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协议管理制度

编制: 郑德林
审核: 余庆华
审批: 姚 文

编制单位: 浙江中企实业有限企业

目录
一、 总则……………………………………………………………………………………………2
二、 机构和职责……………………………………………………………………………………2
三、 协议签署………………………………………………………………………………………4
四、 协议报批………………………………………………………………………………………5
五、 协议推行………………………………………………………………………………………6
六、 协议推行评价和支付…………………………………………………………………………7
七、 协议纠纷处理………………………………………………………………………………8
八、 附则……………………………………………………………………………………………9

合 同 管 理 制 度

一、 总则
1.1 目
为防范市场风险及法律风险, 提升企业经济效益, 降低因协议签署、 推行及后期服务过程中不规范行为造成纠纷, 依据中国《协议法》、 《建筑法》等其它相关法规, 结合我企业实际情况, 特制订本制度。
1.2 范围
本要求适适用于本企业全部工程协议, 包含设计、 工程施工、 采购、 机械设备租赁等协议, 劳务分包协议管理制度另行要求。
二 、 机构和职责
本企业工程协议管理实施三级管理各负其责措施, 即项目组负责协议具体实施; 职能部门负责技术支持, 后勤保障并监督检验协议实施情况; 总经理总体负责三级管理制度。
2.1 总经理
总经理是工程协议最高管理者, 对协议从取得到推行全过程进行决议和管理, 代表本企业负担协议推行责任、 行使协议权利; 对企业内各分企业、 各部门在协议承揽、 推行过程中职责推行情况进行监督、 检验及考评。其关键职责以下:
（1）负责审定本企业工程协议管理相关制度;
（2）负责确定协议承揽意向, 审定重大项目协议文件;
（3）代表企业与协议签署意向人(以下简称意向人)进行沟通、 协议谈判, 或授权相关人员与意向人进行沟通、 协议谈判; 负责协议承揽过程中重大问题决议, 并进行相关协调工作;
（4）审批协议评审意见;
（5）监督检验本企业各职能部门和项目组在协议取得、 协议推行过程中工作质量, 并进行评价考评。
（6）总经理能够授权其她人员负担部分工程协议管理责任。
2.2 营销部
营销部门是本企业工程协议管理职能机构, 在总经理领导下, 全方面负责协议管理工作中组织、 检验、 支持及评价考评等。其关键职责以下:
（1）负责组织修订和完善本企业协议管理制度;
（2）负责组织制订企业投标文件格式文本;
（3）负责组织项目投标、 协议谈判、 协议评审以及协议签署相关工作;
（4）组织企业相关部门对协议进行评审并出具审查意见;
（5）组织协调协议推行, 监督、 检验各部门和项目组协议推行情况, 考评评价推行结果;
（6）参与协议纠纷调查处理, 组织制订处理方案;
（6）负责共和协议印章管理, 负责协议登记和立案工作, 建立协议台帐;
（7）负责协议产值统计分析和协议结清管理工作;
（8）负责企业协议文本归档工作。
2.3 工程技术部
工程技术部是企业技术质量管理职能部门, 是协议实施和支持部门, 负责协议取得和推行过程中技术支持保障, 监督检验协议服务技术工程质量责任, 关键职责以下:
（1）参与市场信息分析筛选, 从技术方面提出提议;
（2）参与投标文件和服务协议文件格式文本制订工作, 负责组织制订相关技术、 质量部分内容;
（3）负责协议取得过程中技术工作, 负责组织编制关键项目技术标书, 负责通常项目技术标书审定; 招标文件中相关技术标准了解、 掌握;
（4）负责采购协议、 机械设备租赁协议中技术规格、 技术条件制订;
（5）负责协议推行过程中技术指导以及技术质量监督检验;
（6）负责协议技术结果审核、 出版;
（7）负责协议技术资料、 结果归档管理。
2.4 财务部
财务部是企业财务管理职能部门, 在协议管理方面负有资金保障、 成本核实和收入管理责任, 关键职责以下:
（1）负责为协议承揽和推行提供资金保障;
（2）负责协议成本核实;
（3）负责协议收入管理, 费用统计并督促协议费用回收。
2.5 综合管理部
综合管理部是企业行政管理职能部门, 在协议管理方面负有后勤支持保障责任, 关键以下:
（1）负责协议承揽过程中后勤保障;
（2）负责项目组协议推行过程中设施、 设备保障;
（3）负责协议现场服务结束后设施、 设备撤场管理。
