会议组织与管理[]PPT课件.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,.,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,.,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,会议组织与管理,1,.,会议概述,会务工作机构,会务工作流程,4,会务工作内容,2,.,目 的,通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。,3,.,一、会议的种类,1,、按规模分：,大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。,2按召开方式分：,电话会、现场会、视频会。,3,、公司常见会议类型：,生产经营例会、员工大会、公司年会、股东大会、业务洽谈会、联谊会、表彰会。,会议概述,4,.,二、会议的要素,、形式要素：,名称、时间、地点、与会人员、会议方式。,、内容要素：,指导思想、议题、目的、任务、作用。,、程序要素：,会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。,、财务要素：,会议经费、会议设备、会议服务设施。,5,.,会议工作机构,会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到、录音录像、娱乐活动、照相服务等会议的组织、协调工作。,秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要等。,接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等。,财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。,保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。,6,.,会务工作流程图（会前）,确定会议主题,确定会议名称,确定会议时间与地点,安排会议议程和日程,制发会议通知,布置会场,准备会议文件材料,安排食住行,制定经费预算方案,制作会议证件,会场检查,明确会议组织机构,根据与会者名单确定规模,7,.,会务工作流程图（会中）,做好会议记录,组织签到,做好会议值班保卫工作,报到及接待工作,做好后勤保障工作,编写会议简报或快报,会议信息工作,8,.,会务工作流程图（会后）,撰写会议纪要,催办与反馈工作,安排与会人员离会,会议总结,会议文书的立卷归档,会议的宣传报道,9,.,一、指导会务工作的原则,1,、准备充分；、组织严密；,、服务周到；、确保安全。,二、会前准备工作,1,、确定会议主题与议题,一是要有切实的依据；,二是必须要结合本单位的实际；,三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。,会务工作内容,10,.,2,、确定会议名称,会议名称一般由“单位,+,内容,+,类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。,3,、确定会议规模与规格,确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。,会议的规模有大型、中型、小型。,会议的规格有高档次、中档次和低档次。,4,确定会议时间、会期,会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。,11,.,5,、确定会议所需用品和设备,（,1,）、,常用文具。如笔、,草稿纸、笔记本等常用文具。,（,2,）、,印刷设备。,如,笔记本电脑,、复印打印机、扫描仪等。,（,3,）、,会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、消防设施等。,（,4,）、,会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、画像、标语口号。,（,5,）、,视听器材。如麦克风、投影仪、黑,(,白,),板、摄像机、录音机、光盘等。,12,.,6,、建立会议组织机构,会务组、秘书组、接待组、财务组、保卫组。,7,、确定与会人员名单,出席会议和列席会议的有关人员，应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。,8,、确定会议地点,要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。,13,.,9,、安排会议议程与日程,会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。,会议日程是把一天中的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。,14,.,10,、制发会议通知,会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。,会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。,1,按通知的形式可分为：,口头通知和书面通知,2,按通知的性质可分成：,预备性通知和正式通知,3,按通知的名称分为：,会议通知、邀请信,(,函、书,),、,请柬、公告等。,15,.,4,、会议通知的发出,（,1,）要恰当把握发送时间，应让与会者在接到通知后，能够从容做好赴会准备，并能准时到达会议场所为宜。,（,2,）如需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。,（,3,）重要会议的通知发出以后，还要及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会。,16,.,11,、制作会议证件,代表证,出席证,会议正式证件 列席证,来宾证,会议证件 旁听证,工作证,会议工作证件,出入证,会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,17,.,12,、准备会议文件资料,（,1,）会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署性文件、上级指示文书、本次开会起因文书等。,（,2,）会议的主题文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。,（,3,）会议程序文件。包括议程、日程安排、选举程序、表决程序等。,（,4,）会议参考文件。如统计报表、技术资料、与会代表来信和各类来访等的书面材料。,（,5,）会议管理文件。包括会议通知、开会须知、议事规则、证件、保密制度、作息时间、生活管理等。,18,.,13,、安排食住行,会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作,.,会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。,安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务,。,19,.,14,、制定会议预算方案,包括,文件资料费,、,邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费,、,会议办公费,、,宣传交际费,、,食宿费、交通费、其他费用。,15,、布置会场,（,1,）会场的风格特点,庄严、肃穆、轻松、简洁。,喜庆、儒雅、简单、朴素。,20,.,（,2,）会场的类型及布局,小型会议室。,椭圆形、回字形、,T,字形、长方形。,21,.,中型会议室：半圆型、课堂型。,大型会议室。,礼堂型、众星拱月型。,（,3,）会场的布置,主席台,主席台的布置一是对称；二是要简化。,主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。,场内其他人员的座次安排,横排法。竖排法。左右排列法。,会场内外的布置：,会标、会徽、台幕、标语、坐签、色调、灯光、旗帜、花卉。,22,.,16,、检查会场,（,1,）,方式,一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。,（,2,）检查的内容,A.,文件材料准备情况。,B.,会场布置情况。,C.,会议保卫工作情况。,D.,其他内容。,23,.,三,、会中服务工作,1,、报到及接待工作,（,1,）,与会人员的接送,;,（,2,）会议交通工具的安排,;,（,3,）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买,;,（,4,）会议文娱活动的安排和组织,;,（,5,）其他属于招待方面的工作。,2,、组织签到,（,1,）秘书人员代签到。,（,2,）本人签到。,24,.,3,、做好会议记录,（,1,）,会议记录的格式：,记录头、记录主体、记录尾部,记录头,:,会议名称；会议时间；会议地点；,会议主席（主持人）；,会议出席、列席和缺席情况；,会议记录人、会议主要议题。,记录主体,与会者的发言、议定事项。,记录尾部,主持人、记录人签字。,25,.,（,2,）会议记录的要求,准确、完整、简洁、明确。,（,3,）会议记录的重点,会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；,会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；,权威人士或代表人物的言论；,会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；,会议已议决的或议而未决的事项；,对会议产生较大影响的其他言论或活动。,26,.,（,4,）会议记录方法,记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案内容、结论全记下来，其他的可简要记录。,漏记的内容先作记号，然后对照录音修改。,与会者提的意见、建议，要记人名。,（,5,）会议记录的修改,定稿打印前，请主持人签字批准。,与会者指出错误，主持人或秘书可改。,会议记录一经签名，不能再改动。,27,.,4,、确保会议期间信息的沟通,做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作。,秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。,深入会议，掌握第一手资料。,注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。,注重实效，并收集反馈信息。,28,.,5,、值班保卫工作,（,1,）值班工作,秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。,（,2,）保卫工作,重要与会者人身安全保卫,重要文件的保卫,会场和驻地的保卫,会议设备的保卫,与会者贵重物品的保卫,29,.,6,、会议的后勤保障工作,(1),做好食宿管理工作。,(2),做好迎送工作。,(3),做好会议车辆管理工作。,(4),做好财务管理工作。,(5),安排好会议的文化生活。,(6),做好会议医疗卫生工作。,30,.,四、,会后整理工作,1,、安排与会人员离会,2,、撰写会议纪要,3,、会议的宣传报道,4,、会议文书的立卷归档,5,、会议总结工作,6,、会后催办和反馈工作,31,.,大家一起进步！,32,.,谢谢观看！,