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浅议倒签协议
整理︱邵教辉
现在, 在企业协议审批中, 我们常常能够发觉有很多协议是倒签协议。对于倒签协议, 企业很多业务员对此几乎是一无所知。所谓倒签协议是指合作双方在协议签署生效之前已经开始实际推行协议项目合作, 而在协议推行过程中或在协议推行完成后补签协议现象。即使在很多情况下, 协议相对方都是与我们合作许久企业, 双方都会本着老实守信标准实施相关协议事项, 双方并不会因为协议倒签而停止协议相关事项推行, 也不会因协议倒签给协议双方利益造成损失。正是因为这个原因, 企业倒签协议越来越多。不过倒签协议不仅仅存在较大法律风险, 也不符合企业管理制度中相关风险控制要求。
一、 倒签协议存在原因
倒签协议大部分产生于企业日常经营生产亲密相关项目, 而协议承接部门对协议性质、 作用和管理认识存在误区。倒签协议存在关键原因包含以下几方面:
（一）协议承接部门人员对协议性质、 目和作用认识存在误区, 造成协议起草不规范、 送审资料不完整、 审批不立刻。企业中有承接单位没有充足认识到协议严厉性, 不重视协议立项推行过程中相关审批程序实施, 仅仅把协议签署及审批作为推行结算手续、 对外付款条件, 往往在业务实施完成后, 进入推行付款手续时才想到签署协议和审批协议, 从而造成倒签协议现象发生。
（二）合作业务不可估计性、 紧急性、 偶然性等造成实施前来不及签署协议。在企业经营过程中, 往往会有部分业务时间紧迫, 在事件发生第一时间就必需立刻作出反应, 采取应对方法, 若办完审批手续再实施, 势必贻误时机, 给生产经营带来无须要经济损失或安全隐患。所以, 这些应急业务就会出现协议补签情况, 在业务完成后才经过协议对各方当事人权利义务进行约定。
（三）企业内部管理疏漏原因, 造成协议起草、 审批、 签署等步骤延迟。有些协议业务因为企业内部业务管理松懈, 没有根据内控制度步骤要求处理, 造成协议延迟签署, 影响了业务正常实施进度。根据协议管理措施要求, 协议一旦签订, 双方就要严格根据协议约定推行, 假如发生变更, 就要签署补充协议, 并推行相关审批手续, 而有单位因事前准备工作不细致不严谨, 在项目实施过程中边实施边变更设计方案, 为了逃避补签协议及办理相关审批手续, 就往往采取业务实施完成后再签协议方法。
（四）协议审批时限较长, 造成协议定稿签署延迟。一份协议从产生意向到最终止算, 通常需要推行很多手续, 协议审批包含部门较多, 若承接人员业务不熟悉, 在协议签批过程中因为任何一个步骤滞后, 都会造成整个协议审批程序被延误, 协议倒签也就在所难免。
二、 协议倒签法律风险
相关倒签协议法律风险, 关键有以下多个方面:
（一）存在一定法律风险对于协议签署前推行过程, 因为存在较大不确定原因, 双方权利义务不明确、 法律责任界定不清, 轻易产生法律纠纷, 而一旦产生纠纷后因为证据难以取得, 处理起来又比较困难, 协议事前控制作用无法表现, 存在较大法律风险。对于采购协议, 可能因为标物市场价格浮动或运输损失风险而发生争议, 又无法出具相关协议证实, 如适用协议推行地或货物交接时市场价格, 可能因市场价格浮动改变较大, 造成企业经营付出更高成本, 损害企业经济利益。
（二）存在一定管理风险。补签协议违反企业协议管理要求, 造成协议管理质量及效率下降, 扰乱企业正常管理秩序。如倒签协议使协议生效时间迟于协议推行, 但其她条款内容与正常签署协议一致, 造成协议生效日期、 推行期限及使用期限等相关期限要求产生逻辑上冲突和混乱（如协议约定自签字盖章之日起生效, 而实际生效前, 协议已经推行完成等）, 同时也可能使协议交货、 验收、 付款时间及条件出现前后矛盾情况等, 这些问题都给协议管理及推行带来了不良影响。
（三）存在企业内控审计风险。企业在基础管理制度和内控管理步骤中明确要求了协议管理步骤以及协议起草、 审批、 签署、 推行等管理步骤和步骤, 要求了协议管理相关部门职责和管理权限。倒签协议不管是否给企业造成实际危害后果, 都违反了企业内控管理制度和步骤, 造成内控制度实施偏差或发生漏洞, 应该避免发生。
（四）存在财务信息失真风险。若不签署书面协议, 则会影响财务部门立刻入账管理, 在财务部门成本、 应付账款、 资产负债表等会计报表上无法如实显示项目相关费用列支情况, 造成会计信息无法真实反应企业经营情况和成本情况, 形成企业会计信息失真, 轻易引发成本失控、 决议失误等经营风险。
三、 防范协议倒签行为方法提议
协议管理工作是企业内部控制度实施过程中不可或缺步骤, 对协议实施全过程控制和管理, 也是规范管理、 严格实施内控制度肯定选择。协议管理应成为防范及降低企业经营风险“守门员”, 而不是在出现法律纠纷时才冲锋陷阵。怎样避免协议倒签, 提议从以下四个方面入手进行防范:
（一）加强协议管理业务培训加大对各级企业、 各部门责任人、 协议管理人员和承接人员培训力度, 使其增强依法经营管理意识和重协议守信用意识, 充足认识到规范签署协议对于防范经济纠纷发生、 保护企业正当权益关键性, 熟悉协议法律知识、 企业协议管理制度步骤和相关工作要求, 熟练掌握协议管理操作实务, 深入提升协议管理质量和效率。
（二）严格实施内控制度和协议管理制度。内控制度规范了经营管理过程中很多步骤, 是规范管理、 防范风险关键手段; 协议管理制度是协议管理操作步骤中应遵照基础制度, 二者是相互支撑制度体系, 缺一不可。在协议签署之前, 务必根据内控制度和协议管理要求, 依据企业管理程序, 充足做好各项事前准备工作 规范签署相关协议。
（三）优化协议审批步骤。在项目实施过程中, 加强企业协议管理工作步骤中各个部门之间沟通和协调, 深入简化协议审批管理程序, 降低反复、 无效管理步骤, 优化协议管理系统审批步骤, 提升协议审批效率, 立刻完成协议审批, 确保协议立刻签署。
（四）定时组织检验考评。加强对协议管理部门和协议承接单位管理, 对协议管理工作中易出现纰漏失误步骤进行监督和指导, 对随意倒签协议行为进行通报批评并给予考评, 对规避监督管理行为进行严厉处理。
总而言之, 协议是平等主体之间设置、 变更、 终止民事权利义务关系协议, 是保护协议当事人正当利益、 维护社会经济秩序关键依据。协议倒签和补签潜伏着很多风险, 各部门协议洽谈人应该根据企业内控制度步骤和协议管理要求, 在推行业务前规范签署书面协议, 避免协议倒签引发无须要协议纠纷, 保障各类项目顺利实施。