出货组与承运公司交接管理作业流程
说明

出货人员

通知提货

异常

交接单据

仓库/销售

凭单核货

核查单据

装车运输

反馈给相关部门，并完成配送

收货客户

交接单据

凭单核货

正常

完成配送

仓库通知承运公司提货
仓库与承运公司交接相关单据
承运公司凭单核对货物
承运公司装车运输
药品到达收货地点后客户凭单核对收货
收货如无误差，则收货完成，如出现误差则反应给仓库
仓库核对订单或联系销售解决问题
再次配送

药品仓库管理制度
第一章：药品储存管理制度
　　[目 的] 确保储存药品质量，实现仓库科学管理。
　　[依 据]《药品管理法》、新版《药品经营质量管理规范》。
　　[适用范围]药品的储存管理。
　　[责任部门]仓储部。
　　[内容]
　　1、按包装标示的温度要求储存药品，包装上没有具体标识温度的，按照《中华人民共和国药典》规定的贮藏要求进行储存，常温库10-30℃，阴凉库不超过20℃，冷库2-10℃。未规定温度要求的，按常温处理。
　　2、储存药品相对湿度为35％～75％。设置适宜温湿度条件的常温库为10-30℃，阴凉库温度＜20℃，冷库温度为2-8℃（企业标准）。
　　3、在人工作业的库房储存药品，按质量状态实行色标管理：合格药品（合格品区、配发药品区）为绿色，不合格药品（不合格品区）为红色，待定药品（待验区、退货药品区）为黄色。
　　4、储存药品应当按照要求采取避光、遮光、通风，做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等措施。
　　5、搬运和堆码药品应当严格按照外包装标示要求规范操作，堆码高度符合包装图示要求，避免损坏药品包装。
6、药品按批号堆码，不同批号的药品不得混垛。
7、药品码放垛间距不小于5厘米，垛与库房内墙、顶、温度调控设备及管道等设施间距不小于30厘米，垛与地面间距不小于10厘米。
8、药品与非药品、外用药与其他药品分开存放；中药饮片与其他 药品分库存放；易燃易爆品应单独存放，并配备消防设施设备。
9、拆除外包装的零货药品应集中存放。
10、储存药品的货架、货柜、推车、托盘等设施设备应当保持清洁，无破损和杂物堆放。
11、未经批准的人员不得进入储存作业区。
12、储存作业区内的人员不得有影响药品质量和安全的行为。
13、药品储存作业区内不得存放与储存管理无关的私人物品。
14、药品待验区域及验收药品的设施设备应当能够符合以下要求：
　　（1）待验区域有明显标识，并与其他区域有效隔离；
　　（2）待验区域符合待验药品的储存温度要求；
　　（3）验收设施设备清洁，不得污染药品；
（4）按规定配备药品电子监管码扫码与数据上传设备。
15、仓库必须设保管帐（卡），正确记载商品、物资进、出、存动态。坚持货位编号、日记月清、月对季盘等方法。保证帐（卡）、货相符。帐簿及有关凭证必须按财会制度规定妥善保管，不得擅自销毁。
16、仓库要通过商品、物资进、出、存等活动，随时了解有近期失效、盲目进货，仓库存货而门市脱销等问题，积极向业务部门反映情况，以利改进工作。
仓库要建立催调制度，对于存放期过长的商品、物资要催请业务部门及时处理；已经报废的商品、物资，仓库要将其分开存放并催请有关部门及时处理，不得长期占用仓库。

第二章：药品出库复核管理制度
　　[目 的] 为规范药品出库复核管理工作，确保销售的药品符合质量标准，杜绝不合格药品流出
　　[依 据] 《药品管理法》、新版《药品经营质量管理规范》
　　[适用范围] 药品出库复核管理工作
　　[责任部门] 仓储部
　　[内 容]
　　1、出库时应当对照销售记录进行复核。发现以下情况不得出库，并报告质管部处理:
　　（1）包装内有异常响动和液体渗漏；
　 （2）外包装出现破损、污染、封口不牢、衬垫不实、封条损坏等现象；
　 （3）标签脱落、字迹模糊不清或者标识内容与实物不符；
　　（4）药品已超出有效期；
　　（5）其他异常情况的药品。
　　2、药品按先产先出、近期先出、按批号发货的原则出库。
　　3、药品出库复核应建立记录，包括购货单位、通用品称、剂型、规格、数量、批号、有效期、生产企业、配送日期、质量状况和复核人员等内容。
　　4、整件与拆零拼箱药品的出库复核：
　　（1）整件药品出库时，应检查包装是否完好；标明收货医院的名称；
　　（2）拆零药品应按配送单逐批号核对无误后，由复核人员进行装箱加封；
（3）液体制剂等药品拼箱发货时应标明易碎药品轻拿轻放。
　　5、药品拼箱发货的代用包装箱应当有醒目的拼箱标志。
　　6、药品出库时应附加盖企业药品出库专用章原印章的随货同行单。
　　7、随货同行单应当包括医院名称、供货单位、生产厂商、药品的通用名称、剂型、规格、批号、数量、调入单位、收货人等内容，并加盖供货单位药品出库专用章原印章。
　　8、冷藏、冷冻药品的装箱、装车等项作业，由专人负责，并符合以下要求：
　　（1）保温箱在使用前应当达到相应的温度要求；
　　（2）应当在冷藏环境下完成冷藏、冷冻药品的装箱、封箱工作；
（3装车前应当检查冷藏车辆的启动、运行状态，达到规定温度后方可装车；
9、对实施电子监管的药品，应当在出库时进行扫码和数据上传。
第三章：药品储存作业区人员出入管理制度
　　[目的]规范储存作业的管理，确保药品质量安全
　　[依据] 新版《药品经营质量管理规范》
　　[适用范围] 储存作业区的管理
　　[责任部门] 仓储部
　　[内容]
　　1.储存作业区属于库房重地，非作业人员必须经过授权或批准方可进出。
　　2.应采用门禁系统或人员登记等方式对库房进出人员实行可控管理，防止药品被盗、替换或者混入假药。
　　3.储存作业区内的人员不得有影响药品质量和安全的行为。（例如就餐、饮质、吸烟、打闹、嬉戏、玩牌等）。
　　4.药品储存作业区内应保持卫生，整洁，不得存放与储存管理无关的物品。
　　5.未经批准的人员、单位禁止进入药品库区。
6.本制度由仓储部负责执行和落实。
7.仓库岗位组成：收货组、发货组、数据组，养护员

