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房地产开发有限公司
合 同 管 理 制 度（暂行）

第一章 总则
第一条 为了加强合同管理，明确合同审批过程中的职责权限，制定本管理规定。
第二条 在从事涉及权利义务关系的经济活动时必须签订书面合同。
第三条 本规定适用于公司。

第二章 合同的送审方式
第一条 公司签订各类合同必须履行送审会签手续。送审会签的方式分为书面审查会签与集中研讨审查会签两种方式，其中书面审查会签方式为常用方式
、 使用书面审查会签方式的，由合同成本部对其送审的合同进行自审，按照合同管理的审批权限将合同文本送达各会审部门；
、 采用集中研讨审查会签方式的，由合同成本部提前将合同文本以电子版本形式按照合同管理的审批权限将合同文本送达各会审部门，并通知会审时间、地点；研讨过程中对提出的意见及时进行修改，并由各部门当场签署审签表。
、采用集中研讨审查会签方式的合同范围：
、标的额为万元以上的；
、合同履行周期较长且合同内容较为复杂的；
、承办部门或各合同审查部门认为必要的
第二条 送审合同时，一般应附以下文件：
（一）合同审签表；
（二）合同文本；
（三）相对方为法人及经济组织应提供：单位的营业执照、资质证书复印件、法定代表人身份证明书、委托代理人签署的提供授权委托书及其身份证复印件；
相对方为自然人应提供：自然人身份证复印件。
上述材料由承办部门的具体承办人审核无误后在复印件上签署已经过审查的意见；
（四）中标通知书；
（五）招投标文件、设备、材料、工程量清单以及价格、质保书、验收标准等与合同内容密切相关的资料；
（六）其他合同审查部门要求的文件。
（七）合同送审时所附资料不全的，审查部门将待审合同退回合同成本部，审查时间从送审资料补齐时开始计算。
（八） 合同审查单位应建立合同审核登记簿，对送审合同的送审时间、合同名称、送审单位、审核意见、文本交接时间、文本签收人进行登记。
第三章 合同的签订
第一条 公司必须全面实行合同会签审核制度、备案制度、履约监管制度。所有合同必须按照合同会签程序批准后方可订立，履行完毕的合同须编写合同履约完成报告。
第二条 签订合同之前，招投采供部资格审查流程：应验证对方当事人的营业执照、资质证书等证明文件的原件，确定主体是否合格；审查对方经办人的授权委托书，掌握其代理权限；调查资信情况、履约记录，预测其履约能力。（上述证明文件的复印件随合同会签并存档）并帽合同成本部审核。
第三条 企业名称变更时，应以合格的主体签订合同。
第四条 所有合同必须经所集团法律顾问审核，并留存审核意见。
第五条 在签约过程中应遵循诚实信用原则，任何人不得向对方当事人作虚假的宣传和承诺，不得故意隐瞒与订立合同有关的重要事实。
第六条 合同文本必须符合国家及集团公司有关规定，并以合同书形式签订不得以传真或电子邮件等方式签订合同，以传真或电子邮件等方式就合同内容达成一致的，必须补签合同书加以确认。
第七条 合同内容需以招标方式确定的，应按正规流程进行招标后签订。合同承办部门为招标采供部，特殊情况业务部为合同承办部门。
第八条 合同的内容应当包括：当事人名称、住所、标的、数量、质量标准、验收标准、价款、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决的方式等条款，并对各条款内容作详细的约定。
第九条 合同必须经法定代表人或委托代理人及经办人签字并加盖合同专用章后生效。委托代理人必须在授权范内签订合同，无法定代表人的授权委托书，任何人不得签订合同。
第十条 根据总经理指示，合同谈判由合同承办部门组织。对于重大合同的考察、谈判、签订必须有法律事务部参与，总经理对最终谈判结果负责，提供法律意见及建议。

第四章 合同流程图序须至少一式四份，其中二份交对方签约人，
合同洽谈
根据中标通知书或合作意见，由经办人和对方当事人就合同的内容进行洽谈，并填写《合同洽谈记录表》，必要时合同成本部参与合同洽谈。

