工程、材料招标管理规定.doc

工程招标管理规定
1. 招标原则
1.1 招标过程必须有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，所有招标决策应在招标机构内集体公开决策，杜绝暗箱操作。
1.2 每次招标都应有充分适量的投标队伍参与投标，公司应鼓励投标单位积极开展公平竞争，保证招标具有充分的竞争性，公司应选择具有充分竞争优势的单位中标。
1.3 所有与招标工作相关的员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之变谋求私利，任何个人不得影响招标小组进行客观公正的评价。
1.4 选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正，树立并维护公司良好的招标信誉和形象。
1.5 各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向，都是公司的重要机密，不得泄露或作不当承诺；公司并且要求各投标单位对自己的投标资料保密，互不串讲。
1.6 项目的招标资料，包括：招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、评定标评审表、约谈记录、相关会议纪要等；须及时收集、整理、归档、保管。
2. 职责分工：
2.1 合约技术部主要职能：投标单位资质预审，建立及维护合格承包商名录，编制项目招标计划、编制招标文件，组织发标、接标、开标，评审技术标，控制招标工作进度，负责招标资料的收集、整理、归档、保存，组织安排全过程的招标会务。编制招标文件的经济部分，参与接标、开标，负责评审经济标，负责谈判。
2.2 项目部主要职能：提出详细的招标要求，如承包单位、材料设备的进场计划和技术要求。全过程参与招标工作(主要是会审工作)，并督查招标工作的进展。按照授权额度，负责组织小型工程、材料招投标工作。
部门
程序
合约技术部
项目部
1、制定招标计划
负责编制招标计划
提出进场时间、工期及技术要求
2、编制招标文件
负责编制招标文件
参与并提出意见
3、发出招标邀请
负责发招标邀请
参与选择投标单位
4、发标、答疑
负责发标、答疑会议
参与配合
5、开标
负责接标、开标
协助
6、评标
负责评标会议，评审技术标和经济标，负责投标单位谈判
提出意见并根据情况参与谈判
7、定标
重大事项评审小组定标，合约技术部发出中标通知
8、资料管理
合约技术部负责招标资料的收集、整理、归档、保存

