房屋租赁合同风险防范字.doc

房屋租赁协议风险防范
【引言】
我们在提供房地产租赁领域的诉讼及平常法律服务过程中，反复地会碰到一些同样的问题、同样的争议，这些问题和争议映射到房地产租赁协议上，就是我们所关注的审查要点。针对这些审查要点，假如可以习惯性地以诉讼思维即风险防范意识去为客户设计核心条款，无疑将达成诉与非诉的潜在和谐。下文，我们将抛砖引玉，尝试这一“基础工程”建设。
【解读】
一、出租物业的面积
对于出租物业已有房地产权证或业经法定机构出具测量报告的(常见于房屋、写字楼、厂房、商铺的整体租赁)，协议双方最佳将房地产权证或测量报告上所记载的建筑面积约定为租赁面积，并将房地产权证或测量报告作为协议附件。〖推荐条款1〗
对于出租物业未有房地产权证或未经法定机构出具测量报告的(常见于商场、写字楼的部分租赁)，协议双方最佳共同聘请一家中介测量机构对租赁面积进行测量，并共同派代表参与测量的过程。在测量结束后，协议双方代表应就测量结果进行确认，并将测量报告、测量图表作为协议附件。〖推荐条款2〗
〖推荐条款1〗
甲方将座落在本市_______【区】【县】_________路_____【栋】【新村】______【号】
【幢】______室(部位)________的房屋(简称该房屋)出租给乙方。该房屋【建筑面积】【使用面积】为________平方米，房屋类型为________，结构为________，房屋用途为________。签订本协议前，甲方已向乙方出示【房地产权证，编号：________________】，并已告知乙方该房屋【已】【未】设定抵押。(详见附件【房地产权证】)
〖推荐条款2〗
租赁面积：以双方共同指定的【中介测量机构名称】实地测量的面积为最终确认的租赁面积，为___________平方米(详见附件【测量报告】)，涉及租赁物业的玻璃门、店面、租赁物业范围内的建筑结构、设备设施所占面积，以及租赁物业与其他承租人租区的隔墙所占面积的一半，租赁物业与公共区域的隔墙所占面积的所有。甲、乙双方一致确认，本协议涉及需要以面积计算相应费用(如租金、管理费、推广费等)金额的，均按租赁面积计算，任何一方不得以建筑面积及/或套内建筑面积对租赁面积提出异议。
二、出租物业的用途
对出租物业的使用要符合法定用途，这看似简朴的法律常识在实践中偶尔也会被忽视，这与主管部门疏于监管和协议双方贪图小利脱不了干系。实践中，我们曾遇有如下情形：
1. 住宅变办公。在住宅社区中，我们有时候忽然会发现××公司的招牌，其中，从事对外贸易的公司在深圳较为多见。
2. 厂房变商铺。近日，曾有一些来自深圳市蛇口工业区的客户向我们进行法律征询，其告知出租人以工业厂房进行餐饮招商，并公然宣称不会遭到政府有关部门的查处，客户为此按照商铺标准支付了租金、保证金及装修费用，后由于无法办理工商登记而发生纠纷。而我们注意到客户提供的租赁协议中，已经明确写明出租物业的用途为工业。
3. 工业变办公。业内皆知，深圳市保税区的重要规划用地是工业类用地，根据《工业项目建设用地控制指标(试行)》(国土资发[2023]232号)的相关规定，工业项目所需行政办公及生活服务设施用地面积不得超过工业项目总用地面积的7%。但我们在为客户进行尽职调查的时候发现，很多公司已经租用了保税区内的工业厂房所有或大部分作为办公用途，并且，由于价格低、地段好的诱惑，仍有更多的公司在跃跃欲试。
4. 高科技工业变工业。近年来，国家鼓励高科技产业的大力发展，各地的保税区、高新区、产业带风起云涌，与此相相应，我们会看到“高科技工业”出现在一些用地规划许可证或房地产权证上。根据深圳市的相关法律规定及政策，使用该等高科技工业厂房的公司需提供高科技项目或高科技公司认证文献。然而，目前正在使用该等高科技工业厂房的公司真正已经取得上述认证文献的为数甚少，非高科技项目或非高科技公司进驻此类厂房的案例屡见不鲜。