（数量）
（质量）
（成本）
时效）
（风险）

市场调查的充分性
市场定位及方案设计等的合理性
资料的准确性
各阶段费用估算的准确性

各部门工作开展的及时性

合同承办部门（一般情况下为招标采供部）根据洽谈结果、合同具体风险控制点，起草编制合同，并对法律风险把控负责任。

合同起草

合同会签
成本合同部审核后填写《合同会签表》并附合同草稿送交各相关部门会签，会签负责人出具会签意见，并签字。

合同签订
合同成本部根据会签意见修改完成合同文本，交由具体经办人与对方当事人确认签订。

签字盖章
经相对方盖章确认，公司法定代表人或授权委托人签署合同，加盖合同专用章；

合同承办部门在合同签订之后三个工作日内将合同档案正本原件送交集团档案室，招标采借助部和合同成本部分别保存相关文件。

存档管理

合同履行监督
合同成本部会同相关部门，对合同的履行情况进行监督检查，并建立相关台账

第五章 机构及职责
第一条 集团公司行政事务部是合同管理的职能部门，其职责是：
、负责对集团及各分公司合同工作的管理和指导。
、负责研究制定合同管理规定，组织宣传贯彻合同管理规定，并负责检查监督。
、负责对集团及各分公司合同的签订、履行、存档情况进行检查，提出整改意见。
第二条 合同承办部的主要职责：
、承办部门作为对外洽谈合同第一责任人，对合同的真实性、合理性、可行性负有完全的责任；
、提前向合同成本部提交合同草本及前款规定的材料，提请有关部门审查；
、配合合同成本部草拟合同，提供草拟合同的可行性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料，并对其真实性和合法性负责；
、依法履行合同，及时向司法办通报履行中发生的重大问题及解决方案；
第三条 成本合同部负责合同管理，其职责是：
、参与合同的谈判、起草、签订，组织合同审核会签；
、复查对方当事人的主体资格、营业执照、资质证书、授权委托书等，保证其具备签约的法律资格；
、跟踪合同会签及履行情况，及时补充、变更合同，协助合同经办人员处理合同履行中的问题；
、负责合同鉴证、公证；
、负责履行合同，及时处理履行中发生的问题；对需要变更合同内容及时提出变更意见，并拟订变更协议；
、妥善保管合同书、签证单、往来传真等有关合同签订与履行的书面资料、凭证，并按时归档。
、根据授权依法组织合同的签订、变更、解除等事宜；参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。
、对履约门履约情况进行监督检查，要求提供并保存合同成果文件及签证等履约过程文件，建立履约台账。
、合同终结时组织编写合同履约完成报告
第四条 法务部在合同管理方面的主要职责是：
、法律顾问负责审核合同的管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行；
、审核合同内容是否符合国家相关法律、法规和政策，审核合同应具备的条款是否齐全，保证合同的合法性、严密性和可行性，确保维护公司合法权益，提出审核意见熟练掌握并宣传经济合同法律法规及其他法规。
、协助进行重大合同的可行性分析，并提出书面分析报告。参加公司重大合同的谈判及文件起草工作；
、参与合同纠纷的处理；负责合同纠纷引起的法律诉讼的处理；
、及时向公司领导如实汇报合同管理、签订、履行中的问题，遇有紧急情况时应采取措施防止问题扩大。
第五条 业务部在合同管理方面的主要职责是：
、业务部在拿到合同文本后，应首先对签订经济合同的可行性进行评估；
、针对不同的合同对施工过程序中的技术指标、技术施工风险控制点、施工工期、工序、工艺、质量要求、验收标准、对施工单位特殊要求、采购的材料设备的规格型号、材质、质量和验收标准等负责；
、对合同中的风险控制措施进行评估，检查合同条款是否对可能出现的风险采取了恰当的规避措施，合同非正常履行时可能受到的经济损失；
、进行严格审核，并提出审核评估意见。
、业务部门为合同履约部门，认真履行已生效的合同，随时收集并向合同成本部提供合同成果文件，以及履约过程文件，及时向合同领导汇报履约中发生的问题。
、编写合同履约完成报告。
第六条 财务部在合同管理方面的主要职责是：
、对合同的盈亏进行预测，从财务角度提出合同赢利性的意见；
、审核对方的信用等级评价采用有利的收、付款条件，降低企业的财务风险，降低企业的资金成本，并提高公司的资金周转率，提出审核意见。
、根据公司财务管理制度和资金预算状况对合同草稿中涉及资金支付和税费问题进行审核，使合同执行中资金的流入、流出满足公司整体的资金计划安排，防止对其履行能力和商业信誉受损。
、进行严格审核，并提出审核评估意见。
第七条 三立总经理职责
公司副总经理及总经理对合同草稿进行详细审查。结合各部门的评估基础，提出自己的审核意见，报请总经理。
负责协调各部门对合同审核意见的统一，对合同整体负责
解决协调履约中遇到的问题，检查履约情况，批准履约的报告
第八条 集团总经理职责
论台草、签订，负责对集团总部、下属公司、企业进行合同管理授权，划定各级部门及人员的合同管理权限；负责对需由集团法定代表人的合同进行审批；负责代表集团与施工及材料设备供方签署重大采购项目合同及战略采购合同。
第九条 公司合同章管理人员，其职责是：
、审查对方是否签字盖章（二页以上加盖骑缝章）；
、审查我方是否有经办人、项目公司经理、法定代表人签字；
、审查合同的完整性、一致性；
、负责合同归档管理工作。

