合同档案资料管理模板.doc

协议、 档案、 资料管理

1. 目
为了规范企业档案管理, 规避因档案不完整或缺失带来法律风险, 现对企业档案实施分级管理, 对于关键档案要求严格控制。
2. 范围
适适用于企业各类档案管理。
3. 定义
无
4. 职责
4.1. 法务监察部
4.1.1. 负责企业对协议管理全过程规范性进行监督监察。
4.1.2. 负责各单位法律诉讼类档案监管工作。
4.2. 行政人事部
4.2.1. 负责企业档案管理制度制订工作。
4.2.2. 负责企业关键档案保留、 监管工作。
4.2.3. 负责对各单位档案管理检验工作。
4.2.4. 负责协议预警工作。
4.3. 总经办
4.3.1. 负责各层级协议审批工作。
5. 工作程序
5.1. 档案分级管理
5.1.1. Ⅰ级（企业总部）: 分为行政人事类档案、 财务类档案、 运行管理类档案、 法务监察类档案、 工程类档案, 详见《企业类档案目录汇总》。
5.1.2. Ⅱ级（项目）: 项目档案为基层职员劳务派遣协议、 返聘协议原件及职员档案、 工程移交资料、 质保协议、 工程维修、 设备采购、 工程质保金、 业主入住相关资料、 日常服务统计等, 详见《项目档案目录结构及归档范围》。
5.1.3. 各单位严格根据《档案责任管理人》中要求保管。
5.2. 关键档案管理
5.2.1. 证照保管
5.2.1.1 企业证照由总部行政人事部保管存档。
5.2.1.2行政人事部建立更新《证照立案明细表》,每年3月至6月企业证照年审完成后, 须将有效证照扫描保留至文档系统, 行政人事部负责检验立案。
5.2.2. 协议及档案资料管理
A. 协议管理
a. 需要签定协议项目
a）. 收款协议类: 经营收款总金额1000元以上必需签署协议。
b). 付款协议类: 付款金额1万元以上必需签署协议。
B. 协议草拟
a. 各类协议草拟, 实施归口管理、 分级把关标准, 谁负责此项业务, 由谁负责草拟协议。
b. 在草拟协议前, 应对协议包含关键内容有一个全方面了解, 包含对方当事人履约能力、 信誉度、 设备材料质量性能、 市场行情等。
c. 全部协议在草拟时, 必需确保符合国家法律要求, 有规范文本, 要参考规范文本。
d. 企业日常行政管理中所包含活动需签定协议, 由负责草拟协议人提议《协议（协议）审批表》按步骤审批。
e. 协议联办按步骤审批完成后方可签署。
C. 协议签署
a. 协议签署部门在提出《协议（协议）审批表》后, 必需将对方企业《营业执照》、 《税务登记证》、 《组织机构代码证》副本复印件; 若对方为个人时需要提交身份证复印件至企业行政人事部。
b. 各类协议审批后, 由经办人将协议条款与审批意见查对修改后打印四份, 由对方企业法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后, 交行政人事部行政内勤处。双方均不得使用财务章或部门印章签署协议; 若对方为个人时需要对方当事人签字按手印, 并落款个人身份证号、 联络方法。
d. 各类协议审批后, 由经办人将协议条款与审批意见查对修改后打印四份, 由对方企业法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后, 交行政人事部行政内勤处。
e. 协议签署部门负责应将我企业签字盖章完成协议, 在2个工作日内传输给协议签署部门, 由协议签署部门负责完成对方签字盖章手续办理工作。
f. 协议签署部门负责协议传输。协议双方签字盖章完成后, 协议签署部门必需将协议立刻传输至行政人事部、 财务管理部、 协议内容包含到相关部门, 并做好协议传输登记。
D. 协议实施
a. 协议实施中日常管理标准是哪个部门经办, 哪个部门管理。协议内容包含到各部门是协议实施第一责任部门, 全部经营管理活动必需严格推行协议条款要求, 如在实施过程中存在困难, 能够要求协议签署部门进行支撑。负责管理协议部门, 要定时了解、 检验协议实施情况, 协调处理实施中问题。依据需要, 关键经济、 零星施工协议, 在实施中须定时将协议实施情况, 向总经理汇报。在协议实施过程中, 凡包含到协议条款补充、 修改, 都必需按协议草拟签约程序办理, 任何个人都不得私自修改、 补充协议条款和增减协议总造价。
b. 各部门提请已签署协议业务审批事项时, 必需将协议作为附件, 各级领导审批业务时, 必需以协议为依据。
c. 各部门应有专员登记应收款台账并与财务管理部定时查对。
d. 总部综合管理部、 品质部负责对协议实施情况监督指导。
e. 财务管理部负责对经济协议实施情况监督检验, 全部经济协议收支必需以协议条款为依据, 对于不符合协议要求付款可拒付。
f. 财务管理部应建立收款协议管理台账, 并下发各相关部门实施。财务管理部负责对台账登记人员进行定时培训, 对台账登记正确性、 完整性、 立刻性进行监督检验, 对应收未收款项立刻预警、 立刻催收。
g. 台账关键内容应包含但不限于: 序号、 协议号、 经办人、 对方单位、 签约日期、 协议标、 标额、 协议收款日期、 实际收款金额、 实际收款日期、 备注等。