作为律师，在发现客户承租出租物业的用途不符合法定用途的时候，应作出必要的风险提醒，可以简朴归结为两个方面：一方面系民事责任的提醒，用途违法将导致租赁目的无法实现，协议双方可据此解除协议，并根据过错的情况分担协议解除的后果;另一方面属行政责任的提醒，应告知客户用途违法将会导致政府有关部门的查处，协议双方均有也许承担该等不利后果。
三、出租物业的交付条件
在租赁协议中简朴地约定出租物业的交付时间是远远局限性以定分止争的，在租赁协议的交付条款中，出租物业的交付条件应属核心条款，其衍生出来的问题不仅涉及实际交付的时间、租赁期限的起算，还涉及交付物品的维修、出租物业的返还、保证金和各项押金的返还等问题。在出租物业的交付条件中，协议双方都需满足一定的规定。
对承租人而言，承租人应付清租赁协议约定的在交付前应支付的所有款项，涉及但不限于保证金、预付租金、预付管理费、装修押金。〖推荐条款3〗对出租人而言，出租人应保证出租物业的各项设备、设施、物品处在正常运营状态，如有损坏，应在约定期限内修复或更换。〖推荐条款4〗
在协议双方各自满足上述交付条件后，我们通常会建议协议双方签署《交付确认书》，以作为出租物业实际交付日期的确认，也可作为出租人交付物品、承租人支付保证金和各项押金的确认，该等事实的确认有助于避免协议双方将来对租赁期限的起算、维修责任的分派等问题出现争议。
〖推荐条款3〗
在办理出租物业的交接手续之前，乙方应付清根据本协议规定乙方于出租物业实际交付日或此前应支付的所有款项，否则甲方无义务将出租物业交付给乙方。甲方在全额收到该等支付后应向乙方交付出租物业，双方签署出租物业交付确认书，即视为甲方已按照本协议规定条件履行了将出租物业交付给乙方的义务。
〖推荐条款4〗
甲方向乙方交付出租物业时，乙方与甲方(涉及甲方所委托之本大厦物业管理人员)清查出租房屋及其附属设施、装饰材料、其它物品及大厦的公共设施，甲方保证大厦的电梯、消防保安系统、公共卫生间、自来水系统、泵房等应处在正常运营状态。如有损坏，甲方应在3日或乙方批准的其他期限内积极告知和督促物业管理处维修完毕，在此基础上双方共同签署交付确认书。
四、扣率租金/提成租金
在商铺或商场的租赁协议中，出租人往往不满足于定期收取固定数额的租金，因此，所谓“扣率租金”或称“提成租金”应运而生。在实践中，根据出租人对承租人销售情况的了解限度，可以有两种条款设计：
对于出租人不了解承租人销售情况的场合，出租人可规定承租人定期提供财务报表，并有权保存对承租人查账及审计的权利。〖推荐条款5〗
对于出租人了解承租人销售情况的场合，如出租人负责商场的统一收银，出租人与承租人应定期对销售情况进行核对和确认，以免对提成租金的收取发生争议。〖推荐条款6〗
〖推荐条款5〗
乙方须在每月五号前支付当月基本租金、管理费和推广费。若按每月的月营业额计算的扣率租金高于基本租金的，则乙方须于下月支付基本租金时向甲方交纳该月基本租金与扣率租金的差额部分。乙方同时向甲方作出如下承诺：
(1)乙方应在每月的第七日前向甲方提供一份由乙方确认对的记载乙方上个月在承租场合内整个月的营业额的书面财务报表;
(2)若乙方不提供或不实提供书面财务报表，甲方有权估算乙方上个月的营业额，乙方须按甲方估算的月营业额缴纳扣率租金;
(3)乙方在其上一个财政年度完结及租赁期满后三十天内应向甲方提供具有资格的会计师事务所对租赁店铺进行审计的年度财务报表(该年度财务报表应真实及具体地列出该店铺在本财务年度内各个月的财务资料及明细)，费用由乙方自行支付。在甲方收到并确认上述年度财务报表后的十日内，甲乙双方须以钞票付款的方式，对该财政年度的扣率租金，做出基于上述年度财务报表中所列的最终数字而需要做出的调整。相应财政年度的月报表须以经甲方收到并确认的该财政年度的年度财务报表为准，并做出相应调整;