第六章 合同的履行
第一条 合同一经签订即具法律效力。各公司有关部门应互相协作，认真履行合同义务，确保公司信誉。
第二条 业务部门是合同的履约执行部门，应随时掌握对方经营状况，若发现停产、停业、准备解散或破产转移资产、抽逃资金、有重大诉讼案件等严重影响履行能力的情况发生时，应及时向总经理汇报，有确切证据证明以上事实时，企业应要求对方提供有效的担保，不提供担保的，应中止履行合同。中止履行合同的，应及时书面通知对方。
第三条 公司应慎重对待合同履行中的往来传真、书信、签证等书面文件，履约付款时必须提供成果文件，并妥善保存。经办人应建立合同签订与履行情况台帐。
第四条 合同管理员应随时跟踪合同履行过程，发现问题协同各部门及时解决，发生诉讼或其他重大问题应及时上报集团总经理。
第五条 公司签订终结协议时，应当审核合同双方的义务是否履行完毕。合同任何一方的义务尚未履行完毕时不得签订终结协议。

第七章 合同的变更、中止与解除
第一条 合同一经签订即受法律约束，公司不得擅自变更、中止或解除。若确需变更、中止或解除的，由经办人提出书面报告，按合同会签程序审核会签后，由集团总经理审批后执行。
第二条 变更合同内容的，双方应当签订补充协议，对变更的内容作详细的约定，现按合同会签程序审核会签后实施。
第三条 公司单方面中止合同的，应当符合合同约定。双方协议中止合同履行的，应当签订中止合同协议书。
第四条 公司单方面解除合同的，应当符合合同约定；双方协议解除的，应当签订解除合同协议书，明确解除的原因和解除后双方应尽的义务。
第五条 变更或解除合同需要办理变更登记等相关手续的，应及时办理；财务部门应及时作相应的帐务处理。

第八章 合同纠纷的处理
第一条 合同履行中双方发生争议应积极协商，对对方合理的要求应妥善解决，以防止出现法律纠纷。
第二条 集团公司各相关部门负责各所属公司的诉讼指导与协调工作。
第三条 公司发生诉讼案件时应立即将诉讼相关材料报送集团公司，经总裁批示后，由集团法务部门按法定程序办理。