3. 适用范围：
3.1 本管理办法适用于所有工程施工、工程监理、造价咨询的招标。其中金额大于等于3万元的工程施工、监理、造价咨询必须实行招标选择合作单位，禁止将应统一招标的分部分项工程肢解或化整为零，规避招标。
3.2 金额大于3万元但属下述情况时：a、政府垄断工程；b、因技术、市场原因造成实质性垄断，投标单位不足3家，且标的物无替代性的工程。可采用直接委托或议标确定合作单位，当合作单位有不止一家可供选择时，优先采用议标。
3.3 小于3万元的工程是否招标不作强制要求，可采用议标、直接委托的方式确定合作单位。同一项目的零星工程可以集中招标。
3.4 议标应按如下要求执行：(1)参与议标的单位不得少于2家，常规工程应选择至少3家参与议标；(2)议标的谈判必须有工程、成本人员同时参与，并按约谈结果填写《工程评标定标审批表》，约谈记录作为审批表附件同时报批。
3.5 直接委托时应按如下要求执行：(1)价格可以谈判时，由工程、成本人员共同参与谈判；(2)经办人填写《工程评标定标审批表》，报公司领导审批。
4. 招标前期准备：
4.1 标段划分：应综合工程的复杂程度、技术要求、工期要求，结合承建商的实力以及招标人自身的管理水平，合理划分标段。避免标段过小导致合作方不能发挥规模效益，而提高报价；也要防止标段划分过大导致不能按时竣工或者降低工程质量
4.2 招标方式的选择：
4.2.1. 各类施工工程招标应采用工程量清单的招标方式。
4.2.2在编制“项目开发计划”时，应给工程量清单招标安排合理的时间。因工期紧急而无法采用工程量清单招标时，可以采用模拟工程量清单（包干单价）的招标方式。
4.2.3除示范区外，主体工程不允许采用费率招标；特殊情况下不得不采用时，需经公司第一负责人签字。
4.3 下述工程项目应采用两阶段招标法：招标项目的技术含量高，产品质量差异程度大且难以量化，如幕墙、门窗、精装修；投标产品存在较大差异，比较的重点是性价比而不单纯是价格，如智能化、机电产品。两阶段招标法即先进行方案招标（可要求投标方初步报价），统一技术标准或设备型号后再进行第二阶段招标。
4.4 项目部根据工程的要求提出总承包、分包、环境等各项需招标工程的进场时间要求、技术要求、对投标单位的资质要求，并在项目的实施过程中根据情况协同合约技术部部对计划进行调整
4.5 合约技术部根据项目部提出的进场时间要求，结合招标方式，汇总编制所有工程项目的招标计划。公司的招标计划应尽可能考虑多项目集中招标的可能性
4.6 招标文件由合约技术部组织成本、项目及法律人员共同起草。对于使用频率较高的某类招标文件，合约技术部应组织相关人员编制“ 标准招标文件”或“示范招标文件”。
4.7 施工招标文件分正文和附件两部分。正文包括：招标内容、招标范围、项目简介、工期、质量要求、工程造价要求、投标截止日期、开标时间和地点、评标办法、违约责任、投标押金、相关规范、投标文件格式、特别约定等；附件包括：技术标编制要求、经济标编制要求、工程量清单报价表、甲控材料表（含甲供、三方供货、限价）、施工图、拟签的合同文本。
4.8 公司在开展施工类项目招标时，应已对拟招标项目的市场价格、主流供应商等有清晰的了解。各类招标应根据工程量清单、当地预算定额和通行的取费标准、市场行情编制评标参考价，应力求准确、全面，不得漏项。
4.9 经批准采用费率招标的项目，须在招标文件和合同中明确计费依据，并规定在施工图预算编制完成后一段时间内，双方根据施工图预算和中标费率核对工程造价，确认合同总价，并就确定后的总价签署补充协议。
4.10 投标单位的选择直接影响到招标工作的质量。招标单位应深入了解市场，包括能承接该招标工程的队伍数量、市场价格、供求现状，以及拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、历史工程，结合我方的工程管理水平、招标工程项目的特点，选择入围投标单位。
4.11 各项招标采用邀请招标的方式，必须有3家以上的投标单位参与竞标。多标段同时发标时，一个标段不得少于3家投标单位，同一单位不应参加2个以上的标段投标，总体中标率不得高于50%。
412 合约技术部组织招标相关部门考察，考察人员不得少于三人（且分属不同部门），考察结束后填写《承包商考察结果审批表》，经公司招标审查合格后准予投标。
4.13 优先选择具有良好合作记录的供应商参加投标，合作记录评价包括：工程质量、现场管理、经济结算、历次投标记录等；在公司投标记录中，经常投出最高价或接近最高价的队伍，一般情况下，不再选择其入围投标；反之，经常投出最低价或次低价的队伍，应优先选择其作为入围投标单位。
4.14 入围承包商应符合以下要求：证照齐全、守法经营、管理规范；技术力量和资金实力雄厚，满足相应投标工程的需求；重合同、守信用，信誉良好；近三年无重大质量、安全事故；近三年与公司无诉讼，无舞弊、贿赂、串标等行为。
4.15 合约技术部应组织相关部门定期对承包商资格进行评审，评审依据包括履约情况、合作情况、技术能力、经济能力变化状况以及售后服务等，对不合适的承包商应取消下次投标资格。
5. 发标与答疑：
5.1 招标文件的发放由合约技术部招标负责人直接发放给投标单位。为保证投标单位履行其投标承诺，招标公司应收取一定的投标保证金。
5.2 招标答疑会由合约技术部组织，成本、项目参加；应注意把招标工程概况、技术要求、报价要求、及招标中的非常规做法向所有的投标方进行交底，避免理解差异，使投标在回标分析时更具可比性。