(4)任何情况下，甲方仍保存对乙方查账的权利，涉及甲方自行或聘请有资格的会计师、审计师对乙方经营租赁物业的相关会计报表、会计账薄、记账凭证、原始凭证等进行审查，费用由甲方支付。但是，若查账发现账目不实，则费用由乙方承担，并按实际查账的结果计算扣率租金。乙方应就甲方或甲方聘请的会计师、审计师查账事宜提供充足的协助和合作。
〖推荐条款6〗
承租人应自开业日期或装修期结束后第二天(以两者中较晚的日期为准)起支付场地上这一家店铺的净销售额的____%作为提成租金。出租人与承租人应当于每月【※】日对店铺上一个月的销售情况进行核对和确认。承租人应基于前一季的财务报表(该财务报表由承租人根据其会计惯例制作)，于当季的第一个月的第十五(15)日或之前交纳前一季的提成租金。出租人应于收到提成租金后二(2)个工作日内向承租人提供合法房屋租赁发票。提成租金的年度调整应当在每个财政年度终结后的一百三十(130)日内完毕，且各方不需为此支付利息。提成租金的年度调整后，如承租人在该年度中收到的发票金额少于实际缴纳的提成租金，则出租人应补发发票。
五、维修程序的设定
在出租物业的使用过程中，最容易发生纠纷的当属出租物业的维修问题，且重要集中于因出租人未予维修及未及时维修而导致承租人无法使用出租物业或遭受损失的问题上。对于上述风险，除了在结果上通过违约责任条款追究违约方的违约责任之外，我们更倾向于从程序上防止该等风险的发生。〖推荐条款7〗从另一个角度上看，这种程序上的条款设计，事实上是为了促使协议双方在问题发生时进行充足的沟通，以避免不必要的误解以及纠纷和损失的扩大。
〖推荐条款7〗
乙方在使用租赁房地产过程中，如非因乙方过错，租赁房地产或其附属设施出现或发生妨碍安全、正常使用的损坏或故障时，乙方应及时告知甲方并采用也许之有效措施防止缺陷的进一步扩大;如为紧急报修(指影响乙方工作、营运安全的故障，如房屋大面积漏雨等情况)，甲方应在乙方发出紧急报修告知后四(4)小时内前来维修;如为紧急报修以外的一般报修，甲方应在乙方发出报修告知后三(3)日内前来维修。如甲方未在上述时间内进行解决，乙方有权自行或委托第三人进行维修，相应维修费用和款项由甲方承担，并由乙方从应支付给甲方的租金中扣除。
六、优先承租权
我们常见“优先购买权”条款，却不常见“优先承租权”条款。《深圳市房地产租赁协议书》第22条有类似“优先承租权”条款，但对于优先承租权的行使程序却没有进行约定，这使得该等“优先承租权”欠缺可操作性。从优先承租权的可操作性上讲，我们建议设计相关条款约定：在有第三人乐意以一定条件承租出租物业的时候，作为出租人，应当将该等条件书面告知承租人，并给予承租人合理的考虑期限;作为承租人，则应当在出租人指定期限内对其是否行使优先承租权作出书面回复。〖推荐条款8〗
〖推荐条款8〗
本协议约定之租赁期间届满，乙方需继续租用租赁房地产的，应于租赁期届满之日前
【※】个月向甲方提出续租规定;在同等条件下，乙方对租赁房地产有优先承租权。在有第三人乐意以一定条件承租租赁房地产的时候，甲方应当将该等条件书面告知乙方;乙方应当在收到甲方告知后三日内对其是否行使优先承租权作出书面回复。
七、向潜在承租人或买方展示出租物业
租期将至，若承租人不再继续承租物业，则出租人为节约成本，很也许规定在租赁期限届满前一定期间内，携带潜在的承租人参观出租物业。此外，在出租人意欲出售出租物业的时候，往往也需要向潜在的买方展示出租物业。
对于上述两种情形，我们认为出租人的规定是合理的，承租人应给予一定的配合，但出租人应事先告知承租人，并不得影响承租人的正常使用。〖推荐条款9、10〗
〖推荐条款9〗
在租赁期限届满前6个月内，假如乙方尚未与甲方就续租达成协议的，则甲方只要向乙方提前发出书面告知，甲方有权陪同潜在的承租人或者买方参观出租物业，但不得影响乙方的正常办公。
〖推荐条款10〗
在租赁期满前三个月内，甲方有权进行重新招租的各项准备工作，涉及向未来的承租人展示租赁物业以及对租赁物业进行合理和必要的检查与维修等。乙方应在租期届满前三个月内，在获事先告知的任何合理时间内，无条件允许将在租期届满后承租或使用租赁物业的新的承租人或使用人勘察租赁物业及其各部分，甲方亦有权在租赁物业张贴招租告示。