第九章 合同专用章的管理
第一条 公司合同专用章实行专人管理制度。印章专管人员必须严格按照相关规定正确保管和使用合同专用章。
第二条 公司对外签订经济合同必须加盖合同专用章。财务部门对未按照本规定加盖印章的合同有权拒绝办理支付手续，由此产生的损失或法律责任由相关单位和个人承担。合同正本、副本及其附件应该加盖骑缝章。
第三条 加盖合同专用章需提供的书面材料：
（一）要求送审合同时应附带的资料；
（二）各审核部门的合同修改底稿；
（二）已经公司法定代表人或授权委托人签署过的合同文本。
第四条 加盖合同印章的程序：
（一）合同文本经审核各方修改意见落实后，形成清洁文本，经相对方盖章确认，公司法定代表人或授权委托人签署过的合同文本，方可加盖合同专用章；
（二）合同承办人员应按照《合同用印登记表》要求，进行用印登记；

第十章 合同档案管理
第一条 公司合同档案管理的责任由集团行政事务部档案室管理。
第二条 存档的合同文件必须完整、真实。任何人不得私自占有、保存公司的合同文件，不得对外泄露任何有保密要求的合同信息；
第三条 关于合同签订和履行的原始材料，应由档案管室统一归档：
、合同及其补充协议；、合同变更、中止或解除协议、终结协议；、其他重要材料；
、合同会签单；。招投标文件
第四条 招标采供部职能部门存档内容：
按照职能部门各职责分工留存相关合同档案信誉调查报告、中标通知书、意向接触报告、法人授权委托书、对方资质证明文件、合同谈判记录、合同副本、合同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记录、传真资料、票据凭证以及其他有关资料、文件。
第五条合同成本部存档内容：
合同副本、合同草稿及会签修改意见、会签审批表、合同成果报告签证等，履约过程文件、履约情况台账、履约完成报告
第五条 合同签订后三个工作日内，合同成本部合同管理员应将合同正本原件送交集团档案室存档。
第六条 合同文本签订我方必须保留一式四份，其中正本必须在合同签订三个工作日内将合同正当原件送交集团档案室，其余三份分别转交承办部门、财务部、合同成本部份交对方签约人，
第七条 合同相关履约部门因工作需要使用原件时，向档案管理员办理暂借手续。

第十一章 授权
第一条 下列人员有权代表公司签订经济合同：
1、 公司法定代表人；
2、 公司法定代表人书面授权的委托人。
第二条 各法人委托人的具体代理权限由法定代表人在签发《法人委托书》时注明。法人委托人必须严格按授权范围行使签约权，禁止超越代理权限对外签约。
第三条 法人委托人的主要职责
、在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；
、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；
、对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；
、对所签订合同的履行负责，履行中发现问题应立即上报，同时积极想办法解决；对发生的合同纠纷负责处理或协助有关部门处理；
第四条 任何部门及工作人员未经法定代表人授权委托，不得以公司名义对外签订合同或改变合同内容，不得变更、解除合同及放弃合同规定的权利。
第五条 被授权的部门负责人原则上不再向其他有关人员办理继续授权委托，如情况必需，办理之前须征得授权人的书面同意。