h. 协议实施过程中, 凡包含到协议条款变更, 必需按协议签署步骤签署协议变更补充协议。如遇协议对方无任何通知强行终止协议, 必需于终止协议2日内提交协议终止情况说明, 与协议一起归档。
i. 总部协议终止情况说明需经部门第一责任人、 财务管理部第一责任人品质部责任人签字确定并报总部行政人事部立案。
E. 职员协议及档案
a. 包含内容: 管理人员人事档案及劳动协议、 基层职员人事档案及劳 务派遣协议（返聘）。
b. 保管责任人: 基层职员人事档案及劳务派遣（返聘）协议原件以各管理处为单位保管, 协议保管责任人为人事管理员或行政内勤; 协议一式三份, 职员本人、 所在管理处、 企业总部各存档一份。管理人员人事档案及劳动协议原件以企业总部为单位保管, 协议保管责任人为企业行政人事部责任人。
c. 保管要求: 职员劳务派遣（返聘）协议和职员劳动协议原件集中存放, 并将信息统计在《职员花名册》中。《职员花名册》信息每七天更新。行政人事部提前二个月做劳动协议到期预警, 各项目负责跟踪落实协议签署。
F. 服务经营类协议
a. 包含内容: 物业服务协议、 电梯、 消防、 垃圾清运分包协议、 供热交换站管理协议、 房屋含机站租赁协议、 用电协议、 多个经营协议、 工程维修、 设备采购、 对应协议招标文件。
b. 保管责任人: 服务经营类协议全部原件以企业为单位保留（协议签署时一式三份, 行政人事部、 财务部保留一份原件）, 对应招标文件与协议一并保留, 品质部 协议包含管理处负责保留相关协议复印件。
c. 保管要求: 企业行政人事部负责协议存放保管, 建立更新《协议明细台账》。每个月1日前行政人事部对各项目协议台账进行集中整理分类。行政人事部提前三个月做协议到期预警, 相关职能部门相关部门做协议履约及续签跟踪落实。
G. 工程类资料
a. 包含内容: 工程移交资料、 质保协议、 工程质保金、 业主入住相关资料。
b. 保管责任人: 全部工程资料原件以所包含管理处为单位保留。
c. 保管要求: 各管理处行政内勤负责资料保管, 建立目录明细, 建立《业主花名册》, 和业主分户档案。企业品质部设备责任人对工程资料分类存档给予指导。项目第一责任人负责资料借阅同意, 行政内勤负责借出资料回收。
H. 法律诉讼类资料
a. 包含内容: 寄发施工单位工程质量（维修）函件、 寄发给协议关系单位函件、 寄发给业主催费函、 律师函、 风险提醒函（法务监察部下发）、 项目撤场资料、 关键声像档案、 人民调解协议书、 关键声像档案等。
b. 保管责任人: 寄发施工单位工程质量（维修）函件、 寄发给协议关系单位函件及邮寄单据原件、 风险提醒函（法务监察部下发）由相关项目保留; 项目撤场资料原件由企业保留; 关键声像档案由企业保留, 行政人事部备份; 寄发给业主催费函、 律师函、 人民调解协议书及邮寄单据原件由项目存在业主档案中, 企业保留复印件。
c. 保管要求: 全部寄发给单位函件、 风险提醒函（法务监察部下发）由项目行政内勤负责保管, 建专用档案盒及目录台账; 寄发给业主催费函、 律师函、 人民调解协议书由客服主管搜集分别存放至业主档案中, 建立目录明细并交行政内勤, 行政内勤负责将相关资料复印件及目录整理后提交企业行政人事部责任人。项目撤场资料、 关键声像档案由企业行政人事部责任人保管, 建立目录。
5.2.3. 日常服务质量统计管理
A. 日常服务质量统计管理根据企业体系文件要求进行填写、 装订、 归档, 按体系文件要求年限存贮。
5.2.4. 档案管理人员要求
A. 档案管理责任人必需按要求立刻保留档案, 并跟踪档案借阅回收。
B. 按要求提交档案复印件和目录台账。
C. 档案管理人员出现工作异动情况, 人事部门应将档案移交作为关键事项作好监交。对于没有根据要求进行归档, 应在完成后, 方能离岗、 离职。
5.2.5. 档案管理检验要求
A. 对于关键档案: 各项目第一责任人每七天覆盖检验一次; 企业行政人事部责任人每个月覆盖检验一次。
B. 对于质量统计: 各项目第一责任人每个月覆盖检验一次; 企业行政人事部责任人每季度覆盖检验一次。
52.6. 档案室要求
A. 档案室位置: 档案室远离易燃、 易爆, 空气污染区。
B. 档案室防护设施: 档案室应含有防火、 防水（潮）、 防高温、 防盗等要求。
C. 各类档案管理人员要有专门档案管理柜并进行编码, 根据归档清单, 正确、 立刻、 完整归档; 存放目录要清楚、 备查。
5.2.7. 档案借阅与判定销毁
A. 档案借阅, 关键档案借出时, 需由借阅人填写《文件资料借阅记录表》报主管领导及区域总经理同意同意后方可借阅, 必需当日归还, 其她档案资料借阅时间不得超出七天。
B. 档案判定销毁, 档案管理员应定时做好档案判定工作, 对超出保管期限而失去保管价值档案提出销毁意见, 填写《档案销毁申请表》, 审批完成后方可进行销毁, 需继续保留应重新划定保管期限。未经判定和同意, 任何人不得私自销毁档案。档案销毁时必需实施2人以上监销。《档案销毁申请表》需要永久保留。

表单及模板
《企业类档案目录汇总》
《项目档案目录结构及归档范围》
《档案责任管理人》
《档案销毁申请表》
《职员花名册》
《证照立案明细表》
《协议明细台账》
《业主花名册》
《文件资料借阅记录表》