药品收货管理制度
1 . 药品到货时，收货员应当对运输工具和运输状况进行检查和核实。
1.1检查车厢是否密闭，如发现车厢内有雨淋、腐蚀、污染等现象，及时通知业务处并报质量管理处处理。
1.2根据随货同行单（票）所载明的发货日期，判断在途时限是否合理，若发现不合理的情况，及时报质量管理处处理。
1.3供货单位委托运输药品的，业务处采购员提前向供货单位索要委托的运输方式、承运单位、启运时间等信息，并将上述情况提前告知收货员；药品到货时，收货员要逐一核对上述内容，不一致的及时通知业务处采购员并报质量管理处处理。
1.4冷藏药品到货时，收货员应当查验冷藏车、车载冷藏箱或保温箱的温度状况，核查并留存运输过程和到货时的温度记录。确认符合温度要求的，移置冷库待验区待验；对未采用规定的冷藏设施运输的或者温度不符合要求的，不得收货，将药品移置冷库待处理药品区存放，及时报质量管理处处理。
2 . 收货员应当拆除药品的运输防护包装，检查药品外包装是否完好，对出现破损、污染、标识不清等情况的药品，应当拒收。
3 . 收货员依据计算机系统中的采购记录和基础数据库信息，对供货单位随货同行单（票）及到货药品逐项进行核对。
3.1供货单位随货同行单（票）与备案样式不一致的，不得收货。
3.2随货同行单（票）上加盖的供货单位出库专用章与备案样式不一致的，不得收货。
3.3无随货同行单（票）或采购记录的不得收货。
3.4随货同行单（票）记载的供货单位、生产厂商、药品的通用名称、剂型、规格、数量、收货单位、收货地址等内容与采购记录、到货药品以及本企业实际情况不符的，不得收货，收货员应当及时通知业务处，由业务处负责与供货单位核实和处理。
3.4.1对于随货同行单（票）内容中除数量以外的其他内容与采购记录、药品实货不符的，经供货单位确认并提供正确的随货同行单（票）后，收货员方可收货。
3.4.2对于随货同行单（票）与采购记录、药品实物数量不符的，经供货单位确认后，由业务处按照采购制度要求调整采购订单，采购记录与药品随货同行单（票）、药品实货数量一致后，收货员方可收货。
3.4.3经业务处联系，供货单位对随货同行单（票）与采购记录、药品实货不相符的内容不予确认的，收货员不得收货，存在异常情况的，及时报质量管理处处理。
4 . 收货员要按照《药品销后退回操作规程》的规定，加强对退货药品的收货管理，保证退货环节药品的质量和安全，防止混入假冒药品。
4.1收货员依据销售处确认的《药品销后退回通知单》及计算机系统中的出库复核记录，对销后退回药品进行核对，确认为本企业销售的药品后，方可收货，并放置于符合药品储存条件的专用待验场所。
4.2销后退回的冷藏药品，收货员应当检查退货单位提供的药品售出期间储存、运输质量控制情况，确认符合规定储运条件的方可收货；如不能提供证明及超过温度控制要求的，应当拒收，将药品移置冷库待处理药品区存放，并及时报质量管理处处理。
5 . 在收货过程中发现的有质量疑问的药品，收货员及时填写《有疑问药品报告单》，报质量管理处复查处理。
6 . 对符合收货要求的药品，经收货员核对无误后在计算机系统中进行确认，并将药品移置相应的待验区域，同时在随货通行单（票）上签字，移交验收员，通知其验收。
7 . 收货员应当对冷藏药品的收货过程和结果进行记录，内容包括：药品名称、数量、生产企业、发货单位、运输单位、发运地点、启运时间、运输工具、到货时间、到货温度、收货人员等。