八、承租人的自动变更
我们接触到的很多客户，其作为承租人租赁出租物业的目的是设立公司或分支机构并将出租物业地址作为新设公司或分支机构的注册地址。在这种情况下，我们通常会将该实际情况据实告诉出租人，并帮助客户在租赁协议中设计“承租人的自动变更”条款，以免出租人届时反口，不履行协助变更承租人的义务。假如没有该等“承租人的自动变更”条款，将来能否变更承租人则是出租人的权利，出租人往往会感觉增长其承担而不愿提供协助。这势必影响客户租赁目的的实现，并增长客户的负累。〖推荐条款11〗
〖推荐条款11〗
鉴于乙方或其关联公司拟在中国境内新设公司(下称“新公司”)，新公司英文名称暂定为“【※】”;甲方批准：自新公司在中国合法设立之日，乙方在租赁协议及本协议项下的所有权利和义务均自动转由新公司享有及承担，新公司自然成为租赁协议及本协议的主体(即“乙方”)及实际承租人，【※】与甲方的租赁关系同时终止，而无需另行签订协议。但新公司应书面向甲方出具确认函，确认合约中所有约定同样对新公司有效。如有关主管机关需要或新公司规定，甲方承诺将按合约的相同约定及同等条件，按剩余的租期与新公司重新签订合约，并办理相关的租赁登记手续。
如甲方违反本条约定，视为违约，应当双倍返还乙方租赁保证金，在甲方解除合约的情况下，甲方应当向乙方支付相称于所余租期(即初始租期或续租后的续租总期限中尚未履行的租期，不含免租期，下同)租金的违约金，并补偿乙方的装修损失。
九、租赁协议的提前解除

在租赁期限较长的租赁协议中，客户往往难以把握未来几年后的市场变化，故而在租赁协议履行了一定期期之后，客户很也许会根据市场变化改变经营模式，为此，客户宁愿支付一定的成本用以解除租赁协议的长期束缚。在这种情况下，假如没有相应的条款设计，就只有在事后依赖于协议双方的谈判，假如我们帮助客户在租赁协议中作了相应的条款设计，将来一旦发生客户希望提前解除租赁协议的情形，该等条款会起到意想不到的效果。其结果即使不是最有效的，但至少是可预期的。〖推荐条款12〗
〖推荐条款12〗
在租赁期限内，原则上双方均不得规定提前解除本协议。但在本协议签订之日起【※】年之后，如乙方规定提前解除协议的，需提前【※】个月以书面形式告知甲方，但应向甲方支付相称于【※】倍的租赁期限最后一年的租金作为补偿，还应当履行本协议约定的协议终止后的相关义务;如甲方规定提前解除协议的，需提前【※】个月以书面形式告知乙方，但应退还承租保证金，并对乙方的装修损失予以补偿。
十、保证金的退还条件
一般而言，租赁协议解除后，承租人结清租金、物业管理费和其他应付费用后，出租人即可将保证金退还给承租人。但在某些特定的情况下，保证金的退还条件可相应地予以增长。实践中出现较多的情形为，承租人租赁出租物业的目的在于设立公司或分支机构并将出租物业地址作为新设公司或分支机构的注册地址，一旦租赁协议解除，承租人必然要寻找新的办公场合，并办理新设公司或分支机构的工商变更登记手续。那么，在这种情况下，协议双方可以公平、合理地约定：将承租人办理不再以出租物业为注册地址的变更登记手续作为保证金的退还条件。〖推荐条款13〗
〖推荐条款13〗
本协议终止后，假如(1)乙方在整个租赁期限和免租期内遵守本协议(为避免疑问，应涉及thefifthsquare租户装修指南和thefifthsquare租户手册)以及其他由甲方和/或物业管理公司不时制订或修改的与公共区域、公共设施使用有关的规定，特别是已将出租物业恢复原状并已交还，并(2)支付了一切应付的租金、物业管理费和任何其他应付费用、违约金、损害补偿金，并完毕不再以出租物业为注册地址的变更登记手续甲方应在上述(1)(2)事项完毕后的【30】工作日内无息退还乙方所支付的保证金。
十一、承租人逾期归还出租物业的违约责任