第十二章 考核处罚
第一条 公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。集团行政事务部负责本制度执行情况的监督考核。对违反制度造成损失的视情节轻重给予：罚款—元、赔偿经济损失、解除劳动合同等处罚，情节特别严重构成犯罪的，提交司法机关追究刑事责任：
第二条 承办部门出现下列下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追究责任：
、未经授权批准或超越职权签订合同；
、应当签订书面合同而未签订书面合同。
、因工作过失致使公司被诈骗；
、公司履行合同未经对方当事人确认；
、遗失重要证据；
、发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
、合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；
、与对方串通，损害企业利益的；
、利用职务之便，收受对方贿赂或以其他方式谋取私利的；
、其他因未尽职责，给企业造成损失的。
第三条 其它职能部门
、财务部门负责人未尽审查职责，致使无法按合同约定收款的。
、合同章管理员擅自为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
、档案管理员丢失关于合同签订和履行情况的原始资料，给企业造成损失的。
、负责审查合同的部门人员，因工作失职或循私舞弊而疏忽、放任审查，致使不该签订的合同得到签订而造成经济损失的，应按后果及其责任的大小，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。
、其他违反法律、法规和本办法规定，给企业造成损失的。
第十一章 附 则
第一条 本规定由集团公司 部负责解释。
第二条 公司应根据不同的发展阶段的管理要求对本制度进行修订、补充和完善，确保合同管理制度能够起到切实有效的作用。
合同性质定义
一、设计类合同是指规划设计、单体设计、景观设计、采暖外网设计、给水外网设计、煤气外网设计等。
二、监理类合同是指工程监理、地质勘察等项目。
三、建安工程类是指主体总包工程、单体内外土建、安装、环境等配套工程是指由发包方单独发包的土石方、道路、挡土墙、喷锚、强夯、灌注桩、防水、楼内栏杆、地热、通风、空调、消防、弱电内外线、煤气内外线、采暖外线、排水外线、给水外线、供电外线、排洪、变配电、硬覆盖、绿化、室外围挡、钢结构、玻璃及理石幕墙、塑胶铺装等项目。
四、装修工程指样板房、售楼处、办公楼等室内装修。
五、材料采购类合同指工程材料、设备采购指外墙砖、踏步砖、涂料、石材、红砖、空心砖、商品砼、通风管、散热器、应急电源箱、高低压配电设备、电线电缆、空调通风设备、灯具、绿化苗木、防火门、防盗门、单元门、车库门、人防门、屋面瓦、外墙窗、天窗、电梯、洗浴设备、消防设备、锅炉设备、信报箱、换热站设备等项目。
六、工程手续类合同指由工程部负责办理的合同。
七、物业管理类合同指前期物业服务、临时管理规约、物业服务咨询合同、项目遗留问题的维修合同、质保期内涉及的工程维修合同等与物业管理有关的所有合同。
八、营销费用类合同指商品房买卖合同、租赁合同、各报纸广告、户外广告、名片、样本印刷、展位租赁、电台、电视直播、营销策划、短信群发等合同。
九、行政管理类合同指技术服务、委托开发、数据录入外包、保密协议、办公家具、设备类合同指办公用的沙发、窗帘、音响、电子白板、地毯、计算机、服务器、数码相机、车辆和委托招聘、员工劳动合同、委托培训、委托提供会员服务、办公楼内绿化租摆等合同。
十、其他类合同指聘请长途电话服务、网络线路、服务器租用、提供宽带服务、安全生产、社会稳定责任状、委托检验等合同。

附件：《项目合同会签单》
合同会签表
合同名称

隶属项目

合同编号

相关附件材料（请详细说明附件明细）
、
、
、
合同标的

合同金额

起草部门

合同类型
□标准框架类 □非标准框架类
紧急程度和完成时限：
□特急（即时） □紧急（小时内）
□一般（正常）
报审时间
年 月 日 时
合同性质
□承揽合同 □建设工程合同 □施工合同 □设计合同 □工程监理合同
□租赁合同 □物资采购合同 □保管合同 □仓储合同 □工程勘察合同
□运输合同 □技术合同 □委托合同 □融资租赁合同
合作单位
名称
地址
联系人

电话

电子邮箱

承办部门审核意见：

签字
工程部审核意见：

签字

财务部审核意见：

签字

法律顾问审核意见：

签字
三立副总审核意见：

签字

集团副总审核意见：

签字

总经理审批意见：

签字

注：、各部门在审核时必须妥善保存，审核后及时移交；
、本单是合同档案的重要材料，签字后与合同原件一并保存归档。
.本审批表所附合同，未完成本表所要求的全部审查、审批程序及领导批准，印章管理人不得给予加盖印章，否则，由公司追究相关责任人的经济及法律责任。
、经办人意见栏中，应简述签约原因、过程及合同主要内容；
.所有在本表签署意见的人员，均对本人所签署意见负责，并承担相应经济及法律责任。
.本表一式一份，待完成全部审批程序后报财务部存档，并同时复印一式两份至办公室备案及本部门备查。

合同承办部门在合同签订之后三个工作日内将合同档案原件整理装订送交集团合同管理部存档。

合同履行监督