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协议档案管理

协议档案管理制度是协议管理制度组成部分, 也是单位为维护本身正当权益而采取必需手段。经过对协议档案管理, 能够保留与协议相关相关证据材料, 一旦发生纠纷, 能够立刻利用档案记载内容, 依法维护单位权益。
协议档案是记载协议推行全部情况文字资料, 协议档案管理制度是协议管理制度组成部分, 也是单位为维护本身正当权益而采取必需手段。经过对协议档案管理, 能够完整保留与协议相关证据材料, 假如有纠纷一旦发生, 能够立刻利用档案记载内容, 依法维护单位权益。
其关键内容包含:档案期限、 档案管理部门、 协议档案归档与借阅、 档案利用、 档案管理责任等。
为深入加强协议文档管理工作, 提升协议管理水平, 逐步实现企业协议管理工作规范化、 制度化、 科学化, 特制订协议档案管理制度。为深入加强协议文档管理工作, 提升协议管理水平, 逐步实现企业协议管理工作规范化、 制度化、 科学化, 特制订本制度。
协议档案特点
[1] 协议档案除含有通常档案共性外, 还含有以下3个独有特点。
突出依据凭证性
依据凭证性, 是协议档案最突出也是关键特点, 意思是说依法签订协议对当事人含有法律约束力。协议签订、 生效、 推行、 变更以及权利义务转让、 终止、 违约、 责任等等, 都必需完全地、 唯一地依据协议档案, 不然, 就要负担由此产生法律后果。因为含有这一作用, 在市场经济体制下, 协议档案时维护当事人正当权益最直接、 最有效手段之一。这点特点需要引发广大经营者、 管理部门以及档案工作者重视。
形式与内容规范性程序较高
协议要对当事人有法律约束力, 其本身必需含有法律要求许可性, 即对于协议本身是否含有法律效力, 法律要求了特定形式, 不含有法律所要求特定形式, 该协议就不含有法律效力, 视为无效协议。
在诉讼中, 要证实一个协议法律效力成立, 就应该以法律要求特定形式去加以证实。而在协议档案管理工作中常常发生“证据灭失”问题, 原因正是对协议形式与内容规范性要求不甚了解, 以致在搜集、 保管过程中缺失了协议档案若干组成部分, 造成协议档案法律效力部分乃至全部丧失, 造成当事人正当权益受到损害。
时效性强
时效是一个法律术语, 指时间在法律上效力。时间本身就是一个法律事实, 能够引发一定法律后果。《协议法》《民法》等很多相关法律对在协议要约、 承诺、 推行以及争议处理各个不一样阶段内协议效力以及当事人多种权力、 义务存在与消亡等都有所要求, 能够说时效性特征贯穿于协议一直。
基础标准
1、 协议档案管理实施网络管理体系, 由企业协议管理组集中统一管理, 以确保档案完整、 完全和有效利用。
2、 协议管理组负责统筹、 协调、 组织、 整理、 保管企业全部协议文档, 并负责监督指导各业务分企业、 各部门协议管理工作。
3、 各业务分企业、 各部门应分别建立健全协议文档形成、 积累、 整理、 归档工作体系, 并确定一名专门人员负责协议文档管理。
制订要求
制订该制度基础要求是要依据企业管理实际情况, 要求协议档案期限和管理程序, 既要考虑到简便实用, 也要考虑到合理正当。因为协议档案不一样于其她档案, 作为协议归口管理部门企业法律顾问室也应该自己保留一份协议资料。所以, 能够在措施中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。
制作协议档案基础要求是如实记载协议签署、 推行真实情况, 尤其是包含协议推行全部文字材料要逐一登记归档, 便于查询和利用。
管理方法
1、 协议文档管理能够以年代结合项目性质进行分类编号。
2、 保留协议文档每六个月清理查对一次, 如有遗失、 损毁, 要查明原因, 立刻处理, 并追究相关人员责任。
3、 协议管理组要加强对协议档案统计工作, 要以原始统计为依据, 编制协议统计清单。
4、 协议管理组应依据实际需要编制协议档案检索工具, 方便有效地开展协议文档查询、 利用工作。
5、 各分企业、 各部门职员可在协议档案管理组查阅协议文档, 确因工作需要须借出查阅, 须经分企业、 部门 　　主管领导签字同意后, 方可在协议管理组办理相关借阅手续, 以影印件借出。协议原件无特殊情况不得外借。
6、 协议文档保留条件: 防火, 防潮。
7、 协议文档必需专员负责管理。
协议档案管理中应注意多个问题
鉴于协议档案关键性和特殊性, 结合档案管理实际工作, 提议各单位档案管理部门, 在实施机关档案管理标准基础上, 把协议档案作为专门档案进行管理, 并在管理中注意以下多个方面问题:
协议档案管理应着眼于全局
有别于一般文书档案, 协议档案搜集、 整理和组卷都有很大不规律性, 不可能指望它会像一般文书档案那样按时、 定时送上门来, 稍不留心, 就会出现遗漏。所以, 在协议档案搜集、 整理过程中, 协议档案管理人员应该与相关业务部门进行合作, 明确协议档案具体内容, 了解协议推行情况, 从而确定协议档案归档范围, 并随情况改变不停进行修订和补充, 从而使协议档案立刻、 完整地归档有了制度确保。在实际工作过程中, 协议档案管理人员还应用系统、 发展眼光看待搜集到协议档案材料, 为以后可能出现该协议多种相关或补充材料留下余地。在提供档案协议利用时, 能够立刻主动地提供相关材料上门服务。总而言之, 要着眼全局, 做到未雨绸缪, 才能确保协议档案搜集完整、 立刻, 进而发挥应有功效, 维护当事人正当权益。
搜集应立刻
这要求档案工作人员了解协议办理情况, 正式协议文本签字仪式都应到场, 协议文本一经签字、 盖章、 公证后就立刻搜集归档。对于其她相关协议材料已经推行过程中当事人之间全部相关协议内容意思表示信件、 催告函件等, 也应采取随时搜集方法归档, 避免协议档案遗漏立刻效损失。
搜集范围应注意全方面与正确
经过对协议档案形式与内容规范性分析, 我们能够知道, 大家对协议档案全方面性与正确性要求较之于其她种类档案要高很多。这就要求档案管理人员熟悉相关法律法规, 了解协议办理情况, 确保不遗漏与协议相关档案材料, 能够正确、 有力地反应该事人正当权益。
提供利用应注意规范
鉴于协议档案关键意义, 档案部门在提供利用时, 除特殊情况时通常不应提供协议文本原件, 而是提供复印件, 既方便了利用又降低了磨损, 同时对协议档案查阅也应制度化, 对于事关单位机密协议档案应采取保密方法, 以免泄露单位机密。
档案管理与业务部门协作互动
要做好档案协议管理工作, 离不开业务部门合作与支持。同时, 档案部门也能够发挥主观能动性, 配合业务部门定时检验协议办理情况, 对办理完成新协议或补充协议等立刻归档, 清理遗漏协议材料, 对有期限要求协议办理情况进行通报督促。还应大力宣传协议档案关键意义与相关法律知识, 加强业务部门档案意识, 为协议档案管理奠定良好基础。