5.3 招标答疑要做好记录工作，整理好作为招标文件的附件发给所有投标单位，包括投标期间招标方认为需要回答的投标方的其它疑问。
5.4 如有必要组织现场踏勘的，由项目部负责现场组织、回答施工单位现场提出的疑问，并将书面记录统一发送至合约技术部。
6. 开标：
6.1 投标单位应在招标文件规定的日期之前将投标文件送交合约技术部，不按时回标视为废标，接标人应予以记录。
6.2 开标时合约技术部两人以上现场拆封，并由参加开标的全体人员在投标文件的主要经济条款页签字确认。
7. 评标：
7.1 经济标评比和技术标评比由招标公司组织的专家负责分析，分别在定标会上提供各自的分析报告并解释。
7.2 经济标评比和技术标评比应在统一实施方案的基础上进行。
7.3 技术要求高，或对配合、维修服务有特殊要求的招标工程，应采用两阶段评标法，先评技术标，技术标评比结果确定后再评经济标。普通工程的技术标和经济标可同时评比。
7.4 在两阶段评标法中，如果技术标的评比结果对经济标评比产生影响，从而不能按照经济标评比顺序选择投标队伍的，应先行作出说明并经公司领导确认。
7.5 经济标评比中，应以总价对比为基础，同时比较主要项目单价和工程量调整情况，防止投标单位运用不平衡报价抬高后续变更成本。
8. 谈判：
8.1 如发现投标人技术或经济标书内容表述不清、理解存在歧义，对评标结果会产生明显影响的，经分管领导同意后，可以要求投标单位对标书予以澄清，并用书面形式列明澄清内容送招标人作为评定标的补充依据。
8.2 投标单位对标书的澄清不得对原投标文件构成实质性修改，否则应不予接受。
8.3 评定标过程中，如投标价皆高于招标前预期，但差距较小，仍属合理报价范围，不宜全部废除重新招标时，经公司领导同意后，可与报价较低的投标单位就中标条件进行商务谈判。
8.4 招标实施过程中应维护招标的严肃性和招标人的威信。若意向中标人的合作条件符合市场行情，应避免再就中标条件进行反复谈判。
8.5 谈判由成本部负责，但与承包商的约谈应有两个部门以上的人员参与，并就约谈结果填写《工程约谈记录》。
9. 定标：
9.1 定标时首先废除最高报价标，定标按如下方法执行：A、最低价投标单位中标；B、按最低价另择技术实力与配合情况良好的投标方中标；C、选择技术实力与配合情况良好的单位在不超过最低价3%的范围内中标。
9.2 A类适用范围：技术要求一般的工程，或技术要求较高但所有投标方的技术实力和配合态度相当。只要最低投标价不是明显低于成本，则应由其中标。
9.3 B类适用范围：①技术要求较高；②投标方的技术实力和配合情况相差较大； 满足以上两个条件时，可选择综合评比最高的单位进行谈判，要求对方调整报价到最低标或最低标以下。
9.4 C类实用范围：①技术要求较高；②技术实力与配合态度相差极为悬殊；综合评比最高的单位不同意调整至最低标价或者招标方认为不宜再行谈判，可以在不超过最低价3%的范围内选择综合评比最高的单位中标。
9.5 某项招标可能采用B、C类定标方法，工程(项目)部应在技术标评比阶段向公司说明；在评定标审批文件中应写出专题说明，纳入招标存档资料.
9.6 对于C类定标方法，中介服务（如监理和造价咨询）、样板房装修中标单位的定标价，可不限于3%，适当上浮.
9.7 技术实力指：投标方资质、技术实力、工期及质量承诺；项目经理和主要技术人员水平；近期及在建工程质量及获奖情况。配合情况指：施工和保修期配合的主动性和及时性，进度款申报的合理程度，预结算核对的配合情况等.
9.8 中标单位应满足招标文件的实质性要求对合同条件的细节问题在双方同意的情况下可以修改。在最终确认后的3日内，招标人向中标单位发出中标通知书，并将中标结果以书面形式通知其他投标单位.
9.9 上述过程中与投标方的所有谈判均必须有两人以上在场，并填写《工程约谈记录》.
9.10 下列情况不应确定中标单位，应作为废标，须重新招标:
9.10.1 投标单位相互串通投标;
9.10.2投标单位向负责招标成员行贿，废除该标后不足三家;
9.10.3投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假，废除该标后不足三家;
9.10.4开标后发现所有投标皆不满意；如各标价皆高出预期，不在合理报价范围之内;
10. 其他规定：
10.1 在中标通知书规定的合同签定时间之内，工程部会同成本部负责按照招标文件中的合同条件和中标单位的最后承诺与中标单位签订承包合同。
10.2 在配合当地政府部门有关招标工作的同时，全面考虑各种不确定因素，注意规避各种风险，确保合同实际利益条款的有效执行。
10.3 投标结束后，工程部应指定专人做好项目招标资料（招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、评定标评审表、约谈记录、相关会议纪要等）的收集、整理、归档、保管工作。
10.4 招标人员及其他相关人员应严格遵守公司员工守则和职业道德，不得与投标单位私下接触，不得接受投标单位的财物或其他好处，不得透露有关评标的任何情况，否则，按公司有关制度进行处罚，触犯国家法律者移送检察机关。
11. 相关表格与支持文件：
表格：
YX-GCZB-01《承包商考察结果审批表》
YX-GCZB-02《招标文件及入围单位审批表》
YX-GCZB-03《工程评标定标评审表》
YX-GCZB-04《工程约谈记录》
YX-GCZB-05《投标承诺函》
文件：
《工程招标操作流程》

