差旅费及业务招待费报销制度.doc

相关差旅费及业务招待费报销要求

目录
第一章 总则
第二章 出差申请步骤
第三章 差旅费报销要求
第四章 业务招待费报销要求
第五章 罚则
第六章 附则

编者按: 该制度用于规范中国出差费用报销行为, 具体说明了中国差旅费申请和报销具体要求, 强调了报销过程中注意事项, 以指导职员财务报销, 降低财务风险。
第一章 总则

第一节 目

第一条 为深入加强对差旅费、 业务招待费用管理, 规范报销步骤和报销表格单据, 明确职员申请程序、 费用归集与分摊, 特制订本要求。

第二节 适用范围

第二条 企业之全部职员必需遵以后项制度。

第二章 出差申请步骤

第一节 出差预算申请

第三条 职员因工作需要去外埠出差, 应先经过工作流填写出差申请步骤, 按不一样费用类型具体填写机票、 交通费、 住宿费（含自行处理住宿补助）、 综合补助（公杂费）等汇总金额; 若还有其她类型费用, 请在“其她费用”栏填写金额, 如签证费、 零星发生办公用具费用等。只有步骤审批经过后, 职员方可发生出差费用。特殊情况下, 职员在出差前能够先取得总经理口头或邮件同意, 但回程后5个工作日内必需补提相关出差申请步骤。
第四条 出差借款 为降低职员出差随带过多现金风险, 企业激励职员尽可能使用信用卡支付, 回程后立即报销。但如有实际需要, 职员可依据实际情况在预算内借款, 但必需在借款之日起60天内立刻报销以冲销借款, 不然财务有权通知人事从工资内扣除借款。但以下情况例外: 11月之前费用, 必需于12月20日之前报销完成; 12月发生费用, 必需在第二年1月20之前报销完成, 过期不予支付。

第二节 出差报销申请

第五条 职员出差回程后十个工作日内必需提交报销步骤, 该步骤需要职员按报销费用实际归属正确选择受益部门, 并仔细填写费用情况。同时将粘贴好发票及事前申请经过步骤交至财务专题处。
第六条 报销步骤审批经过后, 由出纳打印经过步骤并安排付款。

第三章 差旅费报销要求

第一节 出差时间、 报销票据及出差借款

第七条 出差时间要求
1. 自职员离开企业日起, 至返回企业日止, 计算实际因公出差天数。
2. 若出差期间因个人原因需另外往返或停留, 必需事先明确该时间段和往返地点信息, 并经上二级领导审批, 该时间段将不视作企业差旅。
1） 报销时财务将扣除上述过程发生实际天数来计算最终出差时间。
2） 上述过程发生于正常工作日应提交假期申请。
3） 因个人原因发生各项费用及个人风险问题均由报销人个人负担。
3. 因为实际工作需要, 出差期间包含非工作日, 需要在出差预算申请表上注明, 经上二级领导确定后, 可根据正常标准给予报销。
4. 若实际发生出差期间和往返地点等信息有变, 并所以发生超支, 则必需经过工作流自定义步骤注明变更情况及原因（包含原预算和实际发生金额情况）, 经上二级领导审批经过后方可报销。若未发生超支, 可在费用报销单上直接注明信息变更原因, 经上二级领导审批经过后即可报销。
第八条 票据粘贴和填报要求
1. 为使报销正确, 便于结算, 特对于出差报销票据整理、 粘贴和填报要求以下:
1) 飞机票、 火车票、 长途汽车票、 轮船票等, 均按出差期间前后次序粘贴票据; 保险费、 订票费与对应交通工具发票对应粘贴。
2) 住宿费与住宿明细账单均按时间次序粘贴;
3) 交通费根据日期前后次序依次粘贴;
4) 其她票据根据类别分别粘贴;
5) 出差报销步骤填报, 应按出差或费用发生时间前后次序填写, 与所附原始票据一一对应。