2.6 项目组
项目组是企业工程协议承揽和推行关键实施人, 关键职责以下:
（1）负责市场信息搜集和筛选;
（2）负责将项目投标信息提交营销部立案, 依据营销部统一安排, 负责或帮助营销部进行项目投标联络、 标书购置以及标书编制工作;
（3）依据营销部统一安排, 负责或帮助营销部负担投标相关工作;
（4）依据营销部统一安排, 负责或帮助营销部进行协议商谈及确定, 将负责初步商谈协议初稿文本提交营销部进行评审;
（5）依据营销部统一安排, 负责或帮助协议签署, 并将签署协议送达相关部门;
（6）定时汇报协议推行情况及存在问题, 若有协议变更或补充协议签署均需立刻汇报营销部同意;
（7）负责协议款催收。
三、 协议签署
3.1 签署准备
（1）各项目组责任人或信息人员取得项目信息后, 首先初步确定其真实性, 确定后进行项目跟踪, 并由项目组责任人到营销部进行登记立案, 营销部接到项目信息后, 进行信息分析筛选, 并上报分总经理;
（2）营销部和项目组继续跟踪项目信息, 立刻掌握项目动态, 做好市场调查分析及资信调查工作;
（3）企业法人代表授权项目组相关人员为项目组协议签署代理人, 授权到期后, 上报营销部结合项目组协议管理考评情况进行复签。
3.2 协议评审
为确保协议质量, 企业全部工程协议签署前均进行评审, 协议评审采取会议评审和非会议评审两种方法。对关键协议采取会议评审方法, 由总经理召集项目组和各职能部门集体评审, 并做好评审统计; 通常协议能够由各职能部门分别审阅, 填写评审统计。只有经过评审后, 并经总经理同意协议才能加盖协议专用章。
3.2.1 协议评审内容
（1）对方主体资信和推行能力;
（2）协议内容条款是否符正当律、 法规及本企业相关规章制度;
（3）协议内容条款是否公平公正;
（4）协议约定内容能否按期完; 。
（5）协议价款和结算方法是否合理;
（6）协议文字表示是否清楚、 无歧义;
3.2.2 协议评审程序
（1）各项目组填写《协议评审统计》;
（2）营销部组织相关部门进行审核;
（3）总经理审定同意;
（4）营销部登记归档。
3.2.3 协议评审时间
协议评审在充足了解意向人意图及项目具体工程信息后、 协议谈判之前进行。
3.3 协议谈判
（1）接到营销部上报项目信息后, 总经理组织相关职能部门召开项目协调会, 针对项目具体情况, 对协议相关条款进行评审, 提出评审意见, 预定谈判目标, 选择最好谈判方案, 确定适宜参与谈判人员;
（2）重大项目由总经理主持谈判, 具体标准以下:
A．大型央企或国企新建或扩建工程, 协议额RMB3000万元（含）以上;
B．公用事业工程或地方政府关键投资工程;
C．地标工程;
（3）协议条款要严密、 完备、 正当。
3.4 协议文本
协议文本应采取国家或省直辖市行业主管部门要求标准文本; 若非标准文本, 项目组必需对协议条款进行认真研究, 经营销部审查确定后方可使用。
3.5 协议盖章、 登记立案
（1）协议谈判结束后, 营销部对谈好工程协议加盖企业协议专用章, 项目组根据约定份数送达业主等相关部门, 同时呈报工程所在地主管部门一份进行立案;
（2）本企业要求业务协议份数最少原件4份, 报营销部存档, 由营销部转交工程技术部、 财务部各1份, 项目组留存1份;
（3）业主单位签署后10日内, 项目组到营销部办理相关立案登记手续, 原件报营销部存档。
四、 协议报批
协议签署后, 营销部门到北京市住房城镇建设委办理登记立案手续。
五、 协议推行
协议推行是企业作为服务协议供给方提供技术服务、 推行协议责任过程, 关键分为四个阶段, 即协议推行策划和准备阶段、 协议服务实施阶段、 技术结果编审阶段和协议后期服务阶段。
5.1 协议推行策划和准备阶段
协议推行策划和准备阶段是为协议推行进行策划、 技术准备和人员设备准备过程, 以确保协议顺利推行, 本阶段各部门关键工作以下:
（1）项目组依据协议推行策划纲领编审要求编写协议推行策划纲领, 经项目组内部审核合格后报工程技术部, 组织审批, 并依据已同意协议推行策划纲领编制项目成本预算, 组织技术、 人员、 设备等开工准备工作;
（2）协议推行策划纲领经技术责任人和总经理审批后由营销部分别送达工程技术部、 综合管理不和财务部, 方便做好相关管理工作;
（3）营销部依据协议推行策划纲领做好协议预算审核、 制订项目进度检验计划;
（4）工程技术部依据协议推行策划纲领制订质量管理计划和技术支持保障计划;
（5）综合管理部依据协议推行策划纲领进行后勤和安全环境保护文明施工管理计划;
（6）财务部依据协议推行策划纲领进行资金保障和项目成本核实。