YX-GCZB-01
承包商考察结果审批表
序号: 日期： 年 月 日
考察单位名称

考 察 内 容
基本情况
(成立日期、注册资金、企业性质、资质等级、营业执照等有关证书)

技术经济情况
(人员组成、施工机械设备、固定资产、净资产、负债、流动资金)

近年(在建)工程一览
(施工质量、获奖等)

其他情况
(信誉、与业主配合等)

参与考察
人员签名

公司招标小组意见
项目部
工程部
研发（成本）部
其他部门及公司领导

YX-GCZB-02
招标文件及入围单位审批表
序号: 日期： 年 月 日
工程项目名称

金额预计

单位名称
分级级别
参与标段
资质审查档案编号
推荐部门

招标方式
□ 邀请招标 □ 议标
招标/议标文件
内容摘要

经办人会签

招标领导会签

说明：“一级”为已考察未合作的单位、“二级”为已合作，履约评估为合格的单位、“三级”为已合作，履约评估为优选的单位。
第 １１ 页 共 14 页
工程评标定标审批表 YX-GCZB-03
序号: 日期： 年 月 日
项目名称

招标经办部门/人

目标成本/参考价

工程名称

招标方式

文件编号

投标单位名称
报价（费率）
技术标摘要
付款方式
工期、质量承诺
其他优惠条件
企业实力

定标结论

定标方式
□ 最低报价单位中标
□ 另择单位按最低价或谈判到更低
□ 高出最低价 %计 元
经办人
会签

公司领导
会签

注：本表适用于所有工程的评定标，3万元以下的零星议标工程定标时须附约谈记录同时上报审批。
YX-GCZB-04
工程约谈记录
约谈项目

第几次约谈

时间

约谈地点

参加人员

约谈单位

约谈内容

谈判结果

会签

注：本表适用于工程招标时对投标书的澄清或商务谈判记录，和5万元以下的零星议标工程约谈记录。
第 14 页 共 14 页
YX-GCZB-05
投标承诺函
致：
我方已经详细阅读了贵公司关于 工程的招标文件、标准合同、施工图等附件，完全理解了其中的内容，现参加此项工程投标，所作承诺如下：
一、工程造价：
1.我方完全接受招标文件、标准合同、施工图等附件中有关计价方式、付款方式、工期、质量、奖罚措施等全部要求， 则：
投标总价合计为 元，
我方愿意在上述投标总价基础上下浮 %，实价为： 元，
实价（人民币大写）： 元；
2.如贵方接受我方对贵方招标文件、标准合同中的条款进行以下修改，我方完全接受招标文件、标准合同、施工图等附件中的其他所有内容， 则：
投标总价合计为 元，
在上述投标总价基础上下浮 %，实价为： 元，
实价（人民币大写）： 元；
我方对贵方招标文件、标准合同中的全部要求中仅提出修改意见如下：

二、主材报价：

三、工程付款方式：我方同意贵方招标文件、标准合同中的以下条款：
1.工程预付款：签定合同 日内，业主支付合同价的 %为预付款；
2.工程进度款： 支付；
3.工程结算款：按总价的 %结算；
4.工程保修金：按总价的 %扣留。
四、工程质量等级：我方承诺： 。
五、工期：我方承诺： 。
六、工程保修期：我方承诺： 。
特此承诺。

投标单位（签章）
年 月 日
工程准招标操作流程
招标计划编制
施工单位考察
施工单位评估
编写标书
编制工程量清单
确定中标方式
工程部
研发部
公司领导
工程、研发部
确定投标入围单位
编写经济标
编写技术标
现场查勘
发标
接标
商务谈判
经济标分析
技术标分析
答疑
约定时间内签订合同
发中标通知书
开标
招标过程资料整理、存档
定标
施工单位后评估