协议管理制度.doc

协议管理制度(讨论稿)

为规范医院签约行为，理顺协议流转程序，加强对协议的管理和监督，提高医院整体管理水平，维护医院经济利益。制定了《协议管理制度》。
1、合用范围
合用于医院签订的各类协议，涉及但不限于商品买卖协议、工程设计建设协议、进出口协议、国内代理或收购协议、合资协议、合作协议协议及其修改书（以下统称“协议”）。
2、职责
（1）协议负责部门：负责根据本制度草拟协议，配合编制项目预算，协议签订后负责协议的执行。
（2）协议所涉及的业务科室：负责对协议草案的初审，编制项目预算，并监督协议的执行情况。
（3）财务部：负责协议草案的审核，出具审核意见，负责资金安排、款项收支并监督协议的执行情况。
（4）医院院长办公会：凡协议标的在人民币5万元以上的，属于重大经济事项。由院长办公会负责重大经济事项的最终审批，并授权有关部门监督执行。
3、正文
（1）协议管理的定义
协议管理是针对医院所签订的各类协议的一项经济管理活动，是财务管理制度和内部控制制度的重要组成部分，协议管理行为重要涉及了协议的草拟、审批、签订、保管、执行与监督、变更和纠纷解决。
（2）协议的种类和内容
1）按协议的种类分商品买卖协议、工程设计建设协议、进出口协议、国内代理或收购协议、合资协议、合作协议等。
2） 按协议订立形式分为书面形式协议、口头形式协议和其他形式协议。医院各类协议的草拟、签订、变更、解除、终止等，应一律采用书面形式。
（3）协议的草拟
1）协议负责部门
协议负责部门指对协议具体项目的归口管理单位，涉及但不限于总务科、设备科等。由项目负责部门指定具体的项目负责人。
2）明确协议标的
协议涉及医院业务科室，协议负责部门应与业务科室联系，明确协议标的。
3）招投标
对于纳入政府采购计划并运用财政专项拨款购置设备，必须在上级主管部门的指导下开展申报和统一招标采购。
对于软硬件采购协议、工程设计建设协议、医疗设备采购协议等，一般应选择数家公司报价，具体招标公司数量由协议标的金额决定。
4）资质审核
在拟定报价公司和参与投标公司时，应采用措施审核对方经营范围和资质，询价书、招标书内容应明确、具体和完整，不得使用模糊不清的词句，不得违反国家各项法律法规及规章制度。
5）协议草拟
项目经理根据各公司报价，并综合考虑其他因素，初定合作方。根据有关协议签订的规定草拟协议，并协助有关业务科室编制预算。
4、协议的审批（自行采购项目）
1、协议草案初审
（1） 项目经理将协议草案及协议审核单交所涉及的业务科室，由业务科室负责人审核签字。
（2）业务科室的审核重点是相关内容的功能是否达成规定，技术可行性，具体进度及人员安排。
（3）业务科室应在收到送审协议的两个工作日内完毕初审工作，并及时将协议草案签退项目经理。
2、协议草案的审核
（1）项目经理将协议草案、所有公司的报价单或投标书、有关项目预算一齐交纪检监察审计室签收。凡属于固定资产采购协议，需附设备采购申请单；若为医用设备，还需附医疗设备三证。
（2）纪检监察审计室审核的审核重点是协议的规范性和完整性、单位昂首的准确性、付款方式的合理性、付款信息的及时性、项目预算的可行性、报价的复核、投标书复核等。
（3）财务部审核的审核重点是协议标的是否涉及在年度预算中，协议金额是否达成三重一大标准等。
（4）纪检监察审计室、财务部提出的审核意见应明确清楚，符合协议法、国际惯例和交易实际情况。审核意见注明以下事项：
①协议草案的拟修改条款；
②修改后条款内容；
③拟修改的简要理由。
（5）支付条款的审核
①协议中如需预付货款的，应对预付货款的比例严格控制（一般不超过30％），应注意采用有效措施保证预付货款的安全。
②期中款项的支付应根据项目进度合理安排。
③在项目完毕后，应留部分款项（一般不低于5％）作为质量保证金，待保修期结束后支付。
