1、
年会是企业激励员工、展示业绩、联系客户的重要手段。通过丰富多彩的活动、丰厚的奖品、诱人的美食以及轻松的旅行，带给员工和客户美好的体验。
年会的组织大致分为七个环节：
（1）确定活动立项
（2）制定预算
（3）选定会务代理
（4）确定方案
（5）确认实施细节
（6）结算
（7）总结
年会的组织有五个要素：
（1）预算
（2）人数
（3）参会人员组成
（4）会议主要议题
（5）会议时间
这五个要素牵涉到在整个年会组织过程中选址、酒店、餐标、礼品、活动安排等一系列决策。
在制定预算环节，主要考
2、虑交通、住宿、膳食、会议综费、礼品，有的年会还要加上会后的旅游预算。
选定会务代理是组织年会便捷可靠的方法：
第一，可以节省预算，花同样的钱可以办更多的事。一般而言,酒店的价格从高到低会分为:门市价、前台折扣价、商务公司价格、会议团价、旅游团价五个档次。直接向酒店订场地和客房反而比通过会务公司报价高
第二，可以节省时间、简化操作流程。专业的会展代理对酒店场地及提供的服务都比较熟悉，它们可以按照要求很快找到合适的地点和报出初步的预算。
第三，更好地协调酒店关系，以保障会议的顺利进行。年会的组织实施是个繁琐的服务过程，它是一个需要很多协调工作的系统工程。会务代理公司的操作经
3、验以及和会务酒店良的好合作关系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的规定，在下午14:00以后客人方可入住，特别是在旅游旺季。如果您的会务活动人数众多(比如用房数在100间以上),而酒店在前一天是满房的情况下,就会造成大批客人到店后无法入住的情况,这时候就需要会务代理公司动用人脉和酒店各部门(前台、礼宾部、客房部等)进行协调,以解决入住问题。另外，在会场搭建时的提前进场时间也需要和酒店工程部、宴会厅及保安部进行协调,如果没有会务公司的协作,组织者会增加很大的难度。
在确定方案环节,首先要将此次活动的核心议题合理地安排到会议议程当中。主会场、舞台及背景搭建、节目选择、餐标及菜单、房
4、间、接送机、会后旅游这七项是在这一环节最须留意的地方。
接下来是重要的确认实施细节了。首先，要创建一个工作进度表，这是提高效率、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面：
a邀请的贵宾及确认其成行；
b舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成；
c文书工作、会议资料的准备；
d房间分配表；
e用餐（餐标、菜单、主桌、台卡）；
f交通安排；
g各项工作的负责人及联络方式；
h支付各项定金的时间表；
j表演者的邀请及确认；
k礼品、胸花、指示牌、胸卡；
l会务照片及录像资料的制作和赠送。
在检查准备工作的
5、时候，关键点是：围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。
在结算环节，关键是在活动进行过程当中，要事先指定专人在酒店的每个消费场所签单确认。比如自助餐的用餐人数、用车的时间及里程、洗衣及长途电话费、上网费、酒水、大堂吧消费、迷你吧消费、会议茶歇的人数等等。一般而言，酒店的各项预定都有保证人数的要求，在预计人数的5-10％以内，酒店是可以灵活处理的。
总结报告的内容应该包括此次活动是否达到了预期目的，预算执行情况、对会务代理的服务评价、不足和建议。
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