第二节 中国出差各项费用报销要求

第九条 中国差旅费报销关键包含:
——机票、 火车票、 轮船票
——出租车、 巴士、 轨道、 公交等交通费
——酒店住宿（包含住宿费、 上网费等）
——住宿补助
——综合补助（伙食补助等）
第十条 中国机票订购、 报销
1. 职员出差往返机票由职员自行购置, 报销时需提供行程单。
2. 副总经理以上级他人员出差, 不限定交通工具标准。其她等级职员出差选择火车或汽车, 以下两种情况之一能够选择乘坐飞机:
1）当出差城市距离在800公里以上。
2）业务需要, 事先经上二级领导同意, 能够选择乘坐飞机。
3. 企业订购机票报销注意事项:
1）凡企业购置机票须与其同次发生其她差旅费一起申请报销, 报销申请中科目类型须选择“差旅费－飞机票(企业代购)”, 机票金额以支付金额为准, 未填写者财务专题有权给予退回。
2）若发生机票丢失, 则视同票据遗失情况处理。
3）机票已经出票情况下, 产生退改签费用, 职员须提交步骤经上二级领导至总经理审批, 说明退改签原因及产生费用。
第十一条 中国出差交通费
职员离开企业, 往返机场或火车站, 抵达出差目地以及在出差城市当地发生交通费用。报销时应按每笔发票金额分行填写报销申请, 并分别注明往返地点及具体事由。职员从机场往返酒店或企业, 应首先选择乘坐大巴、 机场巴士及轨道交通, 特殊情况下可乘坐出租车, 但需说明原因。
第十二条 中国出差酒店住宿相关要求以及住宿补助
1. 中国出差住宿费标准详见下表:

人员
等级
交通
工具
住宿（元）/天
（副）总裁以上
经济舱
500
（副）部门责任人以上（含）
经济舱
400
（副）部门责任人以下
火车
300
以中国快捷酒店（三星级酒店）双人标准间为准
出差期间总住宿费用在按住宿标准及天数计算住宿总额范围内即可报销, 如遇特殊情况, 住宿标准超支, 需提交特批步骤, 经上两级领导审批后方可报销。
2. 职员报销住宿费须附酒店住宿明细账单, 房费、 城建税以及上网费可给予报销。房费在标准限额内实报实销, 超标部分费用自理。其她酒店内私人消费, 企业不给予负担。
3. 若返程时间超出晚上六点, 或因业务需要在返回当日延迟半天退房, 可给予报销半天住宿费, 但需说明原因, 并取得上二级领导签字同意。如因个人原因造成退房延误, 应由出差人自行负担此半日房费, 不得报销, 且此半日房费不在自行处理住宿给予补助范围内。
4. 同性职员需同住一个标准间, 同住双方若有等级悬殊, 则住宿费标准从高。假如一次外埠出差有多个同事一起随行, 则出差申请步骤上必需列明随行人员姓名, 假如出差人员等级不一样, 则天天住宿标准为同行人员天天住宿费用之和不超出同行人员住宿标准总额。集体出差发生差旅费用务必在报销时先确定其受益部门和归属企业, 确定后正确填写费用报销单。
5. 职员在出差目地若自行处理住宿, 则按每人天天100元标准给予住宿补助。如出差期间发生业务招待费, 每发生一笔招待费, 扣除差旅补助25元。在费用报销中按实际出差应住宿晚数计算。发票提供同综合补助发票一致, 若无法提供发票, 住宿补助由人事随同每个月工资一并发放, 扣除个人所得税。
第十三条 中国出差综合补助
中国出差综合补助依据实际出差天数计算报销, 中国100 元/天。其中以12: 00 点为半天确定时间, 半天按天天标准50%报销。具体时间参考机票、 车船票, 企业用车参考出车单时间, 报销人须在费用报销步骤中注明往返行程实际出发和抵达时间。差旅综合补助必需提供发票, 发票能够是出差当地餐饮或者食品发票, 也能够是出差前后30日内当地（杭州）食品发票。
第十四条 其她费用
不属于以上各项费用, 如在出差地发生复印、 传真、 邮寄等其她费用在报销时必需分项填写并说明费用发生事由。另外, 企业不许可职员自驾车出差, 若自驾车出差发生费用, 企业不予负担。

第三节 国（境）外差旅费报销要求

第十五条 国（境）外差旅费报销要求请参见集团总部《因公出国（境）人员费用报销标准及细则》

第四章 业务招待费报销要求

第十六条 业务招待费是指因业务所需而要宴请用户所产生费用。
第十七条 业务招待费只许可部门责任人报销。
第十八条 业务招待费每笔超出300元, 需提事前申请步骤, 步骤经CEO审批后才可发生。
第二节 预先申请

第十九条 依据实际有招待需求部门正确填写“受益部门”, 以需求部门负责招待事项关键责任人填写“受益人”, 并按估计发生每笔前后次序分行填写招待内容, 待步骤经过审批后方可实施。如因事情紧急未能事先申请, 应经过电话或口头请示取得同意, 并在宴请结束后5个工作日内补提相关步骤。
第三节 报销步骤

第二十条 报销人应在提起费用报销步骤时将业务招待费申请单以及相关发票等提交财务专题, 若实际报销招待费用超出预先申请额, 则以实际发生总金额重新提交业务招待申请, 待步骤重新获批后方可报销全额。

第五章 罚 则

第二十一条 对违反本要求, 财务部有权对相关责任人给予问责。

第六章 附 则

第二十二条 本要求解释权归财务部