5.2 协议服务实施阶段
依据经审批（已同意）协议推行策划纲领, 项目组以及各职能部门分别按职责分工负担协议服务实施阶段责任。
（1） 项目组根据协议要求具体负担协议实施责任, 依据已同意协议推行策划纲领展开工作, 认真做好质量、 进度、 安全环境保护和文明施工都相关工作, 并定时或不定时根据要求汇报协议推行情况;
（2）营销部依据制订检验计划对协议推行进行检验;
（3）工程技术部依据质量管理计划进行质量考评, 并依据技术支持保障计划和现场实际情况进行技术支持和帮助;
（4）综合管理部依据现场需要提供后勤保障, 根据安全环境保护文明施工管理计划做好安全环境保护和文明施工监督检验工作。
5.3 技术结果文件编审阶段
技术结果文件编审阶段是协议推行过程中技术资料整理和结果形成阶段, 是协议服务产品为业主提供最终技术结果文件过程, 本阶段关键工作内容和程序以下:
（1）项目组将协议服务实施过程统计进行整理, 并依据过程统计编写技术结果文件, 经项目组内部审核后报送工程技术部;
（2）工程技术部按摄影关法律法规规范标准和协议推行策划纲领对技术结果文件进行审核;
（3）技术责任人同意技术结果文件;
（4）工程技术部组织出版技术结果文件;
（5）项目组向业主报送技术结果文件。
5.4 协议后期服务阶段
协议后期服务是协议完全推行关键组成部分, 本阶段关键工作内容、 职责和程序以下:
（1）项目组根据协议推行策划纲领进行协议后期服务工作, 与业主保持良好沟通;
（2）营销部依据协议推行策划纲领对项目组后期服务进行检验指导;
（3）工程技术部依据协议推行策划纲领对项目组后期服务质量进行检验指导, 参与后期服务过程中疑难问题处理。
六、 协议推行评价和支付
6.1 完工撤场清理
对需要进行现场实施服务协议, 在完成现场作业后, 项目组要进行协议项目完工撤场清理, 并向营销部提交完工撤场汇报。依据完工撤场汇报, 各职能部门按职责分工进行完工撤场管理工作。
（1）营销部进行协议服务工期检验;
（2）工程技术部进行技术结果文件审查准备;
（3）财务部进行协议项目成本核实;
（4）综合管理部进行现场设施、 设备撤场管理。
完工撤场汇报内容和要求另行制订。
6.2 协议技术资料归档
项目组提交了技术结果文件后, 应将协议推行过程中形成技术资料整理, 提交工程技术部审核归档。
相关协议技术文件整理归档相关要求另行制订。
6.3 协议推行后评价
在项目组提交了技术结果文件、 提供了后期服务等协议推行责任后, 进行协议推行情况评价。协议推行情况评价关键内容、 程序和分工以下:
（1）项目组编制协议推行情况汇报, 提交营销部;
（2）业务科负责协议推行评价组织工作, 并具体负责业主对服务协议推行情况评价;
（3）营销部负责协议技术质量服务情况评价;
（4）财务部负责协议项目成本效益评价;
（5）综合管理部负责设施设备管理、 安全文明生产情况评价;
（6）总经理负责对各职能部门协议推行情况评价。
6.4 协议清结和归档
在项目组提交了技术结果文件、 提供了后期服务等协议推行责任, 收回了协议服务费用后, 进行协议清结。协议清结具体工作程序和要求以下:
（1）项目组填报协议清结汇报, 报营销部审核;
（2）营销部组织审核后, 办理协议清结手续;
（3）营销部将协议经济资料整理归档。
七、 协议纠纷处理
7.1、 协议在推行过程中发生纠纷, 应按《协议法》、 《民事诉讼法》等相关法律、 法规和本制度处理。
7.2、 处理协议纠纷标准:
(一) 立刻处理标准;
(二) 双方协商处理标准;
(三) 维护企业正当权益标准。
7.3、 纠纷发生后, 承接人应立刻向所在部门、 协议管理员和法务人员递交协议纠纷说明, 同时应快速搜集下列相关证据(原件或复印件):
(一) 协议文件(包含变更、 解除协议协议、 电报、 电传、 传真、 信函、 图表、 视听资料、 广告、 授权委托书, 介绍信及其她相关资料等);
(二) 货款承付、 托收凭证、 信用证、 完税凭证、 相关财务账目;
(三) 作为质量标准法定或约定文本、 封样、 样品及判定汇报、 检测结果等;
(四) 证人证言;
(五) 其她证据材料。
7.4、 法务人员依据情况, 在 5个工作日内提出处理意见, 提交企业分管领导审批。
7.5、 协议纠纷经双方协商达成一致处理意见, 应签订书面协议, 由双方代表签字并加盖法人公章。
7.6、 对经协商无法处理纠纷, 如属对方过失或违约, 经企业领导同意, 法务人员可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉;若对方已经向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉, 法务人员应主动参与仲裁或应诉, 并应该在 5个工作日内提出参与仲裁或应诉意见, 提交企业分管领导审批。
7.7、 双方已签署处理协议纠纷协议书、 仲裁机关调解书, 仲裁裁决书及法院调解书、 判决书, 在正式生效后, 应复印若干份, 交法务人员、 协议承接部门收执, 督促该文书推行。
7.8、 对方当事人在要求期限届满后没有推行上述文书要求义务, 协议承接部门承接人应立刻通知法务人员。
7.9、 对方当事人逾期不推行已发生法律效力调解书、 仲裁裁决书或判决书, 由法务人员代表企业依法向人民法院申请强制实施。
八、 附则
（1）本措施自公布之日起实施。
（2）本措施解释权在营销部。