行政事务管理制度档案管理acn.doc

行政事务管理制度
(一) 总 则
第一条 为加强公司行政事务管理，理顺工作流程，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
第二条 本规定所指行政事务涉及档案管理、印鉴管理、办公环境管理、办公用品管理、库房管理、报刊邮件及快递发货管理、车辆管理等。
(二) 档案管理
第三条 归档范围：
1、公司的规划、年度计划、记录资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、协议、项目方案、通告、告知、各项管理制度文本等具有参考价值的文献材料。
2、 与书面文献材料相应的电子文档。
3、公司有价值的声像、音像、照片等资料。

第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整；电子文档要用专门系统保存，整理程序与编号与相应的书面文献一致；密级档案必须保证安全。
1、 询价内容按产品类别每月整理归档（注意与公司集成后产品的相应），由商务秘书负责；
2、 与项目相关的报价、标书、图纸及技术资料等按客户分别归档，由项目工程师及商务秘书共同负责。
3、 公司财务及纳税文献由财务负责整理归档。
4、 除以上内容之外的公司制度、人事及劳资、会议记录等行政文献由行政部门负责整理归档。
5、 所有公司档案均由行政部门负责管理。
第五条 档案的借阅与索取：
1、总经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
2、公司其别人员需借阅档案时，要经主管领导批准，并办理借阅手续；
3、借阅档案必须爱惜，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案经公司分管领导批准方可摘录和复制。
第六条 档案的销毁：
1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准备案后方可销毁，一般内部档案，须经公司分管领导批准后方可销毁。
3、 经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
(三) 印鉴管理
第七条 公司印鉴由公司分管领导负责保管。
第八条 公司印鉴的使用一律填写《印鉴使用申请单》并由部门主管签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定导致的后果由直接负责人员负责。
第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经部门主管签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司报告其介绍信的用途，未使用的必须交回。
第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。
(四) 办公条件及环境管理
第十二条 公司办公用电脑由技术部门指定专人负责平常维护及资料备份。
第十三条 公司的传真、电话及宽带必须无条件保证畅通，由行政部负责。
第十四条 公司的办公区域内必须整洁卫生，属个人办公区域的自行整理，公共区域由行政部门负责整理。
(五) 办公用品的管理
第十五条 办公用品的购发：
1、每月十五日前，各部门负责人将该部门所需要的办公用品填报《办公物品申请单》提交公司行政；
2、公司行政指定专人制定每月办公用品计划及预算；经公司分管领导审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部门。由部门负责人签字领回；
3、除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经公司分管领导批准方可领用；

4、公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单（《办公物品申请单》），负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；
5、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；
6、负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；
7、办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
8、福利物品、劳保用品的购置和发放由公司行政统一办理。
(六) 库房管理
第十六条 库房物品的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
第十七条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并告知有关负责人。
第十八条 物资入库后，应当天填写帐卡。
第十九条 严格执行出入库手续，物品出库必须填写出库单，经分管领导批准后方可出库。
第二十条 库房物品一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。
第二十一条 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。
第二十二条 库房内严禁吸烟，严禁无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。
(七) 报刊邮件及快递发货管理
第二十三条 公司行政每年按照公司的规定做出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续，并负责平常的领取、分类登记及保管。
第二十四条 公司行政负责为各部门收发信件。
1、私人信件，可由公司行政代办，但费用自理。
2、所有公发信件一律不封口，由前台登记，统一封口，负责寄发；
3、EMS或各类挂号信件经公司行政登记后方可寄发。
第二十五条 收发快递由公司行政负责，私人快递可由公司代办但费用自理。
第二十六条 公司行政收发的用于项目的物品需要出入库的应会同财务办理相关手续。
(八) 车辆管理
第二十七条 公司车辆由行政部管理，专职司机驾驶。行政部负责统一保管有关证件及保险资料，并负责相关规费的缴纳及维修。
第二十九条 专职司机应定期检查及保养，以维持机件寿命，保证行车安全。
第三十条 各部门需要使用车辆时，应填写《车辆使用申请单》，经单位主管核准后交行政部调派。
第三十一条 《车辆使用申请单》应详填事由、人数及装载品名、数量、预计地点等。
第三十二条 各单位派车时，应依下列规定办理：
(一)车辆为运送公司商品及公务物品专用车辆。
(二)车辆不得运载任何与业务无关的职工或物品。
(三)车辆行前应特别注意安全检查。
(四)车辆行车途中应特别注意安全行驶及遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员承担。
第三十三条 司机每日填报《车辆行驶登记表》呈行政部，主管根据《车辆使用申请单》审核并核对实际里程。如有不符，由司机承担差数里程的汽油费。
第三十四条 法定假日及休息日或上班时间外车辆的使用应呈总经理核准后方可调派。
第三十五条 经批准的非公用派车，应承担使用里程的油资，由申请人于派车翌日连同行车执照、车钥匙一并交回行政部，否则停止其以后的使用权。
第三十六条 车辆驶回后应停放在公司指定场合，并将车门锁妥。
(九) 附则
第三十七条 未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交公司行政审核并提请总经理批复。
第三十八条 本规定解释权归公司行政。
第三十九条 本规定从发布之日起生效。

上海**科技有限公司
2023年12月10日