（6）纪检监察审计室、财务部都应在收到送审协议的五个工作日内完毕审核工作，并及时将协议草案和协议审核单签退项目经理。如遇特殊疑难条款或重大协议，其评审时间将适当延长。
（7）若对纪检监察审计室、财务部提出的审核意见或拟修改条款有异议，可在协议草案修改后再次送审。
3、协议草案最终审批
对于重大协议，在业务科室初审和纪检监察审计室、财务部门审核后，再由医院院长办公会审核批准。
（五）协议的签订
1、医院应加强协议印鉴的管理，应由专人负责妥善保管。
2、授权
被授权代理人只能在授权范围内行使签约权。对于没有授权、超越授权范围或授权被取消后仍以医院名义签约的，产生的后果由该人员承担，医院将追究该人员相应的承任。
3、签章
对外签章时，协议印鉴管理人应审核“协议审核单”上的相关签字是否齐全。签订协议时，我方应坚持最后签字盖章或者与对方同时签字盖章。对于的确需要由我方先签字盖章的，应在协议文本中写明“本协议无任何批注”，并将该文本复印留存。
（六）协议的保管
1、各类协议，医院至少保存两份原件。纪检监察审计室一份，档案室一份，如科室需额外保存原件，应在协议签订时明确规定份数。
2、协议签署生效后，由项目经理指定专人（协议执行进程员）监督协议进程。进程员审核并接受协议后应建立协议登记本，对所接受的协议进行登记，登记的内容涉及：项目经理、协议号、签订日期、协议金额、协议付款方式和时间、对方公司名称、联系人及电话、开票情况、款项收支时间和金额等。
3、协议执行进程员将协议正本交纪检监察审计室，纪检监察审计室指定专人负责协议的保管。
4、纪检监察审计室保存一份协议原件，附“协议审核单”原件。
5、项目经理留一份协议原件，附协议审核单复印件，用于把握项目进度，并作为与协议涉及业务科室协调沟通的依据。
6、协议完毕后，由项目负责人将其所保管的协议原件及其他相关资料，交医院档案管理部门统一保管。
7、各类协议是医院的重要文献，归口一个管理部门（纪检监察审计室？）进行统一分类和连续编号，并注意保密和妥善保管。
（七）协议的执行与监督
1、协议的执行，由职能科室负责人总体协调。
2、在协议执行过程中，所涉及业务科室应负责监督协议执行情况，并指定专人负责定期与协议执行进程员沟通，及时报告协议执行进度。
3、协议执行进程员监督协议执行情况，并将协议进程情况及时通报财务科。
4、财务科负责与协议执行进程员核对款项收付情况，督促按照协议进程及时收付款项，并负责相关收入费用的核算。
5、对于重大协议，由医院领导直接监督检查协议的执行情况。
（八）协议的变更
1、对于各种因素引起协议重要项目的变更，应视同签订新协议重新履行上述规定程序。
2、若协议重要项目未变更，则由项目经理作出书面的情况说明，进行内部调整。
3、假如协议变更最终签约，涉及当年预算指标的变更，可按照预算调整规定期限由业务科室提出书面申请，按照规定流程调整当年预算指标。
（九）协议纠纷的解决
1、协议执行过程中，如出现纠纷，一方面应按照协议规定，本着和谐协商的原则解决，发生纠纷各方协商达成一致意见的，应有书面协议，并由各方协议主签人或其书面授权代理人签字，并加盖协议章。
2、如协商未成而发生诉讼或仲裁的，应与医院办公室联系，决定案件承办科室。
3、解决案件纠纷时，如需聘请律师的，应根据下述条件综合审议后选聘：专长、资历、业绩、表达能力、临场反映、协议条件、费用。
五、其他
（一）责任追究
由于在协议管理过程中未严格执行本制度而导致的过失，由科室负责人及经办人员承担行政、经济、法律责任。有关负责人除应承担相关责任及处罚外，还须负责有关事项的善后解决。
（二）监督贯彻
由医院纪委专职人员不定期检查协议管理制度的执行情况，完毕检查情况的书面报告，向医院领导提交。