在租赁期限届满或租赁协议提前终止后，承租人除了结清租金、物业管理费及其他费用之外，还负有准时归还(涉及清空)出租物业的义务。若承租人逾期归还或逾期清空出租物业，则势必影响出租人继续向别人招租的目的实现。此种情况下，即使租赁协议约定出租人有收回出租物业的权利，但对于出租物业内属于承租人所有的物品、设备，若无明确约定如何处置，对出租人而言则十分棘手。
为此，我们在代表出租人审查租赁协议的时候，通常会建议客户在租赁协议中针对上述问题明确进行约定，即在承租人逾期归还出租物业的情况下，将被视为自动放弃出租物业内的所有设备和物品的所有权或使用权，出租人有权自行处置。〖推荐条款14〗
〖推荐条款14〗
假如乙方未能在租赁期限届满或提前终止本协议之日起三(3)日内根据本协议第15.1条和第15.2条的规定归还出租物业，甲方有权立即进入出租物业，更换出租物业的钥匙和/或采用其它措施收回出租物业;甲方和/或物业管理公司也有权切断对出租物业的水、电和空调供应等(在上述切断期间，乙方仍应按照本条承担支付租金、物业管理费及本协议约定的其他费用的义务)。甲方无论因租赁期限届满或提前终止而收回出租物业后，乙方留在出租物业内的任何物品、设施及设备(如有)的所有权或使用权将视为被乙方放弃，甲方可自由处置。在此情形下，乙方和/或任何其他第三方均不得对甲方提出任何追索，且就甲方因其解决前述物品、设施及设备被任何其他第三方提起任何索赔，乙方应向甲方补偿并使甲方保持足额受偿。此外，乙方应当向甲方支付其在租赁期限届满或本协议提前终止后因处置乙方的上述物品、设施及设备而发生的交通、存储以及其它相关费用。
十二、装修损失的认定
实践中，在租赁协议解除的时候，装修损失的补偿或补偿往往成为协议双方甚至法院都为之困挠的难题，其真正的难点在于装修损失如何计算。假如租赁协议可以对装修损失的计算标准事先进行约定，无疑可以节省解决争议的时间。否则，装修损失只有依赖于协议双方的举证及评估机构的评估由此将耽误过多的时间以及引发更多的争议。我们在审查租赁协议的过程中，无论代表哪一方，往往建议客户在租赁协议中明确约定装修损失的计算标准。〖推荐条款15〗
我们在〖推荐条款15〗中提出的装修损失计算标准，是在参考了中国的财务会计制度及中国法院的相关判例、解释的基础上，而提炼出的一个简朴且相对合理的计算公式，有助于双方在发生争议时公平、快速的解决装修损失问题。
〖推荐条款15〗
乙方应将装修协议及发票、收据等证明装修价值的文献复印件提供应甲方备份，作为双方拟定乙方装修原值的依据。在本协议提前终止的情况下，除本协议其他条款另有约定外，本协议项下的对乙方装修损失的计算标准为：即装修损失=装修原值÷租赁期限总月份×租赁期限所及剩余租期(局限性一个月的，按1个月计)。
十三、告知与送达
在诉讼实践中，原、被告双方往往对往来函件进行反复的举证和质证，只要没有充足的证据证实一方已收到另一方发出的告知，就会矢口否认，这与其说是诉讼技巧，不如说是双方防范风险的意识薄弱。我们在审查租赁协议的过程中，一般都会建议增长“告知和送达”条款，对告知的形式、送达的形式、送达的标准作出明确约定。〖推荐条款16〗
〖推荐条款16〗
根据本协议需要发生的所有告知，均须采用书面形式，甲方对乙方发出的发票、单据及其他告知，均以专人递送或特快专递形式按本协议所及出租房屋作为通讯地址发出;甲方的通讯送达地址为：【※】;如通讯地址变更，变更方应当提前以书面形式告知对方。告知如以人手交递，则视为在交递后立即送达，若以特快专递方式发出，则以回执的送达或退回日期为准。
【结语】
限于篇幅，我们的解读方向更接近于律师实务，而并未深涉理论。我们相信，任何一个审查要点及核心条款的展开都将是一篇字数可观的学术论文。没有了尽也许为客户争取协议利益的倾向，我们的解读身份更接近于中立者。而作为律师，我们的身份往往不是中立的，或者说是不完全中立的。此时，假如您仅代表出租人或承租人，一定也会做出不同的解读。期待可以通过具体租赁协议的签订，避免日后租